物业公司行政管理制度汇编

1、目录目 录 11. 行政人事部 31.1. 组织结构及人员编制 31.2. 管理范围 31.3. 岗位职责 32. 操作程序 52.1. 采购操作规程 52.2. 员工入职操作规程 62.3. 员工考勤操作规程 72.4. 考核评价操作规程 82.5. 员工离职操作规程 92.6. 操作规程 102.7. 行政人事部服务质量检查规定 113. 管理制度 123.1. 办公室钥匙管理规定 123.2. 特殊工种证件管理 123.3. 质量文件管理规定 123.4. 员工考勤管理规定 133.5. 计算机使用管理规定 133.6. 关于印章使用管理的规定 143.7. 办公用纸管理办法 153.8

2、. 员工体格检查管理办法 153.9. 车辆使用的管理规定 163.10. 办公用纸、废弃墨盒的管理规定 171. 行政人事部1.1. 组织结构及人员编制1.2. 管理范围1.2.1. 按质量管理体系的要求对文件进行有效控制，确保质量管理体系有效实施、 保持和改进。1.2.2. 拟定公司组织架构、负责人员招聘、解聘各环节的工作，并按公司的要求做 好综合体系文件的编辑、整理、修改、执行、检查、监督、整改工作。1.2.3. 拟定员工的工资标准及管理办法，拟定员工劳保福利标准，并负责具体实施。1.2.4. 对员工的人事及行为档案进行管理，按时统计、填报各类人事报表。1.2.5. 严格按照员工手册的有

3、关规定做好员工的奖惩工作。1.2.6. 制定公司年度、月度培训计划并有效落实。1.2.7. 负责处理行政日常业务，收发电传、传真及文件的拆封、编号、登记、分送、 承办、催办、归档等工作及公司各部门档案编目的收集和统一管理。1.2.8. 负责公司公章使用的审核及管理。1.2.9. 根据公司整体形象设计、制定员工制服及工作牌式样并组织制作。1.2.10. 行政人事部负责监督、检查员工执行公司各项规章制度的情况及将公司各部 门的岗位职责和权限形成书面文件。1.2.11. 协助公司领导处理日常事务性工作，负责公司内部协调及对外联络工作。1.2.12. 完成上级领导交办的其它工作。1.3. 岗位职责1.

4、3.1. 行政人事部经理在公司总经理的领导下主持本部门的工作，其主要职责如下：1.3.1.1. 负责拟定公司行政人事方面的规章制度，并检查执行情况。1.3.1.2. 负责制定本部门的职责、制度和工作计划，并监督执行。1.3.1.3. 负责公司各类公文的办理。1.3.1.4. 负责公司本部采购计划的审定和日常办公用品采购的审批。1.3.1.5. 根据国家及长春市的人事劳动政策，拟定公司的人事劳动福利政策。1.3.1.6. 根据公司的实际情况，拟定公司组织架构及人员编制，合理调整人员结构， 组织对员工的招聘、考核、调配、奖惩工作。1.3.1.7. 根据经营状况提出人员调配、工资、劳保福利的计划及调

5、整意见，经公司领 导批准后负责具体实施。1.3.1.8. 负责公司培训计划的审定，并组织实施和检查。1.3.1.10.1.3.1.11.1.3.1.12.1.3.1.13.1.3.1.14.1.3.2.1.3.2.1.1.3.2.2.1.3.2.3.1.3.2.4.1.3.2.5.1.3.2.6.1.3.2.7.1.3.2.8.1.3.2.9.1.3.2.10.1.3.2.11.1.3.2.12.1.3.2.13.1.3.2.14.1.3.2.15.1.3.2.16.1.3.2.17.1.3.2.18.1.3.3.1.3.3.1.1.3.3.2.1.3.3.3.负责公司内部协调及对外联络工作。

6、根据公司形象设计要求确定工作服及工作牌式样并组织制作。行政人事部经理负责组织对管理体系文件的编制、保管、发放、评审及管理 和控制的相关工作。行政人事部经理负责管理体系运行记录的管理的控制并应定期公布公司受 控文件清单。负责认证机构对公司审核的组织工作。完成公司领导交办的其它工作。人事主管负责按照公司人事管理权限建立和完善管理范围内员工的行为档案。负责完成有关人事资料的统计、分析及报表工作。负责对员工的劳动合同、人事档案、社会保险进行综合管理。负责公司各类档案、图书及有关资料的管理工作。负责拟定公司年度、月度培训计划，并监督实施。负责拟定公司培训管理方面的规章制度，汇编培训教材。负责按照人事管理

