采购管理控制程序(1)详解

1、3.1.3采购管理控制程序1 目的对采购过程及供货方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求。2 范围本标准规定了物资采购管理规范。适用于对生产所需的原辅材料采购的全过程。包含对供应商进行选择、评价和控制。3 职责3.1供应部 .3.1.1负责对各类原辅材料的评审、选定；3.1.2负责对供应商的选择、评价及控制；负责采购过程的管理，确保所购原材料符合规定的要求。制定采购过程管理办法，包括对大宗原料、一般原料、包装材料等的采购程序，制定选择评价和重新评价供应商的准则；3.1.4供应部对供应商的能力进行评价, 并选择合格的供应商（采用奇数票否决制），将合格的供应商作为供货来源，确保采购的产品符合要求

2、，并将评定合格的供应商列入合格供应商名录；3.1.5供应部负责建立并保存供应商业绩记录。其中包括：评价记录、业绩考核记录以及对出现质量问题的整改记录；3.1.6 供应部负责制定采购计划， 明确采购产品的品名、 规格、数量、价格范围、时限要求、供应商名称等；3.1.7 供应部依据计划单采购生产所需原辅材料， 要求优质低价，保质保量、按时进货；3.1.8 第一次大批量向新合格供应商采购关键和重要原辅材料时，供应部应与供应商签定采购合同，明确品名、规格、数量、质量要求、技术标准、违约责任及到货时间等，其中技术指标应依据原辅材料技术标准； 当某些原辅材料需要供应商在现场实施验证时，供应部应与供应商签定

3、合同时说明验证的具体事宜及产品的放行方式；3.1.9供应部经理审核年度、月度采购计划，负责批准周、日采购计划；3.2质检部3.2.1负责编制原辅材料技术标准及采购物资分类明细表原辅材料部分，明确采购产品的名称、规格、质量技术指标等，必要时对供应商的生产或服务过程、 人员资格、质量管理体系等提出要求；3.2.2参与对关键及重要原辅材料供应商的现场考察和评价；3.2.3 当采购信息发生临时变化时，以质检部为主下发用料更改通知单至供应部、生产单位、品管部以及相关部门。3.2.4负责编制原辅材料检验细则；3.2.5 依据原辅材料采购标准对采购物质进行验证，出具外购物料检验记录表；3.2.6负责消杀剂及

4、消杀服务的质量验证。3.2.7参与对部分供应商的现场考察和评价。3.3库房3.3.1 负责对所有进库货物的有效管理， 严格执行库存物资管理规定，对库存物料的质量和数量负责。4 工作程序4.1确定需控制采购产品的品种和控制程度.4.1.1 确定所需控制的采购产品品种主要取决于该采购产品对随后的产品实现或最终产品的质量影响 ;4.1.2构成最终产品的主要原辅材料必须控制;4.1.3 从公司经济利益考虑 , 大宗或涉及采购数量较大的采购产品必须控制 .4.1.4控制程度可以分为批批进货检验、抽样检验加验证、供方检验报告或合格证加验证活动方式。4.1.5供应商的选择、评价及控制4.1.5.1采购物资的

5、分类4.1.5.2 公司将采购物资分为三大类，对于 A类和 B类物资由质检部在采购物资分类明细表原辅材料中加以明确；4.1.5.3 关键物资（ A类）：关键原辅材料、能直接影响产品质量、生产效率的关键材料。4.1.5.4 重要物资（B 类）：纸箱、包装膜、棒签等间接影响产品质量、生产效率的为重要物资4.1.5.5一般物资（ C类）：零星采购的物品4.1.6供方的评价标准： 供应部根据原辅材料验收标准和生产要求，通过对原辅材料的质量、价格、供货期、售后服务进行比较，初步选定至少 2 家供应商，确定该材料的主要供应商及次要供应商，记录于供应商选择评审表中存档，供应部负责建立并保存供应商业绩记录，并

6、根据采购物资的重要性，明确对供应商的控制方式和程度。4.1.6.1对老供应商：对提供关键和重要物资2 年时间以上的供应商，应定期（每年一次）向供应部提供书面证明材料，可以包括以下内容之一，以证实其质量保证能力；4.1.6.1.1质量体系认证证书，对已按 ISO9000标准取得第三方认证证书的供应商可视为合格供方；4.1.6.1.2本公司对供应商生产和质量保证能力的调查结果；4.1.6.1.3供应商产品的质量、价格、交货能力等情况的书面调查；4.1.6.1.4 供应商近两年供货业绩（包括质量、交货期、价格、售后服务）评定情况。4.1.6.1.5供应部组织人员对以上供应商每一年评价一次。4.1.6

