值班秘书如何处理发文

1、值班秘书如何处理发文办公自动化系统就是通过电脑与网络以实现公文、邮件和日常的一些工作的电子化，从而大大提高工作效率，办公自动化系统会把您每天的工作全都收集到您的待办事项中，比方说需要核稿的发文、批阅的收文、要参加的会议、其他人员发来的电子邮件等等。下面将介绍的就是如何通过待办事项来处理收文和发文的。一、发文1、如何处理发文1. 每次进入办公自动化系统后，看到的画面如下列图所示用鼠标单击打开待办事项2. 这是办公自动化系统的主画面。待办事项是第一个选择项，使用鼠标左键单击待办事项就可以查看您的待办事项了，您所看到的如下列图所示用鼠标选中后，连续双击左键打开文件。用小三角可以展开或折叠分类的文件3

2、. 在待办事项中，各种文件已经分好了类，比方有收文、发文、邮件等等，用鼠标单击左边的小三角形可以展开分类的文件或折叠分类的文件以便于查看，如果要办理一个发文的话，用鼠标选中这个文件，连续双击鼠标的左键就可以办理这个发文了。4. 打开发文后的画面如下列图所示，在下面的表格中就是发文处用鼠标上下拖动滚动条来查看下面的内容理过程中有关人员的意见和签字，5. 在这个表格的下面是文件的正文部分，用鼠标上下拖动屏幕右边的滚动条就可以查看正文的内容了，如下列图所示。在这里看到的正文是经过修改后的正文，如果想查看某一个人对这篇文章做了那些修改、或自己觉得有些地方需要修改怎么办呢？2. 如何编辑正文1. 发文的

3、正文编辑功能，要想实现上面所说的，只要用鼠标单击按钮条上的正文按钮,就可以编辑和查看正文内容了。下面的画面就是单击正文按钮所出现的画面。2.选定版本后,单击确定.1.在此选择要查看的版本.2. 查看各人的修改内容，就用鼠标单击按钮，接着就出现如下列图所示的画面。上下拖动屏幕的按钮这个窗口中显示的是查看的版本3. 在当前的小窗口中显示着对正文的修改过的人和修改的时间，如果要查看某一个人修改的内容的话，先用鼠标选中这个人，然后单击确定按钮，出现的画面如下列图。正文的编辑窗口4. 在屏幕上出现了两个窗口，一个是当前的正文的编辑窗口、一个是查看版本的窗口，查看版本时可单击窗口右上角的最大化的小图形按钮

4、，这时这个窗口就整个的显示在屏幕上，可以看到文件中有些字是有颜色的，这些就是您所查看的人员添加的地方，加了删除线的字是该人员删除的地方，将鼠标箭头移动到这些有颜色的字上边会显示出修改人的信息，如下列图所示。5. 如果还想查看其他人的修改痕迹，先关闭当前的查看版本的窗口，也就是用鼠标单击窗口右上角的关闭的小图形按钮，可以再次单击查看版本按钮，做法和上边讲的一样。最后查看完毕后要将这些窗口都关闭。在关闭时，如果没有做修改的话，则不必保存。6. 查看完版本之后或不查看版本就可以直接修改正文内容,删除、加入等操作和平时的使用相同，在这里就不详细介绍了，所不同的是您修改的地方是有颜色的，并且电脑自动记录

5、了您修改的地方，以便于别人查看，如下列图所示。7. 修改完毕后，单击小窗口右上方的退出按钮，在询问是否保存时，选择是就可以了，如下列图所示。1修改完毕后，单击退出2单击是，保存您的修改，否放弃修改3如何办理发文在这里填写意见1. 当发文送到值班秘书的待办事项中时，需要值班秘书文字审核，在电脑中的办理和平常的办理是一样的，只不过在这里是在电脑上签字而已。如下列图2. 您可以在图中所指的地方输入意见，如果没有什么意见的话，那么也可以不输入，用鼠标单击发送按钮出现如下列图所示的画面2确定发送。1选择签发领导3. 您先要选择签发领导，然后单击确定，出现填写意见对话框，系统会根据您的选择自动生成审核意见

6、，您可以对其进行修改，确定后文件就会发送到签发领导的待办事项中，同时系统会自动退回到待办事项中。确定发送。这是您的审核意见。办理发文是不是很简单呢，您只需要按几个按钮就可以了。好了再介绍一下其他几个按钮的功能。Ø 打印打印按钮是用来生成公文稿的。如果您想把发文打印出来，那就单击这个按钮，电脑会自动的生成一份公文稿。然后您用鼠标点一下打印这个下列图标就会打出一份规整的发文稿来。单击图标打印公文稿Ø 退出当您看完这份文件之后，还不想马上处理的时候，那就点击退出按钮，这样这份发文还会留在您的待办事项中，直到您把它办理完毕，它才会移出待办事项您也可以手工将它移出待办事项，但是这样就

7、不好再找到了。Ø 否决否决按钮是用来否决发文的，如果您觉得这一个文件并不适合发，就单击否决按钮，那这份发文就被中止发送并返回起草人那里。关于发文的处理方法就讲完了，下面介绍收文如何办理。二、收文1、如何办理收文用鼠标单击这里进入待办事项1. 下面我们还是从头说起，首先是进入办公自动化系统，画面如下列图所示用鼠标选中要查看的收文，连续双击左键打开文件2. 这是办公自动化系统的主画面。和上边介绍发文一开始的是一样的。使用鼠标单击待办事项查看您的待办事项，您所看到的如下列图所示领导的批示意见这里是分办主任的意见处室领导的意见您在此填写承办结果。3. 在待办事项中，查看是否有收文类，如果有的

8、话，就用鼠标选中这个文件，连续双击鼠标的左键来打开这个收文。下面的一幅图就是打开收文后显示的画面。单击这里查看文件的内容用鼠标点这里可以拖动屏幕向上用鼠标点这里可以拖动屏幕向下用鼠标点这里可以拖动屏幕向下4. 和发文一样在屏幕的上方有一个按钮条，其中有帮助、办理完毕、查看文件、退出等几项功能。在下面的表格中有三栏分别是领导的批示意见、分办主任的分办意见、和承办处室的承办结果，在这个表格的下面是收文的一些登记信息，用鼠标上下拖动屏幕右边的滚动条就可以查看这些信息，如下列图所示。5. 单击按钮条中的查看文件按钮。显示如下列图所示的画面。查看完毕，单击退出回到又上面办理收文的画面。在这里还可以进行打印、翻页、大小调整、旋转、自动翻页等操作。在此填写承办意见。3单击确定，完成输入。6. 看完收文内容后，接下来是写上您的批示意见，点击常用语、人员及部门名称按钮，出现如下填写意见对话框，您可以直接输入，也可以使用我们提供的常用语选择输入。 例如先单击常用语选择栏中的办理，然后在后面敲入完毕两字，最后选择常用