ERP总帐管理操作手册

1、总帐管理操作手册 第一章 总帐系统介绍 一、总帐系统特点简介 总帐系统适用于各类公司、企业、行政事业单位及同一帐套内多公司进行凭证处理、往来管理、帐簿查询、内外部报表管理、现金流量表、期未处理、财务分析、系统维护等各种操作。它较目前其它系统相比有如下独有特点：2 有多公司处理时需要的同笔业务的对方科目，能同时处理另一公司帐务2 在汇总各公司报表时由科目定义多公司相同汇总科目（对应科目）2 科目预算：可随时调整预算数（权限内），并记录调整动态2 对循环凭证、回转凭证自动定义处理2 凭证查询：增强功能，有关凭证所有操作均可在此操作2 模拟记帐：可以查看模拟结果，随时掌握财务动态2 凭证号码重排：方

2、便用户随意整理凭证（权限内），不限年度期间2 期未调汇：在一期间当中可进行选取范围多次调汇，每次损益科目可由你自由设定。2 模拟结帐：在总帐中模拟结帐后可随时汇总并掌握全公司最新财务动态2 在模拟结帐状态中可进行正常业务操作2 多次模拟结帐可继续到未来任意期间2 将其它软件视为独立的报表系统合并到总帐当中，符合会计人员的帐务观念2 将现金流量表合并到总帐中，符合财务报表概念的统一性2 将现金流量表复杂的操作简化到象在EXCEL电子表格绘制一张表格那样简单2 所有报表及自定义报表操作都与EXCEL电子表一模一样2 财务分析：增加了现金流量及上市公司的综合分析，便于财务主管及时掌握公司财务命脉2

3、增加了先进的财务分析方法杜邦分析法，并简化了分析操作2 具有部门核算功能，可以随时掌握各核算部门的业务情况，便于考核各核算部门的业绩二、总帐系统功能概述 财务总帐系统共分为七大功能模块，分别为基础资料、业务处理、报表管理、帐簿管理、期未处理、财务报表，财务分析等，每个功能模块下又分了若干个小模块。（一）基础数据 2 提供各种系统资料维护，如设置会计科目及科目的相关属性、核算币种、结算方式、核算项目类别、凭证字、计量单位的设置等；可设定系统的核算参数，如“本年利润”科目的设置、凭证录入是否进行分帐制处理、是否进行科目的最新余额及预算金额的显示、是否对科目超过预算数进行处理等。2 用户根据需要定义

4、科目级次和科目长度，通过凭证摘要、科目的代码和汉字的模糊查询技术设置，极大地提高了凭证的录入速度。（二）业务处理 2 提供凭证输入、查询、审核、记帐、的所有操作功，凭证号码重排及预算管理等功能。2 可自动显示科目的最新余额及预算金额；通过窗口切换，实现了从凭证到明细帐再到总帐的快速查询。2 系统根据用户输入外币数量、汇率自动计算本位币金额，无须另外计算。外币核算状态和本位币核算自由切换，操作界面简洁流畅。2 凭证查询条件可自由设置，查询方案可保存，多层查询条件嵌套处理，查询速度快捷。凭证输入格式及打印格式可自由定义。2 月末过帐自动完成，凭证汇总级次任意设置。2 灵活的打印设置功能，字体自由设

5、置。2 提供模式凭证套打功能。2 为企业内部控制提供科目计息功能。2 提供全部帐簿的引出功能、格式自定义功能。2 提供明细帐、数量金额明细帐、核算项目明细帐的连续预览、打印功能， 节纸打印功能。2 提供总分类帐、明细分类帐、多栏帐等帐簿的套打功能。2 提供总分类帐查询，实现从总帐到明细帐、凭证的一体化查询。2 提供各类明细分类帐、数量金额总帐、数量金额明细帐、多栏帐、核算项目分类总帐各种帐簿查询，提供帐簿跨年度查询。2 任意设置多栏帐栏目，提供核算项目的多栏帐设置功能，实现各种输出格式，自定义输出栏目和格式，满足不同层次的管理需求。2 提供核算项目分类总帐和核算项目明细帐，用于业绩考核和客户管

6、理等。2 打印输出灵活设置，可自定义行高、列宽，帐页每页打印的行数以及帐簿字体的设置，提供套打功能。（三）内部报表管理 2 提供各类管理报表输出，科目余额表、试算平衡表可根据科目级次分级列示。2 日报表每天提供财务状况和资金运作资料，为高层领导提供及时动态财务信息，也可提供一段期间内的变动情况。2 提供核算项目明细资料和项目余额，以项目为中心进行各类项目管理。2 提供核算项目明细表、核算项目汇总表、核算项组合表，可保存设置方案， 2 提供科目利息计算表，方便对资金进行时间价值的管理。2 提供调汇历史信息表，全面掌控汇兑收益与汇兑损失。2 往来业务核销表：提供手工核销、自动按余额核销往来业务功能

7、。2 提供往来对帐单，随时和往来单位进行往来核对，保证往来帐项金额准确。2 提供往来帐项帐龄分析表，了解帐龄结构，制订货款催收政策和资金计划。2 科目余额分析表：主要提供科目实际发生额与预算额在同一会计期间相互比较，使用户随时可以查看科目实际发生额与预算额的差异。2 分批档列表：主要为用户提供随时查看各分批档实际录入凭证的数量和金额与各分档所能录入凭证的最大数量和最大金额的差异。2 凭证分批档列表：主要为用户提供查看各分批档所包括凭证的详细内容。2 凭证分批档汇总表：主要将各分批档凭证数据按科目进行汇总，生成各科目的累计借方发生额、累计贷方发生额、发生笔数。（四）帐簿管理 2 提供各类日常帐簿

