知识经济时代的企业集团档案管理

1、企业档案工作聚焦企业集团是现代企业发展到高级阶段的一种组织形式。企业集团内的核心企业(母公司如何有效管控集团内的各子公司,因企业集团所在的行业特点、发展战略、组织规模及企业文化的差异而选择不同的治理结构与管控模式。档案工作如再沿用过去以企业行政隶属关系而确定的档案管理体制与模式,已无法满足企业个性化与多元化的要求,也不利于集团档案管理工作的开展。因此,笔者认为:集团档案工作体系建设应与集团治理结构设置相适应,集团档案管理模式应与集团战略管控模式相适应,集团档案信息化建设应与集团办公自动化建设同步进行。一、企业集团的档案工作体系建设企业集团的档案工作体系建设是指集团的档案体系管理和档案资源管理,

2、这是两个职能不同而又密切相关的工作,因此,企业集团档案工作体系建设要从两个方面来运作。档案体系管理包括档案管理、研究、教育、宣传、法制、外事等工作,以及对集团档案体系管理的各方面进行统筹规划、组织协调、业务指导、执法监督。这是宏观管理方面的管控职能,由集团档案主管部门负责。档案资源管理是对各种形态的档案进行具体的技术性管理,又可分为:档案实体管理、档案信息管理、知识管理工作。这是微观管理方面的具体职能,由集团各部门、各子公司档案室及部门按照集团相关规定分工负责。1.推行国家、地方档案法规、行业规范及标准的执行,结合本集团实际情况,拟定相关的档案管理制度及具体实施标准和要求。2.建立与集团管控模

3、式相适应的档案管理模式。3.提供专业技术支持、业务咨询、培训、指导等服务。4.与集团办公自动化建设同步进行档案信息化建设,配合信息部门拟定集团OA系统的相关信息化标准。5.搭建集团内部档案托管业务平台,为不具备条件及撤并的子公司提供档案接收、托管、查询、利用等集中统一管理与服务场所,以保证集团知识资产的完整与安全。二、企业集团的档案管理模式(一投资管控型这是管控力度最松散的模式。它只关注企业的经营结果,关心投资回报率。在满足预期收益的前提下,不干预企业的战略规划和经营运作,更不会插手具体业务环节控制。主要管控手段为财务控制、法人治理和企业并购行为,是一种分权管控模式。对于采用这一类型管控模式的

4、集团,可在集团内实行“统一领导、分级管理、形式多样”的档案管理模式。“统一领导”是指集团档案主管部门负责履行集团档案工作的宏观管控职能;“分级管理”是指以法人为单位实行档案集中统一管理;“形式多样”是指“集中统一管理”的形式多样化。由于各法人单位所在地域、行业特点、发展战略、组织规模及企业文化的差异而选择不同的管理架构和运营模式,可根据实际情况设置档案管理部门和专(兼职档案人员,自拟档案管理制度和档案分类方案,自选管理方式,集团定期检查与指导。这种档案管理模式适合于无关多元化发展战略的集团。但随着无关性产业迅速发展,对集团整体收益产生较明显的影响时,就会考虑将其纳入到集团统一战略规划中。因此,

5、无关多元化发展战略的集团管控模式就会基于投资管控模式向战略管控模式发展。所以,在实施该档案管理模式时,应慎重考虑能否满足集团战略管控模式提升时对档案管理提出的新要求,及因档案“分级管理”的形式多样化,导致各公司管理不同步及差异性,从而在集团未来整知识经济时代的企业集团档案管理深圳观澜湖地产集团张泽芳企业档案工作聚焦合档案资源及进行信息化建设时带来不可避免的重建资源的投入。(二战略管控型这是统分结合型的模式。一方面,它要求下属企业遵从集团的整体发展战略,并从人力资源、资金等方面给予支持或限制;另一方面,对于企业符合集团发展战略的具体运营不作过多控制,保持企业业务的独立性。主要管控手段为财务控制、

6、战略规划与控制、人力资源控制,以及部分重点业务的管理,是介于集权与分权之间的一种管控模式。对于采用这一类型管控模式的集团,可在集团内实行“统一领导、分级管理、统一方式、定期报备”的档案管理模式。“统一方式”是指“集中统一管理”的形式统一化;“定期报备”是指定期将本公司档案管理信息上报集团备案。即由集团统一制定档案管理制度和相关标准,各子公司根据本单位实际情况,制定档案管理办法或细则;参照集团发布的档案分类方案示范文本,编制档案分类方案;与集团统一管理方式,如用计算机进行条目管理,或购买同一品牌的专业档案管理系统进行数字化管理;实物档案属地管理,定期向集团档案主管部门报备(盘,集团定期接收和检查

7、。这种档案管理模式适合于相关多元化发展战略的集团。随着相关多元化产业的快速发展,集团为进一步提升资源的利用效率,会加重监管企业的运营过程控制,从而逐渐形成并固化企业的核心竞争力。因此,相关多元化战略的集团管控模式就会基于战略管控型模式向运营管控模式发展。所以该管理模式既能满足集团现行战略管控模式的需要,又能为集团提升战略管控模式时对档案管理提出的新要求,及整合集团档案资源及信息化建设奠定基础。(三运营管控型这是管控力度最强的模式。它要求企业遵从集团统一发展战略,并从资金、采购、销售、生产等多环节参与企业运营管控。这种模式下,几乎所有事务的最终决策权均在集团,下属企业仅是集团决策的被动执行者。主

