常用公文写作要点

1、常用公文的写作要点常用公文的写作要点之一标准性公文的撰写一、标准性公文的特点 标准性公文是强制推行的用以标准各种行为的文件。与其他 类型的公务文件相比，它们具有如下特征： 1 公文内容是作者单方面意志的表示，其标准作用的成立与实 现不以对方是否同意为前提条件，具有极强的强制 约束力。2公文所针对的问题是反复屡次适用的、涉及多 数人的普遍性问题。 3公文生效程序更为严格 和标准，特别是在审批手续和正式公布程序方面非常严格。 4在效用方面一般均实行“不溯既往和“后 法推翻前法的原那么，即公文效力所及只针对正式成文 生效之后发生的有关事物；新公文形成之后，与其 规定不一致的“旧公文即行废止，以新公文

2、为准。 5语言运用讲究高度准确、概括、简明、通俗、标准。二、标准性公文的构造及特点一总体构造 标准性公文一般均包括：1. 文件标题。一般由事由问题 、文种两局部组成。2. 发布或通过批准的日期。即公文经权威性机构或组织审议 通过或批准生效的时间，需将这一时间标注在标题 之下并用圆括号括入。3. 章题。即文件需划分假设干章表述时，每一章的标题。章 题只需确切概括反映章内的内容。4. 正文。即文件的主体局部，标准的具体内容均在此表达。 二正文的构造 标准性公文的正文一般均有这样几局部内容：1. 制发目的。指制发文件者的动机及所要实现的结果。2. 制发依据。指制发文件的前提条件与根据。3. 适用范围

3、。对文件有效适用对象范围的规定，可说明文件 对何种人及事具备有效的约束力。4. 有关定义。即指对文件中根据实际需要而创设或使用的有 关名词术语含义的规定。5. 主管部门。即对文件的执行或监视执行负有直接和主要责 任的机构或组织。6. 具体标准。即文件的主体内容，明确规定支持、保护、开 展什么，限制、制止和取缔什么，规定机关团体和其他社会 组织与有关人员的作为和不作为。7. 奖惩方法。即有关奖励与惩罚的具体方式、程序、措施的 规定，必要时还包括对申诉有处分即难免有纠纷程序和 机构作出的规定。8. 施行日期。即对文件正式实施时间的规定。标准性公文大 都不在发文机关履行批准手续后即生效执行，以保证人

4、们有 了解标准的内容，做好认真执行的各种准备的时间与条件， 为此，需在文中专门规定施行日期。这方面的规定大致有如 下几种：1自文件公布之日起施行。 2另行规定其他时 间如在公布之日之后施行。 3 规定以另一种标准性公 文的施行时间为施行日期。 4规定本文施行日期另由其他 标准性公文确定。9. 施行程序与方式即对施行公布过程、施行公布责 任归属，制定具体实施方法细那么的权利责任归属、根 据与原那么、步骤方法的规定，以及实施中能对文件内容作 出权威性解释的解释权专属者的规定等。10. 有关说明。 主要指对该文件与其他文件的关系的规定， 对 附件效用、数量的规定，以及不同文字文本效用包括产生 争议时

5、以何种文本为准的规定等。在写作实践中，上述内容多以条文形式表达，每条还可下分 为款、项、目等层次。三、标准性公文的撰写要求1. 维护文件的高度一致性。2. 维护文件的高度严密性。3. 维护文件的条理性。4. 维护文件的简明性。5. 维护文件的稳定性。6. 维护文件的连续性。7. 尊重不同文种的特殊撰写要求。常用公文的写作要点之二决定、决议、通知、通报、批复、通告的撰写一、决定一决定的特点1. 具有规定性。用于标准人们的行为，具有法定的强制力， 受文机关与人员必须遵守，认真执行。2. 具有指导性。决定记载与传达党和国家领导机关对重要事 项或重大行动的决策，具有较强的理论性、政策性，是指导 工作的