7、权限对相关人员进行各类培训。负责完成公司培训工作相关报表。负责公司印章的管理。负责公司办公用品的管理。负责公司大事记的撰写工作。配合经理做好员工的招聘、解聘工作以及员工招聘、解聘的手续办理。配合经理做好质量管理体系文件的编辑、制定、整理、修改等工作。 配合经理进行质量管理体系文件的年度管理评审工作。配合经理定期检查各部门服务实施情况，包括：客户关系、环境卫生、服务 的实施、投诉处理、物业管理的服务查询、信息收集控制和管理。及时了解、收集、整理、各种物业管理最新需求趋势。定期参加部门管理例会，听取汇报，记录会议纪要。完成领导交办的其它工作。行政主管协助部门经理管理公司日常行政事务。负责公司后勤保

8、障的具体事务。负责公司营业执照、资质等相关文件的申请、变更及年审手续办理。1.3.34 负责车辆管理的具体事务。1.335.负责月考勤统计工作。1.3.3.6. 负责公司物品的米购。1.3.3.7. 负责定期组织员工年度体检。1.3.3.8. 行政人事部行政主管负责每年12月汇总编制下年度的采购计划1.3.3.9. 采购计划、采购申请等由行政人事部行政主管保存。1.3.3.10. 完成上级领导交办的其它工作。1.3.4. 文员1.3.4.1. 在行政人事部经理指导下起草各种文件、信函、计划、报告、报表等稿件；1.3.4.2. 负责公司印信、印鉴的使用和登记工作，处理信函、电话、电报、传真等，

9、并随时做好记录；1.3.4.3. 负责各类相关信息资料的收集、整理和分析，做好报刊、资料的分类整理和 剪贴，将整理的最新信息资料呈送公司经理阅读；1.3.4.4. 负责公司文件、信件、报刊、图书资料等的收发；1.3.4.5. 负责公司办公会议的记录，会议纪要的整理印发；1.3.4.6. 负责公司各类文件、资料的打印、复印、传真及办公自动化设备的使用和管 理；1.3.4.7. 负责公司办公用品的登记、保管、发放及月结统计和备品的库存盘点等；1.3.4.8. 负责离职员工的工服及其它领用物品的收回和保管；1.3.4.9. 负责接待来访客人，必要时做好访谈记录。1.3.4.10. 完成上级领导交办的

10、其它工作。2. 操作程序2.1. 采购操作规程2.1.1. 目的规范公司采购工作程序。2.1.2. 范围公司范围内包括材料、清洁用品、零配件、办公用品、低值易耗品、固定资 产等采购项目。2.1.3. 职责行政人事部行政主管负责执行。2.1.4. 工作程序2.1.4.1. 由行政人事部行政主管接收公司批准执行的采购申请单2.142. 按照采购计划申请单所描述的物品名称、规格型号、品牌、服务的特点及数 量要求，确定供货商并对其加以分析。2.143. 行政主管负责对是市场进行调查研究，分析供货能力和质量服务能力，选定 出合格供方，并报公司总经理批准。2.144. 行政主管负责对进货进行验证工作，如有

11、特殊物品的验证由使用单位进行。 按照采购验收制度进行货物的接收和检验。2.1.4.5. 行政主管要定期对库房进行检查，在库房要求有分区（合格品区域和不合格 品区域）。2.1.4.6. 对于应急采购的物品需填写应急采购单，紧急时需要求采购人员与使用 人员共同完成采购，并去供应商处直接提货。2.1.4.7. 根据预算要求及实际情况来确定价格。2.1.4.8. 进行定单例行追踪，确保供货商能够履行其货物发运的承诺。2.1.4.9. 对供方的到货票据进行审核，是否符合供方承诺的条件。2.1.4.10. 如果供方不符合承诺条件通知供方更改票据。2.1.4.11. 按照公司财务管理规定对货款进行结算。2.

