SAP系统采购订单操作

1、采购订单流程1、目的：处理采购业务2、适用范围：所有采购业务的处理3、文件内容概述： 维护信息记录 根据第三方销售产生的采购申请创建采购定单、或者无参考创建采购订单 对采购定单收货 对采购定单做发票校验 创建固定资产的采购订单 打印采购订单4、流程操作步骤:（举例：公司代码1713、物料：60001、供应商1700） 维护信息记录操作见文档“维护信息记录主数据” 采购信息记录被创建：5300000001 创建采购订单（有两种方式创建采购定单） 根据采购申请单创建采购订单（查询采购申请单事务码：ME5A） 系统路径 后勤商品管理采购采购订单创建已知供应商/供应地点 事务码ME21N按照系统路径或

2、事务码操作进入如下屏幕： 单击“”选择变式按钮，选择“采购申请”，进入下一屏幕： 栏目名称描述 R/O/N用户动作或结果注意事项地点 O 商品 O采购申请号O 10000089 如果输入采购申请号，则其他字段不需要维护采购组织 O 采购组O回车，进入下一界面： 将鼠标放置采购申请号10000089上方，按住左键不放将申请单号拖到“标准采购订单”左侧的方框内，进入下一界面： 特别说明： 如果此采购申请单没有分配供应商，则需要输入“供应商”、“采购组织” 若采购的物料直接核算到费用中，则字段“A”输入：K成本中心 如果行项目的产品属于供应商赠送的，则在字段“免费”前打勾 “PO数量”可以根据实际采

3、购的数量修改 如果这张采购申请单是手工创建或者运行MRP 之后产生的，则允许一帐采购申请转换成多帐采购订单；如果采购申请单是第三方销售产生的，则一张采购申请单只能用于参考创建一次采购订单，不能多次创建，所以更改采购数量一定要谨慎。保存，系统提示： 手工创建采购订单系统路径 后勤商品管理采购采购订单创建已知供应商/供应地点 事务码ME21N按照系统路径或事务码操作进入如下屏幕： 供应商：1700 维护“抬头”参数： “机构数据”视图：栏目名称 描述R/O/N用户动作或结果 注意事项采购组织 R 1000 采购组 R 713 公司代码R1713 行项目数据参数： 栏目名称描述R/O/N用户动作或结

4、果注意事项抬头项目细节行项目A帐户设置分类O如果物料直接核算到费用中，则输入K（成本中心）物料 物料号 R 60001 PO 数量 采购数量 R 1000OUN 单位 0 根据实际情况更改 工厂 R 1713交货日期 O 根据实际情况更改 免费O如果行项目的产品属于供应商赠送的，则在字段“免费”前打勾 项目细节参数：可以根据实际情况更改单价等 如果没有维护信息记录，则需要维护“条件”视图： 栏目名称 描述R/O/N用户动作或结果 注意事项类型 价格类型 PBXX（总价格） PBXX 或PB00（总价格）价格物料单价5供应商发票为增值税发票则输入“无税单价”；普通发票则输入“总价”保存，系统提示

5、： 对采购订单收货： 有两种收货的方式：A. 收货保存之后从财务的角度分析物料增加了库存，即反映到物料库存的质检状态或非限制状态B. 收货保存之后从财务的角度分析物料没有增加库存，只是反映到GR 冻结库存，待物料检验合格之后再下达冻结库存，增加物料的实际库存以下根据两种收货方式分别讲解：方式A：收货保存之后从财务的角度分析物料增加了库存，即反映到物料库存的质检状态或非限制状态系统路径 后勤商品管理库存管理货物移动货物移动（MIGO） 事务码MIGO按照系统路径或事务码操作进入如下屏幕： “采购订单”字段输入：4500000101“移动类型”：101（按采购定单收货到库存） （移动类型102：冲

6、销101）回车，屏幕如下： 栏目名称描述R/O/N用户动作或结果 注意事项OK确定数据是否无误R选中不选中表示不对此行项目收货UOE 的量 实际收货数量 R 10批次O8899如果物料进行了批量管理，则必须输入批次；没有进行栏目名称 描述 R/O/N用户动作或结果注意事项批量管理的物料不要维护批次库存类型 库存状态 O 一般选择“非限制使用”或“质量检验”状态生产日期 O 2003.07.01 如果物料进行批次管理，则必须输入生产日期，否则不需维护保存时提示，产生了物料凭证和财务凭证。物料凭证显示如下：（将“收货”改为“显示”，回车即可看到物料凭证） 打开“”视图，再单击“”按钮，可以显示财务

7、凭证，进入下一界面： 单击凭证编号5000000051，进入下一界面： （或用事务码MB51查询物料凭证）方式B：收货保存之后从财务的角度分析物料没有增加库存，只是反映到GR 冻结库存，待物料检验合格之后再下达冻结库存，增加物料的实际库存 实物质检之前收货到GR 冻结库存系统路径 后勤商品管理库存管理货物移动货物移动（MIGO） 事务码MIGO按照系统路径或事务码操作进入如下屏幕： “采购订单”字段输入：4500003032“移动类型”：103（进入冻结库存的收货） （移动类型104：冲销103）回车，屏幕如下： 栏目名称 描述R/O/N用户动作或结果 注意事项OK确定数据是否无误R选中不选中

