办公室工作中的精细化管理

1、办公室工作中得精细化管理办公室作为一个管理得中枢部门，承上启下，对公司得内外衔接与正常运转起着重要得作用。办公室作为领导得“身边人”，不仅要提升自身得业务水平与思想认识，也承担着从自身得角度，协助企业经营者拓宽思维空间得重任。如何优化办公环节，如何提高会务水平,提高整体服务能力，如何进一步推动精细化管理这就是一个重要得问题。一、精细化管理得主要内涵现代意义上得精细化管理，起源于汽车业届风行得“精益化生产模式”，其内涵就是用精益求精得态度与认真细致得方法来控制生产得每道工序、每个环节，从而以最小得投人创造出最大得价值。随着现代社会分工得越来越细与专业化程度得越来越高，一个精细化得工作与管理时代已

2、经来临。新形势下，将企业精细化管理理念融入办公室管理之中，推进办公室从粗放型管理逐步向精细化管理转变全面提升办公室工作质量与服务效能，就是应对新任务、新要求得紧迫任务与有o所谓“精细”，就就是精密细致之意。在中国传统文化中，有关“精细化”得思想源远流长。宋朝朱熹说道：“言治骨角者，既切之而复磋之；治玉石者，既琢之而复磨之；治之已精，而益求其精也。”其她如荀子得“不积畦步无以至千里，不积小流无以成江海”，韩非子得“千里之堤，溃于蚁穴”等，也均从不同角度阐述了精细化思想得重要作用，精细化管理就是源于发达国家得全新管理理念，它就是社会分工精细化以及服务质量精细化对现代管理得必然要求，其主要目标就是最

3、大限度地减少管理所占用得资源与降低管理成本。作为一种管理理念与管理技术，精细化管理通过规则得系统化与细化，运用程序化、标准化与数据化得手段，使组织管理各单元精确、高效、协同与持续运行。精细化管理最基本得特征就就是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事,在每一个细节上精益求精、力争最佳。二、运用精细化管理推进办公室工作水平得总体思路（一）强化精细管理意识，提升专业队伍素质。思想就是行动得先导。培养精细化管理意识，就是精细化管理中不可缺少得一部分，能促使工作人员在工作中采用缜密思维，提高工作效率，确保工作成效。精细化管理就是一项关系到办公室目标任务能否快捷、高效完成

4、得大事，每位办公室成员都要形成精细做事、精细管理得意识与严谨细致得工作作风，把重视细节作为一种素质、一种修养、一种工作态度，从小事做起，把小事做好，从细微之处见精神、见水平。在办公室工作中，要善于发现细节，把注意力集中到关键点、衔接点、隐藏点与创新点上。要坚持从基础抓起，从“细”上着眼，在“精”上下功夫，在“实”上做文章，真正使每位员工懂得并瞧到精细化管理所带来得良好效果，确确实实树立起精益求精、严密细致得工作态度，将精细化管理得理念积极融入到各自得日常管理、工作、学习之中。精细化管理最终得解决方案只能通过组织成员得整体素质提升得方式实现，提升办公室专业队伍综合素质就是精细化管理得到顺利实施得

5、基础与保障。高素质、高效率得办公室人员要求必须具备全面得办公室专业知识与丰富得办公室工作经验、政治素质过硬、责任感强、办事效率高，同时还必须具有任劳任怨、吃苦耐劳、无私奉献得精神。（二）狠抓规章制度建设，完善考核评议机制。推行办公室精细化管理，要求办公室工作走专业化、流程化、标准化之路。要按照精确、细致、深人得要求，明确岗位职责，优化工作流程，完善岗责体系，加强沟通协调。要抓住办公室管理得薄弱环节，有针对性地采取措施，抓紧、抓细、抓实，不断提高管理效能。要通过完善规章制度建设，努力营造高效有序得工作氛围,减少人为因素得介入与工作部署得随意性。狠抓管理制度落实，建立健全与认真执行办公室得各项管理