12、1.4.12. 对供方货款进行登记并通知供方领取。记录表格采购申请单应急采购单合格供方名册相关文件采购验收制度采购结算方式及采购报帐审批程序2.2. 员工入职操作规程2.2.1. 目的通过制定本规程，确保公司聘用人员的质量2.2.2. 范围本规程适用于公司各级员工的录用。2.2.3. 职责人事主管负责办理公司所有人员的聘用手续2.2.4. 工作程序2.241. 行政人事部经理依据编制及各部门用人需求，制定招聘计划。2.242. 通过各种途径进行人员招聘，主要有参加招聘洽谈会、利用人才中介机构、 刊登发布招聘信息。2.243. 进行招聘及甄选工作A、采取一定形式收集应聘人员资料。B、相关部门对人

13、员资料进行挑选。2.2.44挑选合格者由人事主管审验应聘人员相关有效证明原件材料包括：（1）毕业证书（2）各类培训证书（3）特种岗位证书（4）如需要应提供的职业病健 康证明（5）身份证（6）劳动关系证明。由应聘人员填写应聘人员登记 表，由主持面试的人员和相关部门专业负责人员对其进行第一次面试，并 在面试评核表上填写“一至六栏”中的内容。2.2.4.5. 合格者由主持面试人员进行二次面试，并在面试评核表中填写“第七栏” 的内容。2.2.4.6. 行政人事部经理根据面试人员的整体情况核定工资等级报总经理批准。通知 其到指定医院体检。2.247.体检合格者由人事主管通知其上岗并让合格者提供3张1寸免

14、冠照片，并建立员工行为档案。人事主管为新员工办理入职手续：收取体检合格证、 填写员工登记表发放工牌、考勤卡、办公用品、工服等。2.2.4.8. 人事主管对新员工进行入职培训并负责指导新员工向部门报到。记录表格YG-XR-A-01应聘人员登记表YG-XR-A-02面试评核表YG-XR-A-03员工登记表相关文件员工行为档案2.3. 员工考勤操作规程2.3.1. 目的通过执行考勤操作程序，确保考勤的真实性。2.3.2. 范围适用于公司所有员工。2.3.3. 职责人事主管负责员工考勤管理。2.34 工作程序2.341. 公司总经理以下员工均执行上、下班打卡制度。2.342. 行政人事部人事主管负责汇

15、总、复核各部门考勤，并由行人部经理审核签字 确认。2.343. 核查考勤的同时将各部门员工的请/休假申请单、员工加班申请单、补卡单等各类单据同考勤一起统一汇总作为依据。（以上单据均按照公 司员工手册及国家相关法规执行）2.344. 填写的各类单据由部门经理及行政人事部经理确认审批。2.345. 公司总经理签字确认生效（请假天数达一周以上含一周，必须经公司总经理 审批签字）。2.3.4.6. 人事主管以各部门考勤及相关单据为依据核算人员工资，并于每月8日前抄送财务部。2.3.4.7. 人事主管在每年的1月20日以前汇总上一年度考勤并填写 年度员工考勤汇 总表报行政人事部经理，作为员工年度考核的依

16、据。记录表格YG-XR-A-04请（休）假申请单YG-XR-A-05员工加班申请单YG-XR-A-06补卡单YG-XR-A-07年度员工考勤汇总表相关文件：员工手册2.4. 考核评价操作规程2.4.1. 目的通过制定考核评价工作规程，确保对员工的正确评价和使用2.4.2. 范围适用于公司各级员工工作评价及考核工作。2.4.3. 职责2.4.3.1. 公司负责部门经理（含助理）员工的考核。2.4.3.2. 部门经理负责本部员工的考核。2.4.4. 工作程序244.1. 员工转正应提前10日由行政人事部经理会同部门经理对试用期的员工进行考 核。2.442. 员工填写试用期转正审批表并做试用期书面总

17、结。244.3. 员工所在部门经理填写一般员工考核表并在“考评人意见”栏填写意见、 行政人事部经理填写“行政人事部意见”栏、总经理填写“核定人意见”栏。2.4.4.4. 员工所在部门经理填写试用期转正审批表中“部门意见”一栏、行政人 事部经理填写“行政人事部”一栏、总经理填写“总经理审批” 一栏。244.5. 续签劳动合同的考核对需要续签合同的员工，由行政人事部填写续签劳动合同考核表，部门经 理会同行政人事部经理审核，总经理审批，考核结果由行政人事部存入个人行 为档案。2446 员工年度考核公司部门副经理以上员工（含部门副经理）由公司行政人事部组织考核，公司 一般员工由部门填写一般员工考核表，