8、和和种套打格式的帐簿，主要有：2 总分类帐2 明细分类帐2 数量金额总帐2 数量金额明细帐2 多栏帐2 核算项目总帐2 核算项目明细帐（五）期末处理 2 自动完成月末计提、分摊、转帐的过程。2 按选定科目范围自动完成期末外汇调整，结转汇兑损益，生成转帐凭证。2 提供自动转帐处理，可设置多种转帐方案。2 自动结转损益。2 模拟结帐可多次并延续到任意期间。（六）财务报表 2 提供财务制度规定的报表模型2 预先设定各行业科目取数公式2 与EXCEL电子表完全兼容的自定义报表2 将复杂的现金流量表变为简单的电子表格操作与设计（七）财务分析 2 提供各种财务指标分析、杜邦分析2 提供财务报表结构、比较、

9、趋势分析2 按财政部门综合评比指标及自定义评比指标，随时掌握企业综合财力及在市场竞争力。第二章 基础资料 基础资料是管理系统的处理基础，直接影响到系统处理数据的能力，在基础资料模块包括科目、凭证字、结算方式、核算项目类别、币种、凭证模板、常用摘要、系统参数、科目初始余额、期间日历、其它基础资料等功能。第一节 科目 在总帐系统主窗口点击基础数据中的科目，进入科目设计维护窗口，在该功能中您可以进行会计科目设置。一、会计科目类别维护 系统已按会计法规预设资产、负债、权益、成本、损益等五大类科目，这样的科目类别可随企业具体情况增加（需技术人员指导），在每一类别中可由您按需要自行设置科目的小类别，比如那

10、一些科目统称为流动资产、长期资产等。科目类别用于对科目的属性进行定义，按照会计科目的经济性质进行分类，可以很方便地对科目进行管理。同时，科目类别中的某些属性，系统在进行业务处理时还要做一些特殊的处理，会计科目的属性系统都已作了设定，如下五大类定义方式：2 资产类科目资产类科目包含流动资产和长期资产两项，流动资产一般是“现金”、“银行存款”等科目；长期资产一般为“长期投资”、“固定资产”等。2 负债类科目负债类科目包含流动负债和长期负债两项，流动负债一般是“短期借款”、“应付票据”等科目；长期负债一般为“长期借款”、“应付债券”等。2 所有者权益类科目所有者权益是企业投资者对企业净资产的所有权。

11、主要包括：“实收资本”、“资本公积”等科目。2 成本类科目成本类科目主要反映企业在生产过程中所发生的直接材料、直接人工以及制造费用的发生额，主要包括“生产成本”和“制造费用”科目。2 损益类科目损益类科目是直接反映企业经营成果的科目，其中大都是收入和期间费用科目。损益类科目一般在每期期末都要将其本期的实际发生额全转入本年利润中去，因此，损益类科目在系统中是有特定含义的。系统中损益类科目的特殊处理主要体现在二个方面：第一、在执行“结转本期损益”功能时，所有定义为“损益类”的科目的本期实际发生额都将全部自动结转；第二、在自定义报表中设置取数公式时，设定为“损益类”科目便可取出其实际发生额。损益类科

12、目一般包括：营业收入、营业成本及税金、期间费用、其他收益、其他损失、以前年度损益调整和所得税七项。二、会计科目的维护 在会计科目设置窗口中可以对会计科目进行查看、增加、修改、删除、科目禁用、科目计息的定义和全部科目属性情况预览、打印等操作。（一）查看 在会计科目设置窗口，选择要浏览的会计科目所属的科目类别，利用光标移动键或滚动条，可浏览会计科目表。要浏览某会计科目的设置属性或其属下的明细科目，双击鼠标左键；若该科目下设置了下一级科目，则该科目处之前显示展开符号“+”，否则显示折叠符号“-”，表示已经是最明细科目。如要查看下一级科目，只需单击展开符号“+”即可。（二）增加 在会计科目设置窗口中，

13、单击【新增】按钮进入新增科目界面。增加完毕后，单击【关闭】按钮，返回会计科目设置窗口。会计科目必须由上级至下级逐级增加。即必须首先增加上级科目，只有上级科目存在才能增加下级科目，否则系统会提示上级科目不存在。在已发生业务的会计科目下，再增加一个子科目，系统会自动地将父级科目的全部内容转移到新增的子科目上来，您可以再增加一个新的科目处理相关业务，该项操作不可逆。【各输入字段说明】：2 科目代码：科目代码是整个系统处理的核心内容，系统的全部帐务系统的处理都是围绕着会计科目来进行的。会计科目的代码应该按照一定的规则进行编制，以便在使用中清晰明了，子科目与父科目之间是用参数选取符号来进行分隔的。2 助

14、记码：帮助记忆会计科目的编码。在录入凭证时，为了提高会计科目录入的速度可以用助记码帮助科目录入。例如：将“现金”科目的助记码输为“xj”，则在输入现金科目时输入“xj”，系统将会自动找到“现金”科目，以加快凭证处理速度。2 科目名称：科目名称是该科目的文字标识，在命名科目名称时只需命名本级科目名称，不必带上级科目名称。输入的会计科目名称一般为汉字和字符。2 科目类别：选定后在处理那个类别时自动带出，可修改成您需要的类别。2 余额方向：余额方向是指该科目的余额默认的余额方向，一般资产类科目的余额方向在借方，负债类科目的余额方向在贷方。会计科目的这项属性对于帐簿或报表输出的数据有直接影响，系统将根

