论房地产企业工程档案的管理_工程管理

1、论房地产企业工程档案的管理随着房地产建筑业的迅猛进展，房地产项目活动中的工程档案日益成为一个重要课题，它在房地产项目经营管理过程中起着举足轻重的作用。然而，由于行业进展不成熟，使得工程档案的管理与归档呈现出肯定的风险与弊端。本文围绕工程档案的管理，分析了当前我国工程档案管理的现状、存在的不足以及相应的实施对策。随着我国经济日新月异的进展，城镇化进程不断加快，城市化水平不断提高，人们的居住环境焕然一新，这既是房地产业的丰功伟绩，同时又是房地产进一步进展与壮大的无限动力。在这个过程中，工程档案是房地产项目活动的真实记录者，系统、真实、全面的反映了城市建设的历史与风貌，为现代化城市事业涂上了浓墨重彩

2、的一笔。因此，讨论当今工程档案的现状不仅有利于指导房地产业的前进步伐，而且有利于国家的现代化建设，为其供应重要的参考依据。一、工程档案的涵义工程档案是指工程建设管理与工程建设项目活动过程中直接形成的，记载工程建设主要过程和现状、与工程有关的重要活动等，具有保存价值的各种载体的文件，如文字、图像、图标以及声像材料等。工程档案必需依据国家对建设工程归档的一系列要求，实行集中统一管理，归档形成实体档案。一般状况下，工程档案的形成始于工程的开头;在工程实施过程中，工程档案要与竣工材料的编辑、整理、审定工作同步进行;工程竣工验收时，工程档案要与竣工材料一并完成。工程档案的管理重点是工程各个阶段的文件材料

3、，尤其包括竣工图在内的全套图纸。房地产企业工程档案的管理范围大致包括：1、项目立项报批文件，如项目立项申报文件和批复、方案审查看法或方案复函等：2、工程施工文件，如水电安装工程施工，通风、空调、电梯、消防等3、设计技术文件，如工程设计、勘察合同等;4、工程监理文件：如监理规划、监理总结等;5、工程各单体竣工图、工程声像档案、工程管网档案等;6、工程竣工验收文件如竣工报告。二、我国工程档案的管理现状1、房地产企业对工程档案管理的投入不足工程档案作为房地产项目活动中一项重要的内容，需要肯定的人力、物力的支撑与管理，因此，对工程档案管理必要的投入应当列为房地产公司日常的经费支出。在目前的房地产公司运

4、营过程中，可以为争夺业务付出大笔经费，也不惜为一次聚餐、一次旅行浪费铺张，却在工程档案管理方面留有空白，硬件设施得不到改善，管理方法得不到更新，甚至将预算的档案资金一缩再缩为其他业务让步，导致许多房地产企业的工程档案归档管理沦为“鸡肋”角色，发挥不出其应有的作用。2、工程档案实体管理混乱，利用效率低。目前大部分房地产企业的工程档案并未进行专业的归档分类处理，各种类别、时期的档案材料没有实现统一的管理流程，而是散乱的堆放，缺少鉴定、说明和编目。正是由于这个缘由，使得工程档案“到用时方恨少”，一旦需要查找利用时，便慌了手脚，存在着查找麻烦、利用困难的问题。例如在企业日常经营过程中遇到一些争议或纠纷

5、，事实胜于雄辩，法律面前讲求证据，假如日常的档案没有条理，企业无论怎样据理力争都无济于事。3、房地产公司缺少工程档案的专业人才目前，大多房地产公司熟悉不到工程档案管理的现实意义，为了缩减成本或部门设置的完整性，通常由工程内部人员或行政管理人员兼任，只做日常的收集整理工作，对详细的档案管理工作并不深化甚至模糊不清。此外，市场上档案管理人才资源安排不平衡也是另一个重要缘由。即便是科班出身的学院派档案管理人，大多数人才钟情于国有大中型企业或政府机关事业单位，才能够进入房地产民营企业的屈指可数。长期以往，房地产公司缺少专业的档案管理人员，没有科学的管理理念，使得工程档案的质量难免遭到质疑，消失失实、泄

6、密等后果，甚至关系到企业的生死存亡。4、工程档案载体的信息化普及率过低当前，大部分房地产企业的工程档案实体仍停留在纸张、图片这些传统工具上，在档案归档方面，把档案装入档案袋中，用案卷盒装好后保存到文件柜中，最终将档案室锁住。由此看来，工程档案信息化管理还有待推广与开发。工程档案的信息化是将来档案管理的必定趋势，符合现代化进程的要求，这不仅可以使档案管理系统化，而且提高其平安性。假如企业遇到天灾人祸，档案实体将随着灾难一并消逝，这些宝贵资料的损失将是无法弥补的。因此，利用档案管理信息化维护工程档案的完整性与平安性是非常必要的。三、房地产公司工程档案管理对策由上述论述可以看出，我国现阶段房地产公司

7、工程档案的管理还不成熟，还存在不少弊端，这些弊端假如不准时改进会影响整个公司 的进展，造成肯定风险，因此，探析工程档案管理的现实意义不言而喻，如何提高工程档案管理水平，主要有以下几点。1、明确工程档案管理内容房地产公司的项目建设涉及诸多环节，包括项目招标、设备安装、电力系统配套、工程监理等不同环节。在每一个环节中都需要工程档案将重要内容记录备案。许多工程档案管理人员做到了全程记录，但是档案质量、实际利用价值却不尽如人意，因此，做好工程档案管理的第一步是明确管理内容。明确管理内容除了要根据公司相关管理规定进行之外，工程档案管理应尽可能的做到全、细、好。全，就是要针对每一次项目建设的详细状况仔细核

8、对相关内容、数据，准时查漏补缺，避开遗漏某一重要内容;细，就是在进行档案管理时的态度要严谨，比如数据、图纸的精确度，要一一对比，明确是否存在实际与清单数量不符合现象;好，就保证各个类别各个时期的工程档案保存完好，避开丢失现象。2、指定工程档案专业管理人员明确工程档案的管理范围至关重要，明确工程档案由谁来管同样不容忽视。房地产公司要设置特地的档案管理部门，支配特地的档案负责人员对工程档案负责，提高工程档案管理的专业水平和责任意识，详细应做到专职、专业。专职就是要设定一个主管部门负责工程档案管理的全过程，针对不同管理内容安排不同的详细负责人员，做到权责明确;专业，就是指档案管理负责人员专业素养要达

9、标，档案管理是一种综合性很强的学科，涉及到物理、化学、法律等多门学科，所谓“术业有专攻”，要选派专业技术较强的富有肯定管理阅历的人才，确保档案管理员会管，更会理，决不是一个人人都能胜任的保管员。另外，对于一些特别的档案，应当依据实际需要，可以实行单独成档，单独管理的方式进行专项管理。转贴于 中国鸣网学术站点 3、建立工程档案科学管理系统在确定工程档案管理的内容与人员之后，如何管理是核心。房地产公司要逐步进行工程档案管理脱胎换骨的转变，渐渐抛弃传统陈旧的工程档案管理方法，实现工程档案管理信息化。首先，公司可以引进先进的工程档案管理系统软件，解决硬件设施落后的问题;其次，定期对档案管理人员进行专业培训，有些管理人员虽然管理阅历非常丰富，但是对于信息化系统的认知与运用还有待提升，因此，定期的技术培训非常必