18、报行政人事部审核、总经理审批后 存入行为档案。记录表格YG-XR-A-08试用期转正审批表YG-XR-A-09一般员工考核表YG-XR-A-10续签劳动合同考核表相关文件：离职程序行为档案2.5. 员工离职操作规程2.5.1. 目的通过办理员工离职操作程序，确保员工离职操作有序进行2.5.2. 范围本规程适用于公司所有员工的离职操作。2.5.3. 职责行政人事部人事主管负责，其它各部门配合。2.5.3.1. 以员工的离职性质划分A、员工自动辞职的由员工填写辞职申请书B、提出解除劳动合同的员工，发放解除劳动合同通知书。2.5.32经部门经理、行政人事部经理、总经理批准后，方可办理离职手续。2.5

19、.3.3. 任何形式离职的员工办理离职手续前填写行政人事部发放的员工离职会签 单。2.5.34 按照员工离职会签单上开列的内容办理交接手续并由相关人员签字确认：2.5.3.5. 员工所在部门需要交接的工作A、员工在本部门将工作交接完毕，并让主管、经理签字确认。B、部门经理确认离职员工离职月的考勤后上报行政人事部。2.5.36行政人事部需要交接的工作A、员工将工服、工鞋等交回所在部门、办公用品交回办公室，并由部门主 管人员签字确认。B、员工将工牌、办公室钥匙等交回行政人事部，并由人事主管签字接收。C、由行政人事部经理，计算完违约金、补偿金等费用后核算离职人员工资 最后通知离职人员结算。2.537

20、.财务部需要交接的工作A、由财务人员确认离职员工有无借款及未清项目。B 员工离职会签单由总经理审阅签字后，员工方可离职。记录表格YG-XR-A-12辞职申请书YG-XR-A-13员工离职会签单YG-XR-A-14解除劳动合同通知书2.6. 操作规程2.6.1. 员工入职培训操作规程2.6.2. 目的通过员工入职培训，确保员工周知公司概况、企业文化、物业管理基本知识, 增强服务意识。2.6.3. 范围适用于吉林省阳光物业管理有限公司所有管理人员的入职操作2.6.4.职责行政人事部人事主管负责培训工作2.6.5.工作程序2.6.5.1.2652265.3.2654员工到岗第一周内，由人事主管按照员

21、工手册进行培训。 入职培训后，员工完成入职培训试题。由行政人事部负责填写个人培训台帐。由行政人事部人事主管负责将培训试题存入个人行为档案内。记录表格培训签到表YG-XR-A-15个人培训台帐相关文件：入职培训试题2.7.2.7.1.行政人事部服务质量检查规定行政人事部经理负责对本部门的服务质量检查工作并做好记录参与绩效考卡核2.7.2.核。行政人事部经理负责组织每周进行工作质量检查，内谷包括人员标识、劳动 纪律、对客服务、外来文件、文件记录和控制等并将检查的记录做好归档和 工作整改。2.7.3.2.7.4.2.7.5.行政人事部经理负责组织内审员检查各部门培训档案的管理与归档。行政人事部经理负

22、责管理和执行各部门质量文件的销毁。每年5月、11月行政人事部人事主管检查各部门文件的发放记录、档案资料 的管理情况、考勤执行情况。2.7.6.2.7.7.2.7.8.行政人事部行政主管负责检查公司全体员工的考勤情况。行政人事部人事主管定期负责检查各部门外来文件登记、受控状态的管理。 行政人事部不定期检查公司所有员工的仪表、着装、工牌、服务态度。记录表格服务质量检查表3.管理制度3.1. 办公室钥匙管理规定3.1.1. 办公室所有钥匙必须指定专人管理。3.1.2. 公司各部门的所有办公用柜、办公桌抽屉、房间门（内部）、库房的钥匙， 必须进行统一编号并将备用钥匙集中统一放在各部门指定地点进行封存。

