公司档案文件编码规则

1、公司档案文件编码规那么文件编号版本A/0发行日期密级普通分发号页数10页修订记录ChangesRecord生效日期EffectiveDate修订内容ChangesDescription页次Page版本Rev.编制审核核准公司档案文件编码规那么一、目的标准和统一公司制度文件的格式及治理,明确制度文件编制、审核、签发程序及要求,维护制度文件的连贯性、权威性,保证治理组织有序、运行有效.二、适用范围适用于XX公司,各驻外机构可参照执行.三、权责一总经理负责公司各类制度文件的批准.二各部门负责人负责本部门出具的各类制度文件的审核.三人事行政部是公司制度文件的归口治理部门,负责公司制度建设的统筹规划、综

2、合协调、组织实施与稽查落实；负责各类制度文件的初审；负责各类制度文件的档案治理.四各部门负责本部门职能、责任范围内相关制度文件的起草与报批；负责按责任划分执行相关制度文件.四、制度文件分类及编号规那么.一版本号和版次号制度文件版本分为版本号和版次号两局部：版本号代表文件的版本,版次号代表该版本修改次数.版本号用大写英文字母组成,从A开始顺次递增；版次号用2位阿拉伯数码组成,从00开始,顺次递增.二密级1、按制度文件保密程度,可将制度文件分为绝密文件、机密文件和普通文件.制度文件应标明密级.2、绝密文件：除公司总经理以外仅涉事及获准人员可以知悉；机密文件：除公司总经理、涉事及获准人员以外,各部门

3、负责人可以知悉；普通文件：公司内部员工均可以知悉.三正文格式正文一般包括：1.文件首页、2.标题、3,目的、4.范围、5.责任、6.内容、7.附那么、8.相关文件与记录、9.附件说明、10.文件说明.1、文件首页一般包括文件名称、文件编号、版本号、发行日期、密级、页数、分发号、修订记录、编制人、审核人、批准人.2、“内容一般指具体治理涉及的内容,如涉及治理内容、工程较多,可适当扩充章节,分类说明.3、涉及专业治理、技术问题,或需经特别解释才能表达清楚,辨明歧义的,可适当增加“定义章节.4、文件说明一般包括编制人、审核人、批准人,批准、颁发和生效日期,以及阅文批示及会签等内容.5、标题一般采用一

4、号宋体字,首页第一行居中；正文一般采用四号宋体字表格内文字小四号,页眉五号,A4纸,页边距上下均1.2cm,左右均2.2cm标点符号用全角标注,占1字间距.6、附件与附件说明1制度文件如有附件,应在正文之未尾,“文件说明之前进行附件说明.2附件一般包括：相关流程图、相关表单和其他对正文内容的说明性材料.3凡具体治理流程应编制流程图,对各业务、治理环节进行节点描述.4业务、治理过程中涉及的表单,应统一编号附后.5附件说明应按顺序标注,其顺序号与附件顺序一致.标注时先标附五、制度文件编制、发布流程一各部门根据治理、业务需要,按统一标准编制制度文件.各部门制定的制度文件初稿套制度模板的WORD统一交

5、公司文控中心初审.初审的主要内容：1、是否符合编号规那么；2、是否按公司统一格式编制；3、相关原那么规定是否符合公司有关制度规定；4、涉及跨部门事项是否与相关部门充分协商,相互间责任流程是否已清晰界定.5、制度文件收文部门与分发号是否符合.二经文控中央初审的制度文件由文控中央负责打印,交原部门负责人复核后,送总经理签批.三所有制度文件经总经理批准后,按审批发文范围予以发布.四经总经理批准的制度文件原件由文控中央留存,并根据发文范围复印发放给相应部门及人员.五制度文件发放时,受文部门相关人员应在?文件发放及签收记录?上签名确认.六制度文件更版发放时,文控中央应同时回收旧版文件,并做好相应记录.七

6、经文控中央编号发放的制度文件,原那么上一号一部门,任何部门、人员不得擅自复制.确因工作需要需增发文件的,由需要部门申请,经文控中心同意后,可复印增发,并按受文部门编号登记治理；原受文部门已发文件的,采用“部门编号+阿拉伯数码方式发放,如财务部增发的第1份文件编号用“F2-1表示.六、制度文件的宣贯与试运行一制度文件一经公司总经理签批即行生效,编制部门应作好实施前的宣贯工作,并做好相应培训宣贯记录.1、制度文件宣贯一般以分发员工自行学习为主,制度文件较重要的可组织部门会议学习,文件涉及的相关部门人员均应参加.2、制度文件内容较多,涉及面广包括需公司全员知晓的,可由文件编制部门协商人事行政部安排时

