嘉元分销软件

1、嘉元分销软件-用户手册JIAYUANSOFTWAREUSERGUID第一章 系统概述5第1节 系统定位5第2节 系统管理特色5第二章 软件安装7第1节 准备工作7I、 硬件7II、 软件7第2节 安装步骤7I、 后台安装7SQL server2000数据库的安装步骤7嘉元分销标准版软件安装步骤16II、 前台安装23III、 软件注册24第三章 初始数据的录入26第1节 登录软件26第2节 录入员工信息与权限26I、 增加员工资料26II、 给员工分配权限27第3节 录入仓库资料30第4节 车辆31第5节 厂商32第6节 商品33I、 商品分类设置33II、 商品品牌设置34III、 厂商类别

2、、厂商品牌设置35IV、 商品资料的录入36第7节 赠品39第8节 客户39I、 客户地区39II、 客户分类40III、 客户资料录入40第9节 厂商客户同行设置42I、 进价变更44II、 批发价设置44III、 客户价的设定47IV、 客户特价制定48第10节 厂商应付余额录入49第11节 客户应收余额录入50第12节 录入期初库存数51第四章 系统菜单一览表53第1节 系统维护53第2节 基础资料53第3节 采购管理54第4节 销售管理55第5节 库存管理55第6节 结算管理56第7节 报表分析57第8节 门店管理58第五章 日常单据的操作59第9节 采购管理各单据的操作60I、 商品

3、进货60II、 厂商退货65III、 厂商进货调价68第10节 销售管理各单据的操作70I、 商品销售70II、 销售退货76III、 销售调价79第11节 库存管理各单据的操作81I、 商品移库81II、 其它出入库83III、 库存盘点86第12节 财务人员各单据的操作92I、 厂商结算92II、 客户结算96第六章 报表分析97第1节 通用功能97I、 通用的查询条件97II、 通用的查询方式98III、 通用的工具栏99第2节 价格分析101第3节 库存分析101第4节 销售分析103第5节 进销存分析103第6节 业务分析104第7节 概况分析105第七章 门店管理106第1节 po

4、s销售106第2节 商品验码106第3节 门店特价106第4节 门店流水处理107第5节 门店收银对账107第6节 销售码管理107I、 多包装录入107II、 销售码修改107III、 特价查看107IV、 重条码107V、 多条码108第7节 pos机参数设置108第8节 收款机设置109第9节 条码与价签设置109第10节 散称条码109第11节 顾客管理109I、 卡类型设置111II、 批量制卡112III、 单卡加钱112IV、 批量加钱112第八章 财务接口114第1节 接口设置114I、 接口设置114II、 禁用财务业务设置114第2节 与分销标准版配合使用115第九章 常见

5、问题解答121第1节 系统维护121I、 相关参数设置121II、 其他菜单功能简介124第2节 使用SQL Server2000自动备份数据库126第3节 数据库损坏后的处理方法129第4节 调整票据的格式133第5节 软件无法运行时，处理方法136第6节 软件升级136第7节 数据分析及财务中使用到的公式138第8节 重装操作系统注意事项139I、 重装操作系统之前139II、 重装操作系统之后139第一章 系统概述第1节 系统定位分销服务已不仅仅涉及批发和零售，还包括了直销、代理、批发、零售到仓储、物流、售后服务等各个方面，是一种全方位的流通方式。嘉元科技分销管理系统-标准版是分销企业的

6、专业管理软件，适用对象为超市供应商、批发商、代理商、批发零售商。第2节 系统管理特色商品支持三级单位，录入出入库单时，单位相互换算并增减库存；如：件、盒、袋。商品多方式录入：系统支持商品多种录入方式，如商品码、客户自编码、商品简码和商品条码。商品生命周期管理：商品状态有新录品、新品、正常品、暂停用、待淘汰和淘汰品。每种商品可支持五种销售体系价。也可针对指定客户设定客户价（如客户有讲价时需针对客户进行价格维护）。可以针对每个客户设置商品的客户店内码，销售单中可以直接打印客户店内店。进价、售价均可支持单价与件价两种录入方法，录入后系统自动换算。更适应批发商特点。多种促销活动：如客户特价、销售搭赠、

7、捆绑销售等，均可以按时间、数量和时间数量三种方法进行设定。开销售票时系统根据设定活动自动计算。现款客户如有欠款在开出票时系统自动提示是否出货。可针对客户设置信用度、超出信用度出票时系统自动提示。商品录单占库存，可以有效防止有单无货的现象出现。POS终端销售，支持市场主流的POS硬件设备，扫码枪、小票打印机、客显屏、电子秤等常用设备。同时也支持银联刷卡消费。会员管理：会员卡可进行促销、积分、储值等管理。软件支持远程操作（如分公司、门市店、库房等为远程时可使用宽带与总部连接使用）。结算管理：包括应收、预收、应付、预付，预收帐款与预付帐款的自动抵帐功能也可以针对单据部分结帐。两种盘点思路：手抄式全盘