23、3.1.3. 各部门钥匙封存的指定地点的备用钥匙由安保部进行统一管理。3.1.4. 行政人事部行政主管负责将公司所有钥匙登记在钥匙清单中，并进行管 理。3.1.5. 行政人事部行政主管每半年对公司所有钥匙对照钥匙清单进行盘点、核对。3.2. 特殊工种证件管理3.2.1. 行政人事部负责公司电焊工、电梯工、高压电工、厨工、司机等特殊工种进 行管理，必须符合国家的要求，需持证上岗。3.2.2. 行政人事部人事主管负责对特殊工种证件进行登记、检查。记录表格特种工种人员名单3.3. 质量文件管理规定3.3.1. 行政人事部对质量体系文件的编写、审批、发放、更改、保管和作废等全过 程进行控制，确保公司所

24、有受控的场合使用的均为相应文件和资料的有效版 本。3.3.2. 行政人事部经理负责对全公司有关质量体系的文件的总体控制。3.3.3. 行政人事部经理负责质量手册、程序文件、运作手册的发放控制清单。3.3.4. 行政人事部人事主管负责在受控的质量管理手册、运作手册，每册加盖“受 控文件”专用印章。3.3.5. 受控文件未经管理者代表审核批准不得随意复制、修改、销毁。3.3.6. 行政人事部人事主管负责外来文件的发放，并做好发放登记。3.3.7. 行政人事部人事主管负责对外来文件报批、更换、回收。记录表格4.2.3- A-04文件发放（回收）登记表4.2.3- A-02外来文件清单4.2.3- A

25、-06受控文件清单3.4. 员工考勤管理规定3.4.1. 定时工作制，每周工作工时不超过国家规定时间。3.4.2. 各种假期的规定依照公司发布的员工手册相应条款执行。3.4.3. 员工打卡管理暂行规定3.4.4. 员工出勤，早8:30分之前打“上班卡”，下午16:30分之后打“下班卡”。3.4.5. 员工因公外出延误打卡，须填写“补卡单”，月末按出勤统计。3.4.6. 员工患病、非因工负伤（急诊除外）或有事不能上岗工作须提前填写 请（休） 假申请单，经批准后，免打卡。3.4.7. 月末出勤统计，以员工考勤卡及补卡单、请假单为依据进行考勤汇总。3.4.8. 凡出勤日未打卡者，同时也无请假单、补卡

26、单以旷工论处。3.4.9. 代他人打卡或委托他人打卡，及打卡中弄虚作假者，按员工手册规定处 理。记录及表格YG-XR-A-0 4请（休）假申请单3.5. 计算机使用管理规定3.5.1. 所有员工在使用计算机时需遵守本规定。3.5.2. 各部门的计算机原则上只供本部门员工使用，如有特殊情况需使用其它部门 的计算机时应事先取得该部门经理的许可。3.5.3. 初学计算机的使用者在操作中遇到难题，不得擅自处理，应向技术人员求助。3.5.4. 在使用过程中，因事暂时停止使用时，应保存文件，并退出应用程序。3.5.5. 使用完毕计算机后，必须退出应用程序，以防止意外造成对机器的损害。3.5.6. 各部门使

27、用计算机进行文件编辑处理时应建立部门子目录，避免在根目录下 直接处理管理文件。3.5.7. 子目录的命名用各部门名称，如属个人专用文件应另设子目录进行处理。3.5.8. 文件名称使用汉字，要基本反映文件内容。3.5.9. 各部门的电脑文件处理应在硬盘上操作，并由公司设专人定期将所有文件进 行备份。3.5.10. 用软盘时应确保软盘没有病毒，否则在使用前应进行病毒检查。3.5.11. 软盘、光盘中存储文件时应在软/光盘上做出标记，便于使用查阅。3.5.12. 遵守软/光盘的使用保护规定，防止软/光盘损坏时文件丢失。3.5.13. 各部门的计算机维护由公司设专人统一负责。3.5.14. 维护人员定

