信息化技术对水利档案管理影响

1、信息化技术对水利档案管理影响     当前已经进入经济快速发展期，而经济的快速发展就需要水电资源的大量跟进，为此水利工程建设越来越多。众所周知，在水利工程的建设与设计中，要对工程现状进行科学的、尽可能精确的分析与评价，离不开水利工程档案，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据1。还有当前全球信息化浪潮和知识经济时代的到来，要求档案管理必须充分利用现代信息技术，选择信息化作为未来的行业发展方向2。随着信息技术的发展，档案信息化建设已经取得了较大的成绩。档案信息基础设施飞速发展，档案信息资源得到了大力开发，档案网站数量猛增，档案管理方式

2、从传统的手工管理型转变为计算机管理型，从封闭型、半封闭型变为开放型，档案部门的信息服务功能日益增加。为了更详尽地了解档案信息化建设近年来的发展及其对档案事业产生的重要影响，笔者具体探讨了信息化手段在水利工程建设档案管理中的应用措施3。1信息环境下的水利工程建设档案管理的现状1.1档案观念问题有待更新当前水利工程档案在建设档案管理中是较不受重视的类别，花的时间和精力相对较少。而且水利工程基建部门往往重视不够，不想配合，认为材料放在手边用用就行了4。水利工程基建部门一般随意找个临时工作为水利工程基建资料管理员，临时工有的甚至连水利工程基建项目材料的构成也不清楚，更不用说是符合归档的要求了。水利工程

3、基建部门的水利工程基建施工管理员在用图纸等材料时往往随意涂写，用了资料后不会及时交回到资料保管员手中，资料保管员也不会主动地催收。1.2档案管理缺少保障制度虽然档案管理办法颁布实施了多年，但是相关水利工程档案的收集、管理制度有所滞后;有的地方所制定的水利工程档案规范因政策水平的差异而大相径庭;有的地方的规范、制度甚至只有大致框架，而没有细则，造成水利工程档案工作没有纳入年度工作计划、岗位责任制度及考核范围。调查问卷表明，被调查对象100%的人员认为制度是水利工程档案收集的另一个难点，90.0%以上的人员认为现今的本水利工程档案归档范围应加以改进5。1.3归档的水利工程档案质量有待提高在己归档的

4、材料中发现，水利工程档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件;有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍偏低，在已归档的水利工程档案中，很多只能做到目录级的管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应电子稿。还有的工程因为未能进行部门立卷制度，只是上交材料，需要档案部门进一步的整理。同时归档时间跨度大，具有成套性6。主体建设工程从立项到竣工验收要经过一年甚至几年的时间，每年都有新的文件材料形成，这些文件材料与该工程相联系，是反映该建筑实际建设过程的真实记录。这些材料都应按该工程项目立卷归档，而不应不受时间长短的限制。这样才能保证案卷的

5、成套性不受影响，有利于今后的档案管理利用工作的顺利进行。1.4档案载体有待丰富按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是其它电子文件。但调查表明，特殊载体的材料匾乏，要么没有相应的材料，即使有一些有特殊载体材料，其数量也不超过5%，给工程留下了不可弥补的损失。目前由于声像档案载体材料成本较高，而且属于“账外”档案，不易控制。2信息环境下的水利工程建设档案信息管理存在的问题2.1利用意识不高一些档案部门为了做“面子工程”，片面追求档案馆藏数字化的数量，未做馆藏资源分析就盲目展开数字化工作。一方面，浪费了本就有限的人力物力，分散了开展档案信息资源其他方面工作的精力;另一方面，这些大量的信息数据造成了

6、不必要的存储压力，增加了基础设施建设的负担7。另外，有些档案馆在早期开发信息资源时不严格选择档案管理应用系统，一味按照本部门的标准、要求进行建设，必然不利于将来各馆信息资源整合与共享，从长远看来也将影响档案信息资源的利用率。2.2资金投入有限信息基础设备和网络通讯设施配置是整个档案信息化工作顺利开展的首要基础。要解决信息资源开发中面临的信息安全、信息共享、信息存储问题，需要配置安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备，例如服务器、高速扫描仪、磁带机、磁盘阵列、光盘库、缩微影像数字化设备、模数化终端组合电器等，这些设备价格昂贵，需要巨大的资金投入8。作为社会文化事业单位的档案部门，财政预算

