公文管理培训PPT课件

1、一、现行公文规范与国家标准一、现行公文规范与国家标准二、公文特点二、公文特点三、公文分类三、公文分类四、公文处理程序四、公文处理程序五、常用公文文种五、常用公文文种 1中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例 2国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法 3. 国家行政机关公文格式（国家行政机关公文格式（GB/T 9704-1999） 4. 国务院公文主题词表国务院公文主题词表 5 标点符号用法（标点符号用法（GB/T 158341995） 6出版物上数字用法的规定（出版物上数字用法的规定（GB/T 158351995）二、公文特点二、公文特点（一）具有法定作者（一）具有法定

2、作者 1. 公文的法定作者公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使权指依法成立并能以自己的名义行使权利与承担义务的组织及其法定代表人可行正式法定公文。利与承担义务的组织及其法定代表人可行正式法定公文。 2. 三种表现形式三种表现形式 ( 发文名义发文名义 ) 机关机关: 教育部、中共北京市委、成都市人民政府、教育部、中共北京市委、成都市人民政府、 集团集团公司、公司、 县人大常委会县人大常委会 机关某组织单位机关某组织单位 : 某厅所属二级单位，某厅所属二级单位，集团公司所辖集团公司所辖22个子公个子公司、司、7个分公司、个分公司、3个托管单位个托管单位 机关单位领导机关单位领导:（法定代

3、表人）（法定代表人） （1 ） 正式行文正式行文非正式行文非正式行文 【例】中国人民银行关于调整储蓄利率的公告【例】中国人民银行关于调整储蓄利率的公告 【例】教育部发展规划司关于【例】教育部发展规划司关于大学申办二级学院的复函大学申办二级学院的复函（2）对内行文）对内行文对外行文对外行文 【例】【例】 大学师资队伍建设规划大学师资队伍建设规划 【例】【例】 大学关于上报大学关于上报大学师资队伍建设规划的报告大学师资队伍建设规划的报告（3）直接行文）直接行文间接行文间接行文【例】洪山县民政局关于拨款修复老年活动中心的请示【例】洪山县民政局关于拨款修复老年活动中心的请示 【例】【例】 省人民政府批

4、转省扶贫办关于进一步办好扶贫开发省人民政府批转省扶贫办关于进一步办好扶贫开发区的意见的通知区的意见的通知3 . 作者多元化形成多种行文方式作者多元化形成多种行文方式 公文发布、传递的层次与形式公文发布、传递的层次与形式 （4）单独行文）单独行文联合行文联合行文 【例】【例】 市人民政府办公室关于在上海建立驻沪联络处的函市人民政府办公室关于在上海建立驻沪联络处的函 【例】锦城区规划局【例】锦城区规划局 锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁工作的通告工作的通告 （5）职权行文）职权行文授权行文授权行文 n 授权其办公厅（室）行文授权其办公厅（室）行文n 授权其部门行

5、文授权其部门行文多为答复下级机关的请示多为答复下级机关的请示3 . 作者多元化形成多种行文方式作者多元化形成多种行文方式 公文发布、传递的层次与形式公文发布、传递的层次与形式 1. 公文的现实执行效用与时效公文的现实执行效用与时效 2. 空间（地域、职权）效力范围空间（地域、职权）效力范围 超越职权范围行文的几种情况：超越职权范围行文的几种情况： 一是制发者超出职权范围行文：工商局行公安局职权范围一是制发者超出职权范围行文：工商局行公安局职权范围的文件的文件 二是公文内容超出职权范围：下级机关越权制定实施细则二是公文内容超出职权范围：下级机关越权制定实施细则 3. 时间效力范围时间效力范围 （

6、1）公文生效时间）公文生效时间 即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件） 【例】【例】“文到之日起执行文到之日起执行”; “自发布之日起执行自发布之日起执行”。 定时生效（一般规范性文件）定时生效（一般规范性文件） 【例】【例】行政法规按规定一个月以后生效。行政法规按规定一个月以后生效。（2）公文终止生效时间及条件（变为历史文件）公文终止生效时间及条件（变为历史文件） 内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容已经执行（有效期届满，明示废止） 内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止） 被调整的社会关系或制发机关不复存

