大中型会务操作规范

1、大中型会务操作规范1 管控目的 明确大中型会务操作流程，规范办会行为，确保会务有序有效进行，树立文明、优质、快速、高效的公司形象。2 适用范围 本规范适用于公司自行组织（1天以上）及上级政府、行业协会要求协办、承办的各类大中型会务活动。3 工作原则分工清晰、职责明确；周密组织、安排到位；反应迅速、落实高效；程序简洁、方便易行；言行文明，接待规范；严守秘密；勤俭节约。4 会务规程 根据办会常规，会务活动一般分为会前筹备、会间组织与服务阶段、会务善后三段组织、实施。具体操作如下。4.1会前筹备4.1.1会务分工会议应视情况，成立会务领导小组，下设秘书组、会务组、后勤医疗组、保卫组、参观接待组等小组

2、，各司其职确保会议召开。各小组具体职责如下。4.1.1.1会务领导小组 根据会议内容及公司领导意见，确定主要会务事项：“会议名称、时间、地点、会期、日程、议程，参会人员范围，会议编组，会场安排，预算编制及生活安排，文件准备，工作机构设置，各组驻会人员，宣传报道，会议考察等。”4.1.1.2秘书组 负责会议讲话稿、议程、会议指南等材料的整理与报审、证件设计与制作及会议报道宣传工作。同时负责会议期间新闻媒体应对与接待。4.1.1.3会务组 负责会议会务工作，主要包括下达会议通知，报到登记，发放入场证件、纪念品和会议相关材料等，迎送、接待有关会议领导，负责食宿安排与车辆调度；做好各类费用预算并及时确

3、认、支付结算会务费用。 4.1.1.4后勤保障组 会议期间，组织、引导与会人员按时食宿、参观，并据实做好应急医疗。参观时，负责对参观点及沿线环境（包括车间内外环境卫生、绿化苗木、卫生间、各类标识与标示等）进行整治，并确保参观期间整洁无污。4.1.1.5保卫组 组织人员对食宿、会议场所等进行安全检查、疏通通道、开启安全门、协助会务组做好相应工作等。在会务人员参观时，负责车辆的引导、沿线治安与秩序维护（具体操作见公司重要接待参观流程规范）。4.1.2会议通知4.1.2.1通知要简明准确，主要包括会议内容、参会人员范围、时间、会期、开会和报到地点、参会人员名单、联系人及电话、返程机（车）票预订、食宿

4、禁忌等事项。4.1.2.2通知发出后，即落实有关负责人是否收到，并统计好参会人数。若需报名单，则要注意统计姓名、性别、职务等项。4.1.2.3大型会议要印制会议指南，包括参会人员及会务人员的姓名、单位、职务、房间号、就餐时间、地点、乘车号及其他注意事项等内容。4.1.2.4需分组座谈的，应指定座谈地点、召集人等。4.1.3会议材料准备4.1.3.1会议材料准备包括领导讲话、主持词、典型发言、会议议程、宣传材料等。要注意材料的数量、篇幅与会议时间安排一致。会议材料均应经相关领导阅知，会前送交讲话者本人。4.1.3.2会务人员要注意会务材料是否齐全，并逐页核对无误后方予印刷、装订。主持人、讲话人对

5、材料的纸张、字号大小等有特殊要求的，应尽量满足其要求。 4.1.4会场布置 包括落实会场场地、会标悬挂、电源、灯光、音响、入（退）场音乐选定、投影、录音录像设备、饮水器具、主席台和会议桌上物品摆放、座次排列、空调设备及安全出入等。具体如下。4.1.4.1会场布置形式会场布置形式可根据会议的内容、发言人及参会人员数量而定。会议内容主要为传达文件，而发言人数量较少、参会人数又较多时，采取分排式就座。 座谈或听取汇报的会议，采取圆桌式就座。4.1.4.2座次排列顺序一般以座位的面向为准，先中间，后左、右，依次向两边摆放。对人员的座次排列、人员排序均有严格要求。一般规律应是：A、政府、行业团体等对排名