15、据会计科目的默认余额方向来反映输出的数值。例如：如果您将“现金”科目的余额方向改为“贷方”，则其借方余额在自定义报表中就会反映为负数。因此在新增科目时应注意这一点，尤其在自定义报表中取出的数值反向后可重点检查该项选择。2 核算币种：指定该科目核算外币的类型，对核算外币进行选择。系统在处理核算外币的会计科目时，会自动默认您在“货币处理”功能中输入的汇率，您可以根据您的实际情况进行修改。2 不核算外币：不进行外币核算，只核算本位币。2 核算所有外币：对本帐套中设定的所有货币进行核算。在处理到该科目时系统默认核算本位币，您可以选择其他币种进行核算。2 该科目如已有业务发生，则只能选择核算所有币种。2

16、 计算汇兑损益：若进行外币核算，确定是否在期末进行汇率调整。如选择计算汇兑损益则在期末执行“期末调汇”功能时对此科目进行调汇。一般核算币种中设计有外币核算的科目要进行此项设置。2 往来业务核算：是否进行住来业务核算。此项选择将影响到往来业务对帐单和帐龄分析表的输出。2 数量金额核算：是否进行数量金额辅助核算。若进行数量金额辅助核算，要求输入核算的计量单位。2 计量单位选择框：选择该科目的计量单位，系统自动预设在中国软件行企业管理系统基础系统的产品资料中输入的基准计量单位。2 现金科目选择框：将科目指定为现金类科目，在现金管理系统中会对此进行引入操作。2 银行科目选择框：将科目指定为银行科目，在

17、现金管理系统中会对此进行引入操作。2 出日记帐复选框：将科目指定为出日记帐科目。2 核算项目：指定该科目的核算项目，核算项目可任意选择。2 对应科目：在同一帐套中如有多公司业务发生时，可在财务报表中进行多公司报表汇总处理，但每一公司所用的科目及科目代码不一样，核算内容却一样，为方便汇总，在此可设置每个公司互相对应的科目。2 科目计息：企业为了准确地计算资金的时间价值，而需要对部分科目实行计算利息。设定科目计息功能以后，您可以在“日利率”提示框里填入相关数据。为内部报表管理中的科目计息表作好准备。2 禁用科目在实际工作中，我们会经常碰到有些在上一会计年度使用的会计科目在下一年度就不再使用了，不用

18、的科目可通过“禁止使用”功能来实现，可随时设置。然后输入禁用日期，科目在禁用日期以后不再显示【其他操作】ü 修改在会计科目设置窗口选中要修改的会计科目，点击修改按钮进入会计科目修改窗口。如果该科目未发生任何业务，您可对科目的全部属性进行修改，否则，只能对活动的部分进行修改，将所须修改项目修改完毕后，点击【保存】保存所做的修改。否则点击【退出】按钮返回到会计科目设置窗口。ü 删除在会计科目设置窗口选中要删除的会计科目，点击【删除】按钮系统弹出确认删除窗口，提示用户是否确实要删除所选中的会计科目。选择【是】则删除该会计科目。若不想删除选中的会计科目，选择【否】。选择完毕后系统返

19、回会计科目设置窗口。如果要删除的会计科目已发生业务，系统提示不允许删除，如果要删除父级科目，必须先删除所有子级科目。ü 引入科目您可以直接从系统中引入会计科目，在总帐系统的科目信息窗口中，选择工具菜单中的引入科目选项，可以从模板中直接引入会计科目。科目模板中分两类选择，一类是行业科目模板库，另一类是其它实体科目，选择确定您所属的行业，按行业中的下拉按钮，弹出各种行业，选择您所属的行业，或选取其它实体内已有科目，已有科目付自动出现在窗口内，单击确定，进行引入，如图所示：ü 查找：在“科目名称”栏输入科目代码或科目名称，可查找对应科目，并支持模糊查找功能。ü 复制：可

20、对科目名称及相关属性按科目级次进行全面复制，其主要目的是针对于明细科目名称、属性相同，上级科目不同，为提高科目的编辑速度和方便性而设计的，复制的科目级数可根据用户的需要而定。ü 引出：设置好的会计科目可通过引出功能，引出到不同的数据格式，比如EXCEL、WORD中进行保存。 ü 预览、打印：设置并准备好打印机后，就可以在会计科目设置窗口，单击【打印】按钮，即可打印会计科目表。系统还提供了选择会计科目范围打印输出，以及设置会计科目打印输出页面等项功能处理。第二节 核算项目类别 系统可对某一科目进行辅助明细核算，以处理从属于该科目某一方面独立的财务资料，每一独立的核算可以归纳成

21、一个核算项目类别，每一核算项目类别之下可以设置许多核算项目值。如往来客户核算类别下可以设置许多客户；总帐系统已经预设了六种核算类别：客户、部门、职员、物料、仓库、供应商。用户不能对预设类别进行删除操作，但可以根据您自己的需要增设核算项目类别。ü 增加核算类别设置在系统资料维护的窗口中，选择核算项目栏目，点击新增按钮，进入核算项目类别的设置操作窗口，如图：2 对应表：定义核算项目的数据来源表。2 对应列：设定核算项目的数据取自来源表中的那一列。通常情况下是取编码列，如客户编码2 显示列：设定显示值对应的列。第三节 币种 在基础资料下拉菜单中，用鼠标选定币种，系统即弹出币种维护的窗口，如

