2022年专项维修资金使用操作流程手册

1、精品word 名师归纳总结 - - - - - - - - - - - -专项修理资金使用操作流程手册一、使用专项修理资金向小区办申报必需供应的资料（一）使用申请序 号资 料 名 称1 物业修理申请报告2 单位工程综合质量评定表或辽宁省房屋建设工程和市政基础设施工程竣工验收备案书3 工程预算书4 住宅共用部位共用设施设备修理和更新、改造方案5 商品住宅专项修理资金使用预算分摊业主确认明细表6 商品住宅专项修理资金使用预算分摊业主确认结果汇总表7 业主大会决议8 修理资金使用有关情形的告知函（此函由业委会报送社区委员会）及社区居委会出具的复函9 住宅共用部位共用设施设备修理和更新、改造方案公示证

2、明及公示照片10 商品住宅专项修理资金使用预算分摊业主确认明细及汇总表公示证明及公示照片11 业主大会决议公示证明及公示照片12 项目修理前状况的照片对住宅共用部位共用设施设备实施特种改造的，仍应提交相关专业部门出具的审批看法或鉴PS定报告等资料；上述资料需提交一式五份；（至少一份为原件）（二）结算资料序 号资料名称1 物业修理治理托付书（由业委会与被托付治理单位签订）2 工程中标通知书、中标公示及公示照片3 施工单位营业执照和资质证书（复印件）4 工程开、竣工报告5 施工合同6 质量检验评定表7 工程结算书8 修理资金分摊情形说明9 修理资金分摊表10 业主委员会对工程结算、质量评定、资金分

3、摊等情形的验收报告精选名师 优秀名师 - - - - - - - - - -第 1 页，共 5 页 - - - - - - - - - -精品word 名师归纳总结 - - - - - - - - - - - -11 项目修理后状况的照片12 收款收据及建筑业统一发票（复印件）13 工程质量监督检验报告、相关费用结算发票（复印件）14 工程费用审计报告、相关费用结算发票（复印件）15 商品住宅专项修理资金使用结算付款托付书业主大会打算聘请监理机构监督检验施工质量和聘请专业机构对工程费用进行审计的，需分 别提交上述13、14 项；需直接把修理资金划拨给施工单位的，需提交上述第15 项；PS对消防

4、、电梯等特种共用设施设备进行修理、更新和改造的，仍应提交专业部门出具的验收鉴定；上述资料需提交一式五份；（至少一份为原件）二、操作步骤：（一）前期预备工作1、提前做好业主的缴纳信息同政府网上信息的核对工作，提前将错误信息进行更正，防止影响结算时的分摊进展，对未缴纳修理资金业主的情形要明白缘由，做好催缴方案，防止影响公司的经济利益；2、提前预备本次使用修理资金涉及到分摊楼体的单位工程综合质量评定表 （基本为 2001 年上半年之前竣工的楼体）或辽宁省房屋建设工程和市政基础设施工程竣工验收备案书 （基本为 2001 年下半年之后竣工的楼体）3、对修理部位进行原始状况拍照存档；（二）制定修理资金使用

5、方案，向业委会提出物业修理申请报告1、定项（确定修理内容）2、对需修理工程进行充分论证，防止公司风险（必需已过质保期，且分析业主对此项工程认可程度），向公司治理层提报通过；3、对修理项目进行工程造价的预算（考虑招标费用、监理费用及审计费用，预算价要高于结算价），修理项目要求找专业的招标机构进行招标确定施工单位、聘请监理公司及结算审计公司，召开业委会时要明确提出并声明，费用统一进行分摊；4、如有资金缺口（由业主未缴纳或账户余额不足）的，项目应提前与治理层明确是否进行先行垫付施工，后续由业主大会授权业委会进行催缴（或物业公司进行催缴）；（三）业主委员会对修理项目的审批、授权1、以客观事实、规范、规

6、定为依据，提出书面申请修理报告，一并供应工程预算书及住宅共用部位共用设施设备修理和更新、改造方案，使业主委员会充分懂得修理工作的必要性，达到业主委员会通过，签署物业修理治理托付书；2、考虑全面，托付书的内容要授权物业公司进行整个使用过程的操作（包括托付进行全体业主的修理资金问卷调查工作、业主大会通过后的申报办理，施工单位、监理单位以及审计单位的挑选、施工管理、工程结算、预留及支付施工单位质保金）精选名师 优秀名师 - - - - - - - - - -第 2 页，共 5 页 - - - - - - - - - -精品word 名师归纳总结 - - - - - - - - - - - -（四）以

7、书面调查问卷的形式召开业主大会1、调查前应当对业主进行公示告知，公示至少包括修理申请报告、业委会托付授权书、住宅共用部位共用设施设备修理和更新改造方案，公示时间不能低于10 天；（需要对公示进行拍照存档）2、调查问卷要按统一格式填写并经过品质部专业岗进行审核；3、调查工作要合理有序，过程中须让每户业主先认真阅读住宅共用部位共用设施设备修理和更新、改造方案后，再进行签字确认，否就可视为无效；4、将问卷做好存档工作，并建立电子档案，汇总形成业想法见调查汇总表，每份问卷都需要业委会签字盖章确认；5、将调查结果形成业主大会决议进行公示（需要对公示进行拍照存档），公示时间不能低于5 天；（五）区小区办初

