论市场经济人事档案管理工作

1、经济学课程设计院 系 专业班级 姓名学号 指导教师 二 一六 年 一 月 九 日论市场经济人事档案管理工作摘要：随着改革的日益深入和经济社会的快速发展，人事档案管理中的矛盾和问题越来越突出，研究新情况，解决新问题，改进和完善人事档案管理已成为社会主义市场经济条件下的一项新课题、新任务。改革开放以后，我国的经济体制已经从计划经济模式转为了市场经济模式，与此相关的人事档案管理制度，也需要进行改革。本文在充分考虑社会主义市场经济的客观条件下，对人事档案管理的新模式进行了探讨。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳

2、资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人 自然 情况的真实反映。随着 中国 特色社会主义市场经济的不断 发展 ，各项制度不断更新，人事档案管理工作必须进行相应的改革和创新，才能适应社会主义市场经济的发展。关键词：市场经济，人事档案，问题，建议一、社会主义市场经济条件下人事档案管理工作人事档案管理工作是党和国家人事组织工作的重要组成部分，也是国家档案工作的重要组成部分。在社会主义市场经济条件下，随着经济体制改革的深入进行和用人制度的深刻变化，人事档案工作也面临着新

3、形势、新任务。如何在新的历史条件下正确认识人事档案工作的社会价值，深入分析存在的问题，进一步改进人事档案管理工作，以充分发挥人事档案工作的作用，更好地为社会主义现代化建设服务，是摆在人事档案工作者面前的重要课题。所谓人事档案，就是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的反映建档对象经历、德才水平和工作表现的材料，是以个人为单位集中保存起来，供备查的文字、表格及其他各种形式的原始记录，正如有的学者所说，它是一个人存在于社会的“印迹证据”。人事档案具有全面性、现实性、动态性、流动性和保密性等特点，有很高的保存价值和使用价值。我国人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共政策工具对

4、中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。 在社会主义市场经济条件下，随着社会进入信息化时代，信息已成为重要的社会资源，信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程，作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。市场经济的发展需要各类人才，从人事档案中了解人才状况是重要手段之一。一个人的经历、家庭状况、社会关系、兴趣爱好以及现实表现都记录在档案里面，这些材料对了解和预测他将来的工作情况是很有价值的。人力资源部门从人事档案中可以了解到个人在以往的教育、培训、经验、技能等方面的信息，从而寻找到合适的人员补充职位。知人是善任的基础，而要真正地做到知人，就

5、得历史地、全面地了解人。要做到这一点，必须在直接观察现实表现的同时，查阅人事档案，系统了解一个人的经历和工作情况。只有这样全面地历史地了解人，才能科学地用人。同时，人事档案是人事组织部门落实待遇、澄清问题的重要凭证，在解决工资待遇等方面都需要依据人事档案。因此，做好人事档案管理工作，有利于正确识人、用人、待人、留人，促进人力资源合理配置，提高人才使用效率，更好地建设人力资源强国。二、我国人事档案管理工作的现状（一）、行政机关和事业单位普遍重视人事档案管理，管理规范。在行政机关和事业单位，人事档案受到档案本人及所在单位的重视，个人档案在转正定级、计算工龄、职位升迁、办理养老保险等方面起着非常重要

6、的作用。行政事业单位都有专门的人事档案管理人员系统管理档案，不论从人事档案管理人员的政治素质还是专业素质上都经过严格把关，在人事档案的管理过程中，档案材料的分类、排序、编目都按照干部档案工作条例和干部人事档案材料收集归档规定进行，每个人的档案都整理成册，用标准的档案盒保存。（二）、“死档”、“弃档”问题普遍比较严重。在全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的330万份人事档案中，有60多万份与主人失去联系。中国人才交流协会也作过估测，在实现工作流动的人才中，约20%的人未携带人事档案，要么人档分离，要么彻底弃置。有的人把档案委托管理后一走了之，三年、五年甚至十几年不回头