22、下图。在币种维护操作中可为日常记帐是否选取固定汇率、浮动汇率、汇率折算方式作出决定，如选择浮动汇率还需点击汇率并输入每一日汇率。在币种中选取固定汇率时，按会计期间输入汇率，选取浮动汇率时，对每一会计期间中的每一天输入汇率，两种方法都允许在凭证处理时由系统自动输入，汇率输入，如图：ü 【新增】点击工具栏中“新增”进入新增的窗口，您可以录入币种代码、币种名称、记帐汇率、外币的折算方式、汇率保留的小数的位数等资料。2 货币代码：表示货币币种的代码，本系统使用3个字符表示。建议使用一般惯例编码，如：RMB、HKD、USD。2 货币名称：表示货币币种的名称，如人民币、港币、美元等等。2 记帐汇

23、率：在经济业务发生时想按发生时的汇率记帐，期末调整汇兑损益时，系统自动按对应期间的记帐汇率折算，并调整汇兑损益额度。2 折算方式：本系统可选择折算方法有直接汇率法和间接汇率法两种汇率折算公式。2 直接汇率法：原币金额×汇率 = 本位币金额2 间接汇率法：原币金额÷汇率 = 本位币金额2 金额小数位数：指该币种的精确的小数位数，范围为：04增加完毕后，点击【确定】按钮保存新增加的货币资料，即可完成增加工作。ü 【修改】：点击工具条中的【修改】按钮用于修改当前光标所在行的货币信息。录入操作和新增相同。修改完毕后按【确认】按钮，如不想保存修改结果则单击【取消】返回。&#

24、252; 【删除】：删除按钮用于删除您认为不需要的某一货币，鼠标选中待删除的币种，点击【删除】按钮，系统提示是否删除，确定后即可删除所选中的货币。第四节 凭证字 凭证字的类型在凭证字窗口中设置，按新增按钮，系统弹出新增凭证字的增加的窗口，录入凭证字后按确认按钮，生成一个新的凭证字类别。如果要修改某一个凭证字，用鼠标选定该凭证字，按工具条中的修改属性按钮，系统即可弹出凭证字修改的窗口，您可以对该凭证字进行修改。如果该凭证字下已经发生了会计业务，系统将提示您该凭证字不可以修改。如果要删除某一凭证字，选定该凭证字，点击工具条中的删除按钮，删除该凭证字。如果该凭证字已经发生了业务，系统将提示您该凭证字

25、不可以删除。借方必有、贷方必有、借贷方必有、借方必无、贷方必无、借贷方必无：指在做凭证时如选取的某凭证字中借、贷方中必需有或无某一科目，如图：基础资料界面中提供核算项目类别、凭证字、币种与汇率、结算方式、常用摘要等五个功能,它应于系统其它资料输入前首先做的工作。第五节 结算方式 系统提供了日常核算所需要的各种银行结算方式的维护，您可以新增、修改、删除结算方式，其操作界面如图：第六节 常用摘要 系统提供了常用摘要库，可在平时录入需要用到的常用凭证摘要，以便做凭证时直接调用。如图： 第七节 凭证模板 总帐系统提供由您事先定好凭证模板，在后面的凭证处理时直接调用该模板号进行凭证处理的功能，该功能还为

26、其它系统提供各种经济事项的处理模板，如图：第八节 系统参数 系统参数分基本参数、凭证参数、其它参数、会计期间日历四部分内容。在总帐系统主窗口单击系统参数设置菜单项，进入系统参数设置，显示需要设置的系统参数等，如图2-12。一、基本参数 基本参数主要有2 实体编码与名称：输入当前建成立总帐的公司编码与名称2 启用会计期间：由您输入需要在那一期进和启用，启用后不能修放。2 当前会计期间：显示当前的会计期间，不能修改。2 本位币编码：设置本位币。2 本年利润科目：由您在此输入本年利润科目，必须输入，如未输入，在期未结转损益时会提示应输入信息。2 科目格式：应输入，科目与下级科目之间用-连接。2 使用

27、受控科目：受控科目标志是在其它系统启用后自动设置的，比如应收款项、应付款项类科目属于受控科目，在总帐中如需使用这些受控科目，必须选取该参数。2 分帐制：指在处理凭证时，凭证录入界面是以复币制（统帐式）显示，还是单币制式（分帐制）显示。二、凭证参数 2 凭证序时控制：在进行凭证处理时，当前凭证日期是否允许小于已有凭证的日期。2 凭证编号方式：有手工编号、自动编号两种。2 凭证编号规则：系统允许六种编号方式，如图：2 录入凭证时显示科目当前余额：选中此项，可在凭证录入的时候， 即时显示该科目的最新余额，包括未过帐凭证，否则不予显示。2 结帐时损益类科目为零：损益结转采用帐结法的企业，须选中此项；损

