[计算机]办公软件【第六章：文档处理的综合应用】ppt课件

1、董成杰董成杰 dongchengjie163 Office办公软件办公软件 第第6章章文档处置的综合运用文档处置的综合运用 v 6.1 6.1 文档审阅和修订文档审阅和修订 v 6.2 6.2 运用款式运用款式 v 6.3 6.3 大纲视图中的文本格式大纲视图中的文本格式 v 6.4 6.4 运用文档构造图运用文档构造图 v 6.5 6.5 运用阅读版式视图运用阅读版式视图v 6.66.6 脚注尾注脚注尾注v 6.7 6.7 编制文档目录编制文档目录v 6.86.8 邮件合并及域的运用邮件合并及域的运用v本章将经过一些详细的运用案例，引见Word软件在我们日常生活和任务中的一些适用技术。经过本

2、章内容的学习使同窗们掌握对文档审阅和修订的才干；长文档的编辑和处置的才干；批量处置包含较多反复信息文档的才干。v文档的审阅与修订可以使在电脑中修正文章与在纸上同样的方便。 v 启用修订功能时，每一次插入、删除或是格式更改都会被标志出来。当查看修订时，可以接受或回绝每处更改。v 批注框：显示对文本及非文本对象的插入、删除、格式更改和批注。v 修订：显示文档中所做的诸如删除、插入或其他编辑更改的位置标志。v 批注：作者或审阅者为文档添加的注释或批注。Word 在文档的页边距或“审阅窗格中显示批注。v 选择菜单【工具】【修订】命令，可进入修订形状并在屏幕上显示 “审阅工具栏。前一处修订或批注后一处修

3、订或批注接受所选修订回绝所选修订插入新批注审阅窗格修订v普通来说在修正其他人的文章时，显示修正的内容利用原作者参考。v实施步骤v(1) 翻开需求修订的文档。 v(2) 在“工具菜单上，单击“修订。v(3) 在启动修订功能时，文档底部的形状栏会显示 “修订。当封锁修订时，“修订就会变暗。 v(4) 按照义务要求对文本内容进展修订。v对于文档中的修订，作者可根据自已的志愿决议能否接受。v接受可单击“审阅工具栏中的“接受所选修订按钮 。v回绝可单击“审阅工具栏中的“回绝所选修订按钮 。v假设接受全部的修订，可单击 “审阅工具栏中的“接受所选修订按钮右侧的箭头 ，在下拉菜单中选择“接受对文档所做的一切

4、修订命令。v假设回绝全部的修订，可单击“审阅工具栏中的“回绝所选修订按钮右侧的箭头 ，在下拉菜单中选择“回绝对文档所做的一切修订命令。v“款式就是运用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改动文档的外观。当运用款式时，可以在一个简单的义务中运用一组格式。v假设要改动文字的款式，可运用已有的款式，又称为内置款式。也可以创建新的款式，然后再运用。由于款式可以反复运用，所以运用款式对文档进展格式设置，既可使文档具有一致的外观，又可以大大提高操作效率。v显示或隐藏款式和格式义务窗格v在“格式工具栏上，单击“款式和格式按钮 。v运用款式v运用款式对段落进展格式化，最简便的方法是运用“格式工具

5、栏的“款式列表框。首先将光标移至该段落中，或选中要格式化的段落，在对字符运用款式时，选中相关字符在“款式列表中选择需求的款式。也可以为所要描画的对象先选择好“款式然后在输入内容。v假设要快速的更改具有特定款式的一切文本，可以重新定义款式。例如，原标题1的款式是宋体、二号、加粗、左对齐，可以将其改更改为黑体、四号、加粗且居中对齐或其他款式。这样就不用重新设置文档中每一个标题的格式，而只需改动对应款式的属性就可以了。v大纲视图主要显示文档的层次构造，如章、节、标题等。这对于长文档来说，可以让用户明晰地看到它的概略简要。在大纲视图中，Word 简化了文本格式的设置，以便将精神集中在文档构造上。v在W

6、ord中，每一级标题都已设置为相应的内置标题款式“标题 1到“标题 9或大纲级别1 级到 9 级。可以在标题中运用这些款式或级别。假设想改动标题款式的外观，可以更改其格式设置。 提升到标题提升降低大纲级别降为正文文本只显示首行折叠展开显示级别显示格示v 我们在编写长文档时，首先创建好文件的构造非常重要。例如编著书稿时普通要先确定要写的章节的构造，如章为一级标题，节为二级标题。v 详细方法如下：v 1.在一个新的文档中，切换到大纲视图。 v 2.输入每一个标题，然后按 Enter。Word 将按照内置标题款式中“标题 1 的款式来设置标题。v 3.假设要为不同的级别指定标题并运用相应的标题款式，