7、，直到确实需要人事档案，才会自己找上门来。目前，“弃档一族”主要是以下人群：一是应届大中专毕业生，他们因为工作原因，为了寻找自认为“更加适合自身发展的就业环境”而放弃档案；二是自费出国留学人员，他们在国外多年，或忙于深造，或忙于工作，无暇顾及档案；三是办理了移民手续的人员，他们认为自己的身份已经变化，档案已没多大用处；四是因“跳槽”、下海经商等原因离开原单位的人员，由于某些事宜同原单位没能达成一致意见、解决不好，而选择了弃档以回避原单位，或者原单位把档案当作“人质”扣住不放。（三）、现行人事档案的管理权比较混乱且不适应市场经济发展的需要。早在1988年，中组部、人事部关于加强流动人员人事档案管

8、理工作的通知中就规定流动人员人事档案统一由党委组织部门、政府人事部门及所属的人才流动服务中心等机构负责管理，其它机构不得承担人事档案的管理工作。但由于各方面原因，现在很多部门都在公开或私自管理人事档案，除人事部门所属人才交流机构外，劳动部门、失业管理部门、社会保险机构、甚至一些社会团体也在管理，一些民办中介机构利用各种名目也在管，甚至于把保管档案当成了谋利的手段。人事档案虽然多头管理，但又存在都不管的问题，各部门所做的只是档案的收发手续，缺乏实质性的动态管理，人事档案内容陈旧，不能反映相对人的实际情况。有的管理单位进出的人事档案，甚至于可以做到连封口都不开。（四）、人事档案内容存在片面、不真实

9、等问题，信息开发利用程度低，未发挥应有作用。政治历史材料多，业绩、专业特点材料少，鉴定考核材料中成绩是千篇一律的赞扬，缺点是千人一面的希望之词。为了满足个人需要，人事档案中的出生年月、参加工作时间、文化程度及学历记载前后不一致，流动人员档案中这类情况更为严重。当前单位人事档案利用工作大多是被动服务，只是等待领导及有关人员来查阅，缺乏主动性，而且利用材料主要是党团材料，落实政策和工资调整方面的，真正用于人才选拔，培养开发等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。（五）、人事档案管理和服务手段落后，服务效率低下，与人才流动速度、规模不断加大的矛盾比较突出。目前国内人事档案的载体基本上是各种纸质证明

10、，无法实现跨地域的信息共享，所以流动人员每次流动，都要事先进行人事档案的转换，并且转换手续繁杂、耗时长。人员流动和人事档案到位之间的时间差，直接导致人事档案记录的脱节和信息有效性的降低。三、改进人事档案管理工作的建议（一）、改革现行的人事档案制度，明确公共部门与非公单位人事档案管理的区别，建立相互分离的管理制度。1对于公共部门的人事档案管理可以实行统一领导、分级集中的管理体制，其管理权属于国家的组织和人事部门。人员流动时，按照人事档案的管理权限有序地进行人事档案的转递工作，并适时告知相对人其人事档案的去向。2.非公单位的人事档案应以单位为中心建立，主要用于企业日常管理，不得作为个人身份证明随个

11、人在不同单位之间调动。个人到新的单位供职服务，新单位应重新为其建立档案。个人离职后，原单位应在若干年内保留其人事档案。个人求职或服务的新单位欲了解、查阅其原单位的人事档案，应由本人书面授权，原单位应无偿提供。非经个人授权，任何单位和个人不得以任何理由扣留、公开、披露个人档案信息。3依托现有人事档案管理机构或档案部门所属的专门档案管理机构，组建分部门、分层次的“国家人事档案管理中心”，专门收集管理从党政机关、国有单位离职、辞职、退休等人员的人事档案。同时，对国有单位人员档案实行一人一号，根据单位代码等进行统一编码，对从国有单位离职一段时期后又返回国有单位的工作人员，可通过查询本人号码，将档案从管

12、理中心调回重新使用。4. 学生档案、非公组织员工档案在实行公私分离的档案制度后，应由所在单位分别建立和保管。学生档案留存于学生就读学校供学历查询使用；非公组织档案由本单位保存，超过法定保存期限后，可予销毁，其对社会有特别价值的档案可按照档案法规定交国家档案机构保管，也可交由民办社会公益机构收藏。任何单位不得向个人收取档案管理费用。但人才中介服务机构、各种管理咨询机构，受单位委托，实行人事代理或“外包”服务，可以向单位收取服务费用。任何经过法定登记的管理咨询机构都应有权从事此项服务，任何单位也都应有权自由选择合适的人事代理或“外包”服务机构，不管该机构是否属于政府所有。管理咨询、代理服务作为竞争