28、益结转采用表结法的企业，则不需要此项选择。2 银行存款类科目必须有结算号码：选择此项， 在凭证录入及保存的时候，系统会作强制性检查，必须有结算号。2 帐簿余额方向和科目的借贷方向相同：用于帐簿格式的显示，即用负数还是用借、贷方调整显示。2 凭证分帐制：对于有外币核算的企业实现按外币原币进行独立的帐务处理，其主要适用于金融行业，在凭证录入的时候， 会计科目必须按选定的币种进行录入，保证外币核算的完整性。三、会计期间日历 查看并显示您在会计期间设定的期间、日历数，如图：第九节 科目初始余额 在会计科目、核算项目类别、币种与汇率的初始设置完成之后，就可以开始初始数据的录入工作了。初始余额的录入分两种

29、情况进行处理：一是帐套的启用时间是会计年度的第一个会计期间，只需录入各个会计科目的初始余额；另一种情况是帐套的启用时间非会计年度的第一个会计期间，此时需录入截止到帐套启用期间的各个会计科目的本年累计借、贷方发生额、损益的实际发生额、各科目的初始余额。在初始数据录入中要输入全部本位币、外币、数量金额帐、各核算项目的本年累计发生额及期初余额。在总帐系统的主窗口中，选择菜单条中的科目初始余额项，进入初始余额的录入，如图：凭证的录入和系统的初始化工作可同时进行，用户可根据自己的需要，将已经启用的帐套，反结帐到初始状态，不过这种操作只有系统管理员才有权限。一、帐务初始数据录入 在初始数据输入窗口中您可以

30、进行各种有关帐套初始化数据的录入处理工作。在此窗口右上角有一个小窗口，单击此窗口会弹出一个下拉列表框，在这里您可以选择要录入科目数据的币种，其中预设了不同的货币、综合本位币，您可以在这里选择不同的数据进行录入。在初始数据输入窗口中，所能录入的内容主要包括：期初余额、累计借方、累计贷方以及本年累计损益实际发生额四项。2 期初余额：是指在进行初始化当期的期初科目余额。2 累计借方：指某一科目自年初至初始设置时止借方累计发生额。2 累计贷方：指某一科目自年初至初始设置时止贷方累计发生额。2 本年累计损益实际发生额 在会计科目初始化一节中我们已经说明了有关损益类科目处理的一些特点。但是对于在帐套启用之

31、前所发生的损益类科目的实际发生额，系统就无法取到。因此这里就需要用户将损益类科目的本年累计实际发生额在初始化时录入系统，这样系统才能对损益类科目的实际发生额进行处理，才能保证有关业务资料数据的准确。 损益类科目的本年累计实际发生额与损益类科目的借方累计或贷方累计数是不同的，他们之间往往会不一致。例如：某年的营业收入为200万，后来又发生退货5万，那么营业收入的实际发生额为195万。但在实际进行帐务处理时，退货的5万就有可能会借记销售收入，这样销售收入的累计贷方就是200万，这显然与销售收入的实际发生是不一致的。因此，在输入本年累计损益实际发生额项目时一定要输入它的实际发生额数据，否则将来在输出

32、损益表及其他有关损益类科目的报表时，所取数据可能会不正确。系统中帐套数据的年初余额将根据以下的公式自动计算得出。借方年初余额期初余额+本年累计贷方发生额本年累计借方发生额贷方年初余额期初余额+本年累计借方发生额本年累计贷方发生额【注】只能输入最明细级科目的有关期初余额、累计借方、累计贷方数据。对于上级科目数据，系统会自动进行汇总计算。在初始数据录入窗口中，右上角的下拉列表框中选择不同的货币币种进行录入。选择非本位币的其他币种时，所有的数据项目都会分为原币和折合本位币两项，在输入完原币数额后，系统会根据预设的汇率自动将原币折算为本位币，系统会将输入的各个币种的折合本位币汇总为综合本位币进行试算平

33、衡。外币折算完本位币后，您可以修改折算后的本位币数值，满足实际工作中的需要。如果科目设置了核算项目，系统在初始数据录入的时候，会在科目的核算项目列中做一标记“对勾”，双击“对勾”，系统自动切换到核算项目的初始余额录入窗口，每录完一笔，系统会自动新增一行，也可以点击按纽【增加】新的一行来录入数据， 如图：二、试算平衡 上述数据输入无误后，点击“平衡”图标按钮，系统会弹出试算平衡表窗口对数据进行试算平衡。系统进行试算平衡时是将所有的有关帐务数据全部合计在一起进行的，因此只有将所有的本位币、外币、核算项目帐、数量金额帐等全部数据录入完毕之后才能够进行总帐数据的试算平衡。如图所示，试算平衡表中会显示出

34、资产、负债、所有者权益数值。系统自动计算后如果帐套数据是平衡的，系统提示“试算结果平衡”的字样，如果帐套数据不平衡，系统以红字显示“试算结果不平衡”的字样，并显示借、贷方的差额数据，提示您帐务数据不正确，需要检查修改。试算不平衡是不能启用帐套的。您可以在试算平衡表中仔细核对您的帐务数据，以确保帐套初始数据准确无误。 初始数据试算平衡之后，点击“文件”菜单中【启用】选项或工具条中的【启用】按纽”，完成初始化工作，可将全部数据打印出保存，结束初始化后，初始数据录入窗口将变为不可编辑状态，您就可以开始一系列财务工作了。在启用帐套的当期，您可以随时反启用修改初始科目有误的数据，即使已输入当期凭证，也不