7、间进行全员培训.3、制度文件执行过程中有不明确或不清楚的,可向文件编制部门咨询,文件编制部门应给予认真解答.二制度文件试运行1、原那么上制度文件自发放生效之日起一个月内为试运行阶段,试运行结束无需修订的,自动转为正式生效文件.2、试运行阶段,文件编制部门应及时跟进、了解文件执行情况,对相应部门提出的问题及建议进行记录和分析,并酌情进行修订与完善.3、试运行阶段,制度文件相应内容进行修订、完善的,应及时更新发放,并回收已发放的试运行制度文件.七、制度文件的修订与废止.一当文件有以下情形之一者,应予以修订.1、规定事项局部已不适用者；2、规定事项与政府有关法令抵触者；3、相关文件内容相互矛盾者；4

8、、与其它文件内容有交叉或矛盾者；5、所记载部门名称已与实际不符,或原规定事项的主管、执行部门已经变更者；6、条文文义模糊不明确,有必要重新修订说明者；7、有其它修订之必要者.二当文件有以下情形之一者,应予以废止：1、规定事项与现行经营方针不符或相悖者；2、文件规定与事实情况完全不符者；3、同一事项已有新文件同一层次文件规定并公布实施者；4、主文件已废止或变更,子文件已失去其执行依据者；5、因其它情形没有保存或继续使用必要者；三回收的作废文件的副本可即时销毁,但作废文件的正文应给予封存保存正常为三年时间,以便追索查询.四如果文件到达修订条件的,文件编制部门应在一个月内对文件进行修订完善；如果文件

9、符合废止条件的,由文件编制部门申请,经文控中央初审,总经理审批后予以废止.八、制度文彳档案治理：见公司档案治理规定.九、文件执行稽查一任何人不得在受控文件上涂改/乱画；二未经主管部门批准,任何人不得将受控文件私自外借/复印/打印/拷贝；三文件一经生效发行或提出问题还未正式修订原版本之前,相关部门必须严格遵照执行；四文控中央负责对文件的执行情况进行稽查,有不合格项,必须及时向责任部门反应并予以记录；五稽查内容包括；各相关单位是否按文件规定执行工作；文件内容是否符合现状的需求,是否有不合理项需进行改良；十、本制度自公布之日起施行,原有相关文件作废.十一、本制度由人事行政部负责解释.相关文件：?档案

10、治理制度?十二、文件编号例如行政类文件的编号,其代号组成：AA-BBCC-DDDDEEE-F/GAA企业彳t号,XX公司以大写拼音首字母XX表示.BB:文件一级类号,见下表.CC文件二级类号,见下表DDDD文件年份；EEE同类别下文件流水号；F/G:版本号/版次号.文件编号例：XX-HA05-2021001-A/O版本号/版次号同类别下文件流水号文件年份文件二级类号文件一级类号企业代号意为XX公司人事行政部通知通告类2021年001号文件一一级类号部门总经办业务部采购部PMCB生产部品技部人事行政部财务部一级类号代码MRBDMDPMCPDQCHAFD二二级类号、归档范围二级类目代码归档范围证照

11、01各种证照营业执照正副本,组织机构代码证正副本,税务登记证,生产许可证,注册证,获奖证,商标证等.公司战略02企业经营战略、决策、开展规划、治理目标等文件材料,董事会决议等.制度03公司各项规章制度.合同04合同、协议、公证书、意向书、招投标及肩关谈判材料、律师函等.通知通告05红头文件,通知,通报、通告等.办公文件06通联文件上纨下达的文件,下级上报的文件,平行部门往来文件等；各职能部门工作总结,报告,方案等文件.会议07公司级会议文件报告,纪要,记录,简报,发言材料等.政府文件08公司申请、批复等后关材料工程文件,产品注册文件等.活动公司印刷、汇编材料、大事记等.09公司大型活动的议程,领导讲话,照片、录音、录像等资料.市场10新市场开拓、新工程论证、评价、市场调查、分析、预测等文件材料.销售政策11促销、产品销售价格及调价政策等后关材料.销售其它12其它销售类文件.广叩报口13研发产品市场预测报告、产品质量分析报告,样品问题反应报告等.工程14研发工程调研报告、请示、批复等产品设计定型、改型、改良报告、批复.其它技术相关文件.生产15生产统计报告,发货统计报告,库存盘点报告,质量统计报告等.其它与生产相关文件.流程16所有流程类文件其它17其它类型文件.三分发