8、要管控手段为财务控制、营销/销售控制、网络/技术控制、新业务开发、人力资源控制等,是一种集权的管控模式。对于采用这一类型管控模式的集团,可在集团内实行“统一领导、集中管理、统一方式、实物区域属地管理”的档案管理模式。“集中管理”是指以集团为单位实行多全宗的集中(网络形式统一管理;“实物区域属地管理”是指在不同地域的各级子公司将本单位实物档案定期移交所在地的上级公司集中统一管理。即由集团统一制定档案管理制度和相关标准,各子公司根据本单位实际情况,制定档案管理办法或细则;集团负责采购大型企业综合网络版(多全宗、无限用户的专业档案管理系统,设立集团全宗管理体系及给定全宗号,拟定档案分类方案及标准门类

9、。各子公司档案部门负责本全宗的档案管理工作,在集团拟定的档案分类标准门类的基础上增加本公司业务门类,并及时将收集的档案进行分类、整理(归档、录入、提交,定期向集团或区域公司综合档案室移交与录入信息相符的实物档案和电子文件光盘。从而实现集团档案资源集中(网络形式统一管理,实物区域属地管理,共享档案信息资源。这种档案管理模式适合一体化发展战略的集团。因此类集团有着明确的发展战略和核心竞争力,集团能够对每一个关键运营业务进行监控,最大程度的调动集团资源和服务予以协作。因此,一体化发展战略的集团一定会运用运营管控模式来进一步加强集团的管控、资源分配和服务职能,打造强势高效的管控体系。利用网络形式集中统

10、一管理、整合集团档案信息资源的档案管理模式,能满足运营管控型一体化发展战略的集团快速发展与扩张对档案管理工作的要求。三、企业集团的档案信息化建设档案信息化建设是一项长期而又具体的系统工程,应与集团办公自动化建设同步进行,需要投入相应的资源,在实施档案信息化建设中,应重视以下几个方面问题。(一基本原则1.档案信息化的基本原则(1标准化原则。在国家规范和标准的基础上,结合本集团的实际情况制定档案信息化制度与实施标准,是实现档案工作管理现代化、信息数字化,提高工作质量和效率的基本原则。在实现馆(室藏档案管理信息化时,无论是将纸质档案进行信息数字化处理,或是电子文件的采集与接收,都应该遵循所制定的实施

11、标准,做到文件形成格式化,流转过程程序化,保管、利用标准化,避免各自为政、互不兼容、重复建设等现象的发生。(2实用性原则。由于档案信息化建设是一项长期的系统工程,需要投入相当的资源(人、财、物,因此应以实用为原则。应根据本单位实际情况,对企业档案工作聚焦馆(室藏档案进行价值与用户需求分析,把重要的、利用率较高的及利用后能产生较大经济效益和社会效益的纸质档案进行数字化,以延长纸质档案的生命周期,实现档案价值最大化。而那些利用率不高的档案则无需进行数字化,以减少不必要的投入。2.档案信息化建设的基本原则(1文档一体化原则。这是档案信息化建设的前提。要求把档案信息化纳入到办公自动化的总体规划中,与办

12、公自动化融为一体,同步进行。(2归档双轨制原则。这是档案信息化建设纸质文件向电子文件过渡过程中应坚守的原则。虽然无纸化办公产生大量的电子文档可提供利用,但它的法律效力和凭证作用目前尚不能取代纸质文档原件的地位。因此在较长的时期内,纸质文档与电子文档仍然继续并存。按照国家档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。(3安全性原则。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的潜在风险也日益显现出来。所以在网络环境下,任何用户对任何资源包括硬件和软件资源的共享,都必须通过制定相应的安全策略来防止非法访问者访问数据资源,对数据资源的存储以及传输进行安全性保护,从网络、传输、系统、应用安

13、全等几方面进行综合考虑。(二领导重视与资源投入集团档案信息化建设是对企业知识资产进行资源整合和管理模式的提升,需要集团领导高度重视,各子公司领导支持和部门的配合,及各级档案人员的积极参与与协作,强化档案意识与执行力度。同时也要投入相应资源,从项目建设到人员培训等都要给予适当的投入,以改变现有档案队伍的知识结构,适应档案信息化建设的需要。(三规划部署要有前瞻性集团档案信息化建设的终极目标是建立企业数字化档案馆(室,通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案信息资源有效整合与开发利用,最大限度地实现档案信息资源共享。它是一项投资较大、建设周期长、多专业协同进行的系统工程,需要分阶段、分步骤地实施

14、与推进。因此,集团档案馆(室拟进行档案信息化建设时,项目立项前的可行性调研与论证是非常必要的。从库房建设、供应商的选择、软件系统版本的选型和配套设施,到具体的实施计划与方案,不仅要考虑满足集团当前运营管控模式的需要,同时也要考虑集团未来战略发展与扩张的需要。(四协作与配合档案信息化建设包括基础设施、应用系统、档案信息资源、标准规范、人才队伍等方面的建设,在资金、技术、设备、人才等方面都有较高的要求。对于资源有限的集团档案馆(室来说,独立完成这些项目存在相当大的难度,这也是制约档案信息资源建设的一大难题。只有建立完善的档案管理机制,明确职责,纳入考核,同时加强与集团各部室和子公司的沟通、协调与配合,争取各级领导的支持与配合,才能保证这项工作的顺利实施。(五质与量的方面档案信息化建设不仅在于量化,更在于质的优化,只有保证档案资源信息化的质量,信息化量的增加与扩容才有意义。因此,在对馆(室藏档案进行数字化处理时,应对馆(室藏档案进行价值与用户需求分析,有选择地进行全文数字化,并根据馆(室藏资源和利用需求,将有限资源进行科学分类,有机整合,为利用者提供优质快捷的服务。(六人才培养由于电子档案信息的数字化、文档处理的一体化、电子档案保存的技术化、开发利用形式的多样化,使得电子档案管理与纸质档案管理