外贸英语函电5订单、接受和回绝201603031讲义

1、Unit 4 Orders & Acknowlegement 外贸流程外贸流程 客户资源客户资源客户资源客户资源询盘、发盘、还盘询盘、发盘、还盘订单订单定金或定金或L/C采购订货、工厂安排生产采购订货、工厂安排生产完工、检验、装箱完工、检验、装箱船务订舱（船务订舱（booking）拉货物到码头拉货物到码头装船装船出提单出提单跟踪货物到货跟踪货物到货投诉投诉 订单既可能是买方主动寄发的购货单，也可能是买方对报盘的接受，买方发出的订单一经卖方接受，就不能随意撤回，买卖双方就将按照订单上的条件签署合同并执行合同。因此，在拟写订单时，一定要将交易条件叙述完整，尤其是主要的交易条件叙述清楚，比如

2、，商品名称、规格、数量、包装、价格、总金额、支付条件、交货期等。 现在的许多贸易公司都使用正规的印刷订单，以确保不会疏漏任何重要的条件。.Order订单与定单 收到买方定单后，货物发送之前，卖方为再次确认一些事项而发出确认定单的信件，以免可能发生的误会。 We acknowledge with thanks your letter of May 1, together with your valued order No. 111. We will expedite your order immediately and we assure you that the goods will be f

3、orwarded within the coming week. We hope you will be satisfied with both the goods and our arrangements. 感谢五月一日来信，及第号订单。 我方很重视这一定货，请相信货品将于本周内发送。 希望对货品及我方安排皆能满意。 定单的定义定单的定义：书面供货单。 订单的定义订单的定义：企业采购部门向原材料、燃料、零部件、办公用品等的供应者发出的定货单。 二者基本可以通用。 物流术语 大多数情况下，订单订单是指预期数，向供货商发出采购要约，拟向供货商提出订货数量和技术要求的一种书面文件。 而定单定单是指

4、买卖双方对订货数量达成一致协议后，确定供应方应向采购方提供实际应交货数量的一种书面的文件。 从法律角度上来说，是有区别的。建议使用订单 ,减少使用定单,避免风险 数量单位 Case 箱 Carton 盒/纸板箱 Sack 袋 Bale 捆 Barrel 桶计量、品质、尺寸、价格 Dozen 打；litre 升；1b（磅）；gross（罗） Grade A, B, C, Super quality，regular，standard 大约尺寸：extra large，medium，extra small 实际尺寸：2.5m3m4.5m，800cc 价格：单价或at，each, eg. US$150

5、0 per M/T CIF New York执行订单 首次订购，一定要用书信确认 1 感谢对方订货并对所订货物表示赞许； 2 保证迅速、认真地处理订单； 3 提醒对方关注其他可能感兴趣的商品； 4 希望今后会有更多的订单； 当订购的货物无法马上交货时，信中须写明 1. 对延误表示歉意并说明原因； 2. 希望没有给客货造成诸多不便； 3. 如有可能，说明何时能交货。 拒绝订单的书信必须谨慎，要着眼于双方今后的业务往来 1. 对无法满足买方的订货表示歉意并说明原因； 2. 如有替代品，可建议对方使用替代品； 3. 希望下一次有机会再合作。Word list Trial order 试购订单 ini

6、tial order 首次订单 Fresh order 新订单 repeat order 续订单 duplicate order 重复订单 execute an order 执行订单 confirm an order 接受订单 decline an order 拒绝订单 suspend an order 暂停执行订单 cancel an order 取消订单 acknowledge receipt of 确认收到 make acknowledge to 确认 on the understanding that 在此条件下 a stock of 一批现货 from stock 现货，动用库存 i

7、n stock 库存中 come into stock 库存有货 out of stock 无货，缺货make delivery 交货 take delivery 提货 in ones favor 以为受益人 upon receipt of sth.一收到 in large demand for 大量需求 in brisk demand for 需求活跃 in regular demand for 常年需求 in small demand for 需求不大 Note 兹订以下产品。（have pleasure in） 我方急需此货，请于收到订单后10天内交货。 （urgently requir

8、ed，ship to us） 我们希望贵方立即接受此订单，并一如既往地谨慎履行。（meet immediate acceptance and execution） 我方很高兴地告知贵方，第2012号订单已被我方厂商接受。 （inform sb.，be accepted by） 很遗憾，由于对方订单过多，贵方所要求的货物无现货可供。（from stock，due to） 我方已收到贵方订单，但需稍作改动（make a small change） 样信1 方先生： 多谢贵公司订购全棉斜布（订货单5)。 现有关货品正在生产中，我方会按贵公司订单要求的日期交货。 我们为能有机会向贵方供应产品而深感幸甚

9、，希望贵公司会对我方产品的 质量感到满意。一旦收到贵公司开立的信用证，我们会立即安排装货。 期望日后继续收到贵公司的订单。 您忠实的 营业部经理Sample One Dear Mr. Fang， Thank you for your order No.5 for cotton twill fabrics. The goods are now under production and will be delivered on time. It is a pleasure to have the opportunity of supplying you and we hope you will b