8、法、打印盘点表核对法。业绩考核：考核对象有业务员、配送车辆、商品品牌、商品类别、厂商、客户等。有业务员专用查询（只能查询本人的数据）。促销品管理：系统对促销品的出入库进行记录，可实时查看促销品的库存数量。数据分析：价格分析、销售分析、库存分析、进销存分析、概况分析和业务员分析权限管理严紧：可针对不同工种的员工设置不同的操作权限。可以设置否看成本、是否多次打票权限、是否有改进价、售价权限等。数据安全管理，可自动或人工备份数据。可灵活自定义所有的票据格式。第二章 软件安装第1节 准备工作I、 硬件主 机：电脑586100以上（建议P42.0以上）；内 存：32MB以上内存（建议256MB） ；硬

9、盘：批发管理系统需用硬盘容量大约50M（建议40G-80G硬盘）；显示器：标准VGA彩色显示器；分辨率800X600；打印机：任意一款票据打印机均可，默认纸张大小：A4；输入设备：支持键盘、扫码枪、鼠标、手写板、扫描仪输入。 II、 软件 服务器：Windows95/Windows98/me/WindowsNT4.0/Windows2000/XP或更高版本（建议Windows2000企业版）+SQLServer数据库管理系统（建议使用SQL server2000企业版） 客户机：Windows98/XP 建议使用Windows98(不需SQL server2000) 第2节 安装步骤安装分销软

10、件的前提条件：服务器计算机必须先安装SQL server2000数据库软件。I、 后台安装在安装SQL server2000数据库之前，首先要确定计算机操作系统的版本（企业版还是个人版），如果操作系统是企业版，那么SQL server2000数据库也要装企业版本。同理，计算机操作系统是个人版，SQL server2000数据库也为个人版。SQL server2000数据库的安装步骤1、找到SQL server2000数据库的安装包，然后进入SQL server2000目录下，运行AUTORUN.EXE，点击“安装SQL server2000组件”如图一：（图一）2、点击安装数据库服务器，如图二

11、所示：（图二）3、图二选择后，弹出如下界面（图三）4、在图三中，选择下一步，弹出图四的界面，默认本地计算机，点击【下一步】（图四）5、默认值不变，点击【下一步】，（图五）6、输入姓名与公司名称，默认也可。（图六）7、接受协议，点【是】，如图7所示：（图7）8、安装类型选择服务器和客户端工具，点击【下一步】（图8）9、选择【默认】即可，点击【下一步】（图9）10、默认【典型】安装即可，点击【下一步】（图10）11、注意此项设置中，将服务设置为【使用本地系统账户】，点击【下一步】（图11）12、选择身份证模式为【混合模式】，设置SQL server2000密码，也可以保持为空（图12）13、可是复

12、制文件，默认即可，点击【下一步】（图13）14、如果安装的SQL server2000企业版，会弹出图14的界面，每客户设备一般50（图14）15、开始安装，一直默认到数据库安装完成（图15）（图16）（图17）安装完SQL server2000数据库之后，便可以安装嘉元分销标准版软件。嘉元分销标准版软件安装步骤第一种安装方法（自动安装）：使用已做好的打包文件“setup.exe”进行安装。打开嘉元科技公司提供的软件安装盘，双击“setup.exe ”文件，进行安装，如下图所示：阅读其内容并点击【下一步】按钮，出现下图：阅读其内容，并根据本人的需求，是否同意其条款，如果不同意将返回上一步，反之

13、继续点击【下一步】，出现下图：根据提示，录入名称与公司后，单击【下一步】，如下图所示：本系统的默认安装路径为：“C:Program Files嘉元分销标准版”，也可以更改安装位置，如想更改，即单击【更改】按钮，并选择指定的位置后，单击【确定】即可（或手工直接录入一个正确路径），完成后单击【下一步】，如下图所示：在快捷方式文件夹中，录入一个易懂易记的名称，默认名称为“嘉元分销标准版”，单击【下一步】，如下图所示：此界面中，给出设置的提示，请认真阅读，如果不正确，单击【上一步】返回更改设置，反之单击【下一步】，开始复制必要的文件，如下图所示：安装复制完所有的文件后，弹出“数据库与参数设置”窗口，可

14、根据用户的实际情况，设置为服务器（单机版）、客户机、门店三种类型，如下：l 服务器、单机版设置 选择此类型，表示数据库(SQL server2000)安装于本计算机内，也就是说本计算机作为服务器，此时远程（右侧一列）不需做任何配置，灰色显示。服务器的配置项分别解释如下：主服务器名：不可更改，系统直接读取本计算机的计算机名；数据库登录代码：正常情况为sa（安装SQL server2000时，设置的登录用户名）；数据库登录密码：SQL server2000的登录密码，如果没有，保持为空；主数据库名：可以使用公司的实际名称，定义一个方便记忆的数据库名称（所有数据都将保存在此数据库内，不可使用汉字）；

15、历史数据库名：为存放历史数据，而设定的数据库，定义方法与主数据库名类似，如不填，则不建立历史数据库（一般不需建立）主数据库存放位置：默认为“d:database”文件夹，也可按实际需要，指定一个目录；历史数据库存放位置：类似“主数据库存放位置”。全部配置好后，单击【下一步】，完成服务器的安装。l 客户、业务端设置选择此类型，表示此计算机为客户端，（即不需要安装SQL server2000数据库）。此时，只需要指定主服务器名（存放数据库的计算机名），其它配置与服务器配置相同，只是“数据库存放位置”不需设置。配置好后单击【下一步】，完成客户的安装。l 门店销售终端设置选择此种类型，表示此计算机为前

