办公自动化word

1、Word学习要点（说明：把练习做好，下面内容就基本掌握）第一节 基本操作一、新建文档（一）打开Word。Word启动之后自动建立了一个新文档，注意现在标题栏上的文档名称是“文档1.doc”，单击工具栏上的"新建空白文档"按钮，现在我们就又新建了一个空白的文档，它的名字叫做“文档2.doc”。再单击这个按钮，就出现了“文档3”。这是我们新建一个文档最常用的方法。（二）提示：在 Word中 建立一个新文 档，还 有几种 方法：通过“开 始”菜单 的“新建Office 文档”命 令来 建立：单 击“开始” 按钮，单击 “新建 Office 文档”命令打开“新建Office文档”对

2、话框，选择“空文档”： 单击“确定”按钮，出现了Word的启动画面，我们就建立了一个新的Word文档。 使用快捷键来建立： 在Word中按Ctrl+N键，可以建立一个新的空白文档。 在Word中使用“文件”菜单的“新建”命令来建立： 在“我的电脑”和“资源管理器”中使用“新建”命令来建立： 使用右键菜单来建立： 在桌面上空白处单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“新建”项，从弹出的子菜单中选择“Microsoft Word文档”，给这个文档起好名字，这个文档就建立好了。 二、打开文档 通过“开始”菜单的“打开Office文档”命令来打开； 在Word里按“Ctrl+O”键。 在Word中使用“文件”

3、菜单的“打开”命令。3单击工具栏上的“打开”按钮，就可以打开一个“打开文件”对话框。4使用“文件”菜单中的历史记录来打开文档：打开“文件”菜单，在下面有一栏显示了我们最近打开过的文档，单击其中的一条，就可以打开相应的文档了； 我们还可以设置这个文档显示的数目：打开“工具”- “选项”命令，打开“选项”对话框，单击“常规”选项卡，在这里有一个“列出最近使用文件个数”选项，输入框中可以输入文件的数目，而清除这个复选框则可以让Word不再记忆曾经打开的文件。 如图：三、保存文档 保存的界面和打开界面基本相同，保存方式： 1、单击工具栏中的“保存”按钮，或选择“文件”菜单中的“保存”命令，或者按快捷键

4、Ctrl+S来保存文件。 2、“文件”菜单中的“另存为”命令打开“文件”菜单，单击“另存为”命令，可以打开“另存为”对话框，输入新的文件名称，单击“保存”按钮就可以把文档保存起来了。也可以把Word的.DOC文档存成其它格式的文档，在“保存”对话框或者“另存为”对话框中选择其它类型的文档格式进行保存就可以了。 四、打开和保存对话框在Word 2000中打开的保存对话框做了很大的改进。（1）在对话框左边有几个常用文件夹的快捷按钮，“历史”按钮中保存了我们在Word中最近曾经编辑过的文档； “My Documents”按钮就是“我的文档”文件夹的快捷按钮；“桌面”按钮表示的是Windows的桌面；

5、“收藏夹” IE中的收藏夹；（2）Word作为世界上最流行的文字处理软件，当然应该可以打开其它格式的文本文件了，单击“文件类型”下拉列表框，选择要打开的文件的类型，同样找到文件保存的文件夹，单击“打开”按钮就可以了，如下图所示。我们也可以使用“后退”按钮回到上次浏览的文件夹中； 如果在打开时可以大致看到文档的内容，那在打开文件时 错误的机率就会大大地减少，在“打开文件”对话框的工 具栏中单击“视图”按钮右边的下拉箭头，选择菜单中的 “预览”命令，下面的文件列表的右边就出现了一个预览窗口。这样，在左边选中某个文件时，右边的预览窗口中就能看到文档开始部分的内容了。同样，如果可以看到文档的生成时间、

