第7章Excel使用

1、第7章 Excel2000 的使用 Excel2000Excel2000是是Office2000Office2000中的一个主要成中的一个主要成员，并且一直是员，并且一直是OfficeOffice家族中的一个重要家族中的一个重要成员。它的前身是成员。它的前身是Excel 95Excel 95和和Excel 97Excel 97。电子表格是日常办公或学习的一个非常方电子表格是日常办公或学习的一个非常方便的工具，在一般办公的情况下，它往往便的工具，在一般办公的情况下，它往往可以代替数据库表对日常数据进行处理。可以代替数据库表对日常数据进行处理。对于一般的办公人员来说，学习电子表格对于一般的办公人员

2、来说，学习电子表格比学习数据库更加有用，也更加现实。比学习数据库更加有用，也更加现实。 7.1 Excel2000的新特性Excel2000Excel2000有非常丰富的功能如下：有非常丰富的功能如下： 制作电子表格制作电子表格 基本数据处理基本数据处理 制作电子图表制作电子图表 分析数据清单分析数据清单数据筛选和透视数据筛选和透视 使操作更加方便使操作更加方便 功能更加强大功能更加强大 和和WebWeb联系更加紧密联系更加紧密 具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕 7.2 Excel2000基础 这一节将介绍这一节将介绍Excel2000Excel2000的最基础的知识的最基础的知识和操作。

3、通过这一节的学习，读者要熟和操作。通过这一节的学习，读者要熟悉悉 E x c e l 2 0 0 0E x c e l 2 0 0 0 窗 口 的 组 成 ， 掌 握窗 口 的 组 成 ， 掌 握Excel2000Excel2000中最常用的名词和概念，掌握中最常用的名词和概念，掌握用用Excel2000Excel2000建立电子表格，并在表格中建立电子表格，并在表格中输入各种数据。输入各种数据。7.2.1 Excel2000窗口 7.2.2 单元格及其操作 单元格是电子表格的最基本单元。由若干单元格是电子表格的最基本单元。由若干个相邻或不相邻的单元格组成单元格区域。个相邻或不相邻的单元格组成

4、单元格区域。 单元格的引用单元格的引用 选择单元格和单元格区域选择单元格和单元格区域 在单元格中输入数据在单元格中输入数据 清除单元格清除单元格 合并单元格合并单元格 删除单元格删除单元格具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕 7.2.3 工作表的操作 新建一个新建一个Excel2000Excel2000文档时，包含三张工作文档时，包含三张工作表，并使用固定的工作表名称表，并使用固定的工作表名称“Sheet1”Sheet1”、“Sheet2”“Sheet2”、“Sheet3”“Sheet3” 工作表的改名工作表的改名 插入新工作表插入新工作表 选择工作表选择工作表 复制或移动工作表复制或移动工作

5、表 在工作表中插入行或列在工作表中插入行或列 具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕7.2.4 工作簿的操作 工作簿就是工作簿就是Excel2000Excel2000的文档，扩展名是的文档，扩展名是“.“.xls”xls”。是由若干电子表格（即工作表）是由若干电子表格（即工作表）组成的电子文档。组成的电子文档。 新建工作簿新建工作簿 保存工作簿保存工作簿具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕7.3 工作表中的数据操作 除了在单元格中输入数据外，除了在单元格中输入数据外，Excel2000Excel2000还提供了在工作表中快速输入有一定规律还提供了在工作表中快速输入有一定规律的数据。的数据。7.3

6、.1 数据自动填充 填充相同的数据填充相同的数据 填充数据序列填充数据序列控制填充序列的生成控制填充序列的生成 自定义序列自定义序列 按公式生成序列按公式生成序列 具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕 1期一星期一240350 星期二345350 星期三450350 星期四555350 星期五660350 星期六765350 星期日870350 星期一975350 星期二1080350 星期三7.3.2 数据有效性检验 Excel2000 Excel2000提供了数据有效性检验的手段，提供了数据有效性检验的手段，以保证输入数据的正确性。如果输入数据以保证输入数据的正确

7、性。如果输入数据出现了错误，将及时地显示告警信息，以出现了错误，将及时地显示告警信息，以便改正错误的数据输入便改正错误的数据输入7.3.3 输入相同数据 同时在多个单元格中输入相同数据同时在多个单元格中输入相同数据 在多张工作表中输入相同数据在多张工作表中输入相同数据具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕7.3.4 用条件格式显示特殊数据 所谓条件格式是指根据单元格数据的条件所谓条件格式是指根据单元格数据的条件来设置单元格数据显示的格式，这样就可来设置单元格数据显示的格式，这样就可以比较醒目地显示某些比较特殊或者需要以比较醒目地显示某些比较特殊或者需要特别关心的数据。特别关心的数据。7.4 使用