7、请将插入点置于标题中，然后在 “大纲工具栏中单击“提升 或“降低，将标题调整至所需级别。 v 4.假设要将标题挪动到不同的位置，请将插入点置于标题中，然后单击“大纲工具栏上的“上移或“下移，将标题挪动至所需位置标题的从属文本随标题挪动。v 5.假设对当前的规划称心，那么切换到普通视图、页面视图或 Web 版式视图来添加详细内容。 v“文档构造图是一个独立的窗格，可以显示文档的标题列表。运用“文档构造图可以对整个文档快速进展阅读，同时还能跟踪在文档中的位置。文档构造图窗格文档文档标题的格式必需设置为内置标题款式或相应的大纲级别，以便在“文档构造图中显示。选择菜单【视图】【文档构造图】命令可翻开或

8、封锁“文档构造图。选择要显示的标题级别，请执行以下操作：假设要显示特定级别或该级别以上的一切标题，可在“文档构造图中用鼠标右键单击一个标题，选择快捷菜单中的相应命令，例如，单击“显示至标题3可显示标题级别1到3。假设要折叠某个标题下的次级标题，请单击该标题旁的减号(-)。假设要显示某个标题的下的次级标题，请单击标题旁的加号(+)。在“文档构造图中单击一个要阅读的标题。文档中的插入点将会移到选定的标题。v假设翻开文档是为了进展阅读，阅读版式视图将优化阅读体验。阅读版式视图会隐藏除“阅读版式和“审阅工具栏以外的一切工具栏。v 在Word中，单击“常用工具栏上的“阅读按钮 或在恣意视图下按Alt+R

9、，可以切换到阅读版式视图。v 由于阅读版式视图的目的是添加可读性，文本是采用MicrosoftClearType技术自动显示的。可以方便的增大或减小文本显示区域的尺寸，而不会影响文档中的字体大小。v 阅读版式视图中显示的页面设计为适宜屏幕；这些页面不代表在打印文档时所看到的页面。假设要查看文档在打印页面上的显示，而不切换到页面视图，请单击“阅读版式工具栏上的“实践页面 。v 想要停顿阅读文档时，单击“阅读版式工具栏上的“封锁按钮 或按Esc或Alt+C，可以从阅读版式视图切换回来。v脚注和尾注用于在打印文档中为文档中的文本提供解释、批注以及相关的参考资料。可用脚注对文档内容进展注释阐明，而用尾

10、注阐明援用的文献。所示的脚注或尾注由两个相互链接的部分组成：注释援用标志 用于指明脚注或尾注已包含附加信息的数字、字符，或字符的组合。和与其对应的注释文本。 在注释中可以运用恣意长度的文本，并像处置恣意其他文本一样设置注释文本格式。可以自定义注释分隔符，即用来分隔文档正文和注释文本的线条。脚注和尾注援用标志分隔符线脚注文本尾注文本在页面视图中，单击要插入注释援用标志的位置。 选择菜单命令【插入】【援用】【脚注和尾注】，翻开“脚注和尾注对话框。“翻开脚注和尾注对话框单击“脚注或“尾注。 在默许情况下，Word 将脚注放在每页的结尾处而将尾注放在文档的结尾处。在“脚注或“尾注框里进展选择可以更改脚

11、注或尾注的位置。在“编号格式框中单击所需格式。 单击“插入按钮。 Word 将插入注释编号，并将插入点置于注释编号旁边。键入注释文本。v通常，长文档的正文内容完成之后，我们还需求制造目录和索引。所谓“目录，就是文档中各级标题的列表，它通常位于文章扉页之后。目录的作用在于方便阅读。读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容，同时比较容易了解文章的纲目构造。v编制目录最简单的方法是运用内置的大纲级别格式或标题款式。假设曾经运用了大纲级别或内置标题款式，步骤操作如下：v单击要插入目录的位置。 v选择菜单【插入】【援用】【索引和目录】。 v单击“目录选项卡。 v假设要运用现有的设计，请在“格式框中单击进展

