公司文件资料控制工作程序范本(5)

1、公司文件资料控制工作程序范本(5)公司文件与资料掌握程序范本（5）编制人：审核人：批准人：批准日期：版本号：A版修订次：0次编制单位：综合管理部生效日期：文件修订履历版本/修订次修订要项修订内容修订日期A/0首次发行1、0目的：为确保各部门准时有效的使用文件与资料，对公司的文件进行掌握。2、0范围：适用于公司质量管理体系文件及外来文件的管理与掌握。3、0定义：无4、0权责：4.1综合管理部与文控中心负责质量管理体质文件的标识、印发、存档、回收及统一归档，分级管理。4.2总经理负责公司文件执行的批准。4.3公司各部门负责本部门文件的标识、印发、存档、回收与管理工作。4.4各部门经理/主管负责本部

2、门文件、资料的制订、批准。5、0作业说明：5.1质量管理体系文件是指质量管理体系相关信息的任何文件，如：质量手册、程序文件、规范、图样、标准等等。它是质量管理体系运行的依据。5.2质量管理体系文件的编制、审核、批准5.2.1管理者代表在组织相关部门进行质量管理体系策划时，应考虑质量管理体系文件的构成及其类型，列出质量管理体系文件清单，如程序文件清单、作业指导文件清单、记录表格清单和外来文件清单等，明确文件的数量及其责任部门，使文件清楚可辩，易于识别、检索，并明确质量管理体系文件的编制、审核、批准的职责，以确保文件的正确性、相宜性、充分性和有效性。5.2.2质量方针由总经理组织编制并批准发布。5

3、.2.3质量目标5.2.3.1公司总目标由管理者代表编制，总经理审批。5.2.3.2各部门分目标由各部门编制，管理者代表审核，总经理批准。5.2.4质量手册由管理者代表组织编制并审核，总经理批准。5.2.5程序文件由相关部门编制，其部门负责人审核，管理者代表或副总经理批准。5.2.6作业指导、检验标准、操作规范等三级文件由相关编制，其部门负责人负责审核，管理者代表或副总经理批准。5.2.7各类记录表单由所属程序文件编制部门编制，其部门负责人批准。5.2.8外来文件的掌握是对文件内容的审查掌握，是公司对文件适用性的审批。由主要使用部门负责批准使用。5.3质量管理体系文件的归口，分类、编号为了使文

4、件易于识别，检索快速，全部已审批的质量管理体系文件应交给文控中心归口、分类，统一编号。编号方法规定如下：5.3.1质量手册文件为QM，编号为QM-年份（如QM-2022）。5.3.2程序文件文件为QP，编号为QP-流水号（如QP-001）。5.3.3三阶文件编号表示为WI-部门-流水号-版本号（如WI-QA-001-A表示此文件为质管部第一份作业标准规范类文件，版本为A版）文件：WI部门：W/H物管部；QA质管部；HR综合管理部；PMC方案部；PE技术部；PD选购部；SAM样品部；ID注塑部；FIN财务部；AP装配部流水号用阿位伯数字001-999表示；版本号用英文字母A-Z表示。5.3.4四

5、阶文件编号表示为WF-部门-流水号-版本号（如WF-QA-001-A表示此文件为质管部第一份表单类文件，版本为A版）5.4外来文件的掌握5.4.1外来文件包括国际、国家、部级、行业、地方的标准、法律法规和客户供应的文件等。5.4.2在公司内使用的外来文件由归口部门负责人在外来文件登记表内签名和填写审批日期，表明其来源牢靠，内容对公司适用。5.4.3全部传真接收的文件，由综合管理部在文件右上角加盖“FAX”（红色）传真印章，并在外来文件登记表中记录。5.4.4文件归口部门对可能更新版本的外来文件应准时跟踪并将新版本文件在外来文件登记表中记录，确保使用有效、最新版本的外来文件。5.4.5更新后的外