13、性服务领域，政府不得直接干预。（二）、规范操作程序，提高档案质量，加强服务主动性。1.要逐步建立适应现代社会需要的，公开、公正、透明的人事档案工作程序，科学规范地收集人事档案资料，在保证档案资料真实性可靠性的基础上，提升档案资料的科学价值。档案管理的社会化，为统一规范操作程序提供了可能，创造了条件。档案的管理部门要在尊重人事档案基本特征的前提下，根据社会发展的需要，从档案资料的形成、收集、整理、归档的各个环节，制定出规范的操作章程，严格操作，以保证档案资料的真实、可靠，全面提高档案质量。2.要改变人事档案工作被动管理的现状，首先，要转变工作理念和工作方式，大力倡导服务至上的思想，由管理者变为服

14、务者；其次，要在实行社会化管理方式的基础上，把服务职能从组织人事工作中剥离，明确档案社会化管理部门的职能，建立健全相关的配套服务措施，使档案工作走出门户，通过服务体现人事档案的社会价值；再次，要利用现代信息技术，建立方便、快捷和自动化程序较高的档案管理服务系统，提高工作和服务效率。（三）、建立电子档案库，实现人事档案资料的信息化管理。适应人才流动日益频繁的需要，必须更新服务手段，实现人事档案资料的信息化管理，将目前纸质载体的人事档案内容移植到电脑内，通过数据库管理实现信息的跨地域共享和传送，对人事档案进行信息化、集约化、动态化管理。可以把档案中人员按照年龄、学历、专业、职称、职务等进行分门别类

15、，编制成不同的检索工具，把每个人的基础信息制成电子文件，加强技术处理，通过全国联网使人事档案的利用、查阅、档案信息的添加更加方便快捷，在全国范围内实现资源共享。（四）、加强档案管理队伍的建设。“打铁还须自身硬”，没有一支过硬的档案管理人员队伍，就不可能开创档案管理工作的新局面。为此，必须抓好以下几个环节，切实加强档案管理队伍的自身建设：按照有关规定，配齐、配足档案管理人员，解决某些单位档案管理缺兵少将的困难；严把队伍的进口关，实行执业资格证书制度，经过考试考核，合格的发给证书，“准入”上岗；加强教育培训，尤其是要学习电子、网络等现代化管理知识，全面提高队伍的整体素质；严格内部管理，健全各项规章

16、制度，强化竞争、激励机制，坚持严格考核，根据考核结果，拉开分配档次，体现奖勤罚懒，充分调动广大管理人员的积极性和创造性。四、社会化开放式管理模式的特点（一）、与传统模式的互补效应社会化开放式管理模式是市场经济条件下的一种新模式,是对传统人事档案管理模式的补充,与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段,市场经济条件下的新模式与计划经济传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中,人事档案是由单位内部组织人事机构分别管理,在过去人事档案管理中起到重要作用,在当今也还有一定的适宜范围。传统人事档案实行规范化、网络化管理难度较大,新的管理模式服务面广,易采用现代化、网络化管理方式,但存在易泄密、丢失等问题,

17、我们应充分发挥两者的优势,克服各自的为弊病,使用人事档案管理模式,更加充实与完善。（二）、新模式目前的适用范围。人事档案社会化开放式管理模式目前主要适用于流动人员人事档案管理,由于流动人员是辞职、辞退,脱离原单位和没有工作单位的科技、管理人员等。 流动人员一般没有固定的单位,工作变动较大,与原单位没有什么联系,他们的人事档案,由县级以上政府所属的人才交流中心管理,这种机构具有社会性,开放性和市场性的特点,但有的人才交流中心还不规范,在流动人员人事档案管理中,还存在不少问题,有待进一步改进。 （三）、未来的发展方向。社会化开放式管理模式,预示着更大范围内人事档案管理的一种方向。未来的世界是一个更

18、加开放的社会,人才资源的比较优势,将越来越明显,人才流动的数量与质量会逐步提高,在更大范围内实行社会化开放式人事档案的管理模式,将成为可能。今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大,机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到改变,精简机构、合署办公、联合办学的大口径管理方式将被采用,每个小单位自行管理人事档案的模式将被取代,政治体制改革的深化,会使政府对人事管理逐渐淡化,人才将成为一种没有任何色彩的产业,人事档案的社会化开放式管理模式将成为一种通用管理模式。（四）、档案来源更加广泛和复杂服务对象的社会性决定了人事档案管理工作的灵活性和社会性，也决定了其来源将会更加广泛和复杂。在计划经济时代，某单位