6、文件大小或其它信息，我们可以判断出它是否是我们想要打开的文档：而在“打开”界面中要查看这些信息也很简单： 单击工具栏上“视图”按钮的下拉箭头，选择菜单中的“详细资料”命令，在文件列表中就可以中看到文档的大小、生成时间等详细资料了； 而如果这些资料有序地排列起来，还可以给我们的工作带来更大的方便：单击“视图”按钮的下拉箭头，单击“排列图标”项，可以选择按照名称、大小、类型或时间对文件进行排序；更简单的办法是在显示详细资料时，只要单击列表中的标题，就可以让文件按照标题的属性进行排序，单击可以切换是升序还是降序排列。 五、改变默认路径启动Word后第一次使用保存和打开对话框时默认的文件夹都是“My

7、Documents”即“我的文档”，如果你的大部分工作并不是保存在这个文件夹下，那是很不方便的，不过可以改变默认路径到指定的文件夹：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“文件位置”选项卡，这里有一个“文件类型”列表，选择第一项“文档”，单击“更改”按钮，弹出“更改位置”对话框，从对话框中选择默认的保存文件夹，单击“确定”按钮回到“选项”对话框，单击“确定”按钮，下次进入Word时默认的保存和打开路径就是刚才选择的文件夹了。六、多文档切换单击任务栏上相应的按钮来切换文档窗口，也可以通过使用Windows切换任务的快捷键Alt+Tab或Alt+Esc来在不同的文档间切换。此

8、外使用窗口菜单，进行切换。七、自动保存和恢复Word有自动保存功能，可以帮助我们对文档进行保存：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“保存”选项卡，这里有一个“自动保存时间间隔”项，默认的时间是10分钟，你可以改变这个时间的设置，在一些配置比较低的机器上每次保存都会消耗不短的时间，为了方便可以将这个时间适当延长或者直接去掉它前面的复选框取消自动保存；而在一些配置比较高的机器上则可以把时间适当减小，以保证信息的丢失尽量小。 需要注意的是，自动保存以后的信息并不是存储到了原来文件中，而是保存在了一些临时文件里，此时如果发生了断电，你原来的文档中保存仍然是你上次保存

9、的内容，那自动保存有什么意义呢？自动保存会存储你上次最后一次手动存盘到最后一次自动保存之间所输入的信息，在发生了非正常退出后，用Word再次打开原来的文件，可以看到会同时出现一个恢复文档，此时这个恢复文档中保存的就是上次断电时自动保存的所有信息了，将原来的文档关闭，再将恢复文档保存为原来的文档就可以最大限度的减小损失了。第二节 文档的编辑一、光标的定位1、启用即点即输 Word 2000提供了一种叫做即点即输的功能。即用鼠标在文档的中间位置双击时，就可以将光标定位到鼠标双击的位置。我们在选项中可以设置这个功能是否打开：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，

10、这里有“即点即输”一栏，选取“启用即点即输”复选框的选择，单击“确定”按钮，现在在文档中的空白处双击就有了即点即输的效果， 2.Ctrl键+光标键 用键盘上的几个光标键配合Ctrl键进行定位，前面我们已经知道了Ctrl+Home键和Ctrl+End键的作用，而事实上使用Ctrl加任意一个方向键有另一种效果：按Ctrl+左方向键，光标向左移动了一个词的距离；再按一下Ctrl+右方向键，光标向右移动了一个词的距离。现在按Ctrl+上方向键，光标到了段落的开始位置，再按一下，光标到了上一个段落的开始；现在按Ctrl+下方向键，光标到了下一个段落的首行首字前面。 3.Ctrl键+翻页键 使用Ctrl键

11、配合Page Up和Page Down键的作用是浏览。按Ctrl+Page Up键，光标到了整个页面的首行首字前面，再按一下，光标到了前一页的首行首字前面。按Ctrl+Page Down键，光标到了下一页的首行首字前面二、文字的选取1、用鼠标选取 在要选定文字的开始位置，按住鼠标左键移动到在要选定文字的结束位置松开；或者按 住Shift键，在要选定文字的结束位置单击，就选中了这些文字。这个方法对连续的字、句、行、段的选取都适用。 2.行的选取 把鼠标移动到行的左边，鼠标就变成了一个斜向右上方的箭头，单击，就可以选中这一行了。或者把光标定位在要选定文字的开始位置，按住Shift键按End键（或H