8、公式进行计算 在电子表格中输入了数据后，就可以使用在电子表格中输入了数据后，就可以使用公式对数据进行计算。公式对数据进行计算。 公式也是在单元格中输入公式也是在单元格中输入 公式由操作数和运算符组成公式由操作数和运算符组成 公式中的操作数可以是常数、单元格或单公式中的操作数可以是常数、单元格或单元格区域的引用、名称和工作表函数元格区域的引用、名称和工作表函数 7.4.1 运算符 公式中的运算符包括算术运算符、公式中的运算符包括算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算比较运算符、文本运算符和引用运算符。符。 7.4.2 输入和复制公式 输入公式：输入公式： 单击要输入公式的单元格；单击要输入

9、公式的单元格； 单击单击“编辑栏编辑栏”左边的左边的“编辑公式编辑公式”按钮按钮 按照公式中操作数和运算符的顺序输入公按照公式中操作数和运算符的顺序输入公式式 复制公式：复制公式： 单击要复制的公式的单元格，然后按单击要复制的公式的单元格，然后按Ctrl+CCtrl+C命令；命令；单击目标单元格，然后按单击目标单元格，然后按Ctrl+VCtrl+V命令。命令。7.4.3 自动求和 连续数据的自动求和连续数据的自动求和 非连续数据的自动求和非连续数据的自动求和 求和公式的自动调整求和公式的自动调整 具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕7.4.4 在公式中使用函数 函数是函数是Excel2000E

10、xcel2000预定义的公式。在公式预定义的公式。在公式中使用函数可以简化计算，迅速地得到计中使用函数可以简化计算，迅速地得到计算的结果。算的结果。 公式中使用函数的步骤；公式中使用函数的步骤；了解了解Excel2000Excel2000函数；函数； 函数的嵌套使用。函数的嵌套使用。 具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕7.4.5 计算公式中的循环引用 7.5 使用图表表示结果 图表是电子表格的另一种表现形式。电图表是电子表格的另一种表现形式。电子表格中的数据通过图表可以更加形象子表格中的数据通过图表可以更加形象和直观地表现出来。有时候可以更清楚和直观地表现出来。有时候可以更清楚地看出数据间的

11、比例关系，有时候则可地看出数据间的比例关系，有时候则可以更明显地反映数据的发展趋势。以更明显地反映数据的发展趋势。 建立下列二维表格：建立下列二维表格： 7.7.1 使用“图标向导”生成图表 生成图表的基本步骤如下：生成图表的基本步骤如下：选择数据选择数据 选择图表类型选择图表类型选择图表源数据和数据系列选择图表源数据和数据系列修改图表选项修改图表选项 选择图表位置选择图表位置 具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕 7.7.2 修改图表 修改图表元素的基本作法：修改图表元素的基本作法：双击要修改的图表元素，弹出相应的对双击要修改的图表元素，弹出相应的对话框进行修改。话框进行修改。双击不同的图表

12、元素，将弹出不同的对双击不同的图表元素，将弹出不同的对话框。不过对话框上的若干选项卡往往话框。不过对话框上的若干选项卡往往是相同的，如修改文字的是相同的，如修改文字的“字体字体”选项选项卡。卡。 修改字体修改字体 修改文字的方向修改文字的方向 修改数值轴格式修改数值轴格式 修改背景图案修改背景图案 修改后的图表：7.6 分析数据清单 Excel2000Excel2000有强大的数据分析功能。有强大的数据分析功能。Excel2000Excel2000的许多数据分析功能是以数据清的许多数据分析功能是以数据清单为基础的数据清单是工作表中的一系列数单为基础的数据清单是工作表中的一系列数据行，这些数据互

13、相都有一定的相关性，例据行，这些数据互相都有一定的相关性，例如发货单中的商品和它们的金额，或者是一如发货单中的商品和它们的金额，或者是一组客户名称和联系电话等等。组客户名称和联系电话等等。 数据清单可以象数据库一样使用，数据清单数据清单可以象数据库一样使用，数据清单的行对应于数据库表的记录，数据清单的列的行对应于数据库表的记录，数据清单的列对应于数据库表的字段。数据清单中第一行对应于数据库表的字段。数据清单中第一行的列标志对应于字段名。的列标志对应于字段名。 7.6.1 创建数据清单 数据清单可以是工作表上的全部数据，也可数据清单可以是工作表上的全部数据，也可以是工作表上的部分数据。在工作表上

