管理报表的及优化工作效率的精进-V02

1、 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 总厂办高专总厂办高专:黄哲锋黄哲锋Dec 31, 20122 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 3 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 所有做报表的人要了解一件事所有做报表的人要了解一件事,你是领导的眼睛你是领导的眼睛,你代替领导收集资料你代替领导收集资料,集结成册集结成册,然后让领

2、导可以然后让领导可以花很少的时间花很少的时间,很快的了解单位内的大小事很快的了解单位内的大小事 所以必须掌握以下几个原则所以必须掌握以下几个原则 帮领导挑出错误帮领导挑出错误,而不是让领导来挑出你的错误而不是让领导来挑出你的错误 帮领导调好格式帮领导调好格式,所有信息尽可能浓缩在一页中所有信息尽可能浓缩在一页中,不要让领导边看边调格式不要让领导边看边调格式,浪费领导的时间浪费领导的时间 做表格的人自己要了解所做出来的数据是什么做表格的人自己要了解所做出来的数据是什么,别把狗屁不通的东西都一股脑儿的往上丢别把狗屁不通的东西都一股脑儿的往上丢 做表格不是枯燥无味的事情做表格不是枯燥无味的事情,当你

3、有能力从数据当你有能力从数据里挑出管理的重点里挑出管理的重点,那你离领导也不远了那你离领导也不远了4 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 1.将原本的目录加上将原本的目录加上A.数据来源数据来源 B.来源表格名称来源表格名称 C.制表人制表人 D.表格产出时间表格产出时间 E制表耗时制表耗时2.如此领导可以知道各报表的产出过程及耗时如此领导可以知道各报表的产出过程及耗时,针对耗时高重要性低的报表可以进行优化针对耗时高重要性低的报表可以进行优化5 2012 Tingyi (Cayman Islands)

4、Holding Corp. All rights reserved. 1.简化板面简化板面-删除并简化无用的信息删除并简化无用的信息6 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 2.简化板面简化板面-简化数字位数简化数字位数3.明确信息明确信息-加上单位加上单位7 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 4.加大字体加大字体-方便阅读方便阅读8 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Co

5、rp. All rights reserved. 5.优化板面优化板面-使用较短的日期格式以节省栏宽使用较短的日期格式以节省栏宽6.优化板面优化板面-将抬头改为二行以节省栏宽将抬头改为二行以节省栏宽7.优化板面优化板面-适当调整栏宽适当调整栏宽,将所有信息在一个页面里显示将所有信息在一个页面里显示,不要让阅读者自己动手调格式不要让阅读者自己动手调格式5679 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 8.优化板面优化板面-由由R3系统导出的报表系统导出的报表,隐藏无用的垃圾字符串隐藏无用的垃圾字符串10 20

6、12 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 8.优化板面优化板面-对于长篇幅记录式表格对于长篇幅记录式表格,将表头冻结窗格将表头冻结窗格,并将最底下累计值置于上方冻结内并将最底下累计值置于上方冻结内冻冻结结窗窗格格11 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 1.统计数据统计数据-列出最大值列出最大值,平均值平均值,最小值最小值,供阅读者参考供阅读者参考2.颜色管理颜色管理-将重点管理字段标出颜色将重点管理字段标出颜色,字体加大

7、加粗字体加大加粗 -并以三色管理来标示出异常之数值并以三色管理来标示出异常之数值,分为轻微分为轻微,中等中等,严重三级严重三级,并算出百分占比并算出百分占比12 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 3.合并报表合并报表-将各报表间将各报表间,利用相同字段进行合并与连结利用相同字段进行合并与连结 例例-利用车号来连结利用车号来连结,将过磅信息将过磅信息,装卸速度及配零记录装卸速度及配零记录,串连在一起串连在一起,以前后对照以前后对照13 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holdi

8、ng Corp. All rights reserved. 4.加上图表加上图表-画出折线图并加上趋势线画出折线图并加上趋势线,以利快速判读数据以利快速判读数据 14 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 15 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 1.收件箱下新建活页夹收件箱下新建活页夹,新建的活页夹以文字笔划排序新建的活页夹以文字笔划排序,可以加上数字可以加上数字,依自己的意愿排序依自己的意愿排序16 2012

