四级秘书办事知识点

1、二、事务管理1、制定接待工作方案的程序 主要内容有：确定接待规格、日程安排、经费预算、工作人员等 1了解掌握来访者的来访目的、根本情况2草拟接待方案3与本单位相关部门沟通情况 4与来访者沟通情况5报请上司审批2、安排来访的工作程序 1迎接方法：主陪人在宾馆等候，派下属去车站或机场迎接；为表示对来访者的重视，主 陪人亲自到机场或车站迎接。 2送别方法：来访者如果上午离开，就在前一天晚上话别；%考* 试大%来访者如果下午或晚上离开，就在当天上午话别。时间控制在半小时内为好，礼物也在此时送出，并告诉客人 送行的人员、车辆及时间方面的安排。3、安排参观工作程序1初步确定活动的内容2征求对方的意见3修改

2、、确定方案4实施方案：人员安排、参观地点检查、提前预订门票、人数假设多，可外包给旅行社。4、办公室隐患1地、墙、天花板、门、窗中的隐患 2室内光线、温度、通风、噪音，通道方面的隐患3办公家具方面的隐患4办公设备及操作中的隐患5工作中疏忽大意造成伤害的隐患6工作中疏忽大意造成失密的隐患7火灾或消防中的隐患5、健康、平安办公环境的要求1办公区建筑必须巩固平安，室内有根本装修2光线应充足3温度要适宜4布局应注意通风 5办公室空间及座位空间要适当6办公室噪音要低 7办公家具、设备及用品都要满足工作需要并符合健康、平安的要求 8办公设备的安装、操作要符合要求9办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必

3、要的报警装置 10办公室提供饮水并符合健康、平安的要求11办公区或办公室设置急救包并定期更换12建立相应的规章和制度13室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物6、印章的刻制 印章管理工作的一个首要环节 1得到上一级主管单位的正式公文2由印章制发单位开具公函，附上章样到公安部门办理登记手续 3由公安部门指定专门的刻字单位承当印章的刻制任务 4印章刻制完毕，原刻字单位一律不得留存章样7、印章的启用程序 1为平安起见，取公章应实行双人同行制。2取回公章后，立即交办办公室负责人拆封检验，指定专人保管。并向有关单位发启用印新公章启用后旧公 3启用新刻制的公章时， 要将印模和启用日期报送上级主管部

4、门， 章通知文，以便告知。8、印章管理的考前须知 1经理名章具有法定的权威性和代表性，要控制使用、加强管理 2因机构变动、 名称改变或公章损坏需启用新公章而停止用旧公章时， 章应交由制发机关封存或销毁；也可经上级部门批准后自行销毁9、介绍信使用的考前须知1严格履行批准手续2介绍信的内容要明确具体3要填写有效时间 4管理人员对开出的介绍信负责，检查无误后用印，还要盖骑缝章 5一份介绍信只能用于一个单位6持信人不能将介绍信转借他人使用 7存根内容要同正文内容相符 8书写要工整，字迹要清楚，不得随意涂改 9要用蓝色或黑色毛笔、钢笔填写10用印要谨慎10、值班工作标准1坚守值班岗位2认真处理事务3做好

5、值班记录4热情接待来访者5加强平安保卫11、值班实务处理的方法 1对或来人商洽的简单事项直接处理2把应由有关部门处理的事项转有关部门处理 3对或来人商洽的重要事项请示上司后处理12、值班实务处理的技巧1问明情况，做好记录2重要情况，及时报告3谨防假冒，防止失误13、商务费用的报销步骤1申请人填写费用申请表并签字2交相关负责人审核并签字批准3商务工作中要向对方索取发票4商务工作结束后将发票附在出差报销单后并签字，再提交出纳部门 5提交财务部门领取现金或支票借款或先由申请人垫付14、安排上司差旅事务的程序1制定商务旅行方案2制作旅程表 3准备上司在不同场合的发言提纲 4办理出国手续 5落实上司出行

