会计电算化概述讲解

1、随着电子信息产业的不断发展，会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛， 它的运用和推广对传统的会计工作产生重大影响。随之而来的如何发展我国的会计 电算化的问题也越来越引起人们的关注，但是如今我国在电算化的实践应用中还存 在着一些问题，严重阻碍了我国会计电算化向更深层次的发展。下面通过对我国会计电算化应用中存在的问题加以分析，并提出了具体的解决 对策和建议，以推进会计电算化工作更快更好地向前发展。1.1 对会计电算化认识不足当前，从已实施会计电算化工作的企业来看主要有以下认识偏差：一是认为会 计电算化只是会计核算工具的改变，甚至有的认为会计电算化只是用计算机代替人 工，打出的帐比手工记的帐好看一些

2、，搞不搞无所谓，看不到其对会计职能、企业 管理方法和管理流程的深刻影响，因此对会计电算化工作一味求简；二是许多企业 领导对会计电算化存在片面认识，仅把会计电算化认为是企业现代化管理的标志， 当作树立企业形象的一种手段，把计算机作为主要因素，把财会人员作为次要因素， 只重视机的因素，不重视人的因素，不重视人员的培训；三是部分财务人员错误地 认为实行会计电算化只是一个形式，较为方便，没有意识到实现会计电算化的重大 意义，在实际操作中对于会计软件的使用只局限在核算上，对于其他作用、功能不 加以使用推行，以至于有些单位花钱买了软件却没有真正使用。1.2 会计电算化财务软件不规范由于财务软件的开发没有实

3、行统一的标准，单位使用的财务软件是各自向软件 开发商购买的，再加上有的软件开发商还别出心裁地搞出自己的特色，结果使会计 电算化所用财务软件比较混乱，就是同一行业的不同单位使用的财务软件也不尽相 同。此外部分从事财务软件销售和代理的公司往往只重视自身的经济效益，追求量 的突破，而没有真正在服务和技术上狠下功夫，致使部分实行会计电算化的单位由 于购买的财务软件不合格，经常出故障，出了问题又无处问，没人管，严重地影响 了会计电算化事业的发展。此外，不同的财务软件在数据接口，使用方法上不一样， 也导致了报表汇总、数据查询、数据传输的不方便。1.3 缺乏会计电算化综合性人才现阶段不少单位的电算化人员是由

4、过去的会计、出纳等经过短期培训而来，虽 然他们有丰富的会计经验，但他们在使用计算机处理业务时，只是局限在财务软件 的使用上，一旦计算机出现故障或者与平常见到的界面不同时，就束手无策，即使 厂家在安装会计软件时都作了系统的培训，但对于那些从未接触过计算机的会计人 员而言，在上机时仍不能灵活地运用软件满足工作需要。对于遇到超出范围的问题， 也只能找软件的维护人员，而维护人员又基本上是计算机专业出身，对财务知识知 之较少，双方不能很好地配合，并且在上机时一旦出错，可能就会使自己很长时间 的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重的还会导致系统崩溃，此外即使有一 部分会计人员通过了会计电算化的考试，也只

5、是掌握一些基本应用，不能灵活运用 软件处理会计数据，进行财务信息的加工和分析，满足各方对财务信息的需求。1.4 会计电算化管理制度不健全为了使会计电算化工作规范运作，财政部从 1994 年开始到目前为止，相继颁布 了一些规章制度，对于这些专门针对会计电算化的规章，许多相关人员并不知道和 了解，因此，有时在实际操作中已经违规了，但操作者不清楚，单位的领导也不知 道，同时也没有相应的部门去纠正，更谈不上有部门监督管理了。还有不少已经实 行会计电算化的单位，虽然知道国家制定的规章，但并没有真正地实施这些规章制 度。比如有些单位对会计电算化操作人员没有严格实行权限限制制度，操作员密码 公开或不设密码，

