如何进行公文修改

1、第五节 怎样进行公文的修改一、为什么要重视修改环节修改是对初稿进行审查，予以推敲、调整、核实、删改、增补，直至定稿的一种思维活动和行为过程。初稿，大致可分为雏形式初稿和定局式初稿。所谓“雏形式初稿”，就是根据提纲，把自己的构思草创成文，通常称之为“草稿”，它存在着较多较大的“病症”，需要进行修改的“大手术”，有时甚至需要全部推倒重来。其原因不是自己的认识水平与领导意图不符，便是写作水平与自己的愿望有着较大的距离。所谓“定局式初稿”，就是文章材料的处理、安排和对写作竭力的表述已基本定局，无须进行“大手术”，只需对存在的疏漏、表述不周等进行推敲、修正和增补。文稿修改的重要性，主要表现在以下几个方面

2、：（一）修改是提高公文质量的有效途径文章是客观事物的反映，而客观事物是复杂曲折的，人们对客观事物的认识不是一次就能完成的，它决定了文章不可能一下子就反映得全面、深刻无误。要反映得准确、恰当，需要有一个反复思索、逐步深化和去粗取精、去伪存真的认识过程。公文写作更不同于其他文章。其他文章的作用，所写的大多是自己所熟悉的事物；而公文的作者，由于工作的需要，即使是不熟悉的也得写。因此，公文的作者对客观事物的认识更难免存在这样或那样的不足之处，更需要对事物进行再思索、再认识。对文章进行修改即是对事物的认识进一步明确、深刻、全面的过程，也是对所写文章的表现形式趋于完善的过程。对修改的重要性和必要性，中外许

3、多写作大家都有过论述。（二）修改是提高写作水平的重要途径要提高写作水平，通常说“多读多写”，其中“写”，其实就包含修改。只有对自己文章不断进行修改，才能发现自己在写作中的长处和不足。对其优点，加以总结，积累经验，予以发扬；对其缺点，找出原因，进行改正。这样，每修改一次，就有一次的提高，不断修改的过程，也就是不断提高写作水平的过程。在习作中，提倡一题多作，反复修改，目的就在于逐步提高写作能力，以求写出比较好的文章。此外，修改也是制文者对受文机关、对工作负责的表现。特别是写行政公文，要以党和国家的方针政策为指导，要在实际工作中产生效应，如果有错误或不当之处，都会给受文机关带来执行或运输的困难，而贻

4、误工作，造成损失。因此，对初稿进行认真修改，是写作者事业心和责任感的体现。二、公文修改的一般要求（一）要遵守公文修改的逻辑程序尤其是公文的初稿，一般应按照主题、材料、结构、语言的顺序，由主到次、从大到小地逐一进行修改。公文中主题的变更，往往“牵一发而动全身”，材料、结构、语言等都需进行相应的修改。如果不首先考虑公文大的方面，而先精雕细刻语言，那么，一旦主题、材料等有所变更的话，语言必然要重新进行调整，甚至有的层次和段落将整个儿地被删去。这样势必使部分已经完成的修改变成徒劳，从而影响公文写作的效率。因此，强调公文修改的程序是十分重要的。（二）要立足公文整体进行局部修改有的人修改公文，往往缺乏系统

5、、整体的观念，津津乐道于公文局部、细处的雕琢，因此有的修改常常成为公文的赘疣。一个词，一个句甚至一个段，孤立地看也许很美，如果放错了地方，它就会起相反的作用。公文是个有机的整体，全体协调匀称才算美。只有孤零零的一处美，就会破坏协调，失去整体的美。我们修改公文时，一定要用宏观、全局的眼光，去进行微观、局部的修改。哪怕某一局部、细处再生动形象、富于文采，只要同公文整体不和谐，也要忍痛割爱。（三）要具有一丝不苟的精神公文修改从某种意义上说，比起公文起草更为艰巨。有的人公文写完后一搁了事，就是不愿意修改，这样的公文怎么能精益求精。不断提高质量呢？现在流传下来的古文名篇，其字字句句都渗透者古人一丝不苟的