16、台pos机，一般情况下，应该先将此电脑的计算机名改为：pos01、pos02.的格式，以便区分。此时左右两列都要填写：右侧为远程数据库的配置：也就是数据库服务器的配置，内容必须与服务器保持一致。左侧为本地数据库配置：也就是本pos机上的数据库设置，系统使用两个数据库（本机一个，服务器一个），进行数据的传输。因此也可断网使用，配置并检查无误后单击【下一步】，弹出下图：款台号：为计算机名的最后二位。用于识别款台流水号。注意：款台号必须唯一，两台电脑的款台号(计算机名的后2位)不能相同。票据打印类型：选择打印小票，则根据实际情况，进行配置。 是否有固显：有则勾选，然后进行相应的固显配置；否则保持为空

17、。若选择打印大票据，则不做任何配置，打印出的票据均为A4大票据。配置好后，单击【下一步】，完成“款台”的设置。“数据库与参数设置”窗口设置的内容，实际上就是在database.dll文件中，配制数据库的指向。第二种安装方法（手动安装）：A. 在SQL server 2000中，先新建一个空数据库，数据库名自定义即可(比如：new_pifa)，注意更改数据库的存放位置，切不可直接存于系统盘下。B. 在database.dll中，配置好数据库的指向。见以下说明：mda1 = md1 /指向哪个数据库配置节，如果为md1，则找到md1节继续进一步的设置。md1a1 = MSS Microsoft S

18、QL server 6.x /数据库的种类（这里指SQL server2000，不需更改）a2=new_pifa / SQL server2000中新建的数据库的名称a5=CommitOnDisconnect=No a6=sa / SQL server2000的登录用户名a7= / SQL server2000的登录密码a8=backsvr /服务器的名称；或者服务器的IP地址（配制为IP地址时，不能进行初始化操作，软件中的备份操作也不可使用）C. 将嘉元分销管理系统的文件夹，拷贝到计算机内后，双击jy_star.exe进行安装。安装密码电询嘉元公司。系统安装成功后，将软件中的文件jy_sta

19、r.exe发送快捷方式到桌面，可改为用户能识别的名称。D. 其他客户端的安装：只需要把上面（服务器上配置好的文件夹，直接复制到客户机，即可使用）注意：程序目录中，一定要有一个“initdb ”的文件夹，该文件夹下，存放有初始化数据库的“*.sql”文件，没有此文件，初始化便无法完成。II、 前台安装用户需要使用分销系统中的门店管理功能必须安装嘉元前台收款系统，前台安装需要找到嘉元公司提供的软件安装包，安装路径默认即可。安装界面如下所示：软件安装按提示进行安装即可，主要设置如下界面款台号：前台收款机名字一般命名为pos01 、pos02，款台号编码为01、02等，用于识别流水号是哪个款台发送过来

20、的。注意：款台号必须唯一。网络库：指的是此款台连接的数据库配置，具体配置参见database.dll配置。重点注意a2、a7、a8配置。本地库：默认即可本地库备份保留天数：设置前台流水的保留天数是否有顾显：0没有 1有顾显型号：根据实际选择顾显型号，点击下拉框选择，如果没有顾显，没必要设置此项。顾显端口：根据实际选择顾显端口串口端口参数、初始值默认即可IC储值卡端口：根据实际选择IC卡端口小票打印机设置中重点参数：打印模式：结账打印、逐行打印，一般选择结账打印，逐行打印指的扫描一个商品，打印一行明细打印机类型默认为带汉字库，也可以选择不打印、不打印可开钱箱等。打印端口，根据实际选择打印机的端口

21、。小票打印机其他选项一般默认即可。III、 软件注册分销软件安装完毕后，还不能正常运行。用户必须通过开发商来生成序列号。所以当系统提示要软件序列号时，请与开发商联系，如下图所示：注意：要得到序列号，还必须提供您的用户号，比如上图，您的用户号为：DA35457462，必须将此号通知嘉元公司，公司会根据你的用户号生成特定的序列号。用户输入从开公司得到的正确序列号后，输入进行注册，即可正常运行。上图是后台注册界面，前台同样需要注册，注册时用户将数据库名字提交公司即可。注意：用户须将前后台序列号记录下来，以防软件重装时再次使用。如果用户更换服务器，后台序列号失效。此时必须通知嘉元公司。第三章 初始数据

22、的录入第1节 登录软件系统进行安装并且注册成功后，即可进行正常使用。双击桌面上的“嘉元分销标准版”软件图标。提示用户输入员工编号和密码，首次使用系统时，由于没有任何员工资料，所以只能用超级用户进行登录。用户名root，密码root，必须修改密码，并用新密码重新登录后进入系统。如图1、图2所示：（图1）（图2）用超级用户root登录系统后，可以增加员工并分配权限。增加员工信息请参考下一节“录入员工信息与权限”，增加员工信息后，便可以使用新增加员工的编号进行登录。注意：所有员工初次登录系统时，密码=员工编码，必须修改密码才能使用新密码登录系统。员工忘记登录密码，可用“root”账户登录清除其密码（