6、为越权使用和数据篡改留下隐患；有些单位人才缺乏致使会计电 算化系统维护这一制度形同虚设；有些单位由于没有处理好企业实施会计电算化后 人员职能的转换问题，致使一些会计人员在岗位责任制度方面，职责不明，无从下等。1.5手；还有些单位没有建立专门的会计电算化机房，没有制定相应的上机操作制度等会计电算化信息系统的安全性、保密性有待提高财务上的有些数据是企业的秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展，但 当前大部分的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度上大伤脑筋，却没有多 少软件公司认真研究过数据的保密问题。系统一旦瘫痪，或受病毒侵袭，系统恢复 起来比较困难，要恢复原来的数据就更成问题。尤其是随着网

7、络经济时代的到来， 给企业带来无限商机的同时，也给企业带来了风险，这些风险主要来自泄密和网上 黑客的攻击等，所以，对于新兴的网络财务软件，更应当重视其安全保密性。 1.6 不重视会计电算化档案管理工作会计电算化工作是一种无纸化工作，所产生的数据均存在计算机的硬盘上，因 此单位所发生的新的经济业务内容经过电算化帐务处理后，应坚持当天备份，且要 双重备份，并分处、分人保管。但在实际工作中常有以下几种不当情况发生：一是 部分操作人员未养成每天备份的习惯，机器一但出现故障，则部分帐务数据将会丢 失。二是不少操作者对备份的数据盘不能做到定期检查，一旦发生问题就无法进行 补救。三是习惯性用软盘备份。由于软

8、盘存在着容量小、易出故障等缺陷，在数据 恢复上易出现麻烦。2 会计电算化应用的完善对策2.1 强化会计电算化重要性的认识首先，应强化企业领导支持会计电算化的自觉认识。企业领导要充分认识会计 电算化的重要性，大力支持会计电算化的实施和运作。例如具体可采取的措施有： 在本企业内部要设有专门负责会计电算化实施的主管领导，并对实施效果负责；根 据本企业的实际情况和本地区的整体发展状况，制订本企业会计电算化实施的工作 规划等。其次，企业财务人员在具体实施会计电算化的过程中，在确定系统目标与 规模的基础上，要加强对手工系统的研究与分析，应编制实施计划和方案，对各个 处理环节的权限和职责做出明确规划，以最小

9、的成本，实现实施会计电算化的最大 效益。3.2 改善和提高会计软件功能目前许多企业采用的会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡， 但总体上讲， 模块不能适应管理需要，缺乏高质量的会计软件。要真正充分发挥会计电算化的优 势，为单位管理服务，必须将其纳入管理信息系统，提高会计软件功能，向企业全 面管理方向 过渡。同时在经济全球化的环境下，要加强软件自身的更新和完善，使 得我国会计软件能够满足现代跨国企业经营和企业集团化发展的需要，开发出适应 跨国企业集团需要的会计软件。3.3 重视复合型的会计电算化人才培养为了适应会计电算化工作的要求， 企业要重视复合型的电算化会计人才的培养， 造就一大批既精通计

10、算机信息技术，又熟悉财务知识，能够将两者有机地结合起来， 进行财务信息的加工和分析，满足各方对财务信息需求的复合型人才。要能培养出 这样的人才，首先，要对高等院校会计电算化专业和与财务相关的计算机专业的教 学结构进行调整，对该类专业学生的培养要在计算机与财务两个方面并重，两手抓， 两手都要硬。其次，在会计电算化的具体实施过程中，注重对财会人员计算机的技 能培训，注重对计算机维护人员的财务知识培训，造就一大批高素质的一线应用与 系统维护及能够进行二次开发应用的会计电算化人才。3.4 建立通用、统一的财务软件协议目前企业信息化建设的方向是实现对企业物流、资金流和信息流一体化、集成 化的管理。财务软

11、件日益成为企业全面管理软件中的财务管理模块组成部分，所以， 要求现有的财务软件应有很好的融合理论与开发技术，能够实现不同系统层次的数 据转换。要做到这一点，首先，应建立一个通用、统一的财务软件协议。在该协议中应明确规定相同的数据接口或者规定公共的转换接口， 提高数据的标准接口技术， 比如输入、输出数据库名称、格式、类型、字段名称等，从而实现不同的数据可以 相互转换，进而被识别和接受，能够在不同软件系统下直接使用。其次，应由相关 的上级组织部门协调各单位情况， 提供一个适应大多数单位情况的会计电算化协议， 各单位遵照执行，使各单位有共同的工作方式。3.5 做好会计电算化环境下的基础管理工作会计电