6、精神。现在社会节奏加快了，我们不可能对一篇公文进行长时间的反复修改，但古人写文章那种一丝不苟，刻意修改的认真负责精神。还是值得我们好好学习的。写作是一项艰苦的脑力劳动，修改更需付出心血。我们要思想重视，态度认真，不断提高自己的公文写作水平。三、修改的要领一：看观点是否正确修改公文要注意文稿的基本观点是否符合马列主义毛泽东思想，是否符合辩证唯物主义。如有片面的、绝对化的，不符合马列主义思想原则观点的内容务必要纠正。文中所提的要求、号召、措施等也必须符合党和国家的方针、政策、法令，否则必须修改。四，修改的要领二：看主题是否明确一篇公文在制写前就必须有十分明确的目的，要说明和解决什么问题，务必表述清

7、楚。修改时首先要看主题是否集中、明确、前后一致，还要检查公文所表达的思想观点与现行的法律法规方针政策是否一致、看看材料能否为主旨或观点服务，写作意图是否表达清楚，对错误的.模糊的和肤浅的地方要进行修正。现实生活中对公文主题把握不好造成的错误很多，在这里略举一二。比如，由于写作人员对公文主题的把握不准确，使标题偏离了主题。一份简报想反映某市根据农副产品市场供应情况，有计划地提高了一部分农副产品的收购价格，全市农副产品收购价格总水平比上年上升16.1%、从而调动了京郊农民发展农副产品的生产积极性。原标题这样拟写：1987年某市农副产品收购价格总水平上升16.1%，很明显这个标题只反映了该文的一部分

8、内容，而该文的主要内容却没能概括进去，这份简报被采用时，将标题改为某市运用价格杠杆促进农副产品生产，这就比较准确地概括了全文的意思。要想检验是否明确主题，首先看文稿是否抓住了重点问题，并针对重点问题做出了明确的回答，全文是否句句段段都围绕这一重点问题展开。这是大问题，如果文稿中这方面有问题，一定要全面认真改稿。其次要注意一篇公文只能有一个中心，不能什么都写，并列一起。什么问题都想一起解决，这样会始误主要问题的解决。因此，发现这样的问题要删去多余的，坚特只在主要问题上下功夫。再次要注意考虑所选材料是否能说明问题，如果材料与主题不符将会闹笑话、会大大减弱公文的说服力，因此所选材料要典型，否则就必须

9、更换。有了重点问题、有了充分的能说明问题的材料，还要有充分的科学的分析论证，使观点与材料融为一体、使材料、事例紧扣观点、充分论证，观点鲜明有论有据。五，修改的要领三：看格式是否符合规定国家行政公文处理办法对格式、标准有明确的规定可以参照执行，但人们在具体行文中仍出现这样或那样的错误。排版规格不当。如公文标题应在红色（黑色）反线下空2行处，函的公文标题在发文字号下空2行处，居中排布，用2号小标宋体字，正文用3号伤宋体字，一般每页排22行，每行排25个字。如果字数偏多、则分行排列，分行时不要把各行上下对齐排成等长，可视字数少居中排成一行或二至三行，不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾，要做到语

10、意完整、排列对称、间距恰当，而人们在实际操作中往往是各行其是，严重影响了公文的严肃性。这里有一个公文标题排列不恰当的例子，某某市城乡建设管理委员会关于解决京广铁路沿线武汉域区段部分景墙建设经费的请示为加快京广铁路沿线某城区段综合整治步伐，美化铁路沿线景观，根据京广铁路沿线某城区段综合整治规划，经市政府研究同意在兴建的景墙。这份请示，要求解决修建沿铁路干线几个城区段景墙建设经费问题。但是这里的标题排列是城区段与部分相连，两者复指、即部分就是城区段，城区段等于部分，这样理解就成了要求解决的是某的城区段部分的全部景墙的建设经费问题。正确的排列是：某市城乡建设管理委员会关干解决京广铁路沿线武汉城区段部