35、会影响帐套任何数据的正确性。至此，总帐系统应该处理的为系统正常运行的基础工作已全部完成，余下的工作，即进入后面的日常业务处理工作和报表、帐簿处理工作了。 第三章 凭证处理 凭证处理主要是提供财务人员的日常凭证处理功能，主要含编制凭证、查询凭证、模拟记帐、凭证记帐以及凭证号码重排等功能第一节 编制凭证 编制凭证功能就是根据原始单据制作记帐凭证。在凭证录入界面中，系统为您提供许多功能操作以方便高效快捷地输入记帐凭证。在总帐主窗口点击菜单【凭证处理】->【编制凭证】，系统弹出凭证录入窗口，这样就可以录入凭证了，录入凭证的格式如下图，（如果在系统参数中设置按部门核算并选择部门帐平衡，则凭证录入窗

36、口底部会有部门选项，录入凭证时必须按部门录入）。一、新增凭证 下面为您介绍凭证增加的的一些操作：（一）查看代码 功能键F3查看代码是凭证录入中十分有用的一项功能，是一种具有智能化的功能，它能根据光标所在位置自动选择您需要查看的代码内容。双击鼠标左键或是按功能键F3系统即可弹出查询窗： 如凭证摘要库、科目代码库、核算项目代码库等，您可以从代码中选择您所需的科目。系统弹出的科目代码如图：（二）币种 一般情况下币种栏默认为不显示状态。如果系统参数您选择了“凭证分帐制”，在凭证录入的时候，币种栏显示在凭证界面中，您必须选择相关币种，如“银行存款-建行”核算的是所有币种，应该选择一种，币种是与分录相对应

37、，每一笔分录都有相应的币种与之对应。 （三）凭证日期 系统会自动给出上一次录入的最后一张凭证的日期，可以修改。凭证录入的日期若在当前的会计期间之前，则系统不允许输入；但允许输入本期以后的任意期间的记帐凭证，在过帐时系统只处理本期的记帐凭证，以后期间的凭证不作处理。（四）凭证字 是指实际工作中凭证的类别，如“收”、“付”、“转”、“记”等。在凭证字输入窗口中用下拉按钮可调出在帐套基础资料中已经设定的凭证字，从中选择一个凭证字。（五）凭证号 凭证号系统会自动按系统参数选取的凭证编码规则给出，作完一张凭证后必须保存之后系统才会给出该凭证的凭证号，如果凭证未保存，该凭证无效，不占用凭证号。（六）摘要栏

38、 在摘要栏中输入凭证摘要，在输入凭证摘要时，如果每一行都输入了摘要，在记帐时按科目前的摘要内容记帐。摘要库：系统提供了摘要库的功能，在凭证录入界面，将光标移动到摘要栏，点击功能键F3或双击鼠标，您可以选择已录入摘要库中的摘要，点击“确定”后，摘要会自动添入当前的凭证中， 如图：（七）会计科目栏 录入会计科目代码，在科目栏中录入会计科目的方法有多种。如果记得会计科目代码，则可以直接录入，在录入过程中左下方的状态栏会随时动态提示代码所对应的科目名称，如果输入完代码后，状态栏中没有科目名称显示，则说明输入的代码有错误，如果在科目设置中定义了助记码，则可以在此处直接输入助记码，系统会根据助记码查到您需

39、要的科目，最简便的方法是用系统提供的查看代码功能，当光标定位于会计科目栏时，按F3键或用鼠标双击，即可调出会计科目代码表，如图3-8。在科目代码表选择所要录入的科目，双击鼠标左键，或选定后单击【确定】按钮，即可获取科目代码。如果所选的科目下设核算项目，则在选定了该科目后，系统会自动提示录入核算项目代码对于核算项目的获取， 系统提供模糊查询，如核算项目为客户时，则弹出客户选择窗口：系统会显示出外币输入格式，显示出币种代码，汇率数据，要求您输入原币金额。如果选择了“核算所有外币”，在输入外币时还必须对币种进行选择。输入原币金额后，系统会自动根据汇率折算为折合本位币金额并显示在金额栏中，折合本位币金

40、额可以修改，若原币乘以汇率不等于金额，系统会提示是否继续。（八）金额栏 在输入完前面的项目以后，就可以输入金额了，金额分为借方金额和贷方金额两栏，每条分录的金额只能在借方或贷方，不能在借贷双方同时存在。如果要将已录入的金额转换到另一方，只需将要转换的金额选定，然后按“F12”键进行切换。若要输入负金额，在录入数字后,在数字的前面再输入“”号。（九）数量，金额 如果会计科目中选择了下设数量金额核算，系统会要求您输入数量和单价，系统会检验数量单价的乘积是否与原币金额相等，如不相等，系统会提示是否继续。如果选择“是”则按输入的金额保存，若选择“否”则系统要求修改相应项目，以使金额数量*单价。在输入了

41、借方及贷方金额后，系统会自动将借方金额和贷方金额合计数分别显示在合计栏中，只有借贷方合计栏数值相等，记帐凭证才能存盘。凭证录入完毕后，单击“保存”按钮系统即可保存所录入的凭证，只有保存后的凭证才能预览和打印。凭证录入完毕，要结束凭证录入时可从菜单中选择“退出”或点击工具条中“退出”按钮即返回。（十）业务日期 当该笔凭证记录的原始单据发生的日期，预设为与凭证日期相同，可修改（十一）结算方式 如系统参数中选择了银行存款类科目必须有结算号码，则录入凭证时选取了银行存款类科目则必须输入该项，结算方式可在基础资料中维护。（十二）结算号 同结算方式。（十三）插入分录 如果在录入凭证的过程中需要插入一个分录

