文档管理制度

1、精选文本部门文档管理制度（试行）一、目的文档是企业重要的智力资产， 文档一般以电子文档的形式存在， 从内容上， 有商务合同， 会议记录， 客户资料，推广文案，项目文档，经验心得等。每一个信息系统都会经历规划阶段，制度方案阶段，运 行阶段，在每一个阶段都会有大量的文档产生。文档管理就是将这些大量的文档，Excel,图片，影音进 行存储，分类和检索。文档管理通过对部门大量的文档信息，合理有序的分类存放。解决了大海捞针的困扰，充分加强 了部门文档信息共享作用，使部门工作更优化， 有效统一规范的文档管理能够确保部门内部及相关部门 得到有效的文件。二、文件材料的收集管理1 每一阶段的文档， 由行业负责人

2、将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，送交管理员归档。2 编制文档入档表，一项资料由行业负责人交管理员归档时，应登记并双方签名。 附：见文档管理入库登记表V1.0.doc3.战略组，市场组需要每周提供相应的资料信息交于信息管理员归档。战略组每周提供其负责的行业 的资料或项目资料，市场组每周提供正在运作的展会资料，协会资料或宣传资料。4.每周五由管理员将文档入档表报备于部门负责人。注： 文档收集管理现处于试行阶段，试用2个月，待文档管理制度完善后可再做修改或沿用。三、归档资料范围1 重要的会议材料，包括会议的报告，会议纪要等。2 部门与有关单位签订的合同，协议书等文件材料。精选文本3 部门

3、的各种工作计划，总结，报告，会议记录，部门制度，公司资质等资料。4 部门有关各行业的调研，包括，调研报告，行业厂商目录，供应商信息调查表等资料。5 市场展会资料，包括公司宣传资料，展会论坛调研，展会图片，视频，音频等资料。6 软件信息资料，包括办公软件，DEMO，学习资料等资料。四、文档规范1. 页面设置各类文档一律采用A4纸张大小，页边距一律采取：上、下2.5cm,左3cm右1.5cm，行间距取多倍行距（设置值为1.5）；字符间距为默认值（缩放100%，间距：标准） ，标题在文档上端居中，两边空格 要均匀。如有副标题,破折号应比正题缩进两格,用稍小字体。2. 字体要求文档所用字体要求为微软雅

4、黑。3. 字号主标题采用“二号“微软雅黑黑体字；副标题采用”小二号“微软雅黑黑体字。第一层次题序和标 题用”小三号“微软雅黑黑体字；第二层次题序和标题用”小四号“微软雅黑黑体字,第三层次及以 下题序和标题用“小四号“微软雅黑字体。正文用五号微软雅黑体。英文字体应与中文字体相对应,字体为五号Times New Roman。4. 图、表格式1.图：要精选、简明,切忌与表及文字表述重复。图中术语、符号、单位等应同文字表述一致。 图序及图名居中置于图的下方,用五号字微软雅黑体。精选文本2.表:表中参数应标明量和单位的符号。表序及表名置于表的上方。表序、表名和表内内容采用五号微软雅黑体字。5. Exce

5、l 格式Excel表格按照以上Word文档格式，主标题采用“二号“微软雅黑黑体字；副标题采用”小 二号“微软雅黑黑体字。表格内文用五号微软雅黑体。6. 文档格式凡上传至服务器的主要文档。如合同协议，宣传PPT，由管理员在电子文档前页附上文档编码表。如下图：五、文档版本管理1.文档的状态变迁规则文档 的状态可分为“ 草 稿”、“正 式”和文件编号文件管理名称版本/修改发布日期精选文本“修改”三种。文档建立时，状态为“草稿”，通过评审后，其状态变为“正式”。此后若更改文档，则其状态变为精选文本“修改”，当文档修改完毕重新通过评审时，状态又变为“正式” 。2. 文档版本号标识文档的版本号规则与文档的

6、状态有关。处于“草稿”状态的文档的版本号格式为0.YZ,YZ的数字范围为01-99.随着草稿的修正，YZ的取 值应递增。YZ的初值和增幅由用户自己把控。处于“正式”状态的文档版本号格式为X.Y,X为主版本号，取值范围为1-9.Y为次版本，取值范围为0-9.文档第一次成为“正式”文件时，版本号为1.0.如果文档升级幅度比较小，可将变动部门制作成文档的附件，附件版本一次为1.0、1.1、。当附件的变动积累到一定程度时，文档项的Y值可适量增加，Y值增加一定程度时，X值将适量增加。当文档升级幅度比较大时，才允许直接增大X値。处于“修改”状态的文档的版本号格式为X.YZ.文档正在修改时，一般只增大Z値，

7、X.Y値保持不变。当文档修改完毕，状态成为“正式”时，将Z値设置为0，增加X.Y値。参考23. 文档版本控制文档的版本控制作用于多个文档管理活动之中，如创建文档、文档的变更和文档的评审等。在项 目开发过程中， 绝大部分的文档都要经过多次的修改才能最终确定下来。 对文档的任何修改都将产生新 的版本。由于我们不能保证新版本一定比归档的旧版本“好”，所以就不能抛弃归档的旧版本。版本控制的目的是按照一定的规则保存文档的所有版本， 避免发生版本丢失或混淆现象， 并且可以快速准确地 查找到文档的任何版本。六、文档更改与发放管理1.各行负责人对文件和资料若要进行对外发放，报备信息管理员并在文档资源申请表登记

