中北化工公司Oracle实施采购业务需求分析_020128_SW

1、AN0HINC0ANDERSEN中北通用化工有限责任公司Oracle实施采购业务需求分析顾问：AndersenConsultant生成日期：最后修改日期：控制号：版本：1.0审批：中北化工公司项目经理安达信项目经理Andersen文档控制修改记录DateAuthorVersionChangeReference审查人NamePosition目录文档控制II修改记录ii审查人ii1 公司组织管理11.1 业务部门设置11.2 业务人员情况12 采购产品管理22.1 采购产品22.2 采购产品编码22.3 采购产品分类22.4 采购产品计量单位22.5 采购产品库存控制23 供应商管理33.1 供应

2、商需求33.2 供应商管理34 请购管理44.1 请购流程44.2 请购单管理45 询价及报价管理55.1 询价单55.2 报价单56 订单管理66.1 订单生成66.2 订单内容66.3 订单安全性77 采购接收与退货87.1 采购接收控制87.2 采购退货88 审批管理98.1 审批流程98.2 审批人员98.3 审批权限99 采购与财务接口109.1 采购和财务接口101公司组织管理现行的部门划分主要依据是BPR目关文档提供的管理架构。本需求文档主要侧重于采购方面的业务需求。1.1业务部门设置中北通用化工有限责任公司是北方工业集团下属的全资子公司，特许经营民爆产品，是国内做得最好的贸易公

3、司。公司的其它业务还包括化工产品及焦炭。部门结构：公司总共设有5个部门，其中有3个产品部门。产品部门根据产品类型进行分类，分别为：1 .民爆产品部2 .化工产品部3 .焦炭产品部每个部门下设两个业务小组，分别为销售小组和采购小组。每个小组设业务经理一名。1.2业务人员情况各产品部门设有部门经理，部门经理下分设销售业务经理和采购业务经理，分管销售和采购业务。采购业务经理下设有多个采购高级业务员和采购业务员。2采购产品管理2.1 采购产品中北通用化工公司主要经营民爆、普通化工以及焦炭三类产品。部门分工明确，基本上一个部门经营一类产品。2.2 采购产品编码产品的具体编码，参见库存业务需求分析。2.3

4、 采购产品分类采购的产品可以按照外经贸部进出口业务统一商品目录的分类方法。各种采购产品分为大、中、小类。其中大类可以分为：化工原料、塑料、火工制品、煤炭及煤制品等等。大类以下还分中类，如化工原料可分为以下中类：无机酸、钠化合物、钾化合物、钙化合物等等。各中类以下可以分小类，如无机酸可分为：硫酸、硝酸、盐酸、磷酸等。小类以下是详细产品。希望将来的系统能够继续采用这样的分类方法。2.4 采购产品计量单位参见库存业务需求分析2.5 采购产品库存控制参见库存业务需求分析3供应商管理3.1 供应商需求公司通常把供应商当作客户对待，努力建立长期关系。供应商选择，主要是普通化工，要求业务员首先保证产品质量，

5、质量在同一水平上后价格依据“货比三家”确定。一般根据个人经验，模糊判断。产品质量方面：一般依据外方要求标准，例如SGS标准（瑞士公证行）或是外商认可的厂商标准。付款一般在发货后，如果属于代理项目通常在收款后再付款，占业务的10%。进口：根据合同及国家的具体规定进行质量检验。进口商品一般不退回供应商，而采取打折降价的方法。3.2 供应商管理系统可以提供一套包括质量控制在内的完整的供应商评审报表，对供应商建立完整的评估体制。供应商于经手的业务员输入并维护，在BPR后对供应商信息的将统一管理，不能随意删除或更改供应商信息。采购部门经理可以查询到整个采购部门的供应商信息，业务经理可以查询到业务小组内部

6、供应商的信息，业务员之间供应商信息可以共享。供应商主要包括国内供应商；供应商的编码是由系统生成的8位流水号组成,可以考虑采用供应商名称前几位汉字拼音进行编号。需要制订供应商编码规贝黑进口业务供应商的名称是英文的。供应商信息的主要内容有：供应商名称、供应商编号、税务登记号、供应商类型、开户行名称、帐号、付款条件、国家、省、市、邮编、联系人、电话、传真等。需要在数据收集时确定有关关键字段。BPR后将增加对供应商的评估信息收集，如：质量评估、与本企业的交易纪录等。供应商的分类可以与产品大类相一致。进口单据管理：进口报关单号必须严格管理，在将来的系统中应该是必填项目。需要将来系统对增值税票和关税税票进