23、密码再次设为其员工编码），如果忘记“root”密码时，只能电询嘉元公司第2节 录入员工信息与权限增加员工并对其分配权限，必须使用“root”超级用户，进行登录。I、 增加员工资料以超级用户进入后，在“基础资料”模块中点击员工按钮进行设置，如下图所示：左侧选中“总部”后，点击【增加】按钮，输入员工编码、姓名和工作性质后，点击【保存】即可，员工保存成功后，会弹出下图，选择【是】，可以继续设置此员工的操作权限，也可以选择【否】，等录入全部的员工资料之后，再分别进行设置，具体设置步骤，见下面的 “给员工分配权限”中的详细说明。把企业的所有员工都进行编号并增加到系统中，以便每个人员都按照分配的操作权限使

24、用系统；本系统必须维护的人员岗位为：业务员、采购员、库管。其它岗位视情况而定，如果有一人兼多职的情况，可将此人录多次，只是编码和岗位不同，以便分析此人各职位的具体实施情况。编码技巧：编码一般为四位，不同工作性质的人员，一般用首位数字进行区别。比如，市场人员以1开头，业务人员以2开头等。II、 给员工分配权限员工资料保存成功后，便可以设置其权限。员工的权限设置，也必须用超级用户“root ”登录。打开“基础资料/员工”，点击要设置权限的员工前面的钥匙图标，可设置此员工的权限。也可以在增加员工的同时，直接设置新增员工的权限。设置方法如下图所示：点击此处，可设置员工(张三)的权限1、增加模块权限点击

25、钥匙后，弹出“用户权限限制”的界面，如下图所示：选中后，此员工可以看成本，反之不可看首次增加员工后，此员工并没有使用系统的任何权限。点击【增加子系统】，可以对员工设置要操作的模块，如下图所示，根据实际情况，可以进行多选模块，选定后点击【选择】，则增加了此员工的模块操作权限，“允许看成本”是设置员工的成本查看权，勾选后，此员工可以看成本、毛利等敏感信息，反之不可看(以*显示)。模块名称，选中，为可操作增加子模块后，选中相应的模块，右侧则列出此模块包含的所有菜单，点击可以赋予相应菜单的权限，也可点击【全部选择】，赋予本模块中所有菜单的操作权限，点击【都不选择】按钮，取消对本模块的所有操作权限。如下

26、图所示，设置完成后，点击【返回】按钮，可以继续设置其它员工的权限。勾选后，可以看到进价、毛利等敏感信息，否则不可看，以*显示。选中状态为有权限勾选后，一张业务票据可以多次打印，否则仅允许打印一次，避免多送货第3节 录入仓库资料系统中的仓库，是指为了对商品进行管理，而单独划分出来的相对独立的一个物理空间。它与实际仓库的关系是“一个人们所说的仓库可能包括几个系统中的仓库，一个系统中的仓库也可能包括多个人们所说的仓库”。本系统所说的部门，有三种类型:一种为“总部”，此类型不可修改，在系统初始化时自动生成，只能修改其名称；第二种是“管理部”，它是虚拟管理部门，只作为管理使用，不能存放任何商品，如没有特

27、殊管理要求，请不要设置此类部门；另外一种是“周转库”，它是存放商品的部门（即仓库）。增加仓库的步骤如下：点击“基础资料/仓库”，进行仓库的设置，如下图所示，一级部门为公司名称，此名称将在所有票据的表头中显示(最好简称)，初始为“总部”，点击【修改】按钮，修改为正确的公司名称：选中公司名称后，点击【增加】按钮，如下图所示：填入仓库的编码及名称，部门类型选择库房，其它均为默认设置即可。部门录入成功后，只能修改其名称，其余内容均不可修改，如果其它信息有误，想做修改时，只能删除此部门，再增加新部门。注意：如果此仓库下，已录过商品数据，此部门就不可以删除，因为进销存报表中，已调用了此仓库信息。删除会造成

28、报表的错误。第4节 车辆 这里的车辆指的是内部送货的车辆，为了考核车辆的业绩。打开“基础资料/车辆”，点击“新增”按钮，如下图所示：输入车辆编码（四位，从0001开始即可），车辆名称。其他属性根据需要录入，作为备注型的说明。第5节 厂商厂商，也即供货商，是指代理商所对应的上游客户，每个厂商都有自己代理的商品。每种商品都有对应的厂商。打开“基础资料/厂商”点击“新增”按钮，如下图所示：厂商编码：厂商编码为四位，一般从0001开始(建议)，也可进行修改（修改时，要先录入厂商名称后，再点击厂商编码进行修改）厂商名称：录入供货方的全称结算天数：就是给厂商结算的帐期，也就是从进货入库之日算起，加上结算天

