会议效率不高的原因及解决方案

1、会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及预防性管理1 会议的通病一一效率不高小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议 的某些现状，值得我们思考。我敢说：大參数的公词决谓都是 有间题的，甚至是错谋的！則肚本廉因在于丈多数公司的 会谋效和很低下!很多公司往往由于以下原因，开会效率低下:公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安 排在事务繁忙的周一开。许多主管对于何时开会几乎都不征询职工的意见。这使得职工疲于奔命，甚至得延后或放弃 参加其他会议。有些“必须到会的职工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能岀席

2、，这使 得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本 来不及准备。时下有一句很流行的话一一“最近比拟烦，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话 可以改为“开会比拟烦。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况 下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低，简而言之，会议效率不高。 因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。2 会议效率不高的原因会议效率不高通常由以下 7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤， 需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。表2-1会议效率不高的原因及

3、具体表现项次具体表现1时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会。2地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打 断，无法正常进行。3开会对象的选择必须岀席会议的人未到， 通知来的是一些可有 可无的参加者。4主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵 着鼻子跑，无法到达会议意图。5参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如 何引退，致使会议失败。6会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖 沓而无成效。7开会的原因、目的和 结果开会的原因、目的和结果在会议进行中突然发 现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。3 预防性管理所谓预防性管理，其实就是

4、防患于未然，将祸害扼杀于摇篮之中。对于会议来说，做预防 性管理，实际上就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种原因，一一做好预防工作， 从而保证会议的高效进行。【举例】以会议为例，为了预防岀现效率不高的情况，下面针对7种致使会议效率低下的原因，做一个全面的预防性管理。会议预防性管理措施时 间地 点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须岀席会议的人，将岀席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者 几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一 职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。

5、开会的原因、目的和在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通结果知所有的参会者。【自检】请根据自身情况完成以下表格。(1)你所在公司是否存在会议效率不高的问题？是否如果存在，请从以下选项中选出符合你所在公司实际情况的选项，并提出改 良意见。存在问题是否存在改进意见主持人毫无影响力是否会议地点的布局让人很有压迫感是否会前准备缺乏，会议议题让人不明所以是否会议总是选在午饭时间进行是否高效会议的八大特征与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因 素。高效会议具有8大特征。蚀了评论和归納记录所宥决定.建仅和负费人只在必要时才召黨好好籌划过规订和分发了就程表 遭守时间

6、-切按挪就班请了畏有嵯脸飽和有才能的人出搐建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列岀，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。会议标准会议标准包含3个局部：会议时间安排的标准、固定的会议流程标准以及会议标准本身。1 会议时间安排的标准会议时闾妄拼的观范！> 8AM5AM熒言的徽望没被喚龍.玮宜让与会者対 槌议有太多凰威或逐业务分析> 3AMLOAM适合1.对I舍谈.也展进行业务会谈的 最住时机> 10AM12AM或1PM-3PM,适点麋思广益.> 3PM5PM <好平安排会孤上午8-9点之间，正是职工从家到公司，准备

7、开始一天工作的时候。这个时候的职工，心绪尚 且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让职工回 应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。上午9-10点之间，职工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同 样也是进行业务会谈的最正确时机。上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动职工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想岀新 点子、新方法。下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的职工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望 马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。2 会议标准本身会议标准是指大家达成共识的会议守那么。会

8、议标准主要包括以下条款：所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间 超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。所有与会者都要准备在会上发言。准时开始，准时结束。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规那么最重要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸。会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。所有与会者应承当起对会议质量进行反应的职责。必要时请第三方监控，以保证会议质量。3 固定的会议流程标准幵蜡款迎会议目的秋程具体时间安桃规章制度iftjg 1分車话题及目标交换信息产生主竄/做块罡“确认行动A总结图2-1固定的会议标准流程 固定的会议流程标准主要包括一个中心、两个根本点1一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：会议的开始，具体包括：致欢迎词；说明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规 章制度；指定会议记录人。进行会议讨论，可以分为不同的议程，比方议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话 题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。2丨两个根本点两个根本点是指会议的