论新形势下中小型企业秘书信息能力的培养

1、论新形势下中小型企业秘书信息能力的培养    摘要： 本文提出中小企业秘书应树立良好信息观念，提高信息服务意识，完善知识结构，提高对网络信息的辨别能力以及信息操作技能，使中小型企业秘书信息能力全面提高，以适应时代迅速发展的需求。 关键词： 中小型企业；秘书；信息能力；培养途径 中图分类号：F276.3 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）16-0156-02 0 引言 随着商品经济的不断发展，我国中小型企业科研工作从被动的科研型向主动的经营型转变，而对技术产品开发来说最重要的就是信息。作为中小型企业秘书，在信息工作中将面临着新的机遇和

2、严峻的挑战，更应自觉履行自身信息能力，力求更好地发挥参谋助手作用，为企业信息化发展做出应有的贡献。 1 新形势下，中小型企业秘书信息工作中存在的问题 1.1 信息服务意识较薄弱 秘书人员具有强烈的信息意识，就会积极主动地挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息。 很多中小企业，受传统的信息处理认识的影响，推进信息化的进程还比较缓慢。不仅没有专门的信息管理人员，中小型企业秘书人员在信息处理工作上大多还只是一些收文、发文、编写方案、文件拟写等常规工作，没有跟上时代的需求。 传统的信息工作已经远远不能适应新时代发展的要求，处理信息已经成为中小型企业秘书工作的主要能力之一，处于枢纽位置的

3、秘书部门和秘书应该充分发挥自己在信息处理方面的优势，为企业信息化发展做出应有贡献。 1.2 收集信息过于依赖网络 秘书在做市场调查研究时，过度依赖网络必将影响信息的科学性，而不愿亲自出面解决问题，这样就减弱了交流的亲切感，降低办事的成功率。还必然会降低秘书信息工作的主动性和积极性，不利于秘书人员创造性的发挥，使秘书信息工作处于一种被动的局面，最终会影响整个企业内部组织的工作风气。 1.3 信息操作技能有待提高 有资料显示，全世界传递的信息量以5%-20%的加速度不断发展。近30年来，人类生产的信息已超过过去5000年的信息量总和。作为中小型企业的秘书在信息工作中提高信息操作技能势在必行。 传统

4、的中小型企业秘书信息工作的信息来源渠道窄，信息数量较少，秘书不需要对获取到的信息进行过多的分析，因此对秘书没有太高的技术要求，导致中小型秘书的信息操作技能不高。而随着现代通讯技术的发展，使信息从单一的文字、图像、声音、数字发展到多媒体的传递，从有限地域发展为覆盖地区、全国，甚至全球的通信网络的传递，对中小型企业秘书的信息技能提出了更高的要求。 2 新形势下，中小型企业对秘书信息工作提出了新的要求 2.1 秘书应具有创新能力，提高信息价值 创新能力是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度。秘书参谋作用发挥如何，在很大程度上取决于其创新能力的强弱。倘若中小型企业秘书没有创新的意识，没有创新的思

5、维，没有创新的胆略，是不可能为领导决策提供有价值的信息参谋建议的。 深圳一些私营企业秘书从实际出发，努力研究和掌握新形势下秘书信息工作的特点和规律，拓展创新视野，提高创新能力，积极探索更好地发挥参谋助手作用的新途径、新载体，注重针对性、实效性。 他们在信息工作的创新上运用网络技术，建立以局域网为平台的信息系统；突出重点，分置信访、督办信息机构等等，使本企业领导得到了优质高效的服务。 2.2 秘书应懂得与领导、员工之间进行双向沟通，保证信息质量 在企业内部，秘书人员要积极做好上情下达的工作，及时向员工宣讲组织的目标和管理理念，传达领导层的意见和决定等，消除可能产生的误会。 中小型企业秘书懂得双向

6、沟通信息、保证信息质量，将会使企业上至领导、下至普通员工共同拥有一个积极上进、团结协作的价值观念，使企业内部全体公众在目标利益一致的基础上紧密地结合为一个有机整体。 2.3 秘书应掌握更高的信息操作技能 秘书的信息收集、存贮、加工和传输，统计调查、写作打字等工作都需要使用现代化技术手段，新时代信息化发展，要求中小型企业秘书掌握现代化办公设备的操作能力和其他技能、技巧的能力；这些技能是秘书能力中的“硬件”。作为中小型企业秘书要主动的收集有实力的企业秘书办公信息操作技能，把收集到的信息提供反馈给领导，使本企业跟上时代信息操作系统更新的脚步，自身积极学习掌握并用于自己的信息工作中，这有利于提高信息工