6、准那么。3. 具有稳定性。决定用于对重要事项作出决策，它所规定的 原那么、措施及有关事项，要在相当长的时期内发挥效用。 二决定的构造1. 标题。写明发文机关、事由与文种。如 ?中共中央、国务院 关于加强职工教育工作的决定 ?。2. 正文。一般由制发文件的依据、决定事项与执行要求三大 局部组成。在文件的结尾要提出要求，发出号召或说明有关 事项。3. 发文机关与成文日期。三决定的撰写要求1. 缘由要清楚明白。2. 决定的事项要准确具体。二、决议一决议的特点 决议在性质上、功用上同决定没有大的差异，其特点主要是 在生成程序方面要求必须经过会议讨论通过或批准，以表达 与会者在形成决策过程中的集体意志和

7、权威性。二决议的构造1. 标题。写明发文机关、事由与文种。2. 题注。加括号写明通过或批准决议的日期和会议名称。3. 正文。多种多样的具体用途使决议正文的构成形式也具有 多样性， 其中比拟常见的有： 批准式、 批准说明式、 议论式、 说明式。三、通知一通知的特点1. 应用广泛，使用频率高。 2. 对行文方向的限制不严格，根 本上是下行文，但也允许主送平级和不相隶属的机关。 3. 内 容单纯，一文一事，行文简便。二通知的构造1. 标题。写明发文机关、事由与文种。用于发布、转发、批 转文件的通知那么要求写明发文机关、动词颁发、印发、 转发、批转等 、被发布和转发批转文件的标题、文种。2. 主送机关

8、。3. 正文。4. 发文机关与成文日期三通知的撰写要求 要求是：主题集中；重点突出；措施具体；讲求时效。四、通报一通报的特点 通报属普发性下行文。通报的主要特点： 1 具有教育性。 通报需要运用具有代表性、倾向性的事实事例、新颖的典 型经历以及重大情况教育干部和群众，通过表扬、批评、 倡导或强调，唤起人们的警觉与注意，说明自己的观点和意 图，指导和推开工作。 2具有较强的时效性。通报主要用 于反映新情况、新问题、新经历、新的苗头与趋向，因此， 强调及时快捷。二通报的构造1. 标题。写明发文机关、表彰或批评的对象与事实性质情 况以及文种通报。如？国务院关于X省X县红星玻璃厂 擅自制作和出售国徽的

9、通报 ?。2. 主送机关不言自明的情况下也可略去。3. 正文。4. 发文机关与成文日期。三通报的撰写要求1. 通报的内容必须具有典型性，即应选新颖的具有代表性的 典型事例，选择与推动当前中心工作密切相关的重要事项或 重大情况，使广阔干部从中受到教育与启示或引起广泛的重 视，进而对工作起到引导与促进的作用。2. 通报的材料必须经过深入细致的调查和反复认真的核实， 不得有半点虚假和错漏。3. 撰写通报，应使用说明与表达的表达方式，通过平实而具 体的叙事与入情入理的分析，使读者心悦诚服，从而使通报 到达倡导和鉴戒的作用。五、批复一批复的特点 批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。其主要特点 是：

10、1 具有法定的权威性与执行性，批复意见就是指示， 下级机关务必遵守执行。 2 具有被动性，批复是针对下级 机关报送的请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。二批复的构造1. 标题。写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中 标明“同意“批准与否的态度，如?民政部关于同意福建省撤销崇安县设立武夷市的批复 ?。2. 主送机关。一般只为报送请示的机关。3. 正文。4. 发文机关与成文日期。三批复的撰写要求1. 在批复前必须进展充分的调查研究工作。2. 批复的意见应明确、具体、可行。3. 态度必须明朗，应有问必答，对所有要求答复的问题都有 所交代，文字表达应准确、简要，语气肯定，不能回避某些 问题、不

11、予作答或模糊其辞，就是对目前暂时无法答复具体 意见的问题也应说明有关情况，否那么将可能形成没有必要 的新的一轮往复行文。六、通告一通告的特点 通告用于在一定范围内公布需要各机关、团体、企事业单位 与广阔人民群众遵守或周知的事项。主要特点为：1. 具有知照性与约束力。通告具有知照性，用于公布需要人 们周知的事项，同时具有约束力，通告的内容所及的机关、 个人都须遵守，具有强制执行的效用。2. 具有专业性，一般由专业主管部门在一定的业务范围内公布。二通告的构造1. 标题。写明发文机关名称、事由、文种。有时可以省略事 由或只标文种。2. 正文。由通告的依据、目的、通告事项与结尾组成。结语 用来说明执行

