ISO220002018版文件控制程序

1、文件控制程序1目的对本公司与质量和安全管理体系有关的所有文件（包括适用的外来文件）进行控制，以确保各使用场所能够及时得到并使用的文件为适用文件的有关版本，防止作废文件的非预期使用。2范围适用于本公司质量和安全管理体系有关的所有文件的控制，包括适用的外来文件，如适用的法律、法规和国家、行业标准以及顾客提供的技术文件等。3职责3. 1总经理负责批准公司质量和食品安全管理体系方针、目标文件、质量和食品安全管理手册和程序文件。4. 2管理者代表、食品安全小组组长负责审核质量和安全管理手册，批准作业文件。5. 3各部门负责相关作业文件的编制、审核、使用和保管。6. 4品管部负责组织各职能部门对现有体系文

2、件的定期评审和必要的修改。7. 5综合部对本程序实施归口管理。4程序7.1文件分类及保管7.1.1一级文件，质量和食品安全管理手册由综合部归档保存其正本并发放副本。7.1.2二级文件为程序文件、前提方案、HACCP计划和其它与质量和安全管理体系有关活动的规章制度）由综合部归档保存正本和发放副本。7.1.3三级文件为各部门作业文件，包括生产、控制、检验操作规程，作业指导书；外来文件；原辅材料验收标准、检验方法，产品质量标准、检验标准或检验方法；生产、控制、检验、验证等方面的质量记录和表单等。由品管部组织各部门负责编制，综合部归档保存正本和发放副本。7.1.4其它工作文件指4.1.1,4.1.2,

3、4.1.3外的文件，如临时的通知、报告、行政文件等。8. 2文件的编号8.1.1质量安全管理体系文件编号采用与质量和食品安全管理手册（HK-QF-SC-2013）对应的条款号。8.1.1.1质量和食品安全管理手册（以下除特别说明外，简称为手册）：本公司名称代号HK/手册代号（QF-SC）-发布年号，手册中各章以页码和章节号区分。8.1.1.2程序文件：本公司名称代号HK/程序文件CX-程序编号。例如，HK-CX-02,表示发布程序文件中次序为02的记录控制程序；HACCP计戈U：本公司名称代号HK-HACCP-品种次序编号，如HK-HACCP-01,表示发布的序号为01的葡萄叶大米包罐头的HA

4、CCP计划。前提方案：本公司名称代号HK-PRPs-发布年号。GMP:本公司名称代号HK-GMP-发布年号。操作性前提方案：本公司名称代号HK-OPRPs-发布年号。8.1.1.3记录：本公司名称代号HK/主要使用部门代号-手册对应的条款号-记录顺序号，例如：HK/PG-5.6-J01,表示品管部编制的对应于手册5.6条管理评审”中的第1个记录；当一个记录符合多个条款号，原则上以优先引用的标准号编制。8.1.1.4作业文件：本公司名称代号HK/编制部门代号-手册对应的条款号-作业文件顺序号，例如：HK/PG-8.2-Z01,表示品管部编制的与手册8.2条监视和测量”对应的第1个作业文件；4.2

5、.2外来文件：法律法规名称的第一个拼音字母-发布年号，例如：LDHT-2007,表示2007年发布的劳动合同法；标准文件：标准名称-有效的版本号，例如：GB14881-2013,表示2013年发布实施的食品企业通用卫生规范。1.4归类文件：本公司名称代号HK/主要使用部门代号-文件汇编缩写-整理时间。1.4其它工作文件：主要发布部门代号-文件发布日期年年月月曰日-顺序号，如ZH-130501-01,表示2013年05月01日综合部发放的第1份文件（通知/报告）。1.4各部门代号规定如下：综合部：HK/ZH;品管部：HK/PG;采购部：HK/CG;机修部：HK/JX;生产部：HK/SC;仓储部：

6、HK/CC;食品安全小组：HK/HACCP。财务部：HK/CW。4.3文件的编制、审核、批准1手册由管理者代表组织有关职能部门进行编制，总经理批准。1程序文件由由管理者代表组织有关职能部门进行编制，总经理审核批准；1各种作业文件由归口的职能部门负责编制、审核，一般由部门领导批准。其中重要文件，如企业技术标准，由管理者代表批准。1各种记录表格，由主要使用部门编制、审核，部门领导批准。漀甀爀椀攀爀一攀眀4文件发放、收回、补发的控制文件分为受控”和非受控”两大类， 凡与质量安全管理体系运行紧密相关的并在公司内使用的文件（不包括报送监管、认证机构的文件）应为受控文件，所有受控文件在发放时必须在该文件封