14、创建以是工作表上的部分数据。在工作表上创建数据清单时应注意以下准则：数据清单时应注意以下准则：避免在一张工作表上建立多个数据清单避免在一张工作表上建立多个数据清单 清单与工作表的其他数据间至少留出一个空清单与工作表的其他数据间至少留出一个空列和一个空行列和一个空行 避免将关键数据放到数据清单的左右两侧避免将关键数据放到数据清单的左右两侧数据清单的第一行必须是标题行，也称列标数据清单的第一行必须是标题行，也称列标 避免在数据清单中放置空行和空列避免在数据清单中放置空行和空列 不要在文本数据的前面或后面键入空格不要在文本数据的前面或后面键入空格 7.6.2 数据清单的排序 排序是数据清单经常的操作

15、之一。这不排序是数据清单经常的操作之一。这不仅是为了以某种方式显示数据，也是为仅是为了以某种方式显示数据，也是为了数据清单其他操作的需要，例如数据了数据清单其他操作的需要，例如数据筛选就必须在排序的基础上进行。筛选就必须在排序的基础上进行。 简单排序简单排序 复合条件排序复合条件排序 自定义排序自定义排序 具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕7.6.3 筛选数据 如果要根据某些条件，在数据清单中查找如果要根据某些条件，在数据清单中查找满足这些条件的数据行，可使用满足这些条件的数据行，可使用Excel2000Excel2000所提供的所提供的“筛选筛选”功能。功能。 具体来说，具体来说，Exce

16、l2000Excel2000有两种筛选的方法：有两种筛选的方法： 自动筛选自动筛选 高级筛选高级筛选具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕 7.6.4 数据分类汇总 分类汇总实际上是数据库管理的一种功能，分类汇总实际上是数据库管理的一种功能，通过简单的命令对于数据记录按不同的字通过简单的命令对于数据记录按不同的字段进行统计段进行统计。 基本的分类汇总基本的分类汇总 嵌套式多级分类汇总嵌套式多级分类汇总 分类汇总结果的分级显示分类汇总结果的分级显示 删除分类汇总删除分类汇总 具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕7.7 数据透视表报表 报表是用于快速汇总大量数据的交互式表报表是用于快速汇总大量数据的

17、交互式表格。它的使用比分类汇总更加灵活。它的格。它的使用比分类汇总更加灵活。它的交互特性更是分类汇总无法比拟的。交互特性更是分类汇总无法比拟的。 数据透视表报表的建立可以通过数据透视表报表的建立可以通过“数据透数据透视表视表”向导来完成向导来完成 。 7.7.1 数据透视表报表的创建 图是一张学生成绩表。我们将基于这个图是一张学生成绩表。我们将基于这个表格创建数据透视表报表。表格创建数据透视表报表。7.7.2 改变数据透视表的汇总方式 可以有多种方法启动改变数据透视表的汇可以有多种方法启动改变数据透视表的汇总方式总方式。 在对话框的在对话框的“汇总方式汇总方式”列表框中列出了列表框中列出了各种

18、汇总方式。这些方式和前面介绍的分各种汇总方式。这些方式和前面介绍的分类汇总所用的汇总方式完全一致。类汇总所用的汇总方式完全一致。 7.8 打印工作表 在许多情况下，在许多情况下，ExcelExcel电子表格都比较大，电子表格都比较大，无论是水平方向和垂直方向上，表格的无论是水平方向和垂直方向上，表格的宽度和长度超过了一张打印纸。如何能宽度和长度超过了一张打印纸。如何能使表格的打印效果更好，还是有许多地使表格的打印效果更好，还是有许多地方和一般的文档打印不完全相同。方和一般的文档打印不完全相同。 7.8.1 查看工作表打印效果的三种方式 Excel2000 Excel2000 提供了三种方法查看和调整工作提供了三种方法查看和调整工作表的外观表的外观 普通视图普通视图 打印预览打印预览 分页预览分页预览 具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕7.8.2 在每一页上都打印行列标志 电子表格上，行、列的标志只出现一次。电子表格上，行、列的标志只