12、的要求和有关事项，也可用“特此通知完毕 全文。3. 发文机关及成文日期。三通告的撰写要求1. 通告的内容应明确具体。即将通告的目的、依据与需要遵守知晓的事项原原本本具体地交代清楚，使读者一目了然， 不生歧义。2. 一般用分条列项的形式表达，用语要求简明易懂，有些专 业性通告虽可使用一定的专业术语，但也应尽量做到方便阅 读与理解。3. 通告属正式公文， 应注意维护其严肃性， 有些可用 “启事 等应用文公布周知的事项， 如迁移、 挂失、 招生、更改 码等，应防止使用通告。 常用公文的写作要点之三请示、报告的撰写 一请示的特点 请示用于下级机关向上级机关请求指示或批准。其主要特点 是：1使用范围广泛

13、，各机关对自己无权或无法决定与处 理的问题， 均应制发请示公文， 向上级机关请求指示或批准。 2 请示具有强制回复的性质，承受请示的机关务必针对 请示事项说明态度或予以明确的指示。二请示的构造1. 标题。写明发文机关名称、事由与文种。2. 主送机关。3. 正文。请示的正文一般由这样几局部组成：行文的依据、 原因；待解决的问题及初步方案，并提出倾向性意见及其理 由；行文要求， 即请上级复文的要求， 常用“当否， 请批示当否，请批复“请审核批复“妥否，请鉴核批示等 惯用的结尾词语表达。4. 发文机关与成文日期。三撰写要求1. 请示必须是向上级有所呈请，请其给予答复时才能使用， 而且必须满足一定条件

14、才能行文。2. 要严格遵行一文一事、只主送一个机关、一般不越级行文 的原那么。3. 提出的请求应清楚明白，有几问，要对方批准或指示什么 都必须明明白白，以便于对方有问必答。4. 未获上级批复前，不能将公文抄送给自己的下级。5. 陈述理由时要客观充分，但不要讲空泛的大道理，更不能 用教训人、强加于人的语气来陈述。6. 应讲究有关内容的表达次序，以增强表达效果。如果在书 写请求上级批准的请示时，作者提出的解决问题的方案很可 能是两个或多个，这时就应将倾向性的意见放在最前边。7. 在所陈述的情况和理由比拟复杂的情况下，可用各种附件 作详细说明，以简化正文。二、报告一报告的特点报告属陈述性公文，用于向

15、领导机关反应本机关的工作信 息。总结经历教训，提出意见与建议，为领导机关制定决策和指导工作提供依据。报告的主要特点是：1.受报告制度的影响，为各机关普遍使用。 2. 一般可制发于事后，也可制发 于事前或事中。 3.不具备强制复文的性质。二报告的构造1. 标题。写明发文机关名称、针对时间或事由、文种。2. 主送机关。3. 正文。4. 发文机关与成文日期。三工作报告工作报告用于日常工作中根据需要或要求，向上级机关汇报 工作，反映情况，答复询问，提出建议。其正文主要包括： 行文的根据或概要点明公文所要涉及的情况或问题；陈述具 体情况和问题并对其性质进展概要分析； 建议要求谁，何时，做什么，怎样做，方

16、法，措施，期限， 考核指标等 ，如没有建议那么对有关工作或问题作概括总 结，分析存在问题的原因，说明努力方向；结语有建议的报 告提出转发建议： “以上意见，如无不当，请批转单位 执行。请上级指出问题的报告那么为： “如有不当，请指 正示。其他报告那么以“特此报告等结语强调行文 目的。四总结报告 总结报告用于在某些工作、某阶段工作完毕后按照报告制度 的规定或上级要求汇报情况，对成绩、缺点、经历教训及有 关工作规律作检讨分析，汇报下一步工作方案安排。总结报告的正文主要包括：工作情况，即做了什么，采用了 哪些方法措施，效果怎样，有哪些成绩，存在哪些问题和缺 乏；主要的经历体会，即对取得成绩的原因进展

