人事档案管理制度

1、人力资源相关制度实例某企业人事档案管理制度一、 总则第一条 将企业的人事档案管理规范化、制度化，使其更有效的服务于企业，特制定此制度。 第二条 人事档案管理的原则为安全、保密、清晰、完整。 第三条 企业各分公司和分支机构内部的人事档案管理，必须依照本制度进行。二、 人事档案的管理体制 第一条 企业各分公司和分支机构的人力资源部负责其员工的档案管理工作。没有人事部的，由机构负责人指定专人进行保管。分公司经理和机构负责人的档案由企业人力资源总部保管。 第二条 企业人员调动时，调动人员的档案由调出部门人力资源部整理好，转交到调入部门人力资源部保存。 第三条 企业人员借调时，员工档案仍有原部门进行保存

2、。但借调部门必须存有借调人员档案的复印件，档案的复印件内的材料应与原件保持一致。三、档案管理的要求 第一条 企业须由专门的档案室存放档案，由专门人员负责管理。企业分公司的分支机构有条件的可以建立档案室，没有条件的须购买档案柜存放档案。 第二条 正式员工的档案使用档案袋存放。企业统一采用黄褐色牛皮纸档案袋，档案袋的规格为30*24cm，外部有密封线缠绕封口。试用期员工和临时工暂用普通文件夹保存，转为正式员工后，按相关要求存放。 第三条 档案袋外皮上必须列明人员姓名、所在部门、档案内容等，以便查找。四、人事档案的管理规范第一条 档案的分类 （1）试用期员工和临时工档案。主要包括的内容有：员工个人简

3、历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，试用期劳动合同，入职培训期间的考核表和评价表，申请转正的相关材料等。 （2）正式员工档案。主要包括内容有：员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，劳动合同及相关协议，在岗培训期间的考核表和评价表，季度/年度考核材料，岗位升迁调动材料，奖励惩罚记录，重大科技成果等。 （3）离职员工档案。主要内容包括正式员工档案的所有内容，另外增加离职申请、审核和交接方面的材料，劳动关系解除方面的材料等。 第二条 档案的归类 人事档案材料按其名称、内容、属性等不同分别归入相应的类别，若材料内容涉及多种类别时，按其主要内容归入相应类别。 第三条 档案

4、的排列 人事档案归类后，相关材料的排列应按照时间顺序依次排列，时间最久的排在最前面，依次类推。这样排列的好处是便于查阅，同时可以反映出员工的职业发展历程。 第四条 档案的编号 档案的编号方法很多，如汉语拼音法、姓氏笔画法、单位编号法等，目前企业采用的是汉语拼音法。具体方法如下： （1）档案排列顺序按拼音字母的次序排列，由姓开始，姓第一个字母为a的排在最前列，依次类推；第一个字母相同的，按第二个字母的顺序排列。同姓的按名字的每一个字的拼音顺序进行排列。 （2）重名的人员按入职时间的先后顺序排列，入职时间早的排在前面，入职时间晚的排在后面。五、人事档案所提供的利用方式（1）查阅。相关利用人到档案室

5、查阅档案资料时，必须在档案管理人员的要求下进行查阅登记，写明查阅的时间、查阅人、查阅的事由，查阅的内容。 （2）调阅。相关利用者对人事档案的调阅必须进行调阅登记，并取得档案管理部门主管的核准，调阅期限为7天， 逾期未还者须办理续借手续，档案管理部门也须及时催还。档案调阅期间不得转借、调换。需复印的，要到档案管理部门登记。 （3）出具证明材料。对于需要复制档案中的相关资料作为证明材料时，必须经过档案管理部门主管审批，并加盖部门公章后才能发出。 （4）其他六、档案的保存期限与销毁 （1）人事档案须永久性的进行保存。对于离职、辞退、开除的人员，自离开之日起，满一年，经过部门领导的审核后，方可销毁档案。 （2）档案销毁必须填写申请单，报人力资源部审核、批准、备档，人力资源部指定专门人员进行销毁，负责销毁的人员须为两