采购部工作手册

1、泉州迎宾馆简介泉州迎宾馆是一家集政府接待、餐饮、住宿、商务、会议、休闲为一体的综合性接待宾馆。 宾馆位于海上丝绸之路起点、 光明之城泉州通港东街 168 号，处于泉州湾滨海城市新区的核心地带， 背枕国家重点风景名胜区清源山， 东临 500 多公顷的泉州国家森林公园，南看泉州晋江大桥、东海湾，与市政府新行政服务中心近在咫尺。泉州迎宾馆总占地近千亩， 建筑面积约 10 万平方米，宾馆外观为古典红瓦白墙的闽南式建筑风格，由迎宾楼、四栋国宾接待楼宇及体育运动中心依山傍水而建。迎宾馆距市中心仅 4 公里、到泉州机场 15 公里，交通极为便捷。泉州迎宾馆自 2008 年 8 月 1 日开业以来，以“和谐山

2、水 真情岁月”为理念，用其完善的设施和卓越的服务品质与周围的青山绿水融为一体，现已成功接待了国务院总理温家宝、全国政协副主席王钢、前国务院副总理吴仪、参加第六届全国农民运动会各省市代表团等多位国家领导及广大宾客，取得广泛赞誉，满意度达到 98%，成为政要、商旅人士理想的应酬居停之所。泉州迎宾馆委托全国知名酒店管理公司金陵酒店管理公司进行全权管理，宾馆的经营目标除政府各项公务接待外，结合自身特点调整产品和服务，通过提供个性化、特色化和专业化产品和服务，招徕更多会议、度假、商务等客源。附：迎宾馆组织结构图总经理室总市经场前餐客康娱理营厅饮房体乐办销部部部部部公部室高人力财工安采尔资务程全购夫源部部

3、部部部部- 1 -第十二章采购部目录3491217- 2 -第十二章采购部第一节概述采购部是负责酒店采购工作的职能部门。采购部在酒店统管理下， 根据实际工作要求，适时、适量、适价、经济合理地采购各部门所需要的物品，确保酒店经营活动的正常进行。采购部的采购工作，必须严格执行酒店的采购制度，严格按照采购程序办理，确保所采购物品的数量、质量、价格和交货期符合要求，并严格控制采购成本。采购部员工必须树立“心为酒店“的采购供应意识。附：采购部组织机构图采购中心 /总经理采购部副经理采购员秘书司机- 3 -第二节岗位职责一、采购经理1 隶属关系1.1 直接上司：总经理、副总经理1.2直接下属：采购员2 素

4、质要求2.1 具有大专毕业学历或同等文化程度，并受过旅游饭店物资管理专业培训。2.2 掌握一门外语，能阅读有关专业资料。2.3 从事物资管理工作5 年以上，2.4 最佳年龄： 30-55 周岁。3 岗位职责3.1 全面负责采购部的管理和日常运转工作。3.2 根据酒店各种物品消耗情况和市场供应情况，制定合理的库存和采购周期，实行计划管理相结合的原则，控制库存资金和采购费用。3.3 负责对员工的管理教育、业务培训，工作评估。3.4 完成总经理交办的其他工作事项4 工作内容4.1参加酒店有关会议。4.1.1 每周一总经理主持的每周例会。4.1.2 每月一次服务质量分析会。4.1.3 每季一次的餐饮成

5、本分析会和房务系统经营情况分析会。4.2主持采购部有关会议4.2.1每周一次采购会议。4.2.2每半年召开一次部门工作报告会议。4.2.3有关突发性专项会议。4.3每日工作4.3.1 检查当日食品采购种有无短缺现象，发现问题及时采取补救措施。4.3.2 检查物资采购项目的进度及落实情况。4.3.3 审阅市场价格调查表，控制采购价格、质量。4.3.4 审阅采购申请单。- 4 -4.3.5 审核采购费用报销单和进货付款申请。4.4根据市场调查信息、采购周期、消耗情况，调整和完善采购供应计划。4.5定期进行工作总结4.5.1 每月底总结部门各项工作任务完成情况，分析存货状况及原因，并与各部门协调，4