7、在（且无新机关接替其职能）被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）4. 机关公文的效力等级机关公文的效力等级 发文机关地位越高，公文效力等级也越高；发文机关地位越高，公文效力等级也越高； 在同一主体制发的公文中，按照特定的、更为严格的程序制定的公在同一主体制发的公文中，按照特定的、更为严格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制发的公文；文效力等级高于按一般程序制发的公文； 同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照”新法优于旧法新法优于旧法”原原则；则； 同一发文机关制发的公文；通常特殊性公文的效力优于一般性公文；同一发文机关制发的公文

8、；通常特殊性公文的效力优于一般性公文；即即“特殊优于一般特殊优于一般”; 授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。（一）（一） 按形成、使用领域按形成、使用领域分为通用公文分为通用公文 （正式、（正式、内部）与专用公文内部）与专用公文1正式通用公文：正式通用公文：各机关单位在公务活动中普遍使用的正式各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性与通用性。文种。具有法定性、规范性与通用性。2内部通用公文：内部通用公文：机关内部通行使用，具有复杂性、内部性机关内部通行使用，具有复杂性、内部性与灵活性。包括与灵活性。包括（1）规章制度类文

9、件（规范性文件）：）规章制度类文件（规范性文件）：（2）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程、议程等指南、日程、议程等（3）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、信息、简报、总结等）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、信息、简报、总结等（4）其他事务类文件：各类书信、礼仪文书等。）其他事务类文件：各类书信、礼仪文书等。三、公文分类三、公文分类（一）（一） 按形成、使用领域按形成、使用领域分为通用公文分为通用公文 （正式、（正式、内部）与专用公文内部）与专用公文3专用公文：专用公文：专业部门在专门业务工作范

10、围内、或各机关在履专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性与限行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性与限制性。制性。 外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）；外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）； 纪检监察文件；纪检监察文件； 司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）；司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）； 财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件；财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件； 人事工作文件（各类登记表）人事工作文件（各类登记表）三、公文分类三、公文分类1.纸质文书纸

11、质文书2.感光介质文件：感光介质文件：以感光胶片、相纸等感光材料为载体的文以感光胶片、相纸等感光材料为载体的文件，如照片、影片、缩微胶片等文件。件，如照片、影片、缩微胶片等文件。3.磁介质文件：磁介质文件：以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件，以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件，如录音录象文件、磁盘文件等。如录音录象文件、磁盘文件等。4.电子文件：电子文件：借助计算机生成、传输与处理的文件。借助计算机生成、传输与处理的文件。 绝密级绝密级 涉及国家核心秘密的公文。涉及国家核心秘密的公文。 机密级机密级 涉及重要国家秘密的公文。涉及重要国家秘密的公文。 秘密级秘密级 涉及一般国家秘密的公文

12、。涉及一般国家秘密的公文。 内部级内部级 限国内某行业、系统或社会组织内使用。限国内某行业、系统或社会组织内使用。 国内级国内级 限国内公开的公文。限国内公开的公文。 公开级公开级 可对国内国外公布的公文。可对国内国外公布的公文。 上行文上行文下级组织向上级组织报送的公文。下级组织向上级组织报送的公文。 平行文平行文平级组织或不相隶属组织之间的公文。平级组织或不相隶属组织之间的公文。 下行文下行文上级组织向下级组织下发的公文。上级组织向下级组织下发的公文。机关之间工作关系的划分：机关之间工作关系的划分：同一系统的机关同一系统的机关 同级机关同级机关下级机关下级机关业务上指导与被指导业务上指导与

13、被指导上级业务上级业务主管部门主管部门下级业务部门下级业务部门领导与被领导领导与被领导上级机关上级机关同级机关同级机关平行关系平行关系1.2.3.（五）按来源分类（五）按来源分类收文收文发文（内部、对外）发文（内部、对外）（六）按处理方式分类（六）按处理方式分类阅办件（办件）阅办件（办件）需要阅件人审批的公文需要阅件人审批的公文阅知件（阅件）阅知件（阅件）需要阅件人阅知的公文需要阅件人阅知的公文1. 草稿草稿非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿）送审稿、代拟稿） 2. 定稿定稿履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法履

