仪器设备管理和维护管理程序

1、仪器设备管理和维护管理程序1. 目的为保证实验室正确配备检测仪器设备,明确检测仪器设备的控制内容和要求,保证检测结果的准确性和有效性。2. 适用范围程序适用于本实验室全部检测仪器和设备的管理和维护。3. 职责3.1 技术负责人负责本实验室仪器设备的全面管理工作;3.2 各检测室责任人负责实验室仪器设备的管理工作,制定本室仪器设备年度购置计划;3.3 各检测室责任人负责本室仪器设备从购置到验收全过程的实施指导和跟进;3.4 每台仪器设备使用人负责该仪器设备的维护和保养,提出必需的配件购置计划;3.5 计量员参与仪器设备的验收工作,在技术负责人的指导下,检查落实仪器设备的计量检定和保养工作,负责仪

2、器设备建档管理工作;3.6 文件档案管理员负责仪器设备档案的保管、查阅、借阅、编码存档等维护管理。4. 工作程序4.1 仪器设备的购置4.1.1 成套仪器设备购置(1 由检测室责任人提出成套仪器设备购置申请,填写仪器设备购置申请表,经实验室领导批准后指定具体项目负责人;(2 项目负责人接受项目后,负责办理立项的各种手续,组织进行仪器购置的前期调研工作,调研工作内容包括仪器拟达到的技术指标要求,能达到技术指标的各种型号仪器的性能、价格、技术支持和售后维修服务比较,最终形成调研选型报告提交技术负责人;(3 由技术负责人组织召开技术人员会议,项目负责人介绍调研情况,与会人员对调研选型报告进行讨论,形

3、成仪器购置意向的初步结论;(4 项目负责人根据技术会议形成的意见编写技术需求书,若需要经过招投标程序,则由项目负责人与财务沟通进行招标文件的编写,招标文件需经技术人员会审,项目负责人跟进招投标工作的各项进程;(5 招标工作完成后,由项目负责人与中标单位沟通进行采购合同和技术服务协议的编写工作。采购合同和服务协议书经实验室领导、技术人员会审后进入采购合同和服务协议签订,工作进程由项目负责人跟进。4.1.2 备件(配件购置由仪器设备使用负责人提出仪器备件的购置申请,填写仪器设备配件购置申请表,经室责任人初审,报技术负责人审核,由主任批准后组织购买。4.2 安装、调试和验收4.2.1 仪器设备到货之

4、前:由检测室责任人与项目负责人共同对设备安装地点和环境(水、电、气等进行检查,保证安装条件达到要求。4.2.2 仪器设备到达后的开箱验收:由检测室责任人、项目负责人,计量设备员和仪器实验室技术人员共同进行,验收内容包括按合同清单核对实物数量、型号、检查实物外形,填写开箱验收表。若发现仪器外形有破损或数量与合同要求不一致,需即时记录在案并向主任报告,由项目负责人负责与设备供应商交涉,协商处理。4.2.3 仪器设备安装及技术性能验收:由项目负责人、仪器设备使用人、仪器实验室技术人员共同完成,验收内容按采购合同中技术需求部分以及服务协议书的要求逐项进行。4.2.4 需要计量检定的仪器设备,由项目负责

5、人根据仪器安装调试进展情况与计量设备员沟通预约检定时间,并配合检定人员完成计量检定工作。4.2.5 全部验收工作完成后,由项目负责人于2周内完成验收报告的编写,验收报告经检测室责任人、技术负责人逐级审核。金额 1万以上的大中型仪器设备验收报告必须经主任审核,通过后归档保存。4.3 仪器设备档案建立和管理4.3.1仪器设备档案的建立由计量设备员负责,在仪器设备批准立项之后即开始建档。4.3.2 仪器设备档案的内容包括:购置申请表、立项表、调研选型报告、技术讨论会记录、技术需求书、招标文件、采购合同、开箱验收表、验收报告、使用说明书等资料。除此之外,档案还须包括仪器设备启用后每年的计量检定或校准证

6、书、使用过程中产生的维修或维护记录、借用或转移记录、停用或降级或报废记录等等。4.3.3 仪器设备开箱验收后,由项目负责人将开箱验收表、产品配置清单、产品合格证等资料收集齐交文件档案管理员归档。4.3.4 仪器设备安装并完成技术验收后,项目负责人在二周内将该设备的操作使用说明书、验收报告等资料交归档。4.3.5 仪器设备每年的计量检定或校准证书由计量设备员负责归档。4.3.6 仪器设备发生借用、转移、维修、降级、报废等情况时,相应产生的各种记录由计量设备员收集归档。4.3.7 仪器设备档案资料的编码和借阅由文件档案管理员负责,按档案资料要求进行规范管理4.4 使用与维护4.4.1 检测室责任人