11、分景墙建设经费的请示六、修改的要领四：看材料是否可靠公文写作要求材料真实、典型和充实。公文不是小说，材料与实际情况必须完全吻合。因为公文中的材料是观点赖以生存的关键，材料不实，观点站不住脚。文稿也就全军覆没了。因此要检查公文是否翔实，有没有多余的材料，详略是否得当。同时还要审核材料的真实性和典型性。对不真实，不典型，也就是那些多余的、无价值的、与主题无关的材料要剔除，对缺少的材料要适当增补。七、修改的要领五：看结构是否清晰好的公文结构完整、严谨，层次分明、首尾圆合、迂曲多变，主题能明确地表达出来，形成一个完美的艺术整体、如果结构松池，层次混乱，宾主无序，就必须修改。公文写作也要求结构严谨、完整

12、和有条理。因此，要检查公文的内部结构是否合理，是否符合文体要求，不合理的、不符合要求的应进行相应的调整。除此外还要检查公文层次是否清楚，是否符合大多数人的思维习惯；段与段的联系是否紧密，首尾是否照应，过渡是否自然，有没有重复或与全文中心脱节之处，如有以上结构上的问题，必须逐一改正。八、修改的要领六：看语言是否准确、简练、流畅公文语言首先要准确，模棱两可的公文让人看了不知所谓。因此，在修改时发现有概念含混不清、容易产生歧义的必须修改。比如“免职”不含贬义写成含贬义等。再比如公文中的数量词要准确。如果把树的粗细写成“碗口粗”或“两抱粗”都不行，必须写成几年生的树，按年轮科学计算。锤炼语言、推敲炼字

13、是中国作家的优秀传统，特别是公文的语言讲究精确，其每一个词、每一个句子必须保持意思的唯一性，还要简洁和通俗。因此要反复推敲语言。有没有废话、错字、白字、病句等，语言表达是否准确，是否符合文体要求。对语言的推敲不能满足于没有错误，而要追求妥帖完美。九、公文修改常用的几种方法文件起草完毕，要经过仔细的检查和认真的修改，起草人员要反复阅读文稿，逐字逐句地检查和认真修改。观点表述不够鲜明的要重新措辞，材料叙述紧简失当的要加以删除或补充，结构安排不妥的要进行调整，内容重复和可有可无的文字要舍弃，事件数字要检查核实，文中的错别字和标点符号使用不当的要更正。具体来说公文可以采用这样的方法（一）四字法删：没价

14、值、不典型、与主题无关的材料删掉。补：材料少、内容不充分，要添补材料。调，首尾段层不严密、不合理要调整使布局更合理、主题更突出。换：观点，语言等方面不当、不优的更换成更理想的。（二）热改法即通常所说的“进热打铁”，一旦文稿起章完毕马上进行修改。此时：写作者对写作的整体构思依然十分熟悉，对一些具体问题的思考也还记忆犹新，因此这时进行修改，可以及时有效地发现并弥补行文过程中的某些遗漏。同时，写作者在起章过程中往往会有一些为了不打断行文思路而暂时搁置的问题，例如某个材料是否需要调换，以及某些语言的运用尚待深入推敲，等等，都需要在完稿之后再从全局出发统筹考虑，妥善处理。（三）暂搁法暂搁法，就是写好初稿

15、后，如果不需要其他人参与审核、修改，就不要马上改，而是暂时放一放，过些时候再修改。因为刚一完稿，作者的思想感情往往还处在兴奋的状态之中，思路还停留在原有的基础上，这时忙于提笔修改，也难于发现同题。而在放一放的过程中，作者对所写的东西，就能做出进一步思考，会有新信息输人脑中，冷静一下大脑，思想会更清醒，思路会更明晰，认识会更深刻，技巧会更成熟，语言会更丰富，修改效果会更好。（四）自读自改法每写一份公文，最好自己朗读或默读几遍，在朗读或默读中，遇有语意不畅的地方，随手改正，这是一种自我移位体验。公文中的毛病，光靠目阅，有时不容易发现，一读，别扭而不畅达的地方，就立即出现。公文是实用文，使用范围广泛，总要使人读起来顺畅明白，否则.会影响工作效率。在基本定稿后，还要捧着稿子把文章从头到尾朗读一遍。思索哪些地方拗口，哪些句子不通顺，然后再仔细推敲斟酌做认真的润色修改。（五）比较法用不同的字、词、句以及新的材料等，同初稿中感觉不妥的部分加以比较，然后