6、.5.2 每年末进行年度工作总结，对员工及各班组工作进行考核评估。五、采购员1 隶属关系1.1直接上司：采购经理1.2直接下属：2 素质要求2.1 具有高中毕业学历或同等文化程度，了解经济合同法、卫生防疫知识、酒店食品和物资铁使用要求、质量属性、鉴别方法、运输及保管要求。2.2能看懂进口物资 ( 食品 ) 的英文标识及说明。2.3 从事酒店食品、物资保管工作或烹饪、服务工作3 逐步形成以上。2.4 最佳年龄： 25-50 周岁。3 岗位职责3.1 负责各类食品、 物资的询价、 市场调查，开辟供货渠道， 收信新产品信息，努力降低采购费用和成本。3.2 选择价格合理，品质优良、交货及时、符合卫生标

7、准、有生产期、保质期和中文标识的商品，填写“询价采购分析表”交经理审批。3.3 根据经理确定的采购方案和审批过的采购申请单，完成采购任务。3.3.1 直拨食品、水产、蔬菜、水果的采购。3.3.1.A调查了解当日水产、蔬菜、水果等的市场价格填写价格表。3.3.1.B对照三农以上供应商的报价单，选择价格合理的供应商。3.3.1.C每天上午收货，查验质量、规格、价格、数量等，对于应到而未到的食品及时向领班汇报，防止脱脱货。3.3.1.D及时完成领班分配的应急食品采购任务。3.3.2 现货物资采购3.3.2.A可从市场直接采购的日常用品，必须在7 天之内购进。- 5 -3.3.2.B数量少、金额小的物

8、品可从市场上直接采购。3.3.2.C核定供应商的供货质量、价格，通知供应商供货。3.3.3 入库食品和期货资的采购3.3.3.A进口食品采购必须在60 天内完成，外埠食品采购必须在30 天内完成，本市现货食品采购必须在7 天内完成。3.3.3.B进口物资采购必须在2-4 个月内完成，定制物品采购必须在1-3 个月内完成。3.3.3.C对供应商的供货能力、货物质量、价格、交货期、卫生标准、生产期、保质期、进口中文标识等进行调查，分析比较，选择供应商，报经理审核。3.3.3.D数量多、金额大、珍品、新品、定制产品的定货业务洽谈要请经理一道参加。3.3.3.E定货合同文本交经理审核签字，并加盖合同专

9、用单后交秘书存档。3.3.3.F督促供应商按质、按期交货、确保供应。3.4 到店货物的验收3.4.1 采购的食品、物资到货后，根据合同条款，封样的要求进行验收，严格把关，坚决拒收不合格的食品、物资，并向领班、经理汇报，采取措施，防止脱货。3.4.2 将验收合格的食品、物资交财务部验货组验收，并在发票上加盖验收合格章，如果出现问题，须查清原因，立即汇报。3.4.3 将验货组收合格的直拨食品点交各分点厨师长验收，并在直拨单上签字。3.4.4 将验货组验收合格的入库食品和物资交保管员验收，办理入库手续。3.4.5 将到货食品、 物资的发票、 入库单或直抗逆性交经理审核、签字后， 去财务部办理报销、结

10、帐手续。3.4.6 认真做好新品选样、打样工作。3.4.7 开辟市场供货渠道，了解业务信息，努力降低采购费用和成本。3.4.8 主动与保管员联系，了解库存情况，确保供应，防止积压。六、办公室秘书1 隶属关系1.1 直接上司：经理1.2 直接下属：- 6 -2 岗位提要2.1 在经理领导下， 撰写、审核酒店各类应用文稿， 办理办公室内部日常事务，负责酒店文印、文书档案管理工作。3 素质要求3.1具有高中以上学历或同等文化程序。3.2能熟练使用电脑、复印机、传真机等办公设备。3.3熟悉酒店业务，掌握酒店的各项规章制度及服务的规格水平。3.4具有严肃认真、积极主动的工作态度和严格的组织纪律性。3.5