8、审批1、将申请资料预备齐全，一式5 份报区小区办进行初审（至少一份原件）；2、如无须补充要件，区小区办派人到现场进行核实（单元为单位，按10%比例；超过1000 户的可按5% 比例抽查）；3、如须补充材料，区小区办会下达申办资料补全告知单，或要求申办人作出说明并建立相关的备忘档案，此时服务中心应按小区办看法准时补充相关资料；4、审核、抽查都没有问题时区小区办在商品住宅专项修理资金使用申报审核表上签字盖章；（六）市小区办最终审批1、市小区办对区小区办初审上报的材料进行审核；2、如存在问题，市小区办向申办人下达申办资料补全告知单，责令整改完善；3、资料无问题并完成审核后，市小区办在商品住宅专项修理

9、资金使用申报审核表上签字盖章；4、服务中心将全部审核资料存档并告知业委会审核结果，同时确认操作下一步工作；（七）对工程进行招标挑选施工单位1、最少挑选三家够资质的施工单位，可向业委会举荐监理单位、结算审计单位；（资质资料存档）2、每个合作单位的确定都必要业主委员会委员参与并签字确认（定标、挑选监理及结算审计单位、工 程开竣工报告等） ， 向施工单位说明工程可能需要全额垫付工程款，结算回款后支付，需在报价中充分考虑；3、将施工过程中简单显现的问题及不利因素具体告知施工单位，并做好相关备案说明（招标答疑过程） ，防止实施过程中发生纠纷； 4、由业委会依据招标结果确定施工单位并对中标单位下发中标通知

10、书，同时在园区进行公示，公示 时间不能低于5 天（拍照存档） ；5、公示达到商定时间后并业主对公示内容无异议，业委会、 社区、物业共同签署 工程中标公示证明 ；（八）签订合同、施工1、签订招标托付合同、监理合同、施工合同；2、签订开工报告；3、制定合理施工方案，并依据方案严格执行；精选名师 优秀名师 - - - - - - - - - -第 3 页，共 5 页 - - - - - - - - - -精品word 名师归纳总结 - - - - - - - - - - - -4、开工前要将施工方案及可能带来的影响对业主进行告知公示（3-5 天）；5、涉及业主的施工，要提前通知业主并告知业主留意事项

11、；6、对于施工单位的治理要渗透到每个施工人员，让执行规定的人明白规定内容；7、做好物料进场检验记录及每个节点的验收记录（质量检验评定表）；8、施工过程中要进行拍照存档；（九）公司及业主委员会验收1、服务中心统筹组织公司内部验收，应至少由分管治理层、项目负责人、工程监理、项目现场负责人、工程部专业岗（涉及品质部专业岗的也应当参与）以及施工单位现场负责人参与初次验收；2、由施工单位对存在问题进行整改，合格后由服务中心邀请业委会进行现场验收，验收合格后业委会在竣工报告上签字；3、在施工过程中与业主委员会保持沟通，明白业主委员会验收重点，达到验收合格；（十）结算分摊、区小区办验收1、网上进行费用分摊，

12、打印分摊表；2、邀请区小区办进行现场验收；（十一）小区办审核结算资料及分摊情形将结算资料整理详尽，报区小区办进行初审核合格后报市小区办审核结算；（十二）结算回款与市、 区小区办保持良好的沟通关系，跟踪审核回款的进展，付款前需要向小区办供应施工单位给物业公司开具的发票复印件，加盖公司财务章，物业公司给房产局开具收款三联据，盖公司财务章，向房产局供应公司账号，以便划款；附件一：专项修理资金使用相关资料（全部为新增加！ ！）1.1 附件 1.1：商品住宅专项修理资金使用申报资料1.2 附件 1.2：商品住宅专项修理资金使用结算资料精选名师 优秀名师 - - - - - - - - - -第 4 页，

13、共 5 页 - - - - - - - - - -精品word 名师归纳总结 - - - - - - - - - - - -附件二：使用流程图物业服务中心编制年度专项修理资金使用方案报公司相关部门审核公司治理层审核通过物业服务中心征求业主委员会看法同意业委会自行治理使用过程同意并对物业服务中心进行托付操作授权召开业主大会评议、确认（包括发生的招标、监理费、 结算审计 费）召开前要提前公示未通过不进行修理通过将盖有业主大会公章的业主大会决议在楼道内公示 5 天并拍照留存物业服务中心报区小区办初审服务中心不能自行修理的 同业委会共同确定监理单位服务中心组织采纳招标形式确定施工单位同时确定监理、审计单位（须有业委会参服务中心能