9、Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 1.在任一邮件上右键单击创建规则在任一邮件上右键单击创建规则,可以自动把邮件分类到各自的活页夹里可以自动把邮件分类到各自的活页夹里2.规则可以是特定的寄件人或是特定的关键字规则可以是特定的寄件人或是特定的关键字17 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 1.时间函数时间函数 : HOUR( ) MINUTE( )C2=A2-B2D2=HOUR(C2)+MINUTE(C2)*60E2=HOU

10、R(C2)*60+MINUTE(C2)18 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 注意注意:设置单元格格式设置单元格格式(使用错的格式使用错的格式,会让函数公式计算结果错误会让函数公式计算结果错误)19 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 2.绝对值函数绝对值函数 : ABS( )D2=ABS(C2/B2)D3=ABS(C3/B3)20 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Co

11、rp. All rights reserved. 3.逻辑函数逻辑函数 : IF(判断式判断式, 判断式成立回传的值判断式成立回传的值 , 判断式否定回传的值判断式否定回传的值)在原物料的过磅报表里在原物料的过磅报表里载废料是先皮重后毛重载废料是先皮重后毛重,(B3-C3)=7分钟分钟送货是先毛重后皮重送货是先毛重后皮重,(B3-C3)=#会产生错误是因为时间只能会产生错误是因为时间只能(后后-前前),不能不能(前前-后后)21 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 3.逻辑函数逻辑函数 : IF(判断式

12、判断式, 判断式成立回传的值判断式成立回传的值 , 判断式否定回传的值判断式否定回传的值)D2=IF(C2B2,C2-B2,B2-C2)D3=IF(C3B3,C3-B3,B3-C3)如果如果CB成立成立,则执行则执行C-B如果如果CB不成立不成立,则执行则执行B-C22 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 4.统计函数统计函数 : STDEV( )I2=STDEV(B2:H2)标准偏差越低标准偏差越低,代表车次越均衡代表车次越均衡标准偏差越高标准偏差越高,代表车次不均衡代表车次不均衡23 2012 Ti

13、ngyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 4.统计函数统计函数 : COUNTIFS( )H103=COUNTIFS(I3:I101, 2%)计算差异率介于计算差异率介于2%-3%的次数的次数24 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 5.统计函数统计函数 : COUNT( ) , COUNTA( ) , COUNTBLANK( )25 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All ri

14、ghts reserved. 6.逻辑函数逻辑函数 : IF(A1,B1,IF(A2,B2,IF(A3,B3,B4) 多层次判断多层次判断J2=IF(I23,”80”,IF(I24,”70”,”60”)J3=IF(I33,”80”,IF(I34,”70”,”60”)使用二层使用二层IF,可以判别三个区间可以判别三个区间使用三层使用三层IF,可以判别四个区间可以判别四个区间,以此类推以此类推26 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 1.工作上总会遇到计算机死机或忽然断电工作上总会遇到计算机死机或忽然断电,

15、如何救回未保存的文件如何救回未保存的文件?2.在在EXCEL/WORD/PPT里里,点击点击:1文件文件2选项选项3保存保存 (1)修改时间间隔由修改时间间隔由10分钟变为分钟变为3分钟分钟(断电时断电时,只会遗失近只会遗失近2分钟编辑的内容分钟编辑的内容) (2)勾选勾选”如果我没保存就关闭如果我没保存就关闭,请保留上次自动保留的版本请保留上次自动保留的版本”Ps.一利必有一弊一利必有一弊,如果档案大小超过如果档案大小超过1M以上以上每隔每隔3分钟就自动保存一次分钟就自动保存一次,将会增加计算机的负载将会增加计算机的负载会降低运行的效率会降低运行的效率,速度慢的计算机会增加死机的机会速度慢的计算机会增加死机的机会应视各人计算机速度及档案大小应视各人计算机速度及档案大小,适当设置自动保存的适当设置自动保存的时间时间频频率率12327 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 1.工作上总会遇到文件贴满图片造成档案过大工作上总会遇到文件贴满图片造成档案过大,超过超过1M以上时以上时,储存及邮件寄储存及邮件寄送会变很慢送会变很慢,超过超过5M时时,无法用邮件寄送无法用邮件寄送2.压缩图片压缩图片(1)点选图片