11、 最佳年龄： 25 45 周岁。4 岗位职责4.1 按规定出席经理主持的会议，并作会议记录和纪要。4.2 草拟各类通知、报告、总结、计划、简报、讲话稿等。4.3收发、保管各类文件。4.4接待来访客人、转接电话。4.5完成经理、办公室交办的其他事项。5 工作内容5.1 每日做好有关会议记录。5.2 做好酒店内部各类文件和有关采购申请、合同等资料的整理、归档工作。5.3 收取各类报表和文件，整理后送经理室。5.4 协助上司做好与各部门的联系工作。5.5 负责部门员工的考勤工作。5.6 整理每天的采购单和收据，核对供货商的送货结帐情况等，及时汇报给上司采购单到货情况。5.7保管部门印章，依据主任指令

12、，为有关文件、证明加盖印章。5.8完成经理及办公室交办的其他事项。七、驾驶员1 隶属关系1.1 直接上司：经理1.2 直接下属：2 岗位提要- 7 -2.1 保证经理和采购用车的准时、安全。3 素质要求3.1具有高中毕业文化程度。3.2能熟练掌握办公室各种车型驾驶的技巧和一般故障的排除方法。3.3具有安全行车十万公里的记录。3.4工作严肃认真、积极主动、吃苦耐劳，组织纪律性强。3.5 最佳年龄： 25 45 周岁。4 岗位职责4.1 遵守交通法规、按章驾车，确保安全行车无事故。4.2 对驾驶的车辆勤检勤修， 出车前后主动擦洗车辆， 始终保持车辆完好状态。4.3完成总经理办公室主任下达的各项任务

13、。5 工作内容5.1 每日检查车辆的安全、卫生状况，不带病出车。- 8 -第三节工作程序1 一、采购报价、确认程序工作程序工作标准1、采购部门按照采购申请单的要求、1、坚持先报价确认，后采购物资编号、登记分派给具体经办的采购员。2、采购员收到申购单后，在规定的时2、货比三家、价比三家、从优选择间内提供三家以上的供货商的地址、电话、报价单 ?3、采购经理根据采购员提供的供应商资料，确定最低价格的供应商4、鲜活食品每十天进行一次定价，每个供应商应先报价. 采购、成本控制分别派人对市场调查，5、提供书面价格资料，最后由财务、餐饮、采购共同确定价格?6、对于新品种除按正常的采购申报外，还须提供样品、试

14、验报告，经总经理授权确认后，方可洽谈7、工程改造、装修经审批立项后，由专人负责选择推荐施工单位并提供两家以上报价，经批准后方可进行二、采购报销付款程序工作程序工作标准1、采购员应熟悉银行结算办法，了解各种票据及结算方法的特点和适用范围2、每笔开支在100 元（含 100 元）以- 9 -上的购货，付款时应使用转账结算. 不足 100 元的可支付现款3、使用转账支票付款时，采购员应向供货单位取得准确付款数， 由出纳员填制支票，交采购员与对方结算4、凡在外地订购的物资，均需向银行办理委托付款或汇款支付， 不得支付现金，不得从邮局汇款5、采购员付款应将经过批准的证明交给出纳员，以便付款三、采购审批程

15、序工作程序1、使用部门的采购申请必须经部门经理签字审批后，报采购部门2、采购组接到各类申请单，在完成报价后，经采购经理审批签字再报财务部3、财务部经理接到申请单后审查价格，并根据库存、预算等情况签批。4、财务部经理审批后， 报总经理审批，然后再到采购部门进行采购5、酒店对外签定的各类合同，应逐层审批，并将推荐的供应商的书面报价单以及合同文本附后6、紧急采购的物品，使用部门必须书面报告，经总经 ?理批准后，方可先购买，后补办有关手续工作标准1、所有采购申请必须逐级审批签字2、特殊情况下，零星购买先采购后补办手续-10-四、采购物品的结算程序工作程序工作标准1、市内采购物品在规定结算金额以上 1、