42、，按工具条中的插入分录按钮或是选择编辑菜单中的插入分录选项即可插入一条分录。（十四）删除分录 如果在录入凭证的过程中需要删除一条分录，按工具条中的删除分录按钮或者编辑菜单中的删除分录的选项，即可将选中的分录删除。 二、凭证保存 按标准的凭证内容录入完成后，点击工具栏中的【保存】按钮即可。保存时系统会检查凭证录入的准确性，如果凭证没有摘要或是借贷方金额不相等或是其他的地方有错误，系统将提示您修改凭证，修改正确后方可存盘退出。第二节 凭证查询 一、凭证查询条件 点击菜单【凭证处理】->【凭证查询】进入，系统将弹出凭证查询窗口：查询窗口中系统特有的几个条件：ü 审核状态：2 已审核：

43、审核步骤或过程全部完成的凭证2 未审核：还未审核的凭证2 部分审核：审核步骤未全部完成的凭证ü 记帐状态：已记帐、未记帐ü 系统编号：指凭证生成的系统，预设为所有系统生成的凭证。查询结果以列表形式显示，在本窗口中，以不同的颜色表示当前单据的状态：白色新单；黄色已审核；红色已标错；灰色已记帐；二、凭证审核与反审核 点击工具栏【审核】或【反审核】打开凭证详细窗口进行审核操作。三、凭证记帐与反记帐 点击工具栏【记帐】、【反记帐】操作，系统自动进行相关处理。四、凭证修改 如果要修改一张未审核的凭证，只需将鼠标指向凭证所需修该的地方，单击菜单条修改按纽，重新录入新的内容即可。五、凭证

44、新增 在凭证查询窗口中您还可新增凭证，此功能与上述编制凭证相同。六、凭证删除 您可对未审核、未记帐、总帐系统生成的凭证进行删除，如要删除其它系统自动生成的凭证，为了保证单据及数据的完整性，您只能转入生成该凭证的系统中才能删除。第三节 凭证记帐 点击菜单【凭证处理】->【凭证记帐】进入凭证记帐向导窗口：点击【下一步】，进入记帐范围、记帐参数设置窗口，见下图。选取记帐范围后点击【下一步】，系统自动快速记帐，记帐完后列示记帐报告。第四节 凭证号码重排 为了便于凭证档案管理，系统提供凭证号码重排功能。点击菜单【凭证处理】->【凭证号码重排】进入，系统弹出对话窗口，如图：第四章 账簿管理 会

45、计账簿是以会计凭证为依据，对全部的经济业务进行全面、系统、连续、分类地记录和核算，并按照专门的格式以一定的形式联结在一起的账页所组成的簿籍。在业务处理编章的凭证记账处理中，系统已将记账凭证自动记入账簿。只要所录入的凭证经过记账，您就可以在此功能中迅速地查询到总分类账、明细分类账、多栏账、核算项目分类总账、数量金额总账、数量金额明细账中的有关数据资料及各类账簿的有关本位币、各种外币、以及综合本位币的发生额和余额数据。第一节 总账 一、设置查询条件 在总账系统菜单主窗口中，点击账簿管理下总账菜单项，系统弹出如下条件设置窗口，如图：查询字段说明：2 会计期间：需要查询总账期间，分年度、期间。2 科目

46、级数：查询总账的科目级数范围。2 会计科目：查询的会计科目代码范围。2 币种：选择要查询总账货币币种， 包括各种币种及综合本位币。2 包括未过账凭证：选此项后总账的数据包括尚未过账凭证部分的数据。2 部门：选择按核算部门查看总分类帐，只有在系统参数中设定按部门核算时才会显示该选项。查询条件输入完毕后，点击【确定】按钮，系统即按所设定的条件显示总分类账。系统会进入下图所示总分类账查询窗口：二、设置 点击工具条上的设置按纽，可进行打印页面设置。三、预览、打印 点击工具条中的预览、打印按钮或是选择文件菜单中的预览、打印选项进入。第二节 明细账 一、设置查询条件 在总账系统菜单主窗口中，点击账簿管理下

47、明细账菜单项，系统弹出条件设置窗口，如图：2 会计期间：需要查询总账期间，分年度、期间。2 会计科目：输入要进行账本查询的会计科目代码范围。2 币种：选择要查询明细账货币币种， 包括各种币种及综合本位币。2 包括未过账凭证：选此项后，输出的明细账数据包括尚未过账凭证部分的数据。查询条件输入完毕后，点击【确定】按钮，系统即按所设定的条件显示明细分类账，如图：二、设置 点击工具条上的设置按纽，可进行打印页面设置。三、预览、打印 点击工具条中的预览、打印按钮或是选择文件菜单中的预览、打印选项进入。第三节 多栏账 一、设置查询条件 在总账系统菜单主窗口中，点击账簿管理下多栏账菜单项，系统弹出如下条件设

48、置窗口，如图：2 会计期间：需要查询多栏账的期间，分年度、期间。2 多栏账名称：输入要进行账本查询的账本名称，该账本是由（设计）按纽进入设计画面设计好的。选择您所需要查询的多栏账的名称，按多栏账右边的下拉按钮，系统将为您列出所有的多栏账的名称，选择确定您所需查询的多栏账。2 包括未记账凭证：选此项后，输出的多栏账数据包括尚未过账凭证部分的数据。2 显示原币金额：每个多栏科目以原币金额、本位币金额在账本中显示。二、设计多栏账 由于每个用户使用的多栏账都不尽一致，系统无法预设多栏账的格式，因此，多栏账只能由用户自己生成。系统为用户提供了十分方便的多栏帐格式生成器。在多栏账的查询条件中点击“多栏帐名