12、ome键），可以选中光标所在位置到行尾（首）的文字。你可以试试用Shift键配合其它的光标键进行选取。 在文档中按下左键上下进行拖动可以选定多行文字；配合Shift键，在开始行的左边单击选中该行，按住Shift键，在结束行的左边单击，同样可以选中多行。 3句的选取 按住Ctrl键，单击文档中的一个地方，鼠标单击处的整个句子就被选取。选中多句：按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置按下左键，松开Ctrl键，拖动鼠标到最后一个句子的任意位置松开左键，就可以选中多句。配合Shift键的用法就是按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置单击，松开Ctrl键，按下Shift键，单击最后一个句子的

13、任意位置。 4段的选取 在第一段中的任意位置三击鼠标左键，选定整个一段。选中多段：在左边的选定区双击选中第一个段落，然后按住Shift键，在最后一个段落中任意位置单击，一样可以选中多个段落。 5矩形选取 按住Alt键，在要选取的开始位置按下左键，拖动鼠标可以拉出一个矩形的选择区域。配合Shift键：先把光标定位在要选定区域的开始位置，同时按住Shift键和Alt键，鼠标单击要选定区域的结束位置，同样可以选择一个矩形区域。6全文选取 使用快捷键Ctrl+A可以选中全文；或先将光标定位到文档的开始位置，再按Shift+Ctrl+End键选取全文；按住Ctrl键在左边的选定区中单击，同样可以可以选取

14、全文。 7扩展选取 Word还有一种扩展的选取状态，按下F8键，状态栏上的“扩展”两个字由灰色变成了黑色，表明现在进入了扩展状态；再按一下F8键，则选择了光标所在处的一个词；再按一下，选区扩展到了整句；再按一下，就成了一段了；再按一下，就成全文了；再按，没反应了，按一下Esc键，状态栏的扩展两字变成了灰色的，表明现在退出了扩展状态。这就是扩展状态的选取。用鼠标在“扩展”两个字上双击也可以切换扩展状态。 扩展状态也可以同其它的选择方式结合起来使用，进入扩展状态，然后按住Alt键单击，可以选定一个矩形区域的范围。 选取文字的目的是为了对它进行复制、删除、拖动、加格式等操作。 三、复制和粘贴对重复输

15、入的文字，利用复制和粘贴功能比较方便，方法是：先选定要重复输入的文字，使用“编辑”菜单中的“复制”命令或右键菜单中的“复制”命令或快捷键Ctrl+C命令对文字进行复制；然后在要输入的地方插入光标，使用“编辑”菜单中的“粘贴”命令或右键菜单中的“粘贴”命令或快捷键Ctrl+V可以实现粘贴，这样可以免去很多输入的麻烦四、移动和剪切（一）移动：先选中要移动的文字，然后在选中的文字上按下鼠标左键拖动鼠标，一直拖动到要插入的地方松开，那儿的文字就跑到这儿了，这常用于字句位置的调换。 可以这样做：先选定要移动的文字，按F2键，光标变成了虚短线，现在用键盘把光标定位到要插入文字的位置，按一下回车键，文字就移

16、动过来（二）剪切：剪切跟复制差不多，所不同的只是复制只将选定的部分拷贝到剪贴板中，而剪切在拷贝到剪贴板的同时将原来的选中部分也从原位置删除了五、文字的删除Delete键的作用是删除光标后面的字符。使用Backspace键，是删除光标前面的字符。对于输入错误的字可以用它来直接删除当我们删除一整段的内容时，先选中这个段落，然后按一下Delete键或使用“编辑”菜单中的“清除”命令，就可以把选中的这个段落全部删除了，很快吧！ 六、撤销和恢复点击工具栏上的“撤销”和“恢复”按钮就可以实现编辑”菜单中的“撤消”和“恢复”命令也可以实现撤消和恢复操作；其相对应的快捷键是：撤消：Ctrl+Z键，恢复：Alt