8、内容 包括：发放文件名称、编码、输出对象、日期、行业负责人名字。精选文本附：见文档资源申请表Vl.O.doc为了规范部门信息管理安全，文件发放注意事项如下1.参考文档级别，所有级别3以上的文档对外发放均要填写文档资源申请说明表。2.对其他部门发放文档，视情况给予加密或不加密格式。参考申请表部门负责人意见。3.对其他合作单位发放文档，均统一格式为PDF加密格式。由行业负责人填写文档资源申请表4.统一发放人为信息管理员 。2.文档级别参考如下：文档级别分为5类。类别5为最高级别，类别1为最低级别。类别5文档分类如下：公司对外宣传PPT，签订的合同，协议书，公司资质，类别4文档分类如下：文件编号文件

9、管理名称的调研报告，展会论坛的调研、行业厂商目录，供应商信息调查表。类别3文档分类如下：部门的工作计划总结报告，重要会议报告或会议纪要。DEMO类别2文档分类如下：部门制度，部门会议记录，展会图片，视频，音频。类别1文档分类如下：办公软件。事务性文档2已归档的正式文档，如需更改，请报备给信息管理员，由其更改文件版本号及发布日期。必要时备注。1.对于纸质文档编号更改，文档封面附上文档编号更改表。附：见文档编号更改表V1.0.doc2.已归档的正式文档电子版含PPT。版本更改，则在文档，PPT首页填写如下表格。精选文本表二：文件更改记录表精选文本3.所有归档文档更改，信息管理员均统一另行备份。登记

10、于文档更改汇总表版本/修改发布日期七、文档分类.xlsx精选文本J W JD篙仃勺由.tn*.*/鞋序M电氏的屮#fh AJk-lK_x0Z)h业I IM (NDfit吨斤話闻祢k/M1J业右ittwr xos)巾场腔略合牛然tlKM CDAp貝CT)我H緋说 FA 11EX)皿外整亞疥申”OEj国时屉十中申MD)冷丸卜叫EO专ED：atiJWCDSI)期Hht J.fl-iAft CD92Jsnfflfl( (OI)刖骨JW9 酎JL作址軸DU)i；iffi DPIjifitA口用*MW*f* lAWLIRDOJ.,.Bl 1岳片倒l阳BC 會画竇jf i gA)QAdl!9rQAOJ.押密

11、 z由舍枕评口DEMO I DM：* RN心K*a : vosw仙)HMEPT图一：战略合作部文档分类框架图精选文本八、编码定义编译均由英文简写作为代码。具体编码定义参考以下各表。表部门代码缩写战略合作部Strategic co-operati on departme nt -SC表二资料类别代码缩写行业资料Industry Information- ID项目资料Project Information- PJ合同协议Con tract agreeme nt-QA市场资料Marketing Information- MT部门事务Department Affairs- DA软件资料Software

12、 Information- SW影音资料Video & Audio Information- VA表三文档类别代码缩写各行业方向资料文件夹A.B.C.D.Z,AaZz.各项目名称文件夹PJ+名称+项目+日期简写注：各行业方向资料文件夹定义为 ：A-智慧城管，B-城市一卡通，C-智慧景区，D-数据中心，E-电子 政务，F-智慧质监，G-节能减排，H-智慧交通，I-安全生产，J智慧城建，K-智慧环保，L-中间件，M-智慧楼宇，N-智慧医疗，0-智慧物流，P喈慧农业，依次类推，Z-物联网综合各项目名称文件夹：代码缩写用PJ+名称+项目+日期简写如XX新城项目招标，文件名为PJXX新城项目12

13、06（其中1206为2012年6月）文档性质代码缩写ID-行业资料行业调研报告X（X为各行业代码缩写）01会议纪要X（X为各行业代码缩写）02精选文本战略合作部-行业资料-智慧城管一会议纪要战略合作部-项目资料-南海智慧环保战略合作部-合同协议-合同-文件编码战略合作部-市场资料-市场展会资料-展会名称战略合作部-部门事务-部门制度-部门签呈战略合作部-软件资料-DEMO-demo编号行业厂商目录X（X为各行业代码缩写）03供应商信息调查表X（X为各行业代码缩写）04行业宣讲PPTX（X为各行业代码缩写）05CA-合同协议框架协议Framework agreeme nt -FA合同Con tr

14、act-CTMT-市场资料市场展会资料Exhibition Information - EX国外展会资料Oversea Exhibiti onOE国内展会资料Domestic Exhibition- DE公司宣传资料Promotion Information- PM协会资料Society In formati on- SO专家库Expert database-EDDA-部门事务部门信息Department Information- DI部门制度Departme nt System DS部门计划Departme nt Pla n-DP培训资料Training Information- TR部门名片制作Busin ess Card-BC公司资质Qualificatio n- QASW-软件资料办公软件Office Software- OFDEM