TB-WG0409信息共享管理制度

1、 武汉思远顾问有限公司质量管理体系文件文件名称：信息共享管理制度文件编号：TB-WG0409版本：1.0生效日期：2004-07-01页次：4/4签发：复核：编制：1 目的和适用范围为了建立公开、规范、安全的内部文件共享体系，保障内部商业机密性信息沟通的有效进行，促进经营、教学和内部管理，制定本制度。2 文件服务器文件目录结构2.1 运营管理部负责指导各办公地点设置“工作区”共享文件夹。2.1.1 各校区应建立局域网环境，由教研部派驻该校区的设备管理员在其文件服务器上建立“工作区”共享文件夹和“共享信息区”文件夹。其中“工作区”共享文件夹为各员办公所使用的空间，“共享信息区”文件夹专门放置共享

2、信息。总部文件服务器文件结构如图所示。其他校区可视情况裁减。2.1.2 各驻外机构一般仅配置一台电脑，由该驻外机构负责人使用该电脑硬盘的最后一个分区，建立“共享信息区”文件夹。由于各驻外机构一般功能比较单一，不必设置“工作区”文件夹。2.2 “工作区”子目录的功能及使用权限描述（以运营管理部为例）2.2.1 运营管理部部门工作区：a. 运营管理部员工制作的，仅供本部门员工共享的文件，放置于此文件夹。b. 本部门员工对此目录下文件有读写权限，其他部门员工不能访问。c. 部长和行政助理可决定该文件夹下的目录结构，并设置权限。 公司高层管理人员对工作区内所有文件均有访问权限。2.2.2 运营管理部文

3、件交换区：a. 供运营管理部员工与其他部门员工交换文件用。b. 本部门员工对此目录下文件有读写权限，其他部门员工只有读权限。 “文件交换区”仅仅是文件中转站。为防止文件被误用，各办公地点的设备管理员将在每个星期五晚上，对临时文件交换区里修改时间在7天以前的所有文件统一进行清除。2.2.3 运营管理部共享信息提供：（其他部门无此子目录）a. 专供各共享信息的制作人向文宣专员提交共享信息用。b. 仅文宣专员和【共享信息清单】上列名的共享信息制作人有读写权限，其他员工不可读不可写。2.2.4 因公司重大活动而需要在“工作区”增设临时文件夹的，须经运营管理部部长同意。在活动结束后应将其中文件移往相应文

4、件夹，并删除此临时文件夹。2.3 “共享信息区”的文件目录结构2.3.1 “共享信息区”的文件目录结构由运营管理部严格按照【共享信息清单】进行设置。2.3.2 总部“共享信息区”，运营管理部负责对其下级文件夹和文件的内容及阅读、修改权限进行控制，并将修改权限的分配情况记载于【共享信息清单】。运营管理部员工、总部设备管理员对所有文件夹有读写权，上述规定人员对特定文件夹和文件有读写权，其他员工均有只读权限。2.3.3 各校区“共享信息区”，仅所在校区的设备管理员有读写权，其他员工均有只读权限。2.3.4 各驻外机构“共享信息区”由该机构负责人进行管理。3 共享信息区的管理和更新3.1 运营管理部文

5、宣专员负责总部“共享信息区”的管理和更新。3.1.1 共享信息的制作人，将完成后的共享信息文件粘贴到：工作区运营管理部共享信息提交，并立即通知文宣专员。3.1.2 文宣专员严格按照【共享信息清单】的规定路径，将收到的文件粘贴到“共享信息区”指定路径，如果文件名相同的，应采取替换的方式。3.1.3 共享信息的制作人经常检查“共享信息区”文件是否有效版本。3.2 文宣专员每个工作日下班后将本日“共享信息区”更新的情况记载于【共享信息更新日志】中，方便其他校区设备管理员和各驻外机构负责人了解，以便他们能够对照下载，节省带宽资源和下载时间。3.3 总部设备管理员负责总部“共享信息区”的维护，使得该文件

6、夹可由通过internet在远端采取ftp方式获取。为保证信息传输安全，该IP地址的端口仅在每个工作日上午上班后半个小时打开，其他时间关闭。开放时间为：8:309:00。3.4 其他校区设备管理员和各驻外机构负责人在上述指定时间内，凭账户名和密码从总部文件服务器下载“共享信息区”所有更新过的资料，并相应更新本校区或驻外机构的“共享信息区”，确保所在办公地点员工及时使用正确的文件。3.5 对于共享信息重要的更新，文宣专员应在BBS上发布更新信息，提醒各员注意，方便其了解并对应阅读。4 文件共享的安全性管理4.1 文宣专员、设备管理员和驻外机构负责人，应确保在“共享信息区”指定路径放置的文件为最新

7、版本，且必须以最新版本替换过期版本，以免被误用。其他责任人，分别对“工作区”相应目录和文件的有效性负责。4.2 设备管理员应定期检查“工作区”和“共享信息区”文件夹的权限设置情况，以免非权限人员误操作的产生。4.3 重要共享信息的文件制作人，应对该文件设置修改权限密码（勿设打开权限密码！），以免其被误修改。制作人对自己负责的各个文件设置的修改权限密码应一致，并将该密码向本部门商务助理（行政助理）报备。4.4 共享文件需要在不同路径使用时，使用者应尽可能采取对原文件设置快捷方式的办法，而避免反复copy & paste，造成文件版本错乱和误用。4.5 各部门行政助理在本机硬盘上建立专门文

8、件夹，用来备份文件服务器上“工作区”内的本部门所有文件，以免文件被误删除。文宣专员负责备份文件服务器上“共享信息区”内的所有文件。上述备份日常每周一、三、五下班后各例行备份一次。如遇网络中心设备维护、网络病毒爆发等事件，应提前进行临时备份。4.6 其他安全措施，依照信息安全与保密管理制度的规定。5 共享文件的使用5.1 运营管理部根据“共享信息区”的目录结构和文件内容，建立【共享信息清单】，方便各员查找和使用。5.2 全体员工均可及时在指定路径获得信息。5.3 各员可以在办公电脑的桌面设置个性文件夹，将自己常用的共享文件做成快捷方式，放置其中，可以大大提高工作效率。5.4 各部门内部的文件和信息共享，由各部门参照本制度建立。