16、一切采购物资统一由采购组办理结算的领取转帐支票， 规定结算金额以 手续下的领取现金2、凭证必须齐全2、采购员办理结算时需提供发票、验3、一切采购物资统一由采购组办理结算收单、入库单，连同领用支票的存手续根到财务部报帐3、采购员领取现金和支票应先填写“现金申请单”“支票申请单”，经采购主管、财务部经理批准后方可领用5、外埠采购的结算由采购员凭采购单、送货单、验收单、发票到财务部办理汇款手续6、按合同规定付款须填写订货合同用款申请表，填列标的、合同总价、需要付款的数额，并将合同及“采购单”附后7、一切物品的结算必须通过采购统一结算，财务部根据资金状况，安排付款-11-第四节采购管理制度1 采购计划

17、制度：1.1 由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测， 在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核。1.2 计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部审核。1.3 采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。2 审批采购制度：2.1 财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核2.2 财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、 第二年的营业指标及营业预测 3 做 3采购物资的预算制度：3.1 将汇总的采购计划和预算报总经理审批。3.2 经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求， 财务部有权拒绝付款。4 物资采购制度：4.1 采购员根据核

18、准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应。4.2 大宗用品或长期需用的物资， 根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。4.3 餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以保证供应。4.4 计划外和临时少量急需品， 经董事会或总经理室授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。5 物资验收入库制度：5.1 无论是直拔还是入库的采购物资都必须经仓管员验收5.2 仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。 验收完后要在

19、发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。以采购计划或申购单为依据。6 报销及付款制度：6.1 采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单，经出纳审核是否经批准或在-12-计划预内，经财务总监及董事会相关人员核准后方可给予报销。7 采购部业务操作制度7.1 按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、 选择，填写价格、质量及供方的调查表7.2 向分管领导呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案7.3 在经理安排下，按联合确定的采购方案着手采购7.4 按酒店及本部门制定的工作程序，完成现货采购和期货采购7.5 货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报

20、7.6 货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。7.7 将到货的品种、 数量和付款情况报告给有关部门， 同时附上采购申请单或经销合同。7.8 将货物采购申请单、 发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核， 并办理报销或结算手续。8 物品、原材料采购制度：8.1 物品库存量应根据酒店货源渠道的特点，以掌握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限，物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。8.2 坚持“货比三家，价比三家，就近采购”原则。8.3 计划外采购或特殊、 急用物品的采购， 各部门知会财务部并报总经理审批同意后，方可采购。8.4 凡购进物料，尤其是定制品

21、，采购部门应坚持先取样品， 征得使用部门同意后，报经分管领导审核后方可进行定制或采购。8.5 高额进货和长期定货，均应通过签订合同的办法进行。8.6 凡不按上述规定采购者，财务部以及业务部门的财会人员，应一律拒绝支付，并上报给总经理处理。9 食品采购管理制度：9.1 由仓库部根据餐饮部门需要、 订出各类正常库存货物的月使用量，制定月度采购计划一式四份，交财务总监审批，然后交采购部采购。-13-9.2 当采购部接到总经理审批同意的采购计划后，仓管部、食品采购组、采购部经理、总经理室各留一份备查，由仓管部根据食品部门的需求情况，定出各类物资的最低库存量和最高库存量。9.3 为提高工作效率，加强采购

22、工作的计划性，各类货物采取定期补给的办法。10 能源采购管理制度：10.1 酒店工程部油库根据各类能源的使用情况，编制各类能源的使用量，制定出季度使用计划和年度使用计划。10.2 制定实际采购使用量的季度计划和年度计划（一式四份）交财务总监及分管总经理审批，同意后交采购部按计划采购。10.3 按照酒店设备和车辆的油、气消耗情况以及营业状况，定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量，并填写请购单，交采购部经理呈报总经理审批同意后，交能源采购组办理。10.4 超出季节和年度使用计划而需增加能源的请购，必须另填写请购单。10.5 当采购部接到工程部油库请购单后，应立即进行报价，将请购单送总经理审批