28、期对计算机进行维护，包括检查、处理病毒和硬盘整理等。3.5.15. 工作时间禁止在计算机上玩游戏或与进行工作无关的作业。3.5.16. 计算机出现故障时，应及时请维护人员处理，严禁未明故障原因擅自处理。3.5.17. 凡因使用不当造成机器损坏的，据情节轻重给予责任人相应的处罚。3.6. 关于印章使用管理的规定3.6.1. 印章种类公司印章、公司业务专用章、部门印章、签字印章和其他内部印章等。3.6.2. 印章使用3.6.2.1. 公司印章的使用362.2. 凡以公司名义发送的公文，须经公司主管领导审批签字后，方能送交行政人 事部加盖公司印章。3.6.2.3. 重要的公文，如财务、人事和业务等方

29、面或涉及面广的公文，必须由公司总 经理核签后，方能送交行政人事部加盖公司印章。3.6.2.4. 公司各部门对外定期报送各类业务报表需加盖公司印章的，由使用部门填写印章使用审批表，经公司总经理签字后，方能送交行政人事部加盖公司 印章。3.6.2.5. 对外发出的便函、证明及对外联系工作的介绍信需加盖公司印章的，由使用 部门填写印章使用审批表，经公司总经理签字后，方能送交行政人事部 加盖公司印章。3.6.2.6. 公司对外签订的合同、协议，按合同评审程序使用公司印章。362.7.公司对外签订的经济类合同、协议须加盖公司印章的，按合同评审程序，以公司确定的合同金额标准为限，合同金额在标准以上的，须经

30、公司审批、总 经理签字后，方能送交公司行政人事部加盖公司合同专用章；合同金额在标 准以下的，经公司审批、总经理签字后，可送交公司行政人事部加盖公司合 同专用章。（合同原件要在公司备案）3.6.3. 各部门印章的使用：3.6.3.1. 凡以部门名义发出的公文或便函，须经部门经理核签后加盖部门印章。3.6.3.2. 公司部门不能以公司的名义加盖部门印章对外发送公文。部门仅能向外发送 本部门业务权限范围内的公文。公司颁发的证书、奖状等，经公司领导签字 同意后，加盖公司印章。3.6.4. 印章的保管3.6.4.1. 公司的印章，原则上由公司行政人事部经理指定专人负责保管。遇特殊情况,由其他部门专人负责

31、保管时，需经公司总经理批准。3642部门的印章由各部门指定专人负责保管。364.3.使用印章须有登记存底，随用随取，用毕即存，严防私用、盗用公章，以免造成损失。3644未经公司总经理批准，任何人不得携带公司印章外出。364.5. 印章保管人员应严格执行本规定，履行加盖印章的手续。对不符合程序或超出授权范围的，印章保管人有权拒绝用印。3646印章保管人员因工作疏忽而造成印章丢失或误用、错用，须承担关联责任。不能为空白信笺盖印。记录及表格YG-XR-A-16印章使用审批表3.7. 办公用纸管理办法3.7.1. 为提高行政办公效率，降低整体费用成本支出和自然资源使用消耗，特制定 本办法。3.7.2.

32、 办公用纸选购应本着品质与价格合理搭配的原则，避免因质量问题影响正常 办公使用与效率。3.7.3. 办公用纸以部门为单位进行申领登记，部门文员定期按实际使用情况领取纸 张并由填写办公用品领用登记表；如遇特殊情况需临时或大量领用纸张, 应取得本部门经理和行政人事部经理批准。3.7.4. 部门办公用纸使用应采取实际使用人签字领用的办法，除对外正式发文及存 档文件外，其他用纸应双面使用。3.7.5. 部门在使用纸张进行文件打印、复印过程中应注意纸张的实际使用情况，避 免因操作原因使纸张遗漏、破损对办公设备或办公环境造成破坏与污染。3.7.6. 办公纸张在储存与使用过程中应加强管理，避免人为原因的丢失与损坏，同 时应减少各种程度的人身伤害。3.7.7. 设定专人负责定期回收废旧办公用纸及其他纸张杂物。相关记录YG-XR-A-17办公用品领用登记表3.8. 员工体格检查管理办法3.8.1. 为保证员工身体健康，特制定本管理办法。3.8.2. 本管理办法所称员工为与公司建立劳动关系的员工。3.8.3. 公司行政人事部为员工体格检查的职能部门，主要职责：3.8.4. 对所有加入公司的新入职员工进行上岗前体检要求及管理3.8.5. 对于入公司工作满一年后的员工统一组织体格检查。3.86对于入公司工作满一年后的员工体格检查费用（认可项目）由公司全额承担