17、+Shift+Backspace键第三节 排版一、文字的格式.1、常用文字格式文字的格式可以说就是文字的外观，文字的字体和字号是最常用的文字格式。此外在Word里面可以设置的文字格式还有很多。我们来看一下：选中这里的文字，单击工具栏上的这个“加粗”按钮，选中文字的笔画就变粗了；再单击这个按钮，让按钮弹起来，文字又恢复原状了；单击这个“倾斜”按钮，可以把文字变成斜体显示；单击“下划线”按钮，选中的文字下面就出现了下划线。想把这个下划线设置成红色的波浪线，单击“下划线”按钮中的下拉箭头，选择这种波浪线，下划线变成波浪线了；再单击这个箭头，这次选择“下划线颜色”项，从弹出的颜色面板中选择“红色”，在

18、文档中单击取消选择状态，它就变成你要的样子了。如图1 2、添加边框和底纹 选中文字，单击工具栏上的“字符边框”按钮，选中的文字周围就出现了一个边框，再单击这个“字符底纹”按钮，文字又添加上了底纹。 给文字添加边框和底纹不但能够使这些文字更引人注目，而且可以使文档更美观。当然，让文字以不同的颜色显示，也能起到突出显示的作用。选中文字，单击“格式”工具栏上的“字体颜色”按钮中的下拉箭头，从弹出的面板中选择“粉红”，文字的颜色就改变了，取消选定， 在Word中还可以对文字在横向上进行缩放：选中文字，单击“字符缩放”按钮中的下拉箭头，选择150%，文字就变宽了。如图2 3、设置动态效果 选中文字，打开

19、“格式”菜单，单击“字体”命令，打开“字体”对话框，单击“文字效果”选项卡，单击“动态效果”列表中的“赤水情深”，单击“确定”按钮，这样就设置好了。 刚才的那个对话框里好像还有很多选项，这些也都是文字的格式，不过我们平常能用到的不多。如果你感兴趣的话，可以看对话框的预览框中显示的效果二、段落的格式、段落间距把光标定位在要设置的段落中，打开“格式”菜单，选择“段落”命令，打开“段落”对话框，在“间距”选择区中，单击“段后”设置框中向上的箭头，把间距设置为“6磅”，单击“确定”按钮，这样这个段落和后面的段落之间的距离就拉开了，这里的段和段之间并不是用回车来分开的。 、对齐方式在Word里我们通常用

20、的段落的对齐方式有四种，分别是两端对齐、居中、右对齐和分散对齐。这表示光标所在段落的对齐方式是两端对齐；我们单击这个“居中”按钮，这是居中的效果；单击“右对齐”按钮，这是右对齐的效果，再单击这个“分散对齐”按钮，文字就这样来排列了。 Word的左对齐，因为用得比较少，所以在Word里没有把左对齐按钮放到工具栏上来。日常使用中通常都是用两端对齐来代替左对齐。实际上，左对齐的段落里最右边是不整齐的，会有一些不规则的空，而两端对齐的段落则没有这个问题。 、段落行距行距就是行和行之间的距离，选中全文，打开“格式”菜单，单击“段落”命令，单击对话框中“行距”下拉列表框中的下拉箭头，选择“1.5倍行距”，

21、单击“确定”按钮，就可以改变整个文档的全部行距了。 、段落的缩进段落的缩进有首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进四种形式，标尺上有这几种缩进所对应的标记。这几个标记分别代表了段落不同部分的位置：首行缩进就是一段文字的第一行的开始位置空两格，首行缩进标记控制的是段落的第一行开始的位置；标尺中左缩进和悬挂缩进两个标记是不能分开的，但是拖动不同的标记会有不同的效果；拖动左缩进标记，可以看到首行缩进标记也在跟着移动，也就是说悬挂缩进标记只影响段落中除第一行以外的其它行左边的开始位置，而左缩进标记则是影响到整个段落的。如果要把整个段的左边往右挪的话，直接拖这个左缩进标记就行了，而且这样可以保持段落的首行缩

22、进或悬挂缩进的量不变。右缩进标记表示的是段落右边的位置，拖动这个标记，段落右边的位置发生了变化。 需要比较精确定位的地方可以按住Alt键后再拖动标记，这样就可以平滑地拖动了。 、自动套用格式此外我们还可以利用Word提供的自动套用格式功能来设置一些常用文档的格式：打开“格式”菜单，单击“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，选择套用文档类型为“常用文档”，单击“确定”按钮，Word就自动套用了默认的常用文档样式来给这个文档排版了；当然也可以选择“信函”和“电子邮件”两种样式来进行设置。 、使用对话框段落格式也可以通过对话框来设置：打开“格式”菜单，单击“段落”命令，打开“段落”对话框

