XXX协同办公系统管理办法

1、-1-XXX有限公司协同办公自动化（OA系统管理办法一、目的为加强 XXXXXX 有限公司办公自动化系统（以下简称 0A0A 系统）管理， 实现公文无纸化传输、 提高办公效率和降低管理成本， 结合集团实际 情况，特制定本办法。二、适用范围1 1、本办法适用于 XXXXXX 有限公司及所属分公司协同办公。2 2、运行范围包括协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安 排、BBBBS S论坛、领导会签及审批等日常办公。三、管理部门及职责1 1 、 公司企管部负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责：1.11.1 负责对 0A0A 系统维护及各板块内容的统一管理工作；1.21.

2、2、负责根据公司组织架构和人员调整，办理 0A0A 系统使用单位及人员的注册、名称、功能变更、撤销、注销等手续；1.31.3 、负责根据管理需要开放权限，各类行政办公及业务环节电 子流程单模板制作；1.41.4、征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使 用过程中出现的系统性问题；-2-1.51.5 、培训各使用单位系统管理人员和使用人员；1.61.6 、做好其他相关工作。2 2、人事及财务类公告、通知由所在单位人力资源部负责发布； 集团组织架构调整， 各类管控体系文件及权限管理， 对使用 权限和电子流程的审核， 以及对论坛违规行为及违反此制度 要求的考核工作。3 3、企划部负责新闻板

3、块的管理工作。4 4、行政办公室负责集团行政公告、 通知、日常会议安排等管理 工作。四、系统主要模块及功能管理1.1. 账号及个人信息管理1.11.1、各单位/ /部门需要通过 0A0A 协同办公的人员方可申请账号使 用，按所在单位填写信息部 0A0A 申请单“我的模板一信息技术部 表单”），详细填写申请 0A0A 理由，经所在部门领导、人力资源部（提 供档案号）、信息技术部审核，信息技术部分管领导审批后，由信息 技术部分配账号和密码；2 2、员工在第一次登录 0A0A 后应对自己的密码进行修改（严禁使用 111111111111，123456123456， 654321654321 等类似密

4、码），限本人使用，不得转借他人 使用，应对其所有使用及管理负全责。若密码丢失，需通过 0A0A 流程， 经部门领导审批后，由信息技术部予以恢复初始密码；同时，因密码 管理不善或他人使用造成的一切后果由其本人负责， 造成公司重大损 失公司保留追究法律责任的权利；3 3、员工在使用 0A0A 系统后，须对自己的个人信息进行添加，如办公电话，个人联系方式、邮箱（须是公司邮箱，填写信息部邮箱申 请单申请）等，以便同事之间联系时查找方便；4 4、员工在办理调岗、离职手续审核时或某些特殊情况不再使用-3-协同办公时，在办理相关手续时，各部门负责人应审核该员工 0A0A 内 的重要信息、文件、资料是否交接、

5、保存完善，信息技术部应根据其 部门负责人审核情况对账号进行调整或注销，不接受电话申请。（二）系统文件发布及发帖管理1 1、集团内部各类公告、通知、有关工作情况通报，以及其他只 在系统内部需要贯彻的、决策性的、告知性的、事务性的文件等，只 通过 0A0A 系统进行发布，不再发送纸质文件；电子文件与相同内容的 纸质文件， 具有同等效力，可作为公司内部贯彻执行工作和办理的依 据。若需在部门内张贴或存档保存，由各部门负责人安排人员自行打 印张贴或存档；2 2、集团各类请示、报告或管控体系文件通过电子会签审批完成 后，由各业务归口管理部门进行统计发布和管理。人事、财务类公告 或通知、各类管控体系文件由人

6、力资源部负责发布和管理； 行政类由 行政办公室负责发布和管理；新闻类由企划部负责发布和管理；3 3、以上各归口管理部门在 0A0A 系统发布、流转相关公告、通知及 信息时，应保证其信息和文件的内容完整、准确，并对所发布的内容 负责；若在公司内部造成不良影响， 追究责任人及部门负责人责任； 、4 4、0A0A 系统实行实名制，论坛模块不得发布与公司工作无关的信息和不当话题， 不得上传无关的文件 （歌曲、 视频等），严禁黄、 毒、 赌等不良文化的传播。 各位使用人员应尊重他人权益及隐私， 言论应 遵守国家相关法律法规。 若发布的帖子或话题在集团内部造成不良影 响，将追究责任人及部门负责人责任。将对

7、责任人罚款 200200 元，部 门负责人罚款 500500 元；（三）网上签审管理-4-1 1、集团行政办公请示、报告在 0A0A 系统中“我的模板”）建有固 定的电子流程单，各单位/ / 部门须严格按照固定模板进行汇报； 同时， 在会签时，应遵循逐级审批的会签流程，不得越级审批，若因特殊情 况须越级，须通过上一级领导加签访问；2 2、集团各类业务流程在 0A0A 办公系统中建立了相应的电子流程单， 各部门须严格通过电子流程单固定模板操作 （若固定模板未生成， 可 向人力资源部提出，督办相关部门建立对应模板） ，其会签和报批须 严格按照集团管控体系文件（核决权限、决策汇报关系、规章制度） 相

8、关流程和要求执行；3 3、集团各业务归口管理部门，需要增加通过 0A0A 系统以电子流程单形式会签的，将流程及各环节管理人员报人力资源部审核通过后， 递交信息技术部在系统中建立固定模板；4 4、流程及公文处理时间及要求 为保证各类电子文件及时收发，各员工在办公时间内须登录 OAOA系统，保持在线，及时接收文件，处理待办事项。（1 1）业务流程类从收文到办理过程完结不得超过 2 2 个工作日（指 令明确的除外 ） ；文字类公文从收文到办理过程完结不得超过 3 3 个工 作日（指令明确的除外 ） ；若因特殊情况不能及时处理， 在处理时应做 出适当说明，理由充分；（2 2）通过 0A0A 系统发布的

9、信息、发起的工作流，OAOA 使用人员在 获取办公信息、处理相关业务时，须在流程单对应意见栏签署意见， “已阅”、“同意”或者“不同意” ；若是审核、批阅性质公文时，审 阅人须明确“同意”或者“不同意” ，并在流程单对应意见栏批示意 见，“已阅”按不同意处理。-5-（四）其它模块管理OAOA 系统其它各板块业务管理由信息技术部统一管理，若有疑问 可咨询信息技术部， 需协调处理的问题， 及时向集团人力资源部反映。五、应急处理（一）系统出现故障， 导致电子公文与信息无法在系统中进行正 常传递、交换， 应及时通知信息技术部，由信息技术部尽快组织有关 人员查明原因，排除故障，并在 2424 小时内做出响应。（二）若 2424 小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的， 由信息技术部提出解决办法， 同时报告集团相关领导， 并以纸质文件 的方式通知使用单位，保障公文与信息传递、交换工作的正常运行。六、考核1.1.OA系统用户的人员编码、用户名称和登录名称均是员工 在系统内进行操作的标识，用户要妥善保管用户密码并 不定期更新，禁止将用户账号提供外来人员登录系统进 行操作，发现一次考核责任人及关联使用人各500元； 同时建议由公司给予其它处分。2.2.流程中的上一节点处理人员有催办的义务