6、来文件须重新审批。5.5文件的分发与回收5.5.1质量手册、程序文件、作业指导文件的分发5.5.1.1文控中心依据公司的详细状况编制质量管理体系文件 持有者清单，经管理者代表审批后交文件管理员。5.5.1.2文件管理员依据质量管理体系文件持有者清单中规定的份数，统一分发给规定的持有者。同时在文件分发/回收记录上签收。5.5.2外来文件依据实际需要分发，分发时由接收人在文件分发/回收记录上签收。5.5.3其它文件同样依据实际需要分发，分发时由接收人在文件分发/回收记录上登记签收。5.5.4全部文件的旧版本回收都在新版文件分发时执行，回收完成时使用文件部门在文件分发/回收记录上登记签收。5.5.5

7、回收的旧版文件有长期保存价值的呈报管理者代表批准后封存，无保存价值的文件经文控中心整理后统一销毁，并且在相对应的文件清单中具体记录。5.6文件的保管和借阅5.6.1文件的保管5.6.1.1质量手册、程序文件、作业指导文件（工作方案、合同、清单、临时通知除外）的受控原件由文控中心负责统一归档保管。相应的受控副本按质量管理体系文件持有者清单规定由各部门文件管理人员或持有人负责保管。5.6.1.2外来文件由归口部门和持有部门文件管理员或持有人负责归档保管。5.6.1.3人事文件、员工培训记录和档案类型的文件资料由综合管理部或相应使用部门进行长期保管。5.6.1.4其它各类文件的保管期限，依质量记录清

8、单所规定的保存期限进行处理。5.6.1.5保管者须将持有文件分类放置，并按放置的挨次进行编目，在放置位置贴标签，使文件便于识别和检索。5.6.1.6文控中心对各部门文件的使用及保管状况不定期地进行检查，以达到对各部门文件管理实施监控的目的。5.6.1.7文件在保管和使用过程中需保持清楚、完整，不行随便涂划，如文件使用部门因管理不善致使受控文件遗失、严峻破损等不行使用或不行被回收时，文控管理人员需照实记录，并交综合管理部依丢失公司重要文件工作失职处理，处理后，补发新文件。5.6.1.8全部需保存的旧版文件必需在其文件上加盖“作废文件”章并在作废文件登记表中记录，以避开各部门使用无效、作废文件。5

9、.6.2文件的借阅5.6.2.1如公司内部员工需要临时借阅质量体系文件，应到文控中心或相关部门办理借阅与归还手续，并填写文件借阅/复制记录。5.6.2.2公司文件在外部机构（顾客或供应商等）需要使用时，必需经过副总经理批准允许外传后，并在文件上加盖“非受控文件”章方可外传。5.7文件的评审和修订5.7.1文件的评审5.7.1.1文件发布后，管理和使用部门须依据公司的实际运作状况对文件进行评审，对不适当之处提出更改申请。5.7.1.2在每次内部质量管理体系审核前，审核组对文件进行评审，对不符合及不适当处提出更改申请。详细按内部质量体系审核程序实施。5.7.2文件的修订5.7.2.1提出修订部门填

10、写文件修订申请单，部门负责人确认后，交文控中心，文控中心组织有关部门/人员对要求修订内容进行评审，确保更改内容不背离标准和法规要求、与质量管理体系的其他相关文件与要求连贯全都、并要求修订内容在公司的实际条件下是有效可行的。5.7.2.2评审通过后，文控中心管理员将修订文件呈管理者代表或副总经理批准并依质量管理体系文件持有者清单将新版文件分发，同时回收相关旧版文件。5.7.2.3非受控文件不受文件修订的掌握。5.8文件的废弃5.8.1质量管理体系文件新版生效时，旧版同时作废（有特别说明的除外）。5.8.2无必要保留的作废文件原版和副本由文控中心或相关部门文件管理员统一收回并销毁，也可以在每页上盖“作废文件”印章，将纸张留作其他用途。5.9文件和记录的管理5.9.1公司内部全部运行文件，均按本程序的要求进行管理。5.9.2全部质量记录及部门自行发行与掌握的作业指导文件均按记录控制程序进行管理。6、0参考文件6.1内部质量审核程序(QP-009)6.2记录掌握程序(QP-003)7、0相关记录