6、前的工作15、办理上司交办事项应注意的问题 1要态度和蔼，协商解决 2要坚持原那么，按章办事 3要一视同仁，不分亲疏16、秘书应怎样有效利用工作时间1接受工作任务要弄清“三要素 ：内容、时限、要求2优化办事成果“三比拟3把握好办事“三形式4检查办事效率“三标准5向上司复命“三注意：利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小单一办事，交叉办事，穿插办事：工作质量，工作速度，对社会和群众的影响不失真，不吹嘘，不邀利6精心准备，提出合理建议；讲究方法，选择适当形式；注重程序，坚持逐级请办；提高艺术，优化请办效果；以缓应急，防止紧张出错17、如何编制工作日志至少包括日期、时间、具体工作内容、备注等

7、1手工填写：提前了解上司工作和活动信息并填入日志，也标出自己当日应完成的工作。 再逐项落实，协助或提醒上司执行日志方案2电脑输入：使用专用软件 MS outlook ，方便快捷18、如何管理上司的工作日志1秘书应确保上司日志信息的保密2要保持两本工作日志信息一致和准确3应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短 4熟悉上司用餐和休息的时间，以便安排约会避开上司的休息19、库存控制卡的内容1工程2单位 3 库存参考号 4 最大库存量5再订货量 6最小库存量7日期8接收9发放10余额20、办理进货的程序 1使用订货单核对对方交付货物时出具的交货单及货物 2将购货订单与实物认真核对3在办公用品库存卡的接收项

8、中填入所接收的每一类货物的详情 4更新库存卡中的库存余额5将接收的货物按照办公用品存储规定存放好21、数码相机的性能指标(1) 分辨率。(2) 光学与数码变焦。(3) 镜头。(4) 测光系统 。 。(5) 相当感光度等效 ISO 额定值。(6) 图像的存储格式。(7) 存储卡。(8) 光学取景器。(9) LCD 显示屏。(10) 闪光灯。(11) 电池。(12) 连接方式。(13) 白平衡 。(14) 色彩位数色彩深度 。(15) 连续拍摄。22、数码相机使用的考前须知1不适宜拍摄自然风光2拍摄时要尽量靠近被摄体3取景要准确4在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光23、刻录机主要性能指标1、数据传输

9、速度2、缓存容量3、兼容性24、刻录机使用的考前须知1安装时注意散热2保持清洁3防止刻录机长时间工作不要随意关闭刻再按一下 Lamp23min后，等 4刻录过程中尽量不要执行其他程序， 不要对刻录机面板按键进行操作， 录软件5及时取出盘片25、投影仪操作步骤笔记本电脑 +投影仪1安放投影仪2连接投影仪与电脑3接通电源，设置好输出方式4对焦5设置分辨率6关闭投影仪正确的关机顺序是： 先按下 Lamp 按钮，当屏幕出现是否真的要关机的提示时， 按钮，随后投影仪控制面板上的绿色指示灯不亮 ，橙色指示灯闪烁 。 过 到投影仪内部散热风扇完全停止转动， 黄色信号灯停止闪烁时， 再将投影仪关闭， 切断电源。26、投影仪使用的考前须知1保持投影仪镜头的清洁 2投影过程中不能用镜头盖遮挡画面3不要关机后立即断电4不要带电插拔电缆5不要频繁开、关机27、扫描仪故障及解决方案1扫描仪发出的噪音很大：把扫描速度设置成中速或低速即可 2找不到扫描仪：检查是否开启扫描仪的电源；如果指示灯不停闪烁那么说明状态不正常， 先检查与电脑的接口电缆是否有问题，以及是否安装了驱动程序，还应检查是否与其他设备 冲突，假设有冲突可更改 SCSI 上的跳线3扫描仪指示灯为橘黄色：关闭电源检查电源是否插紧在插座上以及是否接地4扫描仪的READY丁不亮：检查