采购部管理制度与工作流程(总11页)

1、采购部管理制度与工作流程(总11页)-CAL-FENGHAL-(YICAI)-Company One 1CAL本页仅作为文档封面，使用请直接删除采购管理制度与工作流程一、目的：为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。二、适用范围：适用于木公司采购管理。三、内容：2、总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的 采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。2、米购基木流程采购需求（公司各部门）-采购计划（采购员）-寻找供货商-询 价、比价、议价采购洽谈一合同的签订（确定付款条件、配送方式、售 后服务）-交货验收（仓管）-质检（不合格退货）一入库一计划对账一 财务结

2、算。采购流程图如下图所示:财务结算1）采购计划：采购员应根据需求部门请购单和公司需求计划制订采购计 划。2）供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评 定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。3）询价、比价、议价4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后 双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要 求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不 相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无

3、误。以采购员的确定和合同为验收数据。6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。7）财务结算：货物入库后，财务结算。3、中请商品采购流程图1）请购部门提出采购需求，填写物质采购计划表2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批;3）审批通过后，由采购主管下单。4、中请付款流程图1）采购商品入仓后，做应付款计划2）采购员根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；3) 采购部审批到期应付款4) 总经理批准付款5、商品到货验收流程仓管验货仓管打入库 成本会计审核入库1) 仓库根据供应商送货单验收产品2) 验收后

4、打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复6、退货流程1) 请购部门填写退货申请单，写明原因2) 采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请3) 审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单4) 不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过釆购管理制度一、建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。二、建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。三、每月底将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用 款计划。四、签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因 提前两日通知请购部门或请购人。五、所有货

5、物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。六、验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。七、请购单及其提报规定1）请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门；2）固定资产中购按照（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；3）其他材料设备及工程项目中购按照（物资采购申请表.）的格式填写提报；4）H常零星采购按照公司卬制的按照（物资采购审批单）的格式填写提报；5）请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交;7）如遇公司急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形

6、式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。8）如果是指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须做出书面说明。9）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。八、公司物资请购单的提报部门（1）公司经营所需的医药物资、劳务、固定资产、及其他项目由医务部 门提报；（2）公司生活及办公的物资、固定资产、后勤服务或其他生活及办公项 目由行政部门提报；（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。请购单的接收及分发规定九、请购的接收要点1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完 整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整、

7、不清 晰得不采购，相关说明和技术资料不全不采购，库存己超储积压的物资 不采购的原则；3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；4）对于不符合规定和撤销的请购物资，应及时通知请购部门。2、请购单的分发规定1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；2）对于紧急请购项目应优先处理;3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；4）重要的项目采购前，应征的公司相关领导的建议。五、采购部职责（现阶段公司无采购部）采购部工作职责1制定并完善采购制度和采购流程：（1）根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标；（2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执 行；

8、2. 制定并实施采购计划：（1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采 购计划；（2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划；（3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应 渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划；（4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和 落实情况；（6）督导检查仓库的验收、入库、岀库及管理工作，确保采销质量；3. 采购成本预算和控制：（1）编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低 成本；（2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；（4）对采购合同履行过程进行管理

9、、监督检查，及时支付相关款项；4. 选择并管理供应商：（1）根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务 优质的供应厂商，建立长期战略同盟；（2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的 综合评估系统；（3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查；（4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性；采购部负责人岗位职责1、直配供应商的引进及维护 2、采购部日常管理，主要包括:（1）部门匸作安排（日、周、月）（2）供应商谈判，（3）相关流程制定和调整（4）突发事件的处理3、订单的审核，参考安全库存4、应付款的管控5、库存金额的管控以及消耗6、审核并调整周月采购需求和计划6、与其他部门的协调7、库配需求的统计和采购计划的制定8、日常订单的制定和跟进9、退货处理10、库配供应商的谈判、引进和维护11批发毛利率与毛利额周、月报表 13、货品残损率周、月报表;14、库存商品缺货率汇总日反馈报表（公司标准比例