23、同意后，将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用，一联交能源采购组。11 能源提运管理制度11.1 采购部根据油库请购单提出的采购能源品名、规格、数量进行采购。11.2 采购部将采购能源的手续办理好后，将有关单据、发票或随货同行单、提货单、提货单、提货地点、单位地址、电话等以及办妥提运证后，连同填写委托提货单据，交油库办理签收手续，便以安排提运。11.3 各类油类、气类的验收手续，按油库验收的有关细则办理。11.4 提货完毕，应及时通知铁路卸车专线负责人，把空车拖走。11.5 验收情况要及时报告采购部。12 办公会议制度12.1 经理办公会议（每周）会议主要内容有：12.2 通报本周各项经营

24、接待方面的工作和服务质量情况；12.3 提出下一周主要工作的安排和设想，供讨论；-14-12.4 讨论本周各部门呈送上来要总经理室讨论研究决定的各类报告和有关工作；12.5 与会者提出其他有关问题；13 办公桌椅使用管理规定13.1 领用办公桌椅，由部门填写物品领用单经部门经理签字，报总办批准。13.2 桌椅乍然损坏，经工程部认可，由部门填单报损，至办公室办理更换手续。13.3 未经同意私自挪用其它部门办公桌椅罚款100 元，并限期归还。13.4 由于保管不善而损失的，酌情赔偿。13.5 由于使用不善损坏，视损坏程度赔偿。14 文件传阅规定14.1 需传阅的文件由总办秘书填写办文单交总办主任签

25、署拟办意见，分发有关方面。14.2 各部门需送总经理室审阅的文件，由部门经理签署后送总办，办公室转呈总经理。14.3 经总经理批阅的文件，由总办秘书根据批示精神下达有关部门，部门传阅结束后，将文件送回归档。14.4复印下发至部门的文件，部门阅后应归档保存。14.5 文件应及时呈转圈阅，阅后及时退还。14.6文件传阅，一律在工作场所进行，不得随意带出，不得任意扩大传阅范围。15 印鉴使用规定15.1 印鉴由采购秘书专人保管，不得随身携带，使用印鉴需办理登记手续，以备查询。15.2 以酒店名义对内、外行文用印，凭总经理在文稿上签字执行。15.3介绍信使用印签，需由部门经理在存根联上签名。15.4

26、无存根证明信或对外发函，须办理登记手续。15.5 不准在空白纸页和空白介绍信上盖印，如特殊需要，必须总经理签字。15.6 凡不符合规定之用印者，总办有权拒绝用印。15.7员工要开证明信， 应本人向部门申请，经部门经理和总办主任同意后方可用-15-印。15.8如发生印鉴遗失或被私自使用事件要及时追查处理。16 采购部办公室保密规定16.1 凡涉及国家利益、企业利益，尚未公开或不准公开的内容均须保密。16.2 秘书在领送文件时，须持专用文件袋，并且不得在路途逗留。16.3 公文处理中必须严格执行 保密法，按照国家机关公文处理办法办理公文。传达、传阅文件须严格按文件规定的范围执行。各种文件不得带出办公室，文件阅后须及时退还。销毁文件要进行登记并监督执行。16.4 接触机密文件者应做到 “保守机密， 慎之又慎”。任何人不得借工作之便将机密文件、资料带出办公室。16.5 在接待工作中，应严格遵守酒店的保密制度，不得擅自将酒店的经营运转的资料外传。16.6 文印室是机要场所，除办公室有关人员外，其他人员一概谢绝入内。-16-第五节工作表格款项支付单20年月日收款单位全称结算方式 : 现金 ()转帐( )其他( )合同金额 :￥元付款事由已付金额 :￥元合同签订 :是()否()附件 :张(大写)人民币金