14、行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用定效用,具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿）具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿） 3. 正本正本具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有生效标志。生效标志。(试行本、暂行本、修订本、不同文字文本试行本、暂行本、修订本、不同文字文本 ）4. 副本副本正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）收收文文发发文文收收文文登登记记审审核、核、退退文文接接收收分分发、发、加加工工拟拟办办批批办办承承办办注注办办拟拟稿稿会会商商审审核核签签发发复复核核缮缮印印校

15、校对对用用印印签签署署发发文文登登记记发发出出公公布布组织传阅组织传阅对内催办对内催办查办、对外催办查办、对外催办信信息息反反馈馈办毕办毕文件文件处置处置归归档档清清退退暂暂存存销销毁毁（1）内容要求）内容要求 符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定要加以说明；如对原有政策、规定进行调整策、规定要加以说明；如对原有政策、规定进行调整或修订，应在颁布时对原有政策、规定予以废止。或修订，应在颁布时对原有政策、规定予以废止。（2）文字表达）文字表达 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨、条理清情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨、条理

16、清楚，字词规范，标点正确，篇幅适宜并力求简短。楚，字词规范，标点正确，篇幅适宜并力求简短。（3）文种使用）文种使用 根据行文目的、职权范围、行文关系确定。根据行文目的、职权范围、行文关系确定。（4）称谓使用）称谓使用人物、机构、事物名称在书写上不要出现错误；人物、机构、事物名称在书写上不要出现错误；对同一人物、机构、事物的称谓要统一、前后一致；对同一人物、机构、事物的称谓要统一、前后一致；称谓要规范，人物称谓一般应姓名在前，职务在后；称谓要规范，人物称谓一般应姓名在前，职务在后；应使用权威部门公布的规范简称。应使用权威部门公布的规范简称。（5）引文、日期）引文、日期 引用公文先引标题，后引发文

17、字号；引用公文先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体年、月、日。一般不用日期应当写明具体年、月、日。一般不用“今今年年”、“上月上月”、“昨天昨天”等词来表达，也不用等词来表达，也不用简写来表达。简写来表达。（6）使用国家法定计量单位）使用国家法定计量单位（7） 结构层次的序数符号结构层次的序数符号原则上不超过四层。其符号为：原则上不超过四层。其符号为：第一层第一层 “一、一、” （作为小标题时句尾无标点）；（作为小标题时句尾无标点）；第二层第二层 “（一）（一）” （作为小标题时句尾标点可有可（作为小标题时句尾标点可有可无）无） ；第三层

18、第三层 “ 1.” （无论是否作为小标题，要有标点）；（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层第四层 “（1）” （必须有标点）。（必须有标点）。（8）非规范化简称）非规范化简称应先用全称并注明简称（下文不再出现不必注明）。应先用全称并注明简称（下文不再出现不必注明）。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。现时注明准确的中文译名。注意：简称应该准确概括原称的含义，不使用不为人注意：简称应该准确概括原称的含义，不使用不为人们所普遍熟知的简称。们所普遍熟知的简称。（9）数字使用）数字使用 除成文日期、部分结构层次序数与在

19、词、除成文日期、部分结构层次序数与在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用汉字外，应当使用阿中作为词素的数字使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。拉伯数字。（10）拟制公文，首页应使用规范的发文稿纸。）拟制公文，首页应使用规范的发文稿纸。 审批签发前由公文处理部门审核审批签发前由公文处理部门审核n是否需要行文；是否需要行文；n是否符合行文关系、行文方式是否妥当；是否符合行文关系、行文方式是否妥当； n需要会签的是否已经会签；需要会签的是否已经会签；n是否符合拟制公文的有关要求、格式是否规范。是否符合拟制公文的有关要求、格式是否规范。 签发

20、后的发文清样印刷前，应由公文处理部门作签发后的发文清样印刷前，应由公文处理部门作全面复核全面复核 n审批、签发手续是否完备审批、签发手续是否完备n附件材料是否齐全附件材料是否齐全n格式是否规范等。格式是否规范等。 如果发现明显错漏或不当之处，应予改正。对内容如果发现明显错漏或不当之处，应予改正。对内容有实质性改动的，应加签（核签）。有实质性改动的，应加签（核签）。五、常用公文文种五、常用公文文种下行文下行文 决定决定 通告通告 通知通知 通报通报 意见意见 批复批复上行文上行文 报告报告 请示请示平行文平行文 函函会议纪要会议纪要l我国现行党与各级领导机关使用的文件有我国现行党与各级领导机关使