7、作的效率。 3 中小型企业信息化建设进程中，秘书应遵循的原则 3.1 遵循以领导工作为核心原则，为领导决策提供信息服务 随着信息技术的发展，信息在领导决策中的作用日益显得重要起来。信息能作为领导决策的依据，又能成为领导决策的障碍。中小型企业秘书在信息工作中，应遵循以领导工作为核心原则，及时把信息汇报给领导或有关部门，为领导决策提供各种信息服务，有利于领导工作的实际需要从而提高工作效率和效益。 青岛橡胶工业研究所开发部每上一个新产品前，信息服务人员都会及时了解技术产品最新要求，正确选择和利用检索工具，扩大检索范围，快速获取信息，为领导决定新产品开发决策提供文献情报，筛选情报数据。 3.2 遵循信

8、息保密原则，为秘书工作中的信息安全提供保证 中小型企业各部门的秘书掌握一定的企业经营计划、知识产权、生产工艺、流程配方、方案图纸、客户资源以及各种重要的数据信息，这些是企业发展的方向，关乎企业的生存与发展，企业的重要信息一旦被泄露会使企业顿失市场竞争优势。信息保密是为了防止将不宜公开的部门信息和企业科技秘密传播出去。 遵循信息保密原则，能为秘书工作中的信息安全提供保证，它是秘书人员的义务。 红华科技开发有限公司按照“积极防御、综合防范”的基本方针，加大信息安全监督检查力度，防范信息犯罪行为；广泛、深入开展信息安全宣传教育，增强安全意识。自从实施了这些措施，使得每个部门的信息安全得到了保证。财务

9、部门秘书在信息工作中如不遵循保密原则，将会使财务信息外露，最终将影响到客户的定价信息，影响企业的形象与信誉。 3.3 遵循有效信息沟通原则，为秘书信息工作提供保障 中小型企业秘书信息工作中，遵循有效信息沟通原则时，在防止信息不全、沟通不畅、传递和反映不及时，信息供给部适应领导的需要的同时，防止信息泛滥、信息失真、信息干扰等。 遵循有效信息沟通原则，中小型企业秘书可以从以下方面着手，为信息工作提供保障：构建健全的信息网络和科学的信息处理程序；对重点问题和关键问题的信息加强调查研究，直接地、充分地占有实践中产生的真实信息；努力提高信息加工的科学性；把握领导工作对信息的需要，有针对性地及时、准确、全

10、面地提供有效信息；防止信息泛滥和虚假信息造成的信息污染；以务实求真的科学态度对待信息工作，消除和防止信息工作中的报喜不报忧等不良现象。 4 中小型企业秘书培养信息能力的途径 4.1 树立良好的信息观念，提高信息服务意识 秘书应把解放思想、更新观念当成一项重要的任务来完成，形成一种推动工作的动力，努力锻炼自己，用超前的观念、创造性的信息服务意识来思考和处理每一项工作，不断为领导推出新点子，高效率地做好服务工作。 海尔集团的飞速发展，与企业各部门秘书信息工作者密不可分。1992年海尔集团公司成立时即成立了海尔集团信息中心，中心工作信息人员树立良好的信息观念和强烈的信息意识去收集各类相关信息，同时兼

11、管一些集团的信息化工作。1996年，建立海尔网站，将企业与市场联系起来，促使海尔集团的不断发展。海尔树立良好的信息观念，提高信息服务意识，跟上时代的脚步，促使了该集团网站建设发展。 4.2 完善自身知识结构，力求创新 作为中小型企业秘书人员，要不断完善自身知识结构，力求创新。 秘书要了解信息基本常识，掌握各种秘书工作信息源以及信检索工具、检索方法等方面知识，加强自身知识结构，掌握信息文化知识，用自己学习培训到的知识结构运用于信息工作中，始终保持学以致用。一个完整的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、行业相关知识。完善的知识结构是素质的重要组成部分，是信息化经济发展过程中企业秘书的岗位要求

12、。 中小型企业秘书应不断地完善自身知识结构，力求创新。如学习一些法律学、市场学、消费心理学、公关学行政管理学及计算机和网络技术应用等知识。努力把自己培养成高素质、高技能人才，其他工作人员具备的知识自己具备，别人没有具备知识而自己具备，那自己在信息工作中必将比其他人更胜一筹，而得到重用。 4.3 提高自身辨别能力，避免网络对秘书信息工作造成负面影响 为避免网络对秘书信息工作造成负面影响，秘书要勤于捕捉、精于筛选信息，提高自身辨别能力，狠抓信息质量。秘书信息工作的重点不能仅停留在收集层面上，而应该注重去伪存真、去芜存精的更高层次的信息加工，提高信息辨别能力，为领导提供精准、高质量的信息。 4.4 加强信息处理技能训练，提升自身职业技能 秘书人员的信息技能培养主要从两个方面着手，一、提高秘书人员的网络运用技术。二、提高现代办公软件的操作水平。 结合当前的经济形势，中小型企业秘书信息能力的培养是顺应中国加入世界贸易组织以来信息社会的发展和自身发展需求的必然趋势。原有的秘书信息能力已不能再满足区域经济的发展要求，中小型企业秘书必须不断培养提高自身的综合素