12、选择。 v根据需求，选择其他与目录有关的选项。假设目前未运用大纲级别或内置款式，进展以下操作： 选择菜单命令【视图】【工具栏】【大纲】，显示大纲工具栏。 选择希望在目录中显示的第一个标题或将光标定位在该行中。 在 “大纲工具栏上选择相关的大纲级别。 对希望包含在目录中的每个标题反复进展步骤 2 和步骤 3。 单击要插入目录的位置。 选择菜单命令【插入】【援用】【索引和目录】，翻开“索引和目录对话框。 单击“目录选项卡。 假设要运用现有的设计，请在“格式框中单击进展选择。 根据需求，选择其他与目录有关的选项。 v逐个地创建每封信函、电子邮件、优惠券或听课证等这些具有较多反复内容和格式的文档需求破

13、费大量时间，进展许多重性的劳动。运用邮件合并，Word可以协助我们批量地处置这些文档，这些反复性的任务由计算机协助完成。v 1. 定义数据源文件定义数据源文件v “数据源文件这一术语含义比较广泛，涵盖了常用的各种文件。例如，数据源文件这一术语含义比较广泛，涵盖了常用的各种文件。例如，Microsoft Office Outlook 联络人列表就是一个数据文件，数据文件还可以联络人列表就是一个数据文件，数据文件还可以是是 Word 创建的表、用创建的表、用 Excel 电子表格创建的任务表、电子表格创建的任务表、 Access 数据库，甚至数据库，甚至文本文件。文本文件。v 2. 在在Word中

14、制造主文档中制造主文档v 在主文档中，添加每个副本中一样的一切信息。例如：信函主文档中，可以插在主文档中，添加每个副本中一样的一切信息。例如：信函主文档中，可以插入公司徽标和键入希望一切收件人阅读的邮件内容。入公司徽标和键入希望一切收件人阅读的邮件内容。v 3. “邮件合并工具栏邮件合并工具栏v 运用菜单命令【视图】运用菜单命令【视图】【工具栏】【工具栏】【邮件合并】，翻开图【邮件合并】，翻开图 9 17所示的邮所示的邮件合并工具栏。件合并工具栏。设置文档类型收件人插入域查看合并数据翻开数据源首记录上一记录定位记录尾记录合并到新文档下一记录合并到打印机练习练习 运用邮件合并制造约请函运用邮件合

15、并制造约请函v 义务分析义务分析v 这类信函的特点是文档根本构造和文档的大部分内容都一样，仅这类信函的特点是文档根本构造和文档的大部分内容都一样，仅有少部分的内容不同。过去常用的方法是先将原始函件复印多份，有少部分的内容不同。过去常用的方法是先将原始函件复印多份，再手工填写收件对象的信息称号、地址、单位等这样做即费事，再手工填写收件对象的信息称号、地址、单位等这样做即费事，信函也不够规范。我们运用信函也不够规范。我们运用Word提供的邮件合并功能，可以快速方提供的邮件合并功能，可以快速方便地处理此问题。便地处理此问题。(1)创建约请函的数据源文档新建一个Word文件，在文件中输入表格内容，并以

16、“约请函数据表为文件名保管文件。数据源文件为一个表格，表格的第一行为列标题，从第二行开场每一行称为一条记录。序号姓名性别单位通迅地址邮政编码1张慧玲 女北京广立信有限责任公司北京珠市口大街14号1000542刘旭阳男北京华表网络集团公司北京市海淀区路32号1000323于龄生男北京通迅设备厂北京市丰台七条37号院1000614冯仲艳女北京华光自动工程公司北京宣武区菜市口东大街18号100035(2)创建约请函的主文档新建一个文档，输入约请函的根本内容并进展必要的排版。(3)邮件合并 运用菜单命令【视图】【工具栏】【邮件合并】，翻开邮件合并工具栏 单击“邮件合并工具栏中的“翻开数据源 按钮，翻开

17、图 9 18所示的“选取数据源对话框，在对话框中选择并翻开前面创建的数据源文件。 在主文档中定位要插入收件人的姓名的位置，单击“插入域命令按钮，翻开图 9 19所示的“插入合并域对话框。在主文档中插入“姓名域。 在收件人姓名后插入称谓。首先定位插入点光标“尊崇和之后，单击“邮件合并工具栏的“插入Word域按钮，选择“IfThenElse(I)命令，翻开 “插入Word域对话框。根据收件人的性别，确定对收件人应称谓“先生还是“女士。合并域选择域名为性别输入比较对象为男假设上述条件为真那么前往字符“先生假设上述条件为假那么前往字符“女士 单击 “邮件工具栏中的“查看合并数据按钮 ，查看数据合并后的结果。单击“邮件合并工具栏中的“合并到新文档按扭 ，生成合并后的新文档，或单击“合并到打印机按钮 将合并结果直接送打印机，打印输出。v本章主要引见word软件在我们日常生活和任务中的一些适用技术，使同窗们掌握对文