8、表示不对此行项目收货UOE 的量 实际收货数量 R 90批次O如果物料进行了批量管理，则必须输入批次；没有进行批量管理的物料不要维护批次栏目名称 描述R/O/N用户动作或结果注意事项库存类型库存状态O一般选择“非限制使用”或“质量检验”状态生产日期 O 如果物料进行批次管理，则必须输入生产日期，否则不需维护保存之后产生物料凭证，并没有产生财务凭证。此时物料的GR 冻结库存增加了90 ZI（事物码：MMBE ） 实物检验合格之后下达GR 冻结库存，变成可使用库存，即非限制状态库存系统路径 后勤商品管理库存管理货物移动货物移动（MIGO） 事务码MIGO按照系统路径或事务码操作进入如下屏幕： 选择

9、“下达收货冻结”，同时输入物料凭证号码，回车，进入以下截面： 栏目名称 描述R/O/N用户动作或结果 注意事项OK确定数据是否无误R选中不选中表示不对此行项目收货UOE 的量 实际检验合格数量 R 90批次O如果物料进行了批量管理，则必须输入批次；没有进行批量管理的物料不要维护批次库存类型库存状态O一般选择“非限制使用”或“质量检验”状态栏目名称 描述 R/O/N用户动作或结果 注意事项生产日期O如果物料进行批次管理，则必须输入生产日期，否则不需维护保存之后产生了物料凭证，同时产生了财务凭证，物料的非限制状态的库存增加了90ZI，GR冻结库存减少了90ZI。 若要取消此步操作，则在事物码MIG

10、O 的界面选择“取消物料凭证”选项即可。 对采购订单发票校验：系统路径 后勤商品管理后勤发票校验凭证输入输入发票 事务码MIRO按照系统路径或事务码操作进入如下屏幕： 栏目名称 描述R/O/N用户动作或结果 注意事项发票日期 发票开具日期 R 2003.07.30记帐日期财务记帐期间R2003.08.04一般不更改，但是特殊情况可以更改为其他记帐期间采购订单采购订单号R4500000101回车，进入以下屏幕： 右上角“余额”反映的是采购订单金额与发票金额之间的差额 “基本数据”视图参数： 栏目名称 描述R/O/N用户动作或结果注意事项参照 输入发票号 R 363636金额 发票金额 R 117

11、0 发票总金额（含税） 计算税额是否需要计算税额R 选中如果选中则税额会根据采购订单的金额计算出税额，但是财务凭证中的进项税额是根据发票金额计算出来的，可能会出现两者不一致，所以一般不选中文本 文本描述 O 2张附件根据个人需求输入 发票税率R J1（进项税17%） 根据发票确定税率 税务代码采购定单行项目对R J1（进项税17%）与发票税率一致；系统默认栏目名称描述R/O/N用户动作或结果 注意事项应的税率税率为17%“支付款项”视图参数： 栏目名称 描述R/O/N用户动作或结果注意事项基线日期付款期限的起始日期R 2003.08.02付款条款O Z001“细节”视图参数： “出票方”：开具

12、发票的供应商。可以更改，即与采购订单中的供应商可以不同。“税收”视图参数： 如果发票的税额与通过采购订单自动计算出来的税额不同，则直接在“税款凭证货币”字段中输入发票中的进项税额。回车，屏幕显示如下： 此时“余额”为0，单击“”保存，系统提示：显示发票凭证：（方法：当前界面菜单：“发票凭证显示”，即可查询当前发票凭证；执行MIRO 事务码，单击“”按钮，可以查询任意发票凭证；执行MIR4事务码，显示发票凭证） 单击“”， 进入以下屏幕：单击会计凭证的凭证编码，显示会计凭证： 创建固定资产的采购订单系统路径后勤商品管理采购采购订单创建已知供应商/供应地点 事务码ME21N按照系统路径或事务码操作

13、进入如下屏幕： 供应商：20080 维护“抬头”参数： “机构数据”视图： 栏目名称 描述R/O/N用户动作或结果 注意事项采购组织R1000抬头项目细节行项目栏目名称 采购组 公司代码 描述 R/O/N R R 用户动作或结果 002 1100 注意事项 行项目数据参数： 栏目名称 A 短文本 PO 数量 OUN 物料组 工厂 交货日期 描述 科目设置类型 固定资产名称 采购数量 单位 R/O/N R R R R R R O 用户动作或结果 A（资产） 电脑 10 台 021（固定资产） 1100 根据实际情况更改 唯一选择 注意事项 唯一选择 项目细节参数： “条件”视图： 栏目名称 描述

14、 R/O/N 用户动作或结果 注意事项 栏目名称 类型 价格 描述 价格类型 物料单价 R/O/N 用户动作或结果 PBXX（总价格） 5000 注意事项 PBXX 或 PB00（总价格） 输入含税单价 “帐户分配”视图： 栏目名称 资产 描述 在库资产 R/O/N R 用户动作或结果 70000 注意事项 输入公司的“在库资产”号 “发票”视图： 栏目名称 税码 描述 进项税率 R/O/N R 用户动作或结果 J0 注意事项 0%的进项税率 保存，产生了一张采购定单 对固定资产的采购订单的收货和发票校验参照第步和第步。 对采购订单 4500003042 收货之后只产生物料凭证，不产生财务凭证 对采购订单 4500003042 发票校验之后产生了财务凭证，如下： 即：借：固定资产在库 50000 贷：应付帐款-20003 50000 打印采购订单 系统路径 事务码 后勤商品管理采购采购定单打印/传送 ME9F 栏目名称 凭证编码 描述 采购定单号 R/O/N R 用户动作或结果 4500003042 注意事项 可以是一个范围，也可以是