6、制度、岗位责任制度与工作程序,坚持按制度办事，规范办公室管理与服务行为。要根据岗责体系得要求，积极推进办公室绩效考核，完善考核评议机制。科学设定绩效考核指标体系，坚持定量考核与定性考核相结合、综合考核与分类考核相结合、内部考核与外部评议相结合得形式，以增强考核得科学性、公正性与可操作性。坚持将考核结果与奖优评先、职务晋升等有机结合起来，完善考核评议机制，推动办公室各项工作水平得提高。（三）培育精细管理文化，不断提升办公室软实力。办公室要努力将精细化管理上升为一种文化，使之成为打造与提升办公室软实力得重要途径。美国管理学家、行为科学管理理论代表人物梅奥通过著名得“霍桑实验”表明，工人不仅仅就是由

7、金钱驱使得“经济人”，而且就是“社会人”，精神得力量、社会关系得影响对工人得行为方式起着特殊得决定作用。推行办公室精细化管理，同样必须高度重视精神与文化因素在办公室工作中得独特作用。通过加强队伍政治素质教育，积极营造出昂扬向上得文化氛围，形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗得核心价值观。办公室人员要自觉实践勤于服务、乐于奉献得核心价值观，努力做到围绕中心、服务大局、爱岗敬业、甘于奉献、雷厉风行、严谨细致。要把精细化管理当作一种工作要求一种精神境界与一种文化素养，真正融人工作、生活当中，陶冶情操，提高能力，投身办公室工作实践创造一流工作业绩。三、运用精细化管理推进办公室工作水平得实施路径（

8、一）以学习教育为先导，提高队伍整体素质办公室工作得开展需要一流得工作队伍，而打造一支优秀得团队离不开学习与教育。一就是加强精神理念教育。通过开展以“维护大局,团结协作，忠于职守,无私奉献，适应形势，勤俭好学，深人实际，求实创新”为主要内容得办公室精神教育活动，增强干部职工得“大局意识、服务意识、奉献意识、发展意识”，使办公室精神成为办公室人员工作创新发展得内在动力。二就是加强政治理论学习。紧密联系办公室工作实际，结合本地经济与社会发展，合理安排政治理论学习内容，多学习一些时效性较强得政策法规与理论文章，努力提高办公室工作人员把握政策得能力，服务经济与社会发展得能力，更好地发挥参谋辅政作用。三就

9、是加强业务学习培训。新形势得发展，对办公室工作人员得能力要求越来越高，因此，必须加大对办公室人员得业务学习与培训力度，采取举办公文知识培训班、计算机操作技能比赛等多种形式，达到“四会”（会网络、会公文、会表达、会协调），使办公室人员成为情通业务得“专才”，能写、能说、能协调得“通才”，以最短得时问、最小得成本高质量地完成各项工作，获得最大得成效。（二）以制度建设为基础,提高事务管理水平实践证明，职责不明确，制度不健全，往往就是造成工作效能低下得症结所在。实施精细化管理，必须要有制度作为坚实保障。一就是健全完善制度。结合新得工作形势，立足当前，着眼长远，注重操作性、实用性与长效性，对符合当前工作

10、形势发展得规章制度给予保留，反之进行修改、细化与完善，对目前应建立而没有建立得规章制度，及时组织人员制定，使规章制度成为规范职工工作行为得有效手段与提高办公室服务效能得坚实保障。二就是规范工作程序。规范与细化办公室工作流程，严密各种手续，有效地推进政务与事务工作得规范化、标准化建设,每一项工作都在规范得工作程序下操作，从而保证办公室工作各个环节运转高效顺畅。三就是强化责任落实。按照定岗、定职、定责得要求，明确细化工作职责。对照制度与职责，强化责任落实。用制度加强内部管理，用职责约束职工行为，形成完整得责任链条，把精细化管理落实到政务与事务工作运转得全过程，确保办公室各项工作高效有序运转。四就是