10、e satisfied with the quality of our goods. On receiving your credit from the bank，we will make up your order. We will have the pleasure of receiving further orders from you. Yours sincerely, Sales Manager样信 2 敬启者： 收到贵公司对男女雨衣的第655号订单，我们表示感谢。 非常遗憾，因为库存不足，我们满足不了贵方的需求。 并且，由于我方市场需求量大，我们的批量生产也不能完全满足将来的发 货

11、需求。然而，我方一旦改善供应，我们一定会联系贵公司。 同时，尽请发来贵公司对其他雨具的具体询价。我们确保随时关注贵公司的询价。 您诚挚的 BrownSample Two Dear Sir, Thank you for your order No.655 for men and womens raincoat which we received today. We regret that, owing to a shortage of stocks, we are unable to fill your order. Moreover, our manufacturers can not und

12、ertake to entertain your order for future delivery owing to high demand in our market. We will, however, contact you once supply improves. In the meantime, please feel free to send us your specific enquires for other types of rain wears. You can be assured of our best attention at all times. Yours f

13、aithfully, Brown样信 3 先生们： 2002年5月20日电子邮件报价深受欢迎。 我拟选各种颜色、式样、品种的衬衫如下： 大号 2000打 中号 4000打 小号 2000打 售季将至，全部货物应于7月登轮。届时全额不可撤销信用证将予以开出。请确认订货，用电子邮件告知装运时间表。 真诚的， xxxSample Three Gentlemen: The price quotes contained in your E-mail of May 20,2002 gained favorable attention with us. We would like to order the

14、following items consisting of various colors, patterns and assortments: Large 2000 dozen Medium 4000 dozen Small 2000 dozen As the sales season is approaching, the total order quantity should be shipped in July. At that time an irrevocable L/C for the total purchase value will be opened. Please conf

15、irm the order and E-mail a shipping schedule. Sincerely, Xxx样信 4 亲爱的先生： 我们今早接到贵方222号订单，定购8000打棉质衬衫，十分感谢。但可能要使贵方失望了，十分抱歉。 目前我们没有贵方所需尺寸的衬衫存货，而且至少在5个星期内亦不会有货。在此期间贵方可从别处购买衬衫，如未能购到，一旦新货运到，我们定当立即通知贵方。 Sample Four Dear Sir, We thank you for your Order No.222 received this morning for 8000 dozen cotton shir

16、ts, but regret to have to disappoint you. At present we have no stock of shirts in the size required and do not expect further deliveries for at least another five weeks. Before then you may have been to obtain the shirts elsewhere, but if not we will notify you immediately our new stocks come in. Y

17、ours faithfully,1. reduction n 减少；减小减少；减小 Although we are anxious to begin business with you, we regret that we cannot allow the reduction asked. Our prices have been cut to the lowest possible point. make a reduction of 5% in the price 减价5% make a 5% reduction in the price 减价5% We have cut our pric

18、e to the limit. We regret therefore being unable to comply with your request for further reduction.我方已削价到极限，遗憾不能同意你方再次降价的要求。 尽管我方渴望与你方开展贸易，但抱歉不能接受降价要求。我方价格已削减到了最低点。 我们不能比报价少10%。We are not in a position to take 10% off the listed price.2. confirm the following order with you 确认向你方订购确认向你方订购 confirm ha

19、ving placed the order with you 确认向你方订购 我们高兴地确认已与你方达成一百公吨核桃仁的交易。We are pleased to confirm having concluded with you a transaction of 100 metric tons of walnutmeat.We confirm having accepted your offer on the following terms and conditions: 兹确认已按下列条款接受你方的报盘：3. revised price 修改的价格，修改的价格，修正价格修正价格 We don

20、t think we can put the business through unless you revise your conditions. 除非你方修改你们的条件，否则我们认为不能达成交易。 由于你方的通力合作，我们才能按你方修正价格确认向你方订货如下：Through your full cooperation we have been able to confirm the following order with you at your revised price.4. sign v. 签署；签字签署；签字 signature n. 签名；署名签名；署名 Enclosed we

21、are sending you the relative S/C No.777 in duplicate and hope that you will sign and return us one copy of it to complete our records. 现附寄第777号销售合同一式两份，望签字并退回一份，以便归档。 5. for ones records 供某人存档；供供某人存档；供存查存查 for ones file 供某人存档；供存查 to complete ones records 供某人存档/归档 be on file 存档；归档 这是我方关于中东情况的存档资料。Her

22、e is our file on the Middle East.I have arranged for a car to pick the trade delegation up at the airport.6. arrange v. 安排；筹备；后接介词安排；筹备；后接介词for arrange for sb.to do sth 安排做某事 arrange for sth. to do sth 安排做某事 我已安排小汽车到机场迎接贸易代表团。 泰德已安排此人参加交易会。Ted had arranged for this man to attend the Fair.7. delay v.