19、员工的档案管理都是由本单位内部的人事管理部门负责的，人事档案的来源仅限于本机构内部，成分并不复杂，而在上文提到的由各地人才交流中心代理的人事档案管理，来源就非常广泛，包括了管辖范围内的各种流动人员，来源一旦变得广泛，其结构和内容也就相应变得更加复杂。社会的进步和经济的发展是我们的目标，人才则是实现这个目标的基础无论是国有还是私有，机关事业单位还是企业单位，人才的培养和管理都同等重要。这就决定我们对于人才管理的载体人事档案的管理要与时俱进、不断调整以适应社会和经济的发展，最大程度上帮助人才实现自己的最大价值。（五）管理更加开放在计划经济时代，人事档案由本单位统一管理，一般情况下都密封起来，其他人

20、是看不到的，更谈不上交流和共享了，充满了神秘色彩。而随着社会主义市场经济时代的到来，人才交流非常频繁人事档案管理工作的政治性没有那么强了，也减弱了神秘感，借助于互联网和 计算 机技术的愈加发达，管理部门可以采用可续的信息化手段对人事档案进行管理，可以将不含个人稳私内容的人事档案上网，采用 网络 化管理和服务，使人事档案管理部门与外界的人才信息进行交流，由单一途径变为开放式的交流模式。五、人才管理模式在中国人事档案与户籍,对人才的流动具有极大的制约。如果建立人事档案社会化开放式管理模式,每个人是社会人而不是单位人,每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理,与户籍制度、人事代理制度协调运行,

21、那么许多问题都会迎刃而解。可见。在社会主义市场经济条件下,建立一个社会化开放式人事档案管理模式是非常必要的。任何新事物的产生不仅是必要的,而且是可行的。对此我们持肯定的意见,这种新的管理模式更有利于人才流动,人尽其才,更有利于人事档案规范化、现代化及网络化管理。尽管在现阶段,主要适用于流动人员人事档案管理,但在今后的发展过程中必将在更大范围内,更多类别的人事档案管理中应用,我们期待着这种管理模式的拓展,以更好地服务于社会。六、市场经济环境下加强企业人事档案管理的措施（一）、高度重视企业的人事档案管理工作在市场经济新环境下，企业要想保持良好的竞争力，在市场上占有一席之地，就必须不断加强企业的人力

22、资源管理工作，充分认识到企业人事档案管理工作的重要性，不断提高档案管理员工的专业知识和技能，打破传统人事档案管理的弊端，不断创新优化企业人事档案管理工作。因此，企业要加大对人事档案管理的资金投入，建立起专业的档案管理团队，为团队创造出良好的档案管理环境。与此同时，要严格做好对企业人事档案管理的监督工作，通过组织定期的教育培训，不断提高档案管理人员的工作能力以及综合素质，加强员工的岗位责任心，充分激发员工的工作积极性，让他们全身心的投入到工作岗位当中去，在日常工作生活中努力学习了解档案管理新知识，不断充实自己，提高自身的档案管理水平，为企业的人事档案管理现代化的目标而不断奋斗。（二）建立健全的人

23、事档案管理机制企业要建立起健全的人事档案管理机制，对于人事档案管理的每一个工作环节都要严格控制，保证整个工作流程的严谨顺畅。人事档案管理员工要明确指导自己的工作责任和义务，严格按照企业制定的规章制度，要保证人事档案资料收集、整理以及保存工作的标准化、规范化，对于员工档案的每一项内容都要仔细检查判断，保证档案资料的完善性以及真实可靠性。与此同时，企业要高度关注人事档案保管的安全性，避免出现档案遗失或者遭人任意修改的现象5。因此，企业要建立起健全的档案管理责任制，科学合理的保存员工档案，加强员工的档案管理安全意识，要做好档案资料的借阅工作，必须根据实际情况正确判断出是否满足借阅条件，才能进行借阅工作，并及时做好借阅登记，在指定时间按时的归还。 （三）提高企业人事档案管理人员的专业水平当前的经济市场瞬息万变，企业要与时俱进，跟上时代发展的脚步。因此，企业在人事档案