6、有详细规定的，以其排列的顺序为准。 B、同等职位的，按任实职时间为先；不在职的人员，根据场合酌情排列。 C、上级来人参加会议时，应根据来人的身份及在整个会议议程中的位置（看谁做主要讲话）酌情排列。4.1.4.3席签要据会议主题等选定用纸、黑字印刷，应写清该座位人员的姓名（核实无误）或单位名称。4.1.4.4会场环境视不同会议酌情布置会标、条幅、鲜花等物品，营造庄严、肃穆、热烈等不同风格的会场气氛。同时应留意会场安全出入通道设置、卫生间标识等情况。 4.1.4.5灯光音响 灯光的亮度要适宜，台上光线一般要比台下亮一些。晚上开会要做好停电的应急准备工作。话筒的数量应根据会场座位的摆放及发言人的多少

7、而定。音响及话筒应逐一调试，并请音响人员专司此责（会场音乐据会议主题与内容选定，一般选择步步高、喜洋洋等）。 4.1.4.6空调、通风设备适宜温度及清新空气是确保会议成功的重要因素，会务人员在会前须调节好室温，并即时关注会中有关情况并即时作适当调整。4.1.4.7桌上摆放物品主席台摆放的会议材料，必须由会务人员对其是否齐全、页码、印刷及装订质量等逐一检查。（必要时准备记录用笔及笔记本等）准备好茶水、矿泉水等物品。如会场空间小，可使用饮水机。会场空间大，可逐桌摆放热水瓶。如会议规格高，参会人员较少，应由工作人员负责倒水。4.1.5新闻报道由文宣部门准备好录音、摄像、摄影设备，及时进行会议精神传达

8、。（如有必要应事先联系新闻单位，并安排好记者的接送工作） 4.1.6车辆及食宿安排 如需参观，应指定车辆负责人，准备好车辆，并请参观人员按编号乘车。在无会议指南情况下，可将食宿安排表提前交会议主持人，在休会前告知参会人员。4.1.7其他事项 4.1.7.1设立报到处，做好参会人员报（签）到或机（车）票代订及会议相关收费等，同时分发会议资料（如会议日程、议程、会议相材料、会议纪律、食宿指南及纪念品等）。4.1.7.2会务人员应根据签到情况掌握到会人数，并及时联系未到会人员，查明迟到或缺席的原因，将有关情况报告相关领导。4.1.7.3会务人员应引导主席台人员或重要领导同志就座，并注意了解参会领导是

9、否带齐讲话稿等物品。4.1.7.4应注意参会人员的就座情况，会场前排尽量不要空座。 4.1.7.5视情况统一会务工作人员着装。4.2 会间组织与服务阶段4.2.1会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。4.2.2如需要会议签到，准备好签到表及相关材料分发。4.2.3落实主席台领导、发言人是否到齐。 4.2.4按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。4.2.5维持好会场秩序。会议前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；会间关闭手机或调到振动，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。4.2.6安排专人做好话筒的摆放与开关、倒水等服务工作。4.2.7会务人员在会议开始、结

10、束时做好与会领导的引领。会议开始及进行中须随时观察并领会主席台领导示意，做好临时安排的各项工作。 4.2.8由秘书组做好录音、摄影、摄像及会议记录等工作。4.2.9如有必要，由会务组代与会有关人员预定车票、机票等。4.3会务善后工作4.3.1会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等物品。4.3.2组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。4.3.3做好会议文件的清退、收集、归档工作。会议若需形成会议纪要印发的，组织单位要拟好文稿，送公司办按公文处理办法印发。4.3.4严肃会纪会风，对迟到、无故不参加会议的单位与会人员（仅指由公司主办的会议等情况）进行通报。4.3.5据实做好会议相关事件等的新闻报道工作。4.3.6即时对会务各类费用进行确认，并及时予以结算。4.3.7召开会务总结会，总结、分析会议组织过程中存在问题、经验教训，以作借鉴。5罚则5.1会务落实中，因会务人员自身原因导致工作落实不到位，影响到局部工作进展的，每项次扣1分；影响到整体工作安排的，每项次扣5分并通报批评，责令写出检讨。5.2因会务活动安排