12、算化基础工作主要指会计核算规程是否规范，基础数据是否准确、保存 是否完整等。为了做好会计电算化的基础工作，首先，实施会计电算化的企业必须 建立严格的内部管理制度，制定岗位责任管理制度、操作管理制度、维护管理制度、 机房管理制度、档案管理制度、财务管理制度和计算机病毒的防治等制度；其次， 要做好财务信息档案管理工作，包括数据输入输出的管理、备份数据的管理、存档 数据的管理和保密规程等方面。也就是要求实行会计电算化后，应及时做好备份硬 盘数据，并且每次备份至少两套，每年至少进行一次清除过期数据等工作。3.6 加强电算化系统管理的组织机构建设与制度完善企业实行会计电算化以后，系统正常、安全、有效运行

13、的关键是企业管理机构 的设置和正确的操作程序，建立严密的组织机构体系与制度保障措施。这其中包括： 第一，合理设置组织机构企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算 机会计系统的要求。财务内部控制的关键在于不相容职务的分离，计算机会计系统 与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人 或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。企业用于计算机会计系 统的计算机应尽可能是专用的，企业应对计算机的使用建立一整套管理制度，以保 证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。计算机会计系统有关的 资料应及时存档，同时要建立起完善的硬件保

14、障与系统维护体系，加强档案管理与 文件备份工作。第二, 制度保障建设齐备（1）严格制订并实施机构和人员的岗位管理制度 对各类操作人员必须制定岗位责任制，基本岗位包括会计主管、出纳、会计核 算各岗、稽核、会计档案管理等，重点工作岗位必须实现职权分离，有效地限制和 及时发现错误违法行为。（2）严格制订系统操作的各项制度和相应的控制措施 对于系统操作环境，必须制订一套完整而严格的操作规定。操作规定应明确职 责、操作程序和注意事项，形成一套电算化系统文件。（3）建立健全档案管理制度这些档案主要是指各种账簿、报表、凭证和其他会计资料等。系统开发要对这 些资料进行不同的存档和安全保管、保密工作。档案管理一

15、般通过制定与实施严格 的档案管理制度来实现。3.7 建立健全电算化模式下的规章制度，形成良好的内控环境随着会计电算化的普及与财务软件功能的不断增加，针对会计电算化工作出现 的新的问题，对现有的相关法规进一步补充和完善，通过准则类法规对会计电算化 进一步约束，使会计电算化工作走上规范化的道路。细化对商品化软件的评审规定， 杜绝软件的非法功能。建立健全一整套电算化模式下的规章制度，形成良好的内控环境这些内控制度 的建立不兼容权限必须分离原则，相互制约原则，内部防范原则。4 结论综上所述，会计电算化是时代发展的必然。在当今经济全球化，企业信息管理 一体化，国际会计准则趋同化的浪潮下，我们要不断完善现

16、有体系的会计电算化， 加强与现代管理信息系统的交融，向会计信息管理现代化迈进，让我们这些所有会计电算化工作的参与者以现代会计电算化为新的起点，虽然目前的会计电算化事业 还不够完善，存在着诸多问题，但是大家应该顺应时代的需要，努力提高自身的理 论水平和业务水平，共同消除影响会计电算化事业发展的不利因素，推进会计电算 化工作更快更好地向前发展，为实现会计信息管理现代化而努力，共同见证我国会 计电算化美好的明天。参考文献1 艾文国会计电算化M.高等教育出版社，2003.2 李岩. 会计电算化过程中的思考 J. 商业研究， 2004， （21）。3 王储.会计电算化与会计工作M:财会出版社，2003.4 刘语成. 中国会计电算化的实践分析 M. 北京：海洋出版社， 2003.5 王鑫则. 会计电算化之研究 M. 北京:北京大学出版社， 2003.致谢值此论文完成之际，我忠