7、面的受控状态”处加盖表明其受控制状态的受控”印章，并注明发放编号。非受控文件发放时也应标识非受控”。手册的受控版本的发放对象是：本公司领导及各部门的负责人；对非受控版本的质量和安全管理手册在发放时由品管部在手册封面的受控状态”处加盖非受控”印章，根据需要经管理者代表、食品安全小组组长批准后发放给顾客或其他相关方，手册修改或换版时，非受控手册不予跟踪修改或换版。其它作业文件由品管部或其编制部门负责发放、 做出受控状态标识。 确保使用现场及时得到有效版本的文件。作废或失效文件应由其发放部门及时从使用现场收回、隔离存放，并及时处理。品管部发放受控的手册时，要确定其发放范围，经管理者代表、食品安全小组

8、组长批准后办理发放登记，并填写文件发放/回收记录，由文件领用人签字后方可发放。作业文件的发放应根据各部门实际需要，由其编制部门决定发放范围，填写文件发放/回收记录并由文件领用人签字。因破损严重而需重新领用的新文件，原发放编号不变，并及时收回破损文件。因丢失而需重新发放的文件，应给予新的发放编号，并注明已丢失的文件的发放编号失效；填写文件发放/回收记录，遗失人必须写出书面报告，由管理者代表、食品安全小组组长批准后方可补发。5文件的更改手册由品管部定期或结合管理评审组织评审，必要时予以更改。更改时，更改建议人/部门需填写文件更改申请单，经管理者代表、食品安全小组组长审核，上报总经理批准后，方可更改

9、，并由品管部保留文件更改内容的记录。其它文件的更改由各相关部门填写文件更改申请单经原审批部门/人员审批，再由原编制部门指定人员进行更改和记录。如果指定其它部门/人员审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。所有因更改/换版而失效的原文件必须由综合部收回、处理，以确保文件有效版本的唯一性。更改的方法，分为换页“、增删“或换版”三种。文件增删应将增删内容记录在修订页中，并按照4.3要求重新审核批准。换页应在修订页记录中标明换页页数，并按照4.3要求重新审核批准。换版在文件的封面上的版本”栏内用阿拉伯数字01、02表示版本次序。文件的保存、作废与销毁文件的保存与质量和食品安全管理体系有关的文件

10、都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方。各部门文件由本部门专人保管。综合部每半年对各部门文件保管情况进行一次抽查。对受控文件，各部门专管人员应将本部门所使用文件填入本部门的受控文件清单。并将清单副本报综合部以备案，如内容有变化，应随时通知综合部。综合部据此将全公司的所有文件都填入全公司的受控文件清单。任何人不得在受控文件上乱涂、画改，不准许私自外借，确保文件保持清晰。所有归档文件，应在文件的发放编号”栏处编制归档号，以使文件易于识别和检索。文件的作废与销毁文件的发放部门应及时从使用现场收回已失效或作废的文件，并填写文件发放/回收记录，如有因为法律或积累知识的目的而保留任何失效或作废文件，必须加

11、盖作废留存”印章，由综合部负责统一保管，确保防止作废文件的非预期使用。对需销毁的失效或作废文件，由该文件的收回部门填写文件作废/销毁申请单，经管理者代表、食品安全小组组长批准后，由综合部授权该部门进行销毁，并将销毁记录报综合部统一保管。文件的借阅/复制：需借阅/复制与质量安全管理体系有关的文件，应填写文件借阅/复制记录。由综合部负责人按规定权限审批后，方可借阅或复制。借阅或复制的受控文件必须由文件专管人员进行登记编号，并明确借用期限，届时予以收回。外来文件的控制收到外来文件的部门，需识别和确认其适用性和有效性，并控制分发以确保其受控。品管部负责收集适用的国际、国家、行业标准和适用的法律、法规的最新有效版本，经授权人员进行有效性确认和发放批准后，统一编号，加盖受控”印章，由综合部分发到相关部门使用，并收回其已失效或作废的旧版文件，按本程序4.6.2条规定处理。综合部要把上述所有外来文件填入受控文件清单。文件的评审和更新为保持所有与质量安全管理体系有关文件的适宜性、充分性和有效性，必要时对文件进行评审和更新，频率为新品种出现、组织结构变化、工艺更改、有关法律法规改变、出现重大顾客投诉等立即对文件进行评审和更新。在发布前应利用会审或专人审核的方式进行评审。文件发布后应结合管理评审活动进行评审，各部门的作业文件结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修