存货全面管理的新方法

1、存货全面管理的新方法    一、我国企业存货管理的现状及原因 存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储备的资产，包括库存中的、加工中的和在途的各种原材料、燃料、包装物、半成品、产成品以及发出商品等。 合理的存货，既能保证生产或销售等经营活动的需要，又可以扩大企业的销售量和市场占有率，充分利用经济定购量的好处，以增强企业的竞争能力。但存货作为企业的一种短期投资，其规模过大，风险较高，不仅会影响企业的资金周转，而且还会影响企业的盈利能力，严重的还会使企业发生财务危机，如安凯客车2002年度由于存货从2001年的2.15亿增加到2002年的2.51亿，增幅

2、高达16.22%，因此造成了在汽车行业整体景气度明显上升（每股0.22元）的情况下，却每股亏损0.18元，总计亏损3974万元。 （一）我国企业存货管理现状 统计分析表明，我国企业存货管理具有以下四个特征：第一，存货总额逐年递增，平均年递增率为24.8%。截止2001年底，4371家重点企业存货占用资金为8026亿元，平均每家企业的存货为1.84亿元。我国上市公司中44家医药类公司平均存货为21341万元，同比增长18.87%。东方钽业2002年主营业务收入同比降低了66%，每股收益从2001年的0.50元下降至0.04元，但存货却高居不下，高达60289万元，同比增长11%。第二，上市公司存

3、货周转率逐年降低，周转天数逐年递增。如果以44家医药类上市公司为例，2001年存货周转率保持1998年水平不变，每家公司将可以节约存货资金占用447万元。第三，存在大量的呆滞存货。我国上市公司由于市场需求的变化，有大量的存货被积压，结构不合理，蕴含着较大的财务风险，最为典型的就是家电行业，如TCL公司2000年度对其呆滞存货少计提了2813.34万元的存货跌价准备。 （二）存货不正常的原因分析 我国企业存货不正常的原因主要有以下三点：第一，企业存货管理观念落后，不少企业，特别是事业单位转制的企业认为存货是企业生产的保障系统，其唯一功能就是不计成本的保障供给；甚至少数企业还持有存钱不如存物的观念

4、。第二，企业内部对存货缺乏严密的监督和控制机制。我国企业对存货管理基本上处于一种粗放型管理阶段，毁损、丢失等现象时有发生，存货内部控制制度和审计监督职能不健全。第三，缺乏对存货管理的事后控制和反馈控制。存货管理的改善有赖于对存货管理执行情况的信息及时反馈，建立健全反馈控制机制，逐步提高存货管理水平。总的来说，我国企业对存货管理不重视，观念落后，缺乏全面质量管理思想，没有进行全方位、全过程的科学管理。按照全面质量管理（TQM）的PDCA循环进行存货的管理，可以从根本上解决这些问题，全面提升企业的存货管理工作质量，增强企业竞争能力。 二、传统的存货管理方法 1ABC分类控制法。ABC分类控制法是意

5、大利经济学末帕累托于l9世纪首先创立的，以后经不断完善和发展，现已广泛用于存货管理、成本管理和生产管理。具体地说，就是根据各项存货在全部存货中的重要程度(金额比重、产品种类)来将存货分为ABC三太类。A类存货的品种、数量约占全部存货的10左右，资金约占存货金额70左右；B类存货数量约占全部存货的2O 30，资金约占金额的20左右；C类存货的品种、数量约占全部存货的60%70，资金约占金额的l0。A类存货品种少，价值太，占用资金多，应作为库存的重点管理。科学地确定该类存货的经济批量和定额，并应该经常检查这类存货的库存情况，对存货的收、发、存应有详细记录，及时调查清楚，迅速纠正。B类存货剃应在定货

6、数量和定货时间上加以控制，不必像A类存货那样经常地进行分析时比。C类存货一般可集中采购，并适当加大安全存货量，简化手续，节约定货费用。该种方法的主要优点在于可以压缩总库存量，解放被占压的资金，使库存结构合理化，同时节约了管理成本。该方法的不足之处在于：它采用由前而后的“推进式”系统，生产过程为“供、产、销”，这样前面的生产工序占主导地位，后面的生产工序处于被动地位。 2.归口分级管理。所归口分级管理制度，是指在总经理(厂长)和总会计师的领导下以财务部门为核心,按照用、管、算相结合的原则，将存货的定顿和计划指标,按各职能部门所涉及的业务归口，再按其对口分解、分级落实到车间、班组以及个人负责的管理

7、制度。首先，财务部门作为存货管理的综合部门，在核定存货资金定额的基础上，统一编制企业存货计划，将指标归口给供应、生产和销售部门；其次，各归口管理部门将分管的定额和计划按照具体情况进行分解。落实到仓库、车间、班组等基层，实行存货指标的分级管理。在下达的流动资金定额之内，各归口部门有权灵活安排和运用资金。最后，由财会部门统一组织企业存货的核算、检查和分析工作，按承担责任奖功罚过。该方法的不足之处在于：没有形成动态的闭环系统，没有体现持续改进的理念。 3定额控制。所谓定额控制，是从满足生产经营的需求和最大限度地节约资金的目的出发，采取一定方法，确定生产经营过程中的存货资金的数量标准，据以对存货资金的

8、占用和费用支出进行有效的控制，定额管理通常是与归口分级管理结合起来，通过纠正偏差达到有效控制。该方法优点在于对企业固定成本而言，由于在相关范围内相对稳定，将资金项目控制在定额之内并尽可能使之降低肯定有积极的意叉。该方法不足之处在于：变动成本，随着业务量的变化该类成本是要随之变动的，因此会出现定额超支的情况。 综上所述，传统存货管理方法虽然有一些不足之处，但为企业降低成本、提高经营管理效益做出了贡献。为了更好地分析存货成本以便加强存货控制和管理，笔者就存货全面管理的方法PDCA循环法作一分析。 三、PDCA循环 PDCA循环的概念是由美国质量管理专家戴明提出的，所以又称“戴明环”，它就是“计划实

