文件编制与编码管理办法

1、word文件变更记录表修订日期修订版本修订贝码主要修订内容修订者确认者文件评审记录表批准审核总经理管理者代表会签部门综合部财务部技术部采购部销售部质管部制造部制订发行章制订者直接管理者1 .目的为了进一步统一技术文件的编号，便于企业内外的协作、交流，对技术文件编号方法进 行科学、合理的规定；确保本公司各部门与质量管理体系相关作业产生记录报表完整准确， 以供发行、保存、修正及查证，证明各项作业或产品符合规定或客户要求，确保本公司质量 体系有效运行。2 .适用范围本公司各项技术文件，及质量管理体系有关的各项文件。3 .术语和定义无4 .职责质管部负责对公司质量体系文件的编制和控制 各部对部门内部管

2、理文件进行编制和控制5 .内容5.1 文件编写原则5.1.1 基本要求A.编写文件要依据ISO/TS16949:2009质量体系标准、相关法律法规；考虑相关方要求并结合 公司实际。B.文件的编写应达到简化、统一、协调的原则，文字要简练、准确、通俗易懂、逻辑严谨， 文件中的术语、符号要统一。C.本公司名称“安徽大驰机械制造有限公司”公司码取“ATC。D.关于版次问题，文件制定第一版使用编码：“A”，如之后进行修改则为“ A1”、“A 2”、 “A 3”。5.2 质量手册5.2.1 质量手册的封面：采用整套质量手册前面加封面的形式。5.2.2 内容：A.质量手册修改控制：受控手册设立更改一览表，以

3、反映现行质量手册的实际修改状态，以方便记录查询。B.发布页：总经理批准并发布质量手册。C.质量手册目录：列出质量手册中所含的各章节及题目。D.质量手册说明：说明质量手册所适用的产品、制定质量手册依据的标准及适用的体系要 素。E.术语：ISO/TS16949: 2009标准规定要求。F.质量手册要素的描述G.质量手册的要素描述应符合ISO/TS16949: 2009标准。H.结合本公司的实际，把要素转化为实际运作的要求，并保证予以实现。I.所要求的活动有明确的部门或人员承担，其责任在活动中予以体现。J.每个要素的描述都应充分考虑其它要素的相关要求。5.3程序文件、管理文件书写内容与格式5.3.1

4、 版面格式：A.用纸大小除特殊文件或表格外，以 A4氏(210mm*297mm)J标准。B.修订时，其电子文件须在修改处加划底线或以不同颜色字体标示之。C.每一节大标题为宋体、小四号字加粗，节号与标题之间空两格，三级以后节号与内容之 间空一格；节号标注使用字体为：Times New Romanto粗；上下页边距分别为3.23/2,左右页边距 为1.85/1.37;正文文字为小四，宋体，行距为24磅。5.3.2 页眉页脚：页眉格式：本文每一页需有页眉，含公司Logo、公司名称、文件编号、修改版本号（细节 处的改变用1.0、1.1表示，整版内容或格式的改变用1.0、2.0表示）、制定部门、制定日

5、期、页码等项目。5.3.3 正文格式：A.程序文件：a.文件项目依序为目的、适用范围、术语和定义、职责、工作程序（包括流程图，流程图标 识如下）、相关文件、相关表单、附件。开始、结束*表示流程之起点或最终处理 *流程到此阶段所进行之操作、处理，实施之工作事项决策或判定*指检验，判定，审核，承认所使用之符号流向线*为流程和方向的标示转接点*表示本页结束（连接下页），续页开始（承接下页），圆圈里面编A,B,C标示某个转接点.1、2 1.1、2.1 1.1.1、2.1.1 A B C a、b、cB.各类管理文件:a.文件项目依序为目的、适用范围（适用对象、依据）、职责、术语和定义、办法或内容（包 含

6、：依流程之顺序书写作业规定、相关文件、表单、附件。可选用适当的流程图制作）、相关文件、 相关记录。b.顺序用字:1、21.1、2.1 1.1.1 、 2.1.1 A B Ca、 b、c1.4 编码方式权责单位：公司内一级、二级管理文件、体系和表单的编码统一由综合部进行编制；三、四 级文件由各部门编制，汇总后上报综合部进行统一管理。1.4.1 质量手册编码格式：格式： ATC -QM -001为文件顺序号001为质量手册代码 为企业码例：质量手册：ATC- QM- 0011.4.2 程序文件编码格式：格式： ATC QP 001 为文件顺序号 001、002、003为程序文件代码为企业码例：文件

7、控制程序：ATC-QP-0011.4.3 三级文件编码格式：格式： ATC冰001为文件顺序号为部门代码为企业码例：文件编制和控制程序：ATG- ZH-001各部门代码如下：序号部门部门编码1总经理室GM2技术部JS3质管部ZG4制造部ZZ5综合部ZH6销售部XS7采购部CG8财务部CW1.4.4 外来文件编码格式：保留原有文件编码并登记存档。1.4.5 记录和表单编码格式：各部使用表格由各部自主设定，编号为公司代码一表格代码一部门代码一表格顺序号，表格 顺序号从001开始，编制的表格码以及对应的文件名统一归口到综合部，如有增加或减少请在变 动后2日内上报综合部更改，确保综合部文件与各部现有文件能够一一对应。格式：ATCBG一 派一001 为记录顺序号001、002为部门代码为表格代码为公司码例：考勤表：ATC BGZH0011.5 文件印章之使用1.5.1 【受控】章，盖于受控发行文件的封面，一律使用红色印章。受 控1.5.2 【试制】章，盖于新开发的样件及小批量生产产品之拷