49、称”对应的进入对多栏账进行设计，多栏账的设计窗口如图所示：首次使用多栏账时，此窗口的“多栏式明细账”区域为空白的，需要您在此设置多栏式明细账的格式。（一）增加多栏式明细账格式 在多栏账设置窗口中，单击【新增】按钮，即弹出多栏账格式设置窗口，如图所示：2 多栏账编号：需要增加的多栏账号码。2 多栏账科目代码：在此处输入需要设置多栏账格式的会计科目代码，注意，此处所输入的会计科目代码必须为非最明细级科目代码，如果所输的科目代码没有下级科目或核算项目，则系统无法生成多栏账格式。2 多栏账名称：录入多栏账的名称，如是管理费用多栏账或是销售费用的多栏账。2 科目代码：在此处输入“多栏账科目”下属的明细科

50、目代码。2 栏目名称：对应于科目代码，在多栏式明细账中输出的栏目名称，在输入科目代码后，系统会自动将代码对应的科目名称显示在栏目名称中，您可以对该名称进行修改。2 借方，贷方选项：指明某一栏目所对应科目中的哪一方发生额输出到所定义的栏目之中。2 自动编排：为了提高多栏式明细账格式设定的速度，系统提供了“自动编排”功能，您只需在“多栏账科目”中输入要设置多栏账的科目代码。然后按下工具栏中【编排】按钮，系统即可自动将所选“多栏账科目”的下级明细科目自动按多栏账的格式进行编排生成多栏账格式。如果科目下设核算项目，系统会自动生成核算项目多栏账。2 币种代码：指多栏账是哪种币种的多栏账。生成完毕后，单击

51、【确定】按钮，系统提示输入保存多栏账的名称，然后单击【确认】，系统即保存所生成的多栏式明细账格式。（二）修改、删除多栏账 在设计窗口中，您可以对编排好的多栏账格式进行修改、删除等处理。三、设置 点击工具条上的设置按纽，可进行打印页面设置。四、预览、打印 点击工具条中的预览、打印按钮或是选择文件菜单中的预览、打印选项进入。第四节 数量金额总账 数量金额总账用于查询设置为数量金额核算科目的“期初结存”、“本期收入”、“本期发出”、“本年累计收入”、“本年累计发出”以及“期末结存”的数量及金额数据。一、查询条件设置 在账簿查询主菜单中单击【数量金额总账】菜单项，系统弹出查询条件窗口，如图所示： 在此

52、窗口中选择数量金额总账查询的会计年度、会计期间，以及要查询的科目级次、会计科目代码，如果不输入会计科目代码，则表示要输出所有下设数量金额核算的会计科目的数量金额总账。数量金额总账是以基础资料中计量单位的标准单位计量。显示项目明细：数量金额账可进行核算项目的处理，如果在科目设置中将某一科目设置成核算数量金额和多项目核算，选中此项则可显示结果。无发生额不显示：选定会计期间中如无发生额，不显示在数量金额总账中。二、浏览，查询数量金额总账 设定完查询条件、范围之后，单击【确认】按钮即可调出数量金额总账数据，供浏览，查询。如图： 三、连查数量金额明细账、凭证数据 在数量金额总账的窗口中，您可以看到每个设

53、置数量金额核算的科目，每种物品的期初结存的数量和金额、本期发出的数量和金额、本期收入的数量和金额、本年累计收入和发出的数量和金额、期末结存的数量和金额等信息。将光标定位于某一条记录，双击鼠标左键，系统可切换到相应的明细账，再点击后，切换到相关凭证。四、数量金额总账打印及预览 利用系统提供的打印功能，可以打印输出所选定的数量金额总账。第五节 数量金额明细账 数量金额明细账用于查询下设数量金额的辅助核算科目的明细账务数据，包括“收入”“发出”“结存”的“数量”“单价”“金额”各项数据。一、选择查询条件，范围 在总账主窗口中单击【数量金额明细账】菜单项，系统弹出查询条件设置窗口，如图：在此窗口中选择

54、数量金额明细账的会计年度、会计期间范围或日期范围，以及要查询的会计科目代码范围，如果不输入会计科目代码，则表示要输出所有下设数量金额核算的会计科目的数量金额明细账,选择是否包括未过账凭证，输入完毕后单击【确认】按钮或【取消】按钮。二、数量金额明细账的浏览、查询 利用光标键或滚动条可浏览，查询数量金额明细账。数量金额明细账如图：您可在科目编码、核算项目输入窗选取需要查询的具体项目。三、预览、打印 数量金额明细账可以进行套打、连续预览、连续打印。第六节 核算项目总账 核算项目在总账系统中具有十分独特和灵活的作用，它可以作为明细科目进行管理，同时它可以在多个科目中存在。为了加强管理，提高对项目的利用程度，系统提供了核算项目账务输出处理。核算项目分类总账以核算项目为依据，全面反映核算项目所涉及科目中的借、贷方发生额及余额数据。一、查询条件录入 在总账主窗口中单击【核算项目总账】菜单项，系统即弹出核算项目总账的查询条件录入窗口如图：在此窗口中，您可以输入核算项目分类总账输出的各项条件数值，系统将根据所选定的条件数值生成核算项目