房地产企业合同管理程序

1、NFDC-QP-PR-019 / 61. 目的通过对合同的订立、履行、变更、解除和保管程序的规定，维护公司利益，减少法律风险。2. 适用范围公司作为一方当事人的所有合同。包括设计委托合同、工程承包或分判合同、物资采购合同、监理合同、咨询委托合同、广告整合合同、销售代理等营销类合同（不含购房合同） 、办公用设备采买合同、与工程及企业品牌宣传、后勤相关的行政类合同。3. 术语和定义3.1. 合同类别3.1.1. 前期合同：勘察设计、规划设计3.1.2. 工程合同3.1.2.1. 工程承包或分判合同3.1.2.2. 物资采购合同3.1.2.3. 监理、造价咨询委托合同3.1.3. 营销合同：广告整合

2、合同、销售代理、企划等营销类合同（不含购房合同） 。3.1.4. 行政管理合同：办公用设备采买合同、与工程及企业品牌宣传、后勤等相关行政类合同。4. 职责4.1. 合约管理部4.1.1. 经办合同范围中公司授权的所有合同，包括合同草拟、合同洽谈、合同评审及合同签署。4.1.2. 所有合同编号并建立合同（含委托书）签署一览表 。4.1.3. 对于经办的合同进行合同评估。4.1.4. 负责工程承包和分判、物质采购、造价咨询委托、设计类标准、广告代理、销售代理标准合同文本的建立。4.1.5. 负责对标准合同文本向法律顾问进行法律咨询；4.1.6. 负责合同索赔。4.2. 总工程师室4.2.1. 参与

3、设计类标准合同文本的建立。4.2.2. 参与设计类合同的洽谈、评审及评估。4.3. 预结算部4.3.1. 参与工程承包和分判、造价咨询委托标准合同文本的建立。4.3.2. 参与工程承包和分判合同、造价咨询委托合同的洽谈。4.3.3. 参与工程合同的评审、评估。4.3.4. 参与合同索赔。4.4. 项目管理部4.4.1. 参与工程承包和分判标准合同文本的建立；4.4.2. 参与工程合同的评审、评估。4.5. 工程管理部4.5.1. 参与工程承包和分判标准合同文本的建立；4.5.2. 参与工程承包和分判合同、监理合同、物资采购合同的洽谈；4.5.3. 参与工程合同的评审、评估。4.6. 市场策划部

4、4.6.1. 参与广告代理合同、销售代理合同标准合同文本的建立4.6.2. 参与营销类合同的洽谈、评审及评估。4.7. 人力资源部4.7.1. 参与办公设备采买合同与其它行政类合同的洽谈。4.8. 财务部4.8.1. 参与标准合同文本的建立；4.8.2. 负责参与合同的评审及评估。4.9. 总裁办4.10. 采购供应部4.11. 综合业务部5. 工作程序5.1. 合同标准文本的建立5.1.1. 在招标（招标文件附件）及合同签署时，工程承包或分判合同、物质采购合同、设计委托合同及广告代理合同、销售代理合同应尽量采用合同标准文本。5.1.2. 工程承包合同标准文本内容应尽量采用 FIDIC （国际

5、咨询工程师联合会）条款模式，内容分为协议条款、通用条款、补充条款和附件，其中协议条款根据具体业务、对象的不同而定，通用条款适用于所有的同类合同，补充条款则由合约管理部在具体经办合同时补充加入协议条款、通用条款中未尽事宜。5.1.3. 如当地有强制性规定，可按当地政府部门标准合同执行， 但必须通过补充条款等方式充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。5.1.4. 如公司尚未制定合同标准文本，可以沿用以往的合同作范本， 但合约管理部应联系相关业务部门如总工程师室、市场策划部、 工程管理部、预结算部、项目管理部、总裁办公室、财务部、采购供应部、综合业务部尽快制定相应的标准合同。5.1.5. 当

6、客观条件发生重大变化、原有合同标准文本不再适用时， 业务部门应及时提出与合约管理部共同修改。5.2. 确定合作方5.2.1. 合作方按照采购管理程序的规定来选择；5.3. 合同订立5.3.1. 合同草拟5.3.1.1. 由合约管理部进行合同的草拟，已制订并实施合同标准文本的，应采用标准文本；5.3.1.2. 采用合同标准文本的，经双方协商，可以对标准条款进行修改，也可增加补充条款。5.3.1.3. 政府有关部门有强制性规定的， 可采用所要求的合同文本； 公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务，应参照以往的合同或最相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同。5.3.2. 合同评审及审核5.

7、3.2.1. 与供方商谈一致后，合约管理部填写合同评审、审批表完成审批程序，各审核人应在各自的职权范围内及时对合同提出书面修改意见，合约管理部经办人员根据修改意见整理出最终的合同文本。5.3.2.2. 如在审核过程中各审核部门对合同提出修改意见， 合约管理部必须重新组织与供方进行洽商。5.3.3. 合同签署5.3.3.1. 合同完稿后由合约管理部经理审核签字，再交总经理签署；5.3.3.2. 总裁办公室负责办理合同签章手续；5.3.3.3. 公司合同专用章应设专人负责保管， 除非公司法定代表人或者总经理签字同意，否则不得向任何人出借；5.3.3.4. 合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章；

8、5.3.3.5. 合同一般应由双方同时签字盖章； 不能同时签字盖章的， 应尽量避免我方先行签字盖章；对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行；5.3.3.6. 法律、法规规定合同应当办理批准、登记等手续生效的，或者需要登记备案的，经办人员应当及时办理有关手续。5.3.3.7. 合同签署后应及时在合同 （含委托书 ）签署一览表内登记。5.3.3.8. 在总裁办完成盖章手续后，交合约管理部下发相关部门。5.4. 合同履行5.4.1. 合同管理部应根据合同的内容填写工程合同摘要表发送到相关部门。5.4.2. 合同订立之后，合约管理部对合同的履行进行跟踪；财务部负责对合同的收、付款内容进行监督；其

9、他部门应对合同的履行给予必要的协助；5.4.3. 项目管理部、总工程师室、市场策划部应分别负责各自职责范围内的合同的履行，并对合同执行情况进行自查；5.4.4. 在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，合同履行部门应及时向合约管理部通报，合约管理部须及时与对方协商解决，不能协商解决的，应及时报总裁办、法律顾问及相关领导，并共同商讨应对措施；5.5. 合同变更及解除5.5.1. . 合同订立后， 因客观条件发生变化或合同规定未尽需要变更合同内容的，或者合作单位提出变更要求的，合约管理部应根据合同类别及时向分管副总和总经理请示报告，分管副总和总经理同意变更的，合约管理部和相关业务部门讨论后在与对方协商一致后起草变更后的条款，再按照合同订立的程序办理，严禁擅自变更合同。5.5.2. . 有关部门收到合作单位要求变更或解除合同的通知必须在两天内向公司相关分管副总汇报并通知合约管理部。5.5.3. . 合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化 （如不可抗力） 需要解除合同的，参照合同订立的有关程序办理，双方就合同解除另行签订合同或补充合同。5.5.4. . 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。5.6. 合同档案的管理5.6.1. 公司要求有三份原件，合约管理部、财务部、合同履行部门各一