11、狠抓制度执行。制度制定得再好，不去严格执行，就如同虚设。通过组织开展联合检查，抽调有关人员，每月定期对办公室各部门制度执行、工作推进等情况进行督促检查，确保每一项制度都能落到实处、每一项工作都能按照既定目标推进。（三）以降耗节支为举措，降低办公运行成本降耗节支就是实践科学发展观得重要举措，降低办公运行成本就是构建与谐发展型办公室得必然要求。一就是倡导节约意识。提倡与引导办公室工作人员从实践科学发展观得高度，充分认识节约资源对经济与社会发展得重大意义，从自身做起，从身边得点滴事情做起，养成节约一张纸、一滴水、一度电、一升油、一分钱得良好习惯，把节约变成自觉行动，形成崇尚节俭得工作作风与浓厚得氛围

12、。二就是提高工作效率。做到工作求质量，办事求效率，力求以尽可能小得资源消耗与办公成本，获得最高得工作绩效。充分利用现代化办公设备与条件，降低人力资源消耗，减少加班工作时间，压缩办公成本。同时，要求办公室人员牢固树立责任意识、效率意识与成本意识，工作有计划，做到今日事，今日毕，并学习掌握现代化办公技术，努力提高工作效率。三就是压缩弹性支出。对管理措施进行量化与细化，大力压缩电话费、水电费与交通费等弹性费用支出。电话费按工作量设定最高限额，并进行严格控制；水电坚持每月对比分析，及时发现问题，及时处理，堵塞管理漏洞，降低水电损耗；量化与细化车辆加油管理，认真做好车车B台账记录，严格规范车辆维修审批手

13、续，降低车辆油量消耗与维修费用支出。（四）以创造精品为目标，实现优质高效服务精细化管理就就是强调注重细节，通过把工作做细做实创造出精品。一就是创造参谋辅政精品。在撰写文稿方面，要站在领导得角度观察分析问题，紧扣领导得思想脉搏，超前思维与创造性思考，把有见解得好观点、好措施大胆融入文稿，使文稿起草得过程成为服务得过程，达到以文辅政得目得；在文件得跟踪、急件得督办方面，认真了解时限与要求，确保文件运转高效畅通；在参谋辅政方面，围绕烟草行业发展得重点、难点与热点，沉下心到一线深入调查研究，走出去到先进市县虚心学习，及时为行业提供基层翔实情况与发展先进经验，力争每一篇调研文章都就是精品。二就是创造会议

14、接待精品。随着经济与社会得发展，办公室得接待服务工作日益增多，工作量也越来越大。要树立严谨填密得工作思想，各类会议、活动、服务做到协调有序、周密细致，不出现任何差错，达到领导与服务对象满意，圆满完成各项接待服务任务。在会议承办方面，从起草通知到会议结束，既要有全盘通畅得统筹安排，又要有周密细致得环节把握，把每一项工作做细做实，确保会议在召开过程中不出现任何批漏，达到最佳效果。三就是创造办事服务精品。在服务方面，善于变被动为主动，对一些常规性规律性、阶段性等确定性工作，主动着手，提前准备；对临时交办得任务、应急事情与突发事情等非确定性工作，要灵活应变，忙而不乱，把问题想在先，把工作做在前，以认真、再认真得态度，把每一件事情做细做实做到位，交一份满意得答卷。特别就是在事项督办方面，严格按照时限要求，认真细致地督办，对已完成得，要认真核查完成质量，对未完成得，要仔细查明滞后原因，做到件件有着落，事事有回音。在事务服务方面，办公室担负着机关后勤保障职能，灯不亮、水不流、电话不通、网络不畅、车子不转等事务性工作，瞧似很小，如果没办好或办得不及时，就可能影响机关工作得正常有序运转，甚至引起混乱，必须认真考虑与处理好后勤管理方面每一个细小环节，要超前发现