7、行管理。4请购管理4.1请购流程公司内部固定资产和低值易耗品的采购，是由综合管理部填制请购单，如没有超过预算，由综合管理员直接采购，如超过预算，需要上报审批。4.2请购单管理现在中北化工公司没有使用请购单，对请购单的格式没有特殊要求，可以参照将来Oracle系统的标准格式。请购单工作流程：5询价及报价管理5.1 询价单现在的询价是以E-mail及传真的形式进行。不排除各种形式的询价。5.2 报价单现在的询价是以E-mail及传真的形式进行。不排除各种形式的报价。6订单管理6.1订单生成除了公司办公用品和低值易耗品的采购订单来源是请购单，其它情况均是由销售合同生成采购合同。目前存在一个销售合同对

8、应多个采购合同的情况，也有多个销售合同对应一个采购合同的情况。总体来说，一一对应的情况比较多，采购订单和销售订单要建立对应关系。要求系统可以修改采购订单，包括审批通过后以及部分付款后，但原订单的历史信息要保留。进口采购需要进行合同盈亏测算，通过测算后制作采购单。出口业务的国内采购流程：4.采购发放1F5.生成采购请购需求T6.生成采购订单7.采购接受具体内容参见BPR相关文档6.2 订单内容采购订单类型一一国内采购：采购合同编号：采用与销售合同相同的编号。如果存在一个销售合同对应多个采购合同的情况，可以在采购合同编号后加上-1,-2等序列号。具体的合同编号规则参见销售业务需求。国内采购的长期供

9、货协议的文本内容包括数量、金额、具体物资或物资类别、有效期等。一般采购合同的文本内容包括合同号、签约日期、地点、买卖双方的名称和编号、合同标的、价格条款、支付条款、质量条款、包装条款、发运条件、质量、数量、索赔、不可抗力、生效条件等。采购订单类型进口采购:进口采购合同编号及内容，外经贸部有专门的要求。可以由业务员手工输入如果需要采用国外供应商的合同编号，需要系统也能够记录这样的合同号。进口合同文本：需要系统提供标准文本，不允许修改。如有修改，系统外执行，可以将修改后的合同文本扫描进系统。希望在将来的系统中将部分不需要修改的条款固化下来。特殊的进口业务：中北化工公司向国外的供应商收取5%的佣金（

10、根据国内销售的回款5%）,但是也需要开出增值税发票，存在利润，但是这部分利润由于国家的有关规定，不能汇回国外供应商。在这种情况下，中北化工办理运输，但不垫付流动资金，需要供应商预付款。需要系统能够打印出采购合同文本。6.3 订单安全性BPR后采购部门经理可以查询到整个采购部门的全部订单信息，部门内部订单信息可以共享，不需要进行屏蔽。7采购接收与退货7.1采购接收控制采购部在接收货物之前不一定需要质量检验。需要质检的情况下，质检通过后才能接收入港口仓库。要求系统能记录有关质检信息。进口：部分进口业务需要商检局质量检验具体内容参见BPR相关文档7.2采购退货在销售退货后才会发生采购退货，退货的情况

11、主要是换货。货物会从客户地运回，再退回供应商。业务员会与供应商重新签订采购合同，但不需要进行付款，供应商会开具新的发票，并与原采购合同的发票进行交换。希望系统能支持有关采购退货的处理。进口：退货时需要输入退货原因。8审批管理8.1 审批流程中北化工公司采购合同的签订要经过审批，在提交领导审批和审核时要附风险审核清单、销售合同。具体的审批流程参见BPR流程。8.2 审批人员具体审批人员的设定参见BPR的相关文档8.3 审批权限具体审批权限的设置参见BPR的相关文档9采购与财务接口1.1 采购和财务接口财务部应付会计根据采购部业务员提供的收货单，确认发票，根据付款通知单付款，具体参见财务需求分析。

12、情感语录1 .爱情合适就好，不要委屈将就，只要随意，彼此之间不要太大压力2 .时间会把最正确的人带到你身边，在此之前，你要做的，是好好的照顾自己3 .女人的眼泪是最无用的液体，但你让女人流泪说明你很无用4 .总有一天，你会遇上那个人，陪你看日出，直到你的人生落幕5 .最美的感动是我以为人去楼空的时候你依然在6 .我莫名其妙的地笑了，原来只因为想到了你7 .会离开的都是废品，能抢走的都是垃圾8 .其实你不知道，如果可以，我愿意把整颗心都刻满你的名字9 .女人谁不愿意青春永驻，但我愿意用来换一个疼我的你10 .我们和好吧，我想和你拌嘴吵架，想闹小脾气，想为了你哭鼻子，我想你了11 .如此情深，却难以启齿。其实你若真爱一个人，内心酸涩，反而会说不出话来12 .生命中有一些人与我们擦肩了，却来不及遇见；遇见了，却来不及相识；相识了，却来不及熟悉，却还要是再见13 .对自己好点，因为一辈子不长；对身边的人好点，因为下辈子不一定能遇见14 .世上总有一颗心在期待、呼唤着另一颗心15 .离开之后，我想你不要忘记一件事：不要忘记想念我。想念