正确标引公文主题词

1、如何正确标引公文主题词李步其浙江警官职业学院 浙江杭州 310018摘要 :目前公文 处理 中大量存在主题词标引不规范的现象。正确标注公 文主题词已成为公文处理过程中的一个难点。 本文就公文主题词的涵义、 主题词 表的体系结构、 标引方法、 标引程序及标引主题词应注意的几个问题提出粗浅的 看法。关键词:公文 写作 主题词 标引为适应办公现代化的要求 , 便于计算机检索和公文管理的科学化 程度 , 提高办公效率 , 国家行政机关公文处理办法 (国发 200023号文件中明确规定:公文应当标引主题词。上行文按照上级机关 的要求标引主题词。 同时, 中华人民共和国国家标准国家行政机关 行政公文格式

2、(GB/T9704-1999 ,进一步明确了制作公文主题词标 识的要求。 因此, 主题词也就成为各级行政机关公文中的重要组成部 分,其标引越来越受到文秘人员的重视。但是,从各级行政机关公文 主题词标引的现状来看, 普遍存在着标引质量不高的问题, 存在着许 多不规范的现象,诸如主题词缺标、错标、漏标、超标、粗标、组配 不当、层次混乱、生造乱造主题词等。鉴于此,笔者拟就主题词的涵 义、主题词表的体系结构、 主题词标引的方法、程序以及标引中应注 意的几个问题提出一些粗浅的看法。一、 公文主题词的涵义所谓公文主题词, 是一些以概念为基础的、规范化的、具有组 配性能的、 能体现公文主题特征及其归属类别,

3、 并为计算机所识别的 名词或名词性词组 ,是公文版记部分的构成要素之一。主题词既 要体现公文的主要内容, 使每一个公文都能区别开来, 又要指明其归 属类别, 便于立卷归档。 标引主题词是文书部门和档案部门相互衔接 的一项工作。二、 公文主题词表的体系结构目前各级行政机关使用的主题词表共由 15类 1049个主题词组 成,分为主表和附表两大部分,主表有 13类 751个主题词,附表有2类 298个主题词。词表分为三个层次。第一层次是对主题词区域的 分类,如综合经济 、 财政、金融类等。第二层是类别词,即对 主题词的具体分类,主要是以政府各部门职责范围内的工作内容划 分,其特点是内涵大、覆盖面广,

4、具有确定性,如工交、能源、邮 电类中的工业 、 交通 、 能源和邮电等。第三层是类属 词,是反映公文具体内容的词,如体制 、 职能 、 编制等。第二层和第三层统称为主题词,用于文件的标引。三、 公文主题词标引的方法1、一份文件一般标三五个主题词为宜,除类别词外,最多不超 过五个。2、主题词标在文件的抄送栏之上,顶格写。词目之间不加顿号, 而是空一字。3、标引顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标 反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词。如国务院关于加强 水土保持工作的通知 , 先标类别词 农业 , 再标类属词 水土保持 , 最后标上文种通知 。4、一份文件如有两个以上的主题内容,先

5、集中对一个主题内容 进行标引,再对第二个主题内容进行标引。如关于要求落实杭州钢 铁厂二号焦炉精洗煤货源及铁路运输列入国家计划的函 ,先标反映 第一个主题内容的类别词能源 ,再标类属词煤炭 ;然后标反映 第二个主题内容的类别词 交通 , 再标类属词 运输 , 最后标 函 。 5、根据需要,可将不同类的主题词进行组配标引。也就是说, 不同类别的主题词可互相借用标引。 如 国务院关于加强农业生产资 料价格管理以及对其主要品种实行最高限价的通知 ,主题词标为:农业 物资 物价 管理 通知。 类别词农业属于 04A ,而 其后的三个类属词依次属于 06A 、 01B 、 01B 。6、当词表中找不出准确

6、反映文件主题内容的类属词时,可以在 类别词中选择适当的词标引, 也就是说, 类属词的选择不受类别区域 的限制。确定一个类别词后,如还需要其他类别词来反映公文内容, 其他类别词可充当类属词使用,需要注意的是在该词的后面加 以便区别。如关于要求解决宁波北仑港区口岸查验单位机构设置、 人员编制和办公生活设施的请示 ,可标交通 机构 编制 设 施 请示 。四、 公文主题词标引的程序公文主题词的标引要求较高,难度较大,在标引过程中,不仅 要掌握正确的标引方法, 而且要遵循正确的标引程序, 才能提高主题 词标引的质量与水平。一般说来,公文主题词标引的程序大致如下: 1、 阅读公文, 提炼主题概念。 主题词