29、数为结算日期。例如：结算天数为30天，在2006-09-10进了一批货，当时不应结款，30天后到结算日再跟厂商进行结算。注意：如果不录或为0时，表示没有帐期。其它厂商属性可以不录，不过建议录全，以便以后查找方便。录完所有的相关信息后，点击【保存】按钮保存即可。如果与某厂商不再合作，请将该厂商停用（厂商档案中），已经停用的厂商，也可再次启用。厂商与品牌（厂家）的区别：品牌是商品商标拥有者的代号（可以是生产厂家，也可能是买断商品的公司），而厂商只是我们代理商品的上游合作者。厂商和厂家（品牌）一般是一致的，但如果主要从上一级代理进货等情况下就不一致。 如果厂商已有商品则不可删除，否则可以删除。除过厂

30、商编码外其它厂商属性均可修改。第6节 商品在录入商品前，首先要增加商品的分类和商品的品牌，设置厂商类别、厂商品牌，也就是增加厂商供应的商品的类别和品牌。I、 商品分类设置这里的分类，是指与商品的原料、用途等性质相关的商品属性。它主要用于考核同一属性商品的情况。打开“基础资料/商品/商品类别”，如下图所示：在左侧选中商品总类后，再在右侧点击【增加】按钮，可以增加商品大类，在右侧录入类别编码及类别名称后，点击【保存】即可。增加完商品大类后，选中相应的商品大类，再点【增加】按钮，可为此大类增加小类。商品分类必须分为两级(大类和小类)。商品的大类和小类录入时，编码只需输入两位。维护了商品的大类后，必须

31、维护对应的小类，只有大类的分类是无效的。例如：家电类是一个大类，彩电、洗衣机、冰箱等是小类。如果，商品编码规格与商品类别有关时，类别编码必须要有一定的规范，否则，商品编码就会出现问题。例如：商品的编码规则为“厂商编码的后二位商品类别的后二位序号”时，此时，类别编码的后二位不能重复，否则，如果某一厂商有两种类别的商品时，只从商品编码上分不出此商品是厂商的哪类商品。类别与品牌是有一定区别的，类别与品牌是交叉分析的。例如：海尔是品牌，而海尔品牌中有彩电、洗衣机、冰箱种类。彩电类别中又有海尔、美的等品牌。II、 商品品牌设置系统中所说的品牌，也可以是分销商的上游独立生产厂家的简称或代号。它与供货厂商有

32、一定区别，即一种商品可能从不同的厂商进货，但只能属于一个品牌；同时，一个独立生产厂家也只有一个品牌(如果一个厂家有多个小牌子的商品，可以通过品牌下的“系列”来区分） 打开“基础资料/商品/商品品牌”，如下图所示：二级品牌系列，前四位为品牌，后二位为系列编码，输入时，只需后二位即可。一级品牌，必须为四位编码商品品牌也为二级管理，第一级为品牌，编码必须为四位，第二级为品牌系列，编码为六位，前四位默认为上级品牌的编码。新增品牌: 要选中“品牌总类”后，点右侧的【增加】按钮，录入品牌编码和品牌名称。点击【保存】按钮即可。标准周转天数，是为了分析时，对品牌进行周转天数分析，可默认。新增系列: 在左侧，选

33、中系列所属的品牌名称后，点击右侧的【增加】按钮，录入两位系列编码和对应的系列名称。上级品牌编码自动为选中的品牌的编码。无误后，点击【保存】按钮。维护完商品的品牌后，必须维护该品牌的第二级系列。也就是说多个系列可以属于一个品牌，且一个系列只属于一个品牌。例如：“上好佳”品牌为0001。只有一个系列即上好佳为000101。而“达能”品牌0002有多个系列为“达能闲趣000201”，“达能甜趣000202”，“达能王子000203”，也就是说上好佳品牌只包括上好佳一个系列，而达能品牌有三个系列。 品牌、系列的名称可以修改，如果品牌或系列下录有商品时，就不能做删除操作，否则可以删除。商品资料是本系统最

34、关心、最重要的资料信息。其它所有的信息，都是为商品资料服务的。录入商品资料前，必须有商品类别、商品品牌系列、所属厂商资料、厂商品牌关系和厂商类别的关系(系统默认设置为必录，也可取消设置)。III、 厂商类别、厂商品牌设置厂商类别、厂商品牌可以选择设置，也可以不设置，在相关参数设置中有此项目的设置。厂商类别、厂商品牌设置，指的是把厂商与该厂商供应的商品类别、商品品牌进行关联。维护此项，使得录入商品资料时，选择商品类别、商品品牌更方便。如果不设置，则省去了厂商类别、厂商品牌的维护，但是在录入商品资料时，选择商品类别、品牌比较费力。厂商类别关系：打开“基础资料/商品”，选择厂商类别，如下图所示：选择

35、厂商后，再点击【增加】按钮，来增加此厂商所供应的商品的类别。可按住Shift或Ctrl键后单击，进行多选，选定后点击【选择】即可。将所有相关的类别全部录入后，点击【保存】按钮保存即可，如果有类别选择错误，可以选中后删除并保存，再增加新类别。厂商品牌关系：打开“基础资料/商品”选择厂商品牌按钮。录入方法，类似于厂商类别的录入。IV、 商品资料的录入打开“基础资料/商品”点击“新增”按钮，如下图所示：最小单位的规格，如某一种方便面单位为“袋”，基本规格是每袋的规格“100g”一盒中有多少个最小单位，没有盒包装时，盒规格=件规格，或设为1一件中有多少个最小单位商品资料属性录入介绍：生产厂商(必录)：