7、.1.6对新原辅材料及新供应商的评价：4.1.6.2 对第一次供应关键和重要物资的供应商，采用小批量试用的方法，具体步骤如下：4.1.6.2.1供应部要求新供应商按原辅材料技术标准提供试验样品；4.1.6.2.2供应部将样品转与质检部；4.1.6.2.3 质检部将小样制成真实产品，产品研发小组进行效果测评，将评定结果记录在供应商评审表内；4.1.6.2.4 验证合格后，质检部对小样进行理化指标、卫生指标验证；将验证结果记录在供应商选择评审表中；4.1.6.2.5对与生产使用关联很大的原辅材料， 需生产部提出使用效果意见表；4.1.6.2.6样品不合格时可再送样一次；4.1.6.34.1.6.2

8、.104.1.6.2.94.1.6.2.84.1.6.2.7验证合格后，供应部通知供应商小批量送货；质检部对来料检验合格后， 交生产部门试用， 并由品管部在供应商选择评审表 中批量试用一栏中出具相应试用后的报告， 反馈供应部；对小批量进货检验及试用不合格材料，则取消其供货资格；对小批量进货检验及试用都合格的供货方，可列入合格供应商名录。对批量供应的包装材料，品管部在进货时对其进行验证并出具检验报告，并将检验结果填写在供应商选择评审表中，可列入合格供方名录；供应商产品出现严重质量问题，供应部应向供方发出质量反馈表，并按损失索赔，如两次发出质量反馈表而质量没有明显改进的，应取消其供应商资格。4.1

9、.6.4 供应部每年对合格供方进行一次跟踪评审，评审依据为外购物料检验记录 质量反馈表及按时、按量、售后服务等资料及状况，填写供方业绩评定表，评价时按百分制，质量评分占 60 分，交货期评分占 20 分，其它（如价格、售后服务等）占 10，评定总分低于 80 分（或质量评分低于 54 分），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用， 应经研发小组评定后重新确认。 品管部应加强对其供应物资的进货验证。 连续第二次评分仍不及格， 应取消其供货资格。4.2.54.1.6.64.1.6.5本公司的服务供方（如运输）也可执行本程序；对于外包物资的采购：外包装箱、各种包装袋、杯等包装材料以及定做的各种辅属设

10、备， 由设计部或设备部制定图样， 提供材料标准分别给供应商和公司有关部门， 该类供应商的选择与上述的选择办法相同，以研发小组的意见为主。4.2采购流程每周五下午 5：30 销售部将下周销售计划转与生产调度部；4.2.1 生产部依据库存报表及供应部提供的物料采购最短周期 ，对于短缺物料填制申购单一式三联，需生产部经理批准，供应部及仓储部各一联，便于采购和收货；4.2.2 对于零星采购的物资， 公司所有相关部门均需填制 申购单，报部门经理批准，交供应部实施；4.2.3供应部根据批准的申购单，对在合格供方名录中的供应商电话要货，核对到货数量、到货时间，并按原料、食品添加剂、包装分类记录于物资采购台帐

11、；4.2.4对于新产品的首批物资采购， 应由供应部结合库存实物报表及新产品用料计划单填制申购单，发至仓储部；物资到仓库后，仓库保管员首先核对申购单，确认供应商、来料名称、数量无误后， 开具报检单，向品管部原材料检验员报检；申购单与来料有异议时，保管员应反馈供应部及调度部；4.3.14.2.74.2.6采购物资的验证：原材料检验员按照原辅材料验收标准关于原辅材料进厂检验的有关规定对原料、包装材料实施进货验证，并出具检测报告，发至仓储及供应部；4.2.8检验合格后，保管员开具验收单，原材料检验员签字盖章；检验结果不符合技术标准时，如果不影响使用，经品管经理批准让步接收，供应部与供应商协商给予一定补偿，并将协商结果转与财务部；4.2.9 对于不合格物料，原材料检验员发出不合格品通知单至仓储部及供应部，供应部通知供应商退货。4.3紧急放行物资的控制若因生产急需或其他原因， 原材料来不急检验 , 或检验结果不能及时出来在可追溯的情况下