7、是公文主旨的体现和表达, 它和公文的关系是反映与被反映的关系。 要使主题词准确地体现和表 达公文的主旨,标引者一定要认真阅读公文,了解主要内容,吃透基 本精神,准确提炼主旨,并在此基础上提炼公文的主题概念。 提炼 主题概念是将文献主题中有机结合的概念或概念组合加以提取, 并用 精炼的自然语言表达的过程。 提炼主题概念要对公文主旨进行剖 析,分析出组成主题的主要成分和次要成分。遵循主要成分为主、次 要成分为辅的原则,按正确的概念逻辑关系,抽取那些最重要的、专 指性最强的主题概念, 并用科学精炼的语言加以表达, 以利于主题概 念的转换。2、查表选词,转换主题概念。查阅主题词表或范畴表、附表, 将主

8、题概念转换为本表中的主题词。 转换主题概念, 就是将表达公文 主题概念的自然语言转换成规范化的主题词语言的过程。 如果词表中 的主题词与公文主题概念字面或涵义一致时, 就可直接进行标引; 如 果选定的主题概念在词表中没有相应的主题词, 就可以通过概念组配 或概念相交组配的方法来解决。如关于经济技术协作的办法 ,主 题概念为经济技术协作 ,它在词表中无相应的主题词,但有经 济 、 技术 、 协作 这些相关的主题词, 因而可将 经济技术协作 分解为技术协作 、 经济协作两个概念成分,其中技术协作 这个概念可通过技术与协作这两个主题词去组配,而经济 协作这个概念可通过经济与协作这两个主题词去组配。当

9、 组配标引仍无法达到要求时, 可选定最直接的上位主题词来标引。 如 将扫盲主题概念用主题词教育标引。如上位主题词仍不合用 时, 可临时选择一个适当的自由词来标引。 总之, 选定的词要直接地、 客观地反映出公文所论述的主旨, 并根据公文所表述的主题内容依次 标引,同时要注意体现公文的思想性。3、著录标引,审核校验。主题概念转换后,要将转换的主题词 按照规定的形式标引于公文主题词标识区域内。 主题词的用词不考 虑语法上的结构, 不考虑词与词之间的搭配连接, 仅将各个词依次罗列出来。 为保证标引质量,在结束主题词标引之前,要进一步审核 主题概念提炼是否准确、 全面, 主题概念的转换是否符合标引规则和

10、 组配规则, 同类型公文所选用的主题词是否一致, 著录标引有无遗漏 等,如发现问题,应及时加以补救。要建立岗位责任制,实行目标管 理, 把标引质量作为考核的主要内容, 以充分调动文秘人员的工作积 极性。五、 公文主题词标引应注意的几个问题1、公文主题词与标题不能等同。二者都用极精炼的语言概括公 文的主旨, 但二者的作用不相同:公文标题是为了便于读者概括地了 解公文的性质和要求, 便于根据公文所反映的问题进行公文处理 (如 登记、分送、阅读、批办等 ;主题词不仅要能准确反映公文的主题, 更重要的是根据公文的类别、内容和表现形式为检索查询提供方便。 公文标题一般写成以文种为中心词、 以发文机关和事

11、由作为限制词 的偏正词组的形式,重在以内容反映问题,以文种标明性质,充分发 挥公文的现实效用; 主题词则先要依内容区分类别, 以文种来反映文 件形式,以便于日后查找利用,重在发挥公文的历史效用。 有些公 文撰制者对主题词停留在表面理解,把主题词和标题简单等同起来, 往往认为主题词就是对文件标题主要词素的简单切分和照搬引用。 这 种只看标题不看内容的做法是非常片面的, 不可能准确的掌握公文的 基本观点和基本思想,无法正确地提炼出公文的主旨。2、注意主题词排列的顺序。前面提及,主题词的排列应按照从 类别词到类属词、从内容到形式的顺序排列,换句话说,也就是按范 围、内容、文种的次序排列。如关于煤炭价