23、，在“缩进”一栏中单击“特殊格式”下拉列表框，从列表中选择“首行缩进”，在后面的输入框中输入缩进的数值，设置好左右缩进的距离，（可以设置负值）单击“确定”按钮，段落的格式就设置好了三、边框和底纹、段落的边框和底纹 把光标定位到要设置的段落中，打开“格式”菜单，打开“边框和底纹”对话框，选择“方框”，在“线型”列表框中选择虚线，单击“颜色”下拉列表框中的箭头，从弹出的面板中选择“蓝色”，然后在这个“应用范围”下拉列表框中选择“段落”，单击“确定”按钮，就给这个段落加上了一个边框。而且，还可以加底纹。：打开刚才的对话框，单击“底纹”选项卡，将填充颜色选择为“灰色-30%”，同样把“应用范围”选择为

24、“段落”，单击“确定”按钮，段落的底纹就设置好了还可以通过工具栏来给段落设置边框和底纹，单击“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮，在界面中出现“表格和边框”工具栏，单击“绘制表格”按钮，取消绘制表格状态；选中要添加边框的段落，单击“边框”按钮的下拉箭头，从弹出的面板中选择“外部边框”按钮，选中的段周围就出现了边框，单击“底纹”按钮的下拉箭头，选择“灰色30%”，就给选中的文字添加了底纹2、页面的边框和底纹 打开刚才的对话框，单击“页面边框”选项卡，单击“艺术型”的下拉列表框，选择第一个“苹果”单击，注意这里的“应用范围”是“整篇文档”，单击“确定”按钮，就给这个文档设置了一个艺术型的页面边框四

25、、项目符号和编号五、使用格式刷格式刷就是“刷”格式用的，也就是复制格式用的。在Word中格式同文字一样是可以复制的：选中这些文字，单击“格式刷”按钮，鼠标就变成了一个小刷子的形状，用这把刷子“刷”过的文字的格式就变得和选中的文字一样了。 我们可以直接复制整个段落和文字的所有格式。把光标定位在段落中，单击“格式刷”按钮，鼠标变成了一个小刷子的样子，然后选中另一段，该段的格式就和前一段的一模一样了。 如果有好几段的话，先设置好一个段落的格式，然后双击“格式刷”按钮，这样在复制格式时就可以连续给其他段落复制格式；单击“格式刷”按钮即可恢复正常的编辑状态。 另外还可使用组合键：Ctrl+Shift+C

26、、Ctrl+Shift+V 把光标定位在第一段中，按Ctrl+Shift+C键，把格式复制下来，再把光标定位到第二段中，按Ctrl+Shift+V键，上个段落的格式就复制了过来；再把光标定位到第三段中，按Ctrl+Shift+V键，格式也复制到了这里六、样式七、特殊排版方式格式-中文版式中的命令。第四节 表格第五节 图形和绘图第六节 视图学会使用大纲视图（能理解并能应用本电子文档的大纲视图）第七节 页面和打印设置word课上内容域一、有关域的几个名词：1、域的定义：域指导Word在文档中自动插入文字、图形、页码和其它资料的一组代码。域相当于文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签

27、中的占位符。在台湾人写的书中，称为“功能变数”。2、域开关的定义：在使用域时，引发特定操作的特殊说明，一般是指添至域中用于修饰结果的选项。3、域名和域记号：域的名称，如EQ域、TIME域等。域记号：一对大括号。注意不能直接用键盘输入，应该用后面介绍的"插入空白域"的方法来实现。4、域的显示方式：域有两种显示方式，一种是以域代码方式显示，一种以域结果方式显示。以"Time"域为例，它以域代码方式显示时是这样的：TIME *MERGEFORMAT，它以域结果方式显示是这样的：14:18 。二、与域有关的快捷键：1、在文档中插入空白域：按Ctrl+F9键或用命