9、施检查措施”工作循环，也是全面质量管理的基本活动方法。PDCA循环把全面质量管理的工作过程分为四个主要阶段：P一计划：根据顾客的要求和组织的方针，为提供结果建立必要的目标和过程；D一实施：实施过程；C一检查：根据方针、目标和产品要求，对过程和产品进行监视和测量，并报告结果；A一措施：采取措施，以持续改进过程业绩 这四个阶段又是周而复始不断运转的，其中每个阶段又可具体分为若干个步骤。 第一阶段是计划，就是制定目标、活动计划、管理项目和实施方案。计划阶段又分为这样四个步骤：（1）分析现状，找出存在的质量问题；（2）分析产生质量问题的各种原因和影响因素；（3）从各种原因中找出影响质量的主要原因；（4

10、）针对影响质量的主要原因，制定技术组织方案，提出措施，执行计划和预计效果，并确定具体的执行者、执行时间、进度、地点、部门和完成方法等方面。以上步骤是计划阶段的工作程序，也是管理循环的前四个工作步骤。 第二阶段是实施，就是按预定计划和措施要求，扎扎实实地去做，以贯彻和实现计划目标和任务。这是管理循环的第五个步骤。 第三个阶段是检查，就是对照执行结果和预定目标，检查计划执行情况是否达到预期的效果，哪些措施有效，哪些措施效果不好，原因在哪里，所有这些问题都应该在检查阶段调查清楚。这是管理循环的第六个步骤。 第四个阶段是措施，它又包括两个步骤：（1）根据上阶段检查的结果，把成功的经验肯定下来，以供今后

11、遵循；对失败的教训也要加以总结整理，记录在案，以供借鉴；（2）把没有解决的遗留问题，转入下一个管理循环，作为下一阶段的计划目标。这就是管理循环的第七、第八两个步骤。 四、存货的全面管理 按照PDCA循环的工作方法，应从事前控制（Plan）、事中控制（Do）、事后控制（Check）及反馈控制（Action）四个环节来动态地进行存货的管理，全面提高存货管理工作质量。 （一）存货的事前控制。存货的事前控制是指在存货正式形成之前，对形成存货及影响其正常周转的有关因素进行分析，制定一套能适应本企业具体情况的存货事前控制制度，以减少不合理存货的形成，预防不适用存货和呆滞存货的形成。事前控制是存货管理的基础

12、和根本，它又可细分为四个环节： 1、决定进货项目。销售部门根据市场调研情况或客户定单制定销售计划，生产部门根据销售部门提供的计划编制生产计划，采购部门根据生产计划编制采购计划（其中重要的一项就是决定进货项目）。如MRP(Materials requirement planning)和MRP(Mannufacturing resources planning)从市场需求向后分解，直至确定最后的进货项目。 2、选择供应单位。供应商提供产品和服务的质量、成本、交货期及其产品开发和改进中的协作能力，对企业的市场竞争有直接影响。实施先进的供应链管理，提高采购管理水平，建立科学的供应商关系，是当前存货管理

13、改进的重要方面。因此，决定好进货项目后，采购部门应根据建立好的供应商档案，选择合适的供应单位；对于新的进货项目，应在开展市场调研、询价、招标等的基础上选择供应单位。 3、决定进货批量。常用的进货批量是指经济订货批量（EOQ），即使存货储存成本、订货成本、购置成本和缺货成本最低的补给订货批量。 在JIT存货供给制下，经济定货批量的应用范围越来越受到限制，但它蕴含的经济思想却一直为其他存货管理系统所继承。 4、决定进货时间。进货时间和进货批量是一个问题的两个方面，要综合进行考虑，一般来说，批量越大，进货时间间隔越长。当然，影响进货时间的因素还有运输工具、地理位置和供应商等。在进货时间上，终极目标是

14、JIT（Just in time）。 （二）存货的事中控制。事中控制是指存货采购业务经有关部门和人员审批后，和供应商办理结算手续后到验收入库过程中的监督和管理，具体可分为存货在途控制和存货入库控制。从企业取得存货的所有权并承担存货的风险时开始，企业就应对存货进行在途控制，包括选择合适的物流企业和物流方式，办理有关的保险手续，防范存货毁损风险，保障存货安全、完整、及时的运送到企业。企业采购的物资到达企业后，应该建立严格的验收制度，主要包括数量和质量两个方面，同时还要对有关单据进行严格的核对，如供应商名称、存货的品种、规格型号、交货时间等是否与采购合同一致，对不符合规定的物资，禁止验收入库，并追究

15、相关人员的责任。如果对不符合规定的物资擅自验收入库，验收人员要承担连带责任。 （三）存货的事后控制。事后控制是指企业存货已形成，为保证存货的正常周转而进行的一系列控制管理工作。按照存货形成后是否按照原计划进入生产周转，可以划分为正常周转存货和非正常周转存货，非正常周转存货又可以进一步划分为一般滞留存货和呆滞存货两类。 存货形成后，企业应及时投入生产循环中，并以企业资源计划ERP（Enterprise Resource Planning）和企业业务流程再造BPR(Business Process Reengineering)中的先进存货管理思想为指导，采取定额管理、看板管理等具体管理手段和方法，减少浪费，降低成本，使之在周转过程中获得最大的增值。