36、是指当前商品的主力进货厂商，可直接录入厂商编码也可选择厂商。确定商品的编码规则：系统默认为厂商的后三位+商品序号组成，由系统自动生成。原理是根据商品的编码规则而定（在后台设置）。其中，可以包含厂商（或品牌）、厂家的商品系列或商品的分类等信息。但总体来讲，商品的编码要尽量和库房的商品堆放顺序联系起来，这样可方便商品的储运。 商品类别：选择商品所对应的类别。注意：如果类别信息的下拉框中没有内容时，原因是没有设置厂商类别关系。其具体设置下面有详细介绍。商品名称: 本系统限制为15个汉字。如超过15个汉字时，最好简写一下，因为在打印票据时，如果商品名称过长，在指定的格式内将无法显示全部内容。这是本系统

37、长期使用的经验所得。商品简码: 系统根据商品名称的首字母自动生成，注意：系统自动生成时，同音字首字母有取错的可能，请注意检查。如果错误，可直接进行修改。 商品品牌：选择商品所对应的品牌。注意：如果录入品牌信息的下拉框中没有内容时，原因是没有设置厂商品牌关系。其具体设置下面有详细介绍。单位：商品的最小单位。如：瓶/袋/盒等，散称的商品，以“kg”为单位，因为大部分用户都以“kg”为单位，这样会方便我们与厂商或客户间的操作。(另外，散称商品的件规格最好设为1) 商品的包装规格：系统中的包装规格支持“件、盒、袋”的三级规格，如果某种商品，只有两级规格，即没有盒规格，在录入商品档案时，盒规格与件规格设

38、为相同，也可把盒规格设为1(与最小规格相同)。要注意一点是，件规格必须是盒规格的整数倍。例1：18g鲜虾条一箱为100袋，最小单位为袋，没有盒。录入件规格时，必须为100，盒规格可以是100，也可以是1。盒规格为100的理解是：1件中有100盒且1盒中有1袋。规格的显示格式为：1*100；盒规格为1的理解是：1件中有1盒且1盒中有100袋。规格的显示格式为：100*1例2：80G好碧佳纯巧克力一箱中有4盒，一盒中有30块，最小单位为块。录件规格时，必须录120（一件中有120块），盒规格为30。规格的显示格式为：4*30基本规格：最小单位的规格。例如：商品“娃哈哈菠萝果奶100ml”其最小单位

39、为“瓶”，规格即为一瓶的规格，输入“100ml”保质天数：为将来分析有保质期的商品而设的（要分析商品保质期，必须在每次进货时，输入商品的生产日期），没有必要分析保质期的商品，在维护商品档案资料时，此处可不维护（或设为0）售价（正常批价）：指没有体系价时的参照售价，一般的客户都有所对应的体系价级别和对应的体系价。所以，有体系价级别并有对应体系价的情况下，这里的售价就没太大作用了。 进价：是指最小计量单位的进价，维护进价时，如果对最小单位进价不清楚，可以直接录入整件的进价，由系统自动倒算。如果商品已经有过库存，则不可删除商品信息，否则可以删除。除商品编码外，其它商品属性均可以修改。 第7节 赠品这

40、里的赠品指的是纯赠品，一般是厂商送给企业，企业又送给客户。赠品不计成本，财务不做帐。赠品也可以按零进价的商品录入。第8节 客户客户是商品的销售方，是企业利润的主要来源。在录入客户资料前，需要录入客户地区、客户类别。I、 客户地区将客户按所在地区进行划分。以便将来按地区汇总销售情况。例如：可以把客户分为：迎泽区、杏花岭区、小店区等。以后查询销售时就可以直接分析各地区的情况。打开“基础资料/客户/客户地区”，如下图所示：增加地区：点击【增加】按钮后，如图：地区编码：录入地区的序号，如1、2、3、4等，录入地区名称后，点击【保存】即可。如果，录入的地区名称有误时，可选中后，点击【修改】按钮进行修改，

41、修正后，要点【保存】按钮进行保存。如果要删除客户地区时，选中后点击【删除】按钮即可。注意：如果对应的地区下已录有客户，就不能再做删除。II、 客户分类将客户按种类或性质区分。以便将来可按客户种类分析销售情况。例如：可以把客户分为：店、分销商、批发商、连锁店等。以后查询销售时，就可以直接按客户类别分析销售情况。 打开“基础资料/客户”选择客户类别按钮，如下图所示。录入方法与客户地区的录入方法类似。III、 客户资料录入打开“基础资料/客户”点击“新增”按钮，如下图所示： 可以根据实际需要添加一些必要的注释此客户的帐期是多少天负责此客户的业务员（必录）此客户执行哪个体系价客户资料的主要属性：客户编

42、码：首位应代表客户分类等信息，同时注意给连锁大店预留一定编码空间。对不同结算方式的客户应该分别编码，尤其是当我们与客户的合作关系包括“联营”与“非联营”的情况时。例如：美特好超市有六个店，其编码规则为：一号店0101、二号店0102、三号店0103以此类推，以后查询时客户编码以01开头的都为美特好。如果有联营客户可以以特殊数字开头，例如开头可以用9来区分，这样有利于客户记忆。 往来标志：有往来客户、现款客户二种。往来客户和现款客户都记应收往来账。其区别是：往来客户可以连续赊账，进行累计往来余额。而现款客户是不能连续赊账二次的，即如果现款客户有欠款，再销售商品给此客户时，系统会提示“客户*为现款

