第十章特殊载体档案管理

1、第十章 特殊载体档案管理第一节 音像档案管理一、音像档案与音像档案工作（一）音像档案及其特点音像档案是以音响、图像等方式记录信息并辅以文字说明的特殊载体。特点：1.直感性强2.形意结合3.易复制性二、照片档案管理（一）照片档案的构成和种类照片档案主要有底片、照片及文字说明三部分构成。照片档案从体裁角度可分为：1.新闻照片档案2.科技照片档案3.艺术照片档案（二）照片档案的收集1.照片档案收集工作的内容（1）本单位照片档案的收集（2）撤销机关照片档案的收集（3）零散的具有保存价值的照片档案的收集2.照片档案的归档范围（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。 A.领导人和著名人物参加与本

2、单位、本地区有关的重大公务活动的照片。B.本单位组织或参加的重要外事活动的照片。C.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。(2)本单位组织的各种重要会议（代表会、工作会、专题会、研讨会、董事会、洽谈会、签订合同协议会等）的照片。 (3)反映本单位重点工程项目（原貌的奠基仪式、竣工典礼、建筑物外观以及内部的设施环境等）和重点科研项目的照片。 (4)反映本地区人文特色照片。 A.本地区、人口概貌（旧的街巷、四合院）的照片。 B.城市建设（改造前后）的照片。 C.名胜古迹和自然风光的照片。 D.民间风俗的照片。 E.历史著名人物的照片。 （5）本单位生产的各种

3、名、特、优、新产品和老字号门店特色的照片。 （6）本单位或本系统的劳模、先进人物及其典型活动的照片。 （7）本单位历届领导班子成员的照片。（8）本单位荣获的市级以上各种荣誉性实物，如奖状、锦旗、证书等的照片。 （9）其他具有保存价值的照片 。3.照片档案的收集七个“结合”。（三）照片档案的整理1.分类底片可以按照制成材料、内容、尺寸和年度分类，照片一般按照所反映的专题或内容进行分类。2.文字说明六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。3.立卷与编目一般按内容立卷，每卷不宜超过30个芯页。立卷之后应填写卷内目录、卷内备考表以及案卷目录。（四）照片档案的考证与价值鉴定照片档案的保管期限，一般

4、划为长期或永久保存为宜。照片档案的价值判定可以考虑如下因素：照片形成年代、反映内容、制成材料、技术质量等。（五）照片档案的保护1.库房要求昼夜温度变化在3，湿度变化在5%。其他还有防火、防尘、防光、防污染等要求。2.装具要求底片与照片应该分开存放。选用标准的照片档案册和照片底片册。（六）照片档案的提供利用1.借阅与复制2.举办展览3.咨询和宣传4.编辑出版三、录音、录像档案的管理（一）唱片档案及其管理唱片的维护方法：1.清洗2.防尘3.防潮4.防热（二）磁带录音、录像档案及其管理1.归档2.验收3.分类4.编目5.鉴定6.保护（1）保持适宜的温湿度（2）磁带应卷绕平整（3）磁带应定期复制与转绕

5、（4）磁带要竖放（5）避开磁场第二节 电子档案管理一、电子文件与电子档案随着信息传输技术、多媒体技术、数字库技术、语音识别技术等的迅速发展，己经出现并形成了数字化、网络化和信息化的大趋势，档案馆拥有信息资源的形式，己不再只是“纸质文献”，而是更利于采集、储存、保管、检索和开发利用交流的数字化、虚拟化的电子文献。所谓电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等介质上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以进行网络传递的文件。而电子档案是指经过鉴定具有保存价值的归档电子文件。目前电子文件与档案所采用的存储介质主要有磁盘、磁带和光盘。（二）种类1.文本文件2.命令文件3.图

6、像文件4.数据文件（三）特点1. 信息形态的数字化、与非人工识读性信息形态的数字化、与非人工识读性2.对设备的依赖性对设备的依赖性3.信息与载体的可分离性信息与载体的可分离性 4.信息的可变性信息的可变性5.信息存储的高密度性信息存储的高密度性6.多种信息媒体的集成性多种信息媒体的集成性 7.载体材料和信息技术的不稳定性载体材料和信息技术的不稳定性8.对元数据的依赖性对元数据的依赖性9.电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性10.电子文件的信息共享性及不安全性电子文件的信息共享性及不安全性二、电子档案的收集（一）电子档案的收集方式1.归档与接收2.磁盘

7、归档与网络归档（二）归档要求1.完整齐全。2.真实有效。3.整理、编辑、划分保管期限。4.统一规定载体形式、质量要求。5.防病毒。6.编制说明。7.电子文件与纸质文件双套归档。三、电子档案的整理（一）电子档案的整理原则1.有机联系原则。2.简单性原则。（二）机关电子文件的分类步骤：1.将电子文件分为一般文件、科技文件、数据文件和命令文件四部分。2.编制分类方案。3.为目录和文件命名。4.编写文件目录系统说明。（三）电子档案的保管单位实体形态保管单位：磁盘和光盘以“盘”为单位；磁带以“卷”为单位。逻辑形态保管单位：文件库中的一个文件集合。（四）电子档案文件清单和保管单位清单的编制1.电子档案文件

8、清单（P189）2.电子档案保管清单（P190）四、电子档案鉴定1.内容鉴定。2.技术鉴定：1.可读性2.介质状况3.无病毒鉴定五、电子档案的保管1.实行电子档案与纸质档案统一归档，分库保管。2.电子档案一套封存，一套供用。3.按保管单位顺序号排放，标签明确，以便存取。4.禁止来历不明的非法软件，以防病毒。5.建立健全电子档案库房管理制度。6.日常管理注意操作方法。7.注意温湿度调控。8.定期清洗磁带，保持设备清洁。9.磁带要定期倒带。10.定期检查，对受损磁带及时修复。11.正常保存的载体，10年复制一次。12.建立电子档案的检测及保养卡。六、电子档案的检索1.应用WINDOWS的资源管理器功能 。2.应用EXCEL查询电子文件 。七、电子档案的提供利用（一）电子档案利用的特点 1.具有良好的复用性。 2.服务形式多样化。 3.便于传输。 4.依赖性强。（二）注意事项1.电子档案的封存载体不得外借。2.利用时使用拷贝件。3.利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。4.未经批准任何人不得擅自复制电子档案。5.