21、用的文件有14个：个：l决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。批复、条例、规定、函、会议纪要。l国家行政机关使用的公文种类有国家行政机关使用的公文种类有13个个:l命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。请示、批复、意见、函、会议纪要。l上述文件共上述文件共27个，其中个，其中9个是相同的，即：个是相同的，即：决定、意见、通决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；知、通报、请示、

22、报告、批复、函、会议纪要；l不同的有不同的有9个，其中属党的机关的有个，其中属党的机关的有5个，即：个，即：公报、指示、公报、指示、决议、条例、规定；决议、条例、规定；属国家行政机关有属国家行政机关有4个，即：个，即：命令（令）、命令（令）、议案、通告、公告。议案、通告、公告。由于这由于这18个文件是党与国家在公文管理个文件是党与国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。法规中明确规定的，一般称为法定文种。 1、决定决定（1）功能）功能适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项

23、。或者撤销下级机关不适当的决定事项。（2）分类）分类 法规政策性决定。法规政策性决定。 重要事项的决定。重要事项的决定。 奖惩决定。奖惩决定。下行文下行文2通告通告 （1）功能）功能适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项（2）分类）分类法规性通告法规性通告 知照性通告知照性通告通告不写抬头，无主送单位。通告不写抬头，无主送单位。通告与公告的区别通告与公告的区别内容重要性不同内容重要性不同对发文机关限制性有较大不同对发文机关限制性有较大不同发布范围有所不同发布范围有所不同下行文下行文3通知通知 （1） 功能功能适用于批转下级机关公文，转发上级机关

24、与不相隶属机关的公适用于批转下级机关公文，转发上级机关与不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理与需要有关单位周知或者执行的事文，传达要求下级机关办理与需要有关单位周知或者执行的事项。项。（2） 分类分类 a.发布指示的通知发布指示的通知 b.颁发规章的通知颁发规章的通知 因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规章性文件时，都要用通细则、方案等文种，所以在发布这类规章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。知，也就是加一个文件头。 如如 人事部关于印发人事部关于印发人事争议处理办案规则人事争议处理办案规则与与人事争议仲

25、人事争议仲裁员管理办法裁员管理办法的通知的通知 被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。 c.批转、转发文件的通知批转、转发文件的通知 d.晓谕性通知晓谕性通知 e.任免通知（人事任免用决定与通知的区别）任免通知（人事任免用决定与通知的区别） 下行文下行文4通报通报 （1）功能）功能适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（2）分类）分类 表彰通报：介绍先进事迹先进事迹意义表彰决定希望号召表彰通报：介绍先进事迹先进事迹意义表彰决定希望号召 批评通报：错误事实错误性质分析惩罚措施提出希望要求批评通

26、报：错误事实错误性质分析惩罚措施提出希望要求 情况通报：缘由目的情况信息希望要求情况通报：缘由目的情况信息希望要求下行文下行文5意见意见 （1）功能）功能适用于对重要问题提出见解与处理办法。适用于对重要问题提出见解与处理办法。（2）分类）分类 规划性意见规划性意见 实施意见实施意见 具体工作意见具体工作意见下行文下行文6.批复批复 （1）功能功能 适用于答复下级机关的请示事项适用于答复下级机关的请示事项 与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表示对请示事件的意见示对请示事件的意见如如国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林市的批复市的批复下行文下行文7报告报告 （1）功能）功能适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。（2）类型）类型a、工作报告、工作报告 b、情况报告、情况报告 c、建议报告、建议报告 d、答复报告、答复报告 e、报送报告、报送报告 上行文上行文8、请示请示 （1 1）功能）功能运用于向上级机关请求指示、批准。运用于向上级机关请求指示、批准。（2 2）应用范围）应用范围a、遇到问题无法解决，需要上级指示、遇到问题无法解决，需要上级指