43、客户，还有欠款*”，来限制本次是否出库。价格体系: 此客户执行哪类批发价。系统默认，每个商品有五种批发价。必须维护正确，否则该客户的商品售价就可能弄错。 客户类别、地区：此客户属于哪个地区，哪种类型（必录项）主管业务：负责此客户的业务员（必录项），是指公司内部的业务员。在第三步中进行设置，员工中必须至少录一个业务员。信用额度：一般是指往来客户的最大允许赊账金额，应收余额大于此金额时，系统会限制销售出库。如果不录或为零时，可以无限制赊账。结算天数：是指一般销售出库后，客户结算的“最长正常天数”，对于非直接现款交易的客户进行设置，以支持相应的数据分析，如客户的超期限未回款。 其它信息，根据实际情况

44、填写，最好能录全。以上所有信息，全部录入，正确无误后，点击右边的【保存】铵钮即可。如果，想要停用客户，即不给此客户出货时，需提前停用此客户。客户停用后仍可结算，只是不能销售。停用的客户也可进行恢复。第9节 厂商客户同行设置 该功能一般用于批发商与其他批发商调货的情况。这样，可以把账务记到厂商、客户任一方，方便结账。打开“基础资料/厂商客户同行设置”，如下图所示：上图设置中，将小肥羊既作为客户，又作为厂商，且记帐方向为客户。设置后，销售跟正常销售记帐方向一样，但是进货不记厂商，而记客户方向。举例说明：上图是一张进货单，进货厂商为0006小肥羊，结算的时候，在销售结算处做结算，如下图：商品价格设定

45、I、 进价变更商品的进货价格，直接取商品资料的进价。对于新录的商品资料，应该通过商品的价格分析等手段进行认真检查核对，确保商品厂商与进价的正确，如有错误直接在商品码修改。注意：商品进过货以后，要修改其进货价格（即永久变价），需要在指定进价修改处进行变更，其修改方法为：打开“采购管理/进价变更”，如下图所示：在此界面中录入“新件价”或“新进价”修改需要改进价的商品，确定新价格录入正确无误后，点击【保存】即修改成功。在选择商品时候可以单选或者shift/ctrl多选II、 批发价设置商品体系价的设定：系统默认每种商品，有五种体系价。商品编码录入时，系统默认五种批发价都等于正常批价。用户可根据客户种

46、类执行价格的差异，设置不同价。打开“销售管理/商品级别价”，如下图所示：查询出要修改批发价的商品后，如上图所示。选中要修改价格的商品，点击【个别改价】按钮后，弹出“改价窗口”，如下图所示。根据实际情况进行修改，可以修改加价率、批发价或批发件价的其中一项（其他项目会自动倒算），修改正确后点【保存】即可。也可以进行批量维护，批量修改时，一般查出要修改的，具有相同加价率的商品（一般同一厂商或同一系列加价率相同），查出后，点击【批量改价】按钮，如下图所示。通过修改，五种价格相对于进价的加价率进行设定，也可以将“件价格”精确到元、角、分（人为设置）。修改正确后点击【保存】即可。所有商品销售时（如果没有设

47、置“客户价”或特价的情况下），系统自动执行本客户的体系价类型。例如：唐久超市的执行价格类型是“批发价2”，“鲁花芝麻油120ml”的五种批发价为，批发价1=13元；批发价2=14元；批发价3=13元；批发价4=13元；批发价5=13元；当“鲁花芝麻油120ml”的商品销售给唐久超市时，系统默认取的价格为14元(批发价2)体系价也可以在下图中直接修改（蓝色字体），修改后保存即可。III、 客户价的设定客户价，也即客户商品价格，是针对客户的特殊商品设定批发价，例如：某客户执行的价格类型为批发价2，当此客户对某些商品不执行批发价2时，可在此维护其要执行的价格。打开“销售管理/客户价/客户商品价格维护

48、”选择要改价的客户后，再选择要修改价格的商品（可多选），选中后如上图所示，修改各商品针对指定客户的执行价格(蓝字)后，点击【保存】即可.如果所选出的商品，其加价率相同时，可以在右上角，填入其加价率后，点击【更新】，即可同时修改所有商品的价格。“制到客户”可以把在此维护好的商品价格复制给其他执行相同价格的客户，这样可以方便用户的录入。“客户价”的优先级高于体系价，体系价格的优先级高于商品资料里的售价IV、 客户特价制定如果客户有部分商品要进行特价（特价是指由时间或数量控制的特殊价，超过设定时间或超出规定销量时，由系统自动恢复为原来售价）。打开“销售管理/特价”选择要做特价的商品，可多选（必须原销