23、 耽搁；延误；推迟耽搁；延误；推迟 delay in shipment 在某方面的延误 delay of 延误若干时间 Excuse us for delay in answering your letter. 这将造成约六天的延误。This will cause a delay of about 6 days.8. harmful adj. 有害的；后接介词有害的；后接介词 to本报盘以货物未售出为条件。 原谅我方没有及时回信。 Chinese version of the letter执事先生： 感谢你方6月20日来信对我要求降价5%的迅速答复，由于您的通力合作，我们现确认按你方修改的价格

24、与你达成交易如下： 三十公吨核桃仁，每公吨1750美元成本加运费青岛，装运期为8月份。 随函附上我方第369号购货确认书一式两份，请查收。请尽快签名并退回一份以供我方存档。 我们正安排由瑞典的中国银行开立相关的信用证，一经开出即传真通知你方。 由于我们急需此货，我们认为有必要重申在信用证有效期内按时装运的重要性，装运方面的任何延误都将给我们以后的交易带来损失。谨上，1.Shipping marks 运输标志，通常称为唛头。运输标志必须简洁、字体大、易读。 LPSAN FRANCISCO NO.1/100 收收/发货人的名称代号、发货人的名称代号、 简单的几何图形。简单的几何图形。参考号，合同或

25、订单编号参考号，合同或订单编号 目的港或目的地的名称目的港或目的地的名称 件号件号123运输标志必须符合船运公司、海关和收货人三方的要求。有时，运输标志是由买方订货时指定的。如果买方没有提供，出口商可以使用他自定的标志。包装上常见的警示标志 Care Mark/Caution Mark小心搬运 Handle withcare 此面朝上 This side up 请勿抛掷 Dont throw down 易腐物品 Perishable goods请勿平放 Not to be laid flat 请勿用钩 No hooks保持冷藏 Keep cool, Keep in cool place避免日光

26、直射 Keep out of the direct son有毒物品 Poison 危险 Dangerous危险品 Dangerous goods 保持干燥 Keep dry请勿堆积 Not to be stowed under other cargo 易燃物 Inflammable禁止潮湿 Guard against damp 易碎 Fragile玻璃器皿 Glassware 远离锅炉 Keep away from boiler陶瓷，瓷器 Porcelain , China 置于甲板 On deck填充物 padding, padAs this article is fragile, be s

27、ure to put enough padding.此物易碎，请务必装入足够的填充物。2.Shipping documents 装运单据one set of shipping documents:Bill of Lading Commercial Invoice Certificate of QualityCertificate of QuantityInsurance Policy1) Weight Memo .Acceptances and Rejections1. in duplicate一式二份 in duplicate / in two copies 一式二份 in triplica

28、te / in three copies 一式三份 in four copies 一式四份 in five copies 一式五份 in six copies 一式六份 in seven copies 一式七份 .Contents of a Sales ContractTitle =合同名称及其编号。 Preamble序文：包括签约日期、地点、当事人名称、地址及其法律地位 。 Name of Commodity商品名称。 Quality Clause 品质条款：包括约定品质的决定方式及其时间和地点。 Quantity Clause数量条款：包括约定数量单位、交付数量的决定时间和地点，以及溢短装

29、数量的解决办法等。 Price Clause 价格条款：包括价格种类、结构、使用货币计算单位以及币值或价格变动风险的归宿等。 Packing Clause 包装条款“包括包装的方式、方法、包装的材料以及唛头等。 Delivery Clause 交货期：包括交货时间、地点、交货方式、交货通知等。 Payment Clause支付条款：包括支付方式、支付工具以及支付时间等。 Contents of a Sales ContractInsurance Clause保险条款：包括由何方保险、投保险别、金额与货币约定保险人等。 Inspection Clause 检验条款：包括项目、检验时间与地点、检验

30、机构、检验方法,检验效力及其费用的负担等 。 Claim Clause索赔条款：包括索赔的期限及其通知方法，应提出的证明文件，索赔货物和付款的关系，以及解决索赔的基本原则。 Arbitration Clause 仲裁条款：包括范围、地点、仲裁机构及其费用的负担等。 Force Majeure Clause 不可抗力条款：包括不可抗力事故的原因、通知时间和方法、应提出的文件，以及免责事项等。 Breach and Cancellation of Contract Clause 违约及解除契约权条款：包括违约的处理方法，解约事由和解约后的赔偿等。 Miscellaneous Clause 其他条款

31、：依据契约的性质和具体情况，可以包括进出口许可证条款、税捐条款、通知条款、唯一合同条款，以及合同能否转让及其条件等条款。 Practice LessonsTranslate the following into English: We shall book a trial order with you, provided you will give us a 5% commission. We have booked your Order No.168 for bed sheets and pillow-cases and are sending our Sales Confirmation No. BP-201 in duplicate. Your order is receiving our immediate attention and you can depend on us to effect delivery well within your time limit. 兹随函附上试订单一份。如果质量合乎要求，我方近期内将寄订单。如能及时处理此订单将不胜感激。 假如能给5%的佣金，我方将向你方试订一批货。 你方