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文档简介
1、1如何高效地开会如何高效地开会2 很多人感慨:好好的工作时间,都被浪费在了无休止的开会中。其实开会本身并没错,只是方式不对导致了效率的低下。引言引言3 所有的会议,都需要有一个明确的类型和目的。不论是做出一个决议、解决一个问题,还是同步一个信息,先确定会议类型,再加上具体的会议内容,就是会议的目的。所有动作,务必都围绕这个目的展开。会前:确认开会目的会前:确认开会目的4 充分的会前准备,令会议更加高效,比如会前最好有阅读材料。一些背景资料或报表,能帮助与会者提前同步信息,节省会议的时间。如果会上需要表决,参会者也可以提前根据材料,做出同意或反对的决定。如此,会议的讨论环节会更加高效。会前:做好
2、资料准备会前:做好资料准备5 时间时间是会议最大的限制条件,会前一定要对会议时长做出规划。若是超时太多,无论目的是否达成,都可以判定会议失败。会前:规划会议时间会前:规划会议时间6 开会前一定要明确地设定好角色:主持人、动议者、参与者、决策者、旁观者、记录员,都要具体到每一个人身上。通过角色的设定,可以让每个人紧张起来。如果不设定角色,就会有人懒洋洋地窝在会议室的角落里漫不经心。间是会议最大的限制条件,会前一定要对会议时长做出规划。若是超时太多,无论目的是否达成,都可以判定会议失败。会前:确定参会人员角色会前:确定参会人员角色主持人主持人旁观者旁观者7 主持人花5分钟明确会议议程。这有助于组织
3、者以“上帝视野”统筹全局,决定会议的流程和具体的时间分配。这样的好处是不会跑偏、不会超时,且保证会议结束有结果。会中:明确会议议程会中:明确会议议程1:XXXX2:XXXX3:XXXX会会议议议议程程8 主持人还有一个最重要的任务:严格按照议程的时间组织讨论,并在每个环节给出时间提示。避免出现前面的人发言时长不受控制,后面时间不够的情况。会中:控制会议时间会中:控制会议时间9 会议开始前,要先对此次会议的议题进行简单的陈述,建议不超过5分钟。这样可以迅速帮助大家获得一致的背景资料,方便讨论。会中:明确会议议题会中:明确会议议题10 讨论环节,同一时间只能有一个对话,且一个时间只能一个人讲话。
4、会中:规定讨论方式会中:规定讨论方式11 决策者的任务,就是给出同意票或者反对票。若需要一个人或者多个人决策,最好明确地在会议的邀请中指出。若是没有,就是所有参与者共同决策。 会中:决策者的任务会中:决策者的任务12 旁听席的设立,可以让相关团队成员熟悉决策流程,获取信息。为了会议的效率,旁听席从会议开始到结束,必须如壁纸一样安静。只有听的权利,没有发出任何声响的权利。 会中:旁听席的任务会中:旁听席的任务13 会议必须有结论,必须有明确的下一步。会议结束的时候,一定需要5分钟的总结,来确认下一步的工作、负责人,以及截止时间。下一次同类会议前,花10分钟进行上一次会议的回顾。 会中:总结会中:总结总结总结14 在会议的当天,向与会者发出会议记录。超过24:00未发,可以对会议记录员进行适度的“惩罚”,比如,向与会者发红包。 会后:发出会议记录会后:发出会议记录15
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