49、售价格相同，一般指同一系列的商品），选中后点击【选择】按钮，如下图所示：特价的控制类型：包括时间控制、数量控制、时间+数量控制三种，用户根据实际情况，使用具体的控制类型。在上图中，录入此特价针对的客户，以及其分别执行的特价，可在执行的特价中，加入此客户做特价所需的费用。以便以后统计所有特价的费用情况。录入正确后点【保存】即可。客户的特价设定后，也可进行个别的修改。如果特价未开始也可进行删除。但如果特价已开始或结束便不能进行修改与删除。正在执行的特价单，如有误，不能直接进行修改，只能强制终止此特价单后，录入新的特价单。 客户执行批发价的优先顺序为：“特价-客户价-体系价”。第10节 厂商应付余额

50、录入期初应付账款的录入，是指启用此系统时，应付厂商的余额。如果没有维护，系统默认余额为零(即没有应付款)。打开“结算管理/厂商结算单录入/余额调整”，如下图所示：在上图中，选择应付账款的厂商，在调整金额中录入应付欠款，点击【保存】后，系统提示调整后的余额，检查无误后，点击【确定】即可。第11节 客户应收余额录入期初应收账款的录入，是指启用此系统时，应收客户的余额，与应付款的记账方向相反。如果没有维护，系统默认余额为零(即没有应收款)。打开“结算管理/客户结算单录入/余额调整”，如下图所示：在上图中，选择应收账款的客户，在调整金额中，录入应收款额，点击【保存】后，系统提示调整后的余额，检查无误后

51、，点击【确定】即可。第12节 录入期初库存数启用系统的最后一步，即为商品盘点，由于首次使用系统，“仓库”中没有商品，所以不能用正常的盘点功能，利用其它出入库来录入期初库存。打开“库存管理/其它出入库单/商品其他出库单录入”，如下图所示：存货仓库：实际盘点的库房；出入类型：期初库存；出入性质：入库单；在下面的商品明细项目中，录入库房中的实际商品及其件数（或数量），单价默认为商品的当前进价，如果知道库存金额时，可直接录入其商品的库存金额（单价倒算）。将所有的商品全部录入后，点【保存】将盘点数据保存。期初库存录入成功后，必须进行核实，录入的商品库存才有效，在核实之前，可以修改或删除录入的单据。注意：

52、如果库房中的商品太多时，可以录入多个其它出入库单的方法进行操作，以免录入太多，中间出现异常时，数据没有保存而丢失。第四章 系统菜单一览表第1节 系统维护此子系统下，主要是对软件系统的设置，使其更符合公司的实际情况，另有一些最基本的资料。一级菜单下拉菜单简要说明系统维护系统初始化将清空现有的数据库，重新生成新的数据库，慎用数据字典维护一些下拉菜单中选项的增加或删除，比如，工作性质中要加一会计职位系统菜单设置如果系统增加新的功能，要在此添加相应的菜单，才能使用相关参数设置系统的最基本的一些设置，如：打印方式，商品编码规则等，密码为SYSTEM（大写）权限模块设置用于设置客户权限清除用户密码用户忘记

53、密码，就要以root的身份登录后，在此清除密码，清除后，密码员工编码客户端计算机设置提示超过允许用户数时，在此删除一个或全部计算机名，新增客户端会自行注册票据打印设置用于设置客户需要的一些单据的自定义格式数据备份备份数据库，只能在服务器上使用。可备份到本机或局域网中一个可写的共享文件夹数据恢复使用备份文件还原数据库，只能还原到备份文件的生成时刻，其他要补录，慎用日终处理生成每天的日报表等以天为单位的汇总信息，怀疑数据错误时，可重新处理凭证生成若设置了财务接口，在此处直接生成相关凭证到财务软件中月结处理生成每月的月报表等以月为单位汇总信息，怀疑数据有误时，可重新处理年终结转当数据库中数据量太大时

54、用到此功能，结转后数据量减少，提高软件的运行速度结账日维护月结处理时的时间依据第2节 基础资料此子系统主要用于设置软件中的一些基础资料，为票据和往来账务做准备一级菜单下拉菜单简要说明基础资料仓库设置增加仓库；更改总部名称，从而改变所有票据的表头员工设置增加员工资料，并为每一个员工分配使用权限运输车辆增加车辆信息厂商资料增加供货商的基本信息商品增加客户经营的商品基本信息以及查询其分类、品牌信息纯赠品一般是厂商给企业提供的赠品，企业又返给客户客户增加商品的销售方，录入客户基本信息客户厂商设置一些小企业可能存在调货的现象，用此功能可以方便把应收应付记录到任意一方第3节 采购管理此子系统用于跟厂商订货时用的票据，及基于票据的一些基本的查询。一级菜单下拉菜单简要说明采购管理进价修改商品的进价（永久性变更）以及查询商品进价改动日志采购订货向厂商订货时录入，包括进货单的录入、修改验收入库厂家的货回来进入库房，增加库存、增加应付款进货退单向厂商退货时录入，包括进货退单的录入、修改厂商退货出库从库房提走退给厂家的货，减少库存，减少应付款厂商调价单已经核实的进货单，再次跟厂商讨价还价时录入厂商调价记账厂商调价单的核实，调整单据应付款厂商付款跟厂商结算时录入的单据采购报表跟厂商有关单据的查询，包括订货未到单、进货单和进货商品、退货单和退