12、格调整的通知 ,主题 词可标为:能源 煤炭 价格调整 通知。 这里需要注意的是,对 反映文种以外的主题词, 则应按其涵义由大到小进行排列。 如果揭示 文件主题的主题词能够井然有序地排列出来, 就会使人一看就明白文 件的主要内容和中心思想, 而如果杂乱无章地随意处置, 就使人难以 看懂,也不利于电子计算机的存储和检索。3、正确进行概念组配。行政机关丰富的职能活动仅靠上千条正 式主题词来涵盖是不大可能的, 这就导致了公文主题概念找不到相对 应的专指主题词。 因而, 可考虑利用词表中最直接相关的两个或两个 以上的主题词组配成新的主题词进行标引。 尤其要注意的是不能越级 组配,在满足专指性规则的条件下

13、,优先考虑交叉组配,然后再考虑非交叉组配。如关于加强黄河水利工程管理的通知中的黄河水 利工程 ,如组配标引为黄河水利 、 工程就不能准确地表达主 题概念,应用黄河水利 、 水利工程才对。为保证主题词的专指 度,必须选用与公文主题关系最密切、最相近的词进行组配,不能采 用太泛指的主题词组配。4、标引用词要规范。在公文处理过程中,不少文秘人员缺乏主 题词标引方面的知识,没有认真研读过国务院公文主题词表 ,往 往只靠自己的理解,掺杂个人的观点,随意用自然语言(非正式主题 词标引代替主题词,用词不规范或自觉不自觉受方言口语的影响。 如浙江省教育厅厅高等学校精品课程申报评审办法的通知 (浙教 高教 20

14、03186号 , 其主题词标为: 高等教育 精品课程 申报 办 法 通知。 其中,类别词高等教育和类属词精品课程 、 申 报便不够规范。更有甚者,一些基层文秘人员常常撇开国务院公 文主题词表而自行生造乱造主题词 ,如浙江省教育厅关于印 发浙江省教育系统预防与控制传染性非典型肺炎应急预案的通知 (浙教体 2003222号将防控当作主题词, 浙江省教育厅关 于调整非典型肺炎防治工作领导小组成员的通知 (浙教体 2003221号将非常设机构作为主题词等,这就难免形成各行其是,标准 不一,质量不一的局面,不能正确地反映出公文的内容和主题,失去 了主题词标引的实际意义和作用。5、适当增加部分主题词。国务

15、院办公厅为了规范公文主题词标 引,特制定了国务院公文主题词表 ,收录国家级主题词,上报国 家的各类公文只允许使用国家级主题词标引; 省级人民政府也编制有 公文主题词, 作为省政府下发文件以及省内各机关上报各类公文的标 引依据。如浙江省人民政府公文主题词表中,根据浙江省实际情 况, 增加了 109个省级主题词, 如 联营 、 评估 、 公交 、 防台 、 集团购卖 、 来料加工 、 职业病等。不少文秘人员参照国务 院公文主题词表 、地方政府公文主题词表标引公文主题词时,总觉 得主题词数量太少,不能满足需要。因而,该单位可根据资料管理方 面的特殊需要,在国务院公文主题词表 、地方政府公文主题词表

16、的基础上, 适当增加一些类别词或类属词, 以满足本单位公文管理的 需要。 如 浙江省监狱管理局公文处理暂行办法 根据监狱工作特点, 在下行文中增加狱政 、 教育改造 、 生活卫生 、 创建工作等类属词。 6、正确标引印（转）发公文的主题词。印发的公文，一般都是 规范类或指令类文书，如规定、条例、意见、办法等,其正文一般是 阐述印发的缘由和提出一两句指示性意见或要求， 其目的是为了贯彻 执行“附件”的内容。对印发文件的公文进行标引，要以附件内容为 主要依据，先标类别词，再标类属词，只不过反映文件形式的词由两 个文种名称构成而已。如关于印发浙江省罪犯奖惩考核办法的 通知 （浙司200361 号）

17、其主题词可标为： ， “司法 监狱 罪犯 考 核 办法 通知。 ”但转发文件的通知就没有这么简单，这是因为被 转发的文件不是本机关的文件，或者被转发的文件很多时候也是通 知。 “对于这样的文件来说，如果简单地按印发文件的通知那样标引 主题词（不标出转发一词） ，则很容易与本单位直接制发的关于 某一事项的通知混同。 .因此，标引转发公文主题词的时候，如果 ” 被转发的公文属非法规性文件，则其文种可不作为主题词标引，但要 注意将“转发”作为主题词标引于“通知”之前，而不应将“转发” 置于类别词的位置。如关于转发浙江省委组织部、浙江省人事厅 关于进一步完善党政机关年度考核办法加大考核工作力度的意见 的 通知