17、分析，获得 对工作规律性的认识；检讨失败或失误的教训，总结其原因 和规律性，探索防止或减少失误和失败的途径；下一步工作 的初步规划、设想。五调查报告调查报告是根据调查研究的成果写成的用于提醒事物真相 与规律的报告，是向领导机关反应信息，辅助决策，核查决 策执行情况的重要形式。调查报告的正文一般包括：导语， 概述调查研究的目的、时间、地点、对象范围、调查方式、 结果及本文主题；调查结果，分门别类地表达有关情况的问 题；研究的结果，对情况和问题的分析，得出规律性认识， 进而提出解决问题的建立性意见对策、方法、措施、步骤 等；结语，对文件内容概括总结，篇幅短的可略去此项内 容。上述二、三项内容，可以

18、一个个方面或一个个具体问题依次 展开，也可以以一个方面的情况或一个问题为单元，每个单 元依次先谈情况，再分析，得出结论，提出建议。根据经历， 后一种方式在涉及复杂问题或综合性的调查报告中有一定应用价值。常用公文的写作要点之四函、会议纪要的撰写一、函一函的特点行政系统的函用于平级和不相隶属机关之间相互商洽工作、 询问和答复问题，向有关主管部门请求批准；党的机关使用 的函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关 系的有关主管部门请求批准等。函的主要特点是： 1 灵活 简便，不受作者职权范围与级别层次上下的制约，也不受内 容繁简轻重差异的严格限制。2内容较单纯，一般为一函一事。 3 具有公文

19、的法定 效用，可郑重表示法定作者的意志与权威，对受文者的行为 有强制性影响。二函的构造1. 标题。要求写明发文机关、事由与文种函或复函 ，有时 也可省略发文机关。2. 主送机关。3. 正文。4. 发文机关和成文日期。三正文构造 依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分；依行文主 动与否，函又有发函、复函之别。发函正文主要包括：行文的目的和原因，即为什么要提出协 商讨论有关问题或提出请求批准的事项；需要询问、商议或 批准的具体问题和事项，向对方介绍自己、介绍自己的意愿 和方案，陈述有关理由、依据和背景的材料；提出希望或要 求，如“请复文、 “请予批准、 “望予合作等。有时以 “此致、“特此函告

20、等结语作结。复函的正文主要包括：指明所针对的来函标题、文号、时 间等答复询问，说明态度、立场和解决问题的方法，提出 疑问，陈述有关理由、情况；提出希望、要求或致谢。有时 以“特此函复等结语作结。四函的撰写要求 1.行文郑重，表达平等、坦诚精神，相互尊重，不强加于人， 同时又不过于委婉。忌讲空泛的大道理，忌应酬客套。如受 文者不是个人，一般毋用“敬礼等词。2. 表达应概括、简约、明了。3. 正确使用专用词和惯用语。敬辞、感盼等词语在函中的应 用频率较高， 如“为盼、“为感、“谨致谢忱、“盼复 “候复、“请示复等，使用时应正确加以选择，有分寸 地正确而贴切地表达意图。二、会议纪要一会议纪要的特点

21、会议纪要是会议文件的一种。用于记载和传达贯彻会议主要 精神与议定事项。其主要特点是： 1会议纪要是对会议情 况与议定事项的完整而系统的记载，一般制成于会议后期或 会议完毕之后。 2 所记载与传达的会议议定事项，反映了 主持单位与与会单位人员的共同意志与决定的权威性。 因此，对于有关的与会单位或下属单位具有约束力，如认为 必要，有权要求有关的受文单位予以遵守或执行。 3 具体 每一份纪要的性质取决于会议的内容性质与印发会议纪要 的目的和要求。因此，会议纪要整体上一般兼具知照性、参 考性、标准性、协议性、指导性、执行性等多种性质。 二会议纪要的构造 1.标题。需写明会议名称与文种纪要 ，如 ?全国统战工作 会议纪要 ?。2. 成文日期。一般用圆括号标注在标题正下方。3. 正文。4. 署名。必要时由与会各方或其代表签署机关名称、职务、 姓名等。三正文构造