28、令"插入域"来实现。2、在域代码和域结果之间切换：按Shift+F9键。3、更新选择的域：按F9键。4、取消某个域的链接：先选中该域，再按Ctrl+Shift+F9键，这时域结果将以平常文本的形式显示出来。5、转到前一个域：按Shift+F11键；转到后一个域：按F11键。6、锁定域：按Ctrl+F11键。例如，在文档中插入ime域，在打印文档时会自动更新该域，如果希望保持插入的时间值，只要在打印之间锁定该域就可以了。解除域的锁定：按Ctrl+Shift+F11键。三、EQ域1、方框：x()在元素四周绘制边框，它有四个开关选项：to元素之上le。元素左侧bo元素之下ri。元

29、素右侧示例： EQ xbotoleri(A) 2、分数：f(,)创建分数 示例：EQ f(3,5) 3、求和、求积和积分isu符号更改为大写的 并生成求和公式。ipr符号更改为大写的 并生成求积公式。iin创建行内格式，积分限不在符号的上下，而在符号之右 示例：(1) EQ isu(1,2,dx) (2)EQ ipr(1,2,dx) (3) EQ iin(1,2,dx) 4、根号：r(,)使用一个或两个元素绘制根号 示例：(1) EQ r(,3) (2) EQ r(3,x) 5、重叠：o()将每个后续元素打印在前一元素之上，它有三个开关选项：al左对齐ac 居中（默认值）ar 右对齐6、上标或

30、下标：s()设置上下标，需要掌握它的两个开关变量：upn ()将单个元素相对相邻文字上移由 n 指定的磅数。默认值为 2 磅。don ()将单个元素相对相邻文字下移由 n 指定的磅数。默认值为 2 磅。示例： EQ sup8(UB)sdo8(A) 显示为：5、6的综合示例：EQ o(sup10(z),sdo10(禁止吸烟) 显示为： EQ o(sup10('),sdo10(电话机) 显示为： 7、数组开关：a()按照行的顺序将数组元素（实验元素最多为39个）排列为多列，并可以用下列选项对a开关作进一步修饰：al 列内左对齐。con 元素排成 n 列（默认值为 1）。ac 列内居中对齐。

31、vsn 行间增加 n 磅的垂直间距。ar 列内右对齐。hsn 列间增加 n 磅的水平间距。示例： eq aacco7vs4hs20(日,一,二,三,四,五,六,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29,30,31)显示为：8、括号：b()用大小合适的括号（也可以是其它字符）括住元素，默认的括号是圆括号，同样可以用下列选项对b开关作进一步修饰：lcn左括号使用字符nrcn右括号使用字符nbcn左右括号都使用字符n示例： eq b(2345)显示为：； eq bbc(2345)显示为：

32、7、8综合示例： eq bbc|(aacco3vs4hs4(y,y+1,y-1,2,y,y+4,y+6,y-2,y)显示为：四、使用域时的注意事项：使用域时，所有开关量的输入都应该是在英文输入状态下。采用“插入-域”的方法进行域的输入时，在对话框内不能输入想输入的文字时，可以先用字母代替，生成后，再进行修改。其它域请查阅帮助，进行学习。文档审阅及意见汇总1、审阅工具栏2、批注(插入批注时，不能选中任何文字，或字母。)3、修订 修订的设置（工具修订选择修订的属性）（一般，在给人审阅时，不用显示其中该过得地方）4、以电子邮件的方式发给对方审阅，审阅后并返回文档。5、合并文档，综合确定审阅意见关键：审阅工具栏上的修订按钮要在修订之前按下制作字帖1、启动Word，设置页面为A4，页边距均为2厘米，单击菜单表格插入表格，插入一个8列2行的表格。选中表格，单击表格表格属性，在表格属性对话框中单击“行”标签，选中“指定高度”复选框，设置行高值格式为“固定值”，设置行高为2.1厘米，接着单击“列”标签，设置列宽为2.1厘米2、在表格工具栏的“线型”下拉框中选择第4种虚线型，将每个田字格内部的纵横线重绘为虚线。再