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文档简介

1、物业公司外来文件管理控制工作程序公 司 程 序 文 件 版 号: A 修改号: 0 EJ-QP6.3 物业公司外来文件的管理掌握程序 页 码: 1/21.目的: 对外来文件的接收、处理、归档管理实施掌握,确保文件的正常管理和能准时处理、遵守和执行。 2.适用范围: 适用于政府主管部门及上级公司、上级物业主管部门及其它管理关系单位发给公司的文件。 3.引用文件:3.1质量手册第4.5章3.2 ISO9002标准第4.5章4.职责:4.1总经理或副总经理负责审批各类外来文件、责成有关部门处理。4.2综合办公室负责处理除工程修理部工程技术文件、分承包合同、工程移交文件、经营管理部的经营合同、协议书以

2、外的外来文件,包括上级公司、政府主管部门传来的文件及有关物业管理的法令、法规、各类规章制度的接收、登记、整理并保存原始件,将各部门传来的文件整理呈交总经理或副总经理审批,工程修理部及经营管理部的文件由综合办公室登记后保存一份原件。4.3各部门负责本部门业务往来中的外来文件及有关物业管理合同的法令、法规的接收,经公司副总经理批准后,负责依据领导的批示处理有关文件。5.工作程序:5.1外来文件的接收:5.1.1上级公司文件由综合办公室派专人领取,政府主管部门下发的文件由收发员送综合办公室,综合办公室应填写外来文件接收登记表。5.1.2公司各部门的业务往来文件接收后,统一送交综合办公室进行分类,登记

3、在外来文件接收登记表上。5.2外来文件的处理:5.2.1上级公司、政府主管部门的文件由综合办公室填写外来文件处理表,综合办公室主任填写呈办看法并由总经理或副总经理批阅,综合办公室依据批示转相关部门,并督促确保文件按总经理或副总经理批示执行。5.2.2外来的有关物业管理的法令、法规,经总经理批示后,由经营管理部送交综合办公室并存档,有关部门需要时,综合办公室将复印件盖上受控文件专用章,并做好文件/资料发放登记表。5.2.3传真由综合办公室在外来文件接收登记表上登记后,转相关部门,并由综合办公室存档。5.3外来文件的档案管理:5.3.1上级公司和政府主管部门的文件由综合办公室在年底或次年初提出销毁、立卷、归档看法,报公司领导批准后,对不需要使用查阅的文件填写外来文件销毁登记表后进行销毁,对有价值的文件进行装订成册,并保存。5.3.2日常业务文件由综合办公室征求相关部门看法后,提出详细处理措施报有关领导进行相应处理,建立文件处理档案。5.3.3归档文件借阅时受综合办公室监督,并做好借阅登记。6.支持性文件与质量记录:6

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