7、是其主要经费来源，信息化建设资金非常有限，根本无法满足购置大量信息基础设备的要求。资金不足成为制约基础设施建设发展的最大问题。2.3管理软件不统一品种过多的档案管理软件不仅不利于地区的统一管理和使用培训，更可能影响将来的信息资源开发与区域档案信息共享。有些档案管理软件开发商已退出档案管理软件研发市场，无疑会给已购买该软件的档案馆造成软件升级的困难。同时目前市场上推广和使用的档案业务管理软件大多仍以单机版为主。虽然单机版价格较网络版便宜，也可满足档案业务管理工作需要，却并不适应今后档案信息化建设的发展趋势。尤其是早期推广的一些软件，缺少与OA系统互通数据的网络接口，不具备网络使用的拓展功能。2.

8、4从业者专业技术不高档案从业者尽管或多或少地经过了档案信息化方面的相关培训，自身的档案信息化意识已大大加强，但由于缺乏系统的专业教育和专业技能训练，在技术基础和操作技能方面仍十分欠缺，个别档案人员甚至不会使用计算机。在档案局、馆中，具有信息技术专业背景的领导更是凤毛麟角。尽管档案部门主管领导均具有较强的信息化意识，但75%以上的干部对信息化技术缺乏必要的了解，个别领导甚至对信息技术持轻视或排斥心理，极大地影响着档案信息化决策的科学性和正确性。3信息环境下的加强水利工程建设档案信息化建设的措施3.1提高信息化意识正是由于基础设施建设需要大量的资金投入且见效缓慢，一些档案部门领导或政府主管部门对档

9、案信息化建设比较“感冒”，采取漠然甚至排斥的态度。有些社会公众也对档案信息化建设不理解，认为没有发展的必要。这给档案部门扩大信息化建设资金投入增加了难度。为此，必须通过各种宣传方式，如在档案馆建立爱国主义教育基地、现行文件利用中心、加大网站建设力度等，提高档案信息资源的社会利用率，让档案馆作为新兴信息服务业的形象深入人心，从而提高当地社会公众的档案信息化意识。只有在建设思想上有了共鸣和认同，档案信息化建设才能获得多方面的支持，才有可能争取更多的建设资金用于基础设施建设。3.2扩大资金投入途径鉴于档案工作的特殊性，很多水利工程的财政预算仍然是档案信息化建设经费的主要来源。因此要扩大建设资金投入，

10、档案行政机关首先应力促政府加大档案事业一般经费的预算，力争将档案信息化建设项目列入地方政府或行业系统的专项建设经费，尤其是列入地方信息化或电子政务建设规划以获得更多资金支持。同时面对信息化需要的巨额资金投入，政府财力终究有限。档案部门必须开拓建设思路，转变投入机制，充分动员社会力量，利用一切可利用的资金，“多元化”地建设档案信息化工程。例如档案部门可与基础电信部门合作，获得其网络资源方面的免费或优惠支持，与大型跨区域IT企业联合，利用其异地市场政策和形象开拓需要，优惠获取其资金、技术和资源服务等。3.3统一规范档案管理软件选择档案管理软件不像采购其他信息产品，可以根据需求的变化淘汰更新。软件要

11、有地区适应性和市场稳定性，且能随着工作需要不断升级。只要档案管理软件在设计上符合业务标准规范，品牌并无多大的影响，但必须注重软件与使用地区的地方特色、工作实际相结合。同时随着馆内局域网、政务网、Internet的迅速发展，档案管理软件越来越需要能够适应网络化操作。各地档案馆若仍使用单机版管理软件，通过OA系统初步采集电子政务信息后，要实现其归档与管理，必须在OA与单机版之间加装数据接口。而目前档案部门正在使用的管理软件中，很大部分并不具备这项扩展功能。为了顺利开展今后的电子文件中心建设工作和电子文件归档与管理工作，推广网络版档案管理软件势在必行。3.4实施合理的档案人才政策人才政策对人才的培养、使用和流动具有重要影响。档案信息化人才政策包括人才引入政策、人才使用政策和人才激励政策等。在档案信息化人才的引入方面，要建立有利于人才引进的软硬件环境，制定一系列切实可行的人才吸纳政策，采取灵活、多样的人才引进方法。在档案信息化人才的使用方面，要实行科学的人才考评政策，建立起规范、合理的人才评价体系和人才选拔机制，切实改变“重学历、职称，轻能力、业绩，重人才使用，轻人才投入”的传统观念。在档案信息化人才的激励方面，要