7、应确保能力范围内所有设备符合技术规范要求,运行正常。对在用的辅助设备(如冰箱等每年检查一次,填写辅助设备检查情况表交计量设备员,再由计量设备员根据检查情况粘贴设备状态标签。4.4.2 重要的大型仪器设备操作必须经过授权。(1 增加人员的操作授权需提供支持材料:针对使用该仪器设备的所有培训记录、考核评价记录等。(2 新购仪器设备操作授权需提供支持材料:新编的仪器设备的操作、维护规程,仪器操作维护的现场培训记录、被授权人参与仪器验收情况、曾使用相关仪器设备的经历等。(3 技术负责人负责仪器设备操作授权的系列组织工作,相关的操作授权证明材料由检测室责任人收集后交技术负责人审核。(4 主任根据授权证明

8、材料签发仪器设备操作授权书。设备的能力进行确认。4.4.3 未经计量检定、计量检定不合格或未验收的对测试有重要影响的仪器设备不得投入使用。设备在使用前应进行核查或校准。为维持设备校准状态的可信度,按照仪器设备期间核查程序的规定进行期间核查。4.4.4 使用人必须注意该台设备的标识以及应用范围,严格遵守该仪器的操作规程,并填好使用记录。4.4.5 如果仪器出现明显影响结果的故障时,应立即停止使用,书面报仪器设备管理员,由仪器设备管理员加贴红色停用标签。实验室质量监督员应核查这些缺陷对先前检测工作的影响,如出现不合格工作,应实施不符合工作的控制程序。4.4.6 仪器设备的使用必须在满足其工作环境要

9、求的条件下进行。4.4.7 仪器设备的使用记录,由检测室责任人负责检查,并定期归档。4.4.8 设备保管人应按照仪器设备维护规程的特殊要求定期对所负责的设备进行有效的维护保养工作。4.5 检定/校准与标识管理4.5.1 所有计量仪器必须按国家技术监督局有关规定,定期由当地法定计量检定部门进行检定(如当地计量部门不能检定,则由上级计量检定部门进行检定,或由其计量授权部门或单位负责检定。4.5.2 计量设备员于每年12月编制第二年计量仪器周期检定年度计划,交技术负责人审核,并发至检测定责任人。4.5.3 计量设备员每月负责按周期检定计划联系安排检定工作,及时跟进完成情况。检定证书取回后应对证书内容

10、进行核查和登记,及时更新计量台帐。4.5.4 计量设备员每季度将计量完成情况向技术负责人汇报,每年对计量设备送检及时率进行统计。4.5.5 经过大修的计量仪器设备应重新检定或校准。由检测室责任人与计量设备员联系安排相应事宜。4.5.6 所有仪器设备实行标志化管理,采用统一规定的红(停用标记,黄(准用标记,绿(合格证三种标记,标明仪器目前所处状态。4.6 设备维修4.6.1 仪器设备发生故障需维修时,报计量设备员,由计量设备员和仪器保管人联系和跟进维修事宜。4.6.2 仪器设备维修登记表以及维修工作单由计量设备员负责收集归档。4.7 降级与报废4.7.1 当仪器设备的技术性能降低或功能丧失时,由

11、仪器保管人提出申请,填写设备降级、报废申请审批表,技术负责人、检测室责任人、计量设备员三方审核,对仪器是否可以降级使用或报废给出意见。4.7.2 设备降级、报废申请审批表提交技术负责人审核,主任批准。4.7.3 降级、报废手续由计量设备员负责办理,相关记录应归档保管。4.8 相关支持文件4.8.1 不符合工作控制程序4.8.2 仪器设备期间核查程序4.8.3 仪器检验操作规程4.8.4 仪器保养维修规程4.9 执行本程序产生的相关质量记录4.9.1 仪器设备授权操作人员记录表4.9.2 仪器设备购置申请表4.9.3 仪器设备配件购置申请表4.9.4 辅助设备检查情况表4.9.5 仪器设备停用登

12、记表4.9.6 仪器设备维修登记表4.9.7 仪器设备降级/报废申请审批表仪器设备授权操作人员记录表记录格式编号:QAM-REC-013/A-01-00仪器设备名称主要检测项目授权操作人员操作授权书序号生效日期仪器设备购置申请表记录格式编号:QAM-REC-013/A-02-00申购设备名称申请部门预计资金数额申请日期预计资金来源申购原因及计划用途:室负责人:技术负责人意见:签名:日期:主任审批意见:签名:日期:仪器设备配件购置申请表记录格式编号:QAM-REC-013/A-03-00申请购置配件名称主仪器名称型号申请部门项目负责人申请日期预计资金数额计划使用日期预计资金来源拟定供应商名称是否合格供应商是否购置仪器设备(配件原因:仪器设备使用管理人:室负责人审核意见:签名:日期:技术负责人意见:签名:日期:主任审批意见:签名:日期:辅助设备检查情况表设备名称型号规格机身编号检查日期检查人设备状况绿(黄(红(状况说明备注:设备状况中绿为合格,黄为准用,红为停用。技术负责人:日期:仪器设备停用登记表填表日期:仪器设备名称规格型号机身编号停用起始时间停用原因 仪器保管人： 日 期： 室负责人意见 签名： 日期： 计量设备员确认 签名： 日期： 仪器设备维修登记表 填表日期： 仪器设备名称 规格型号 是否停