盐田区发展计划局档案管理实施办法

1、盐田区发展计划局档案管理实施办法为了加强本局档案管理的规范化建设，提高科学管理水平，更加有效地为我区经济工作和新区建设服务，现根据有关部门的要求，结合我局档案工作的具体情况，制定本办法。一、档案工作的性质档案工作是机关工作的重要组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是维护和记录本单位历史真实面貌的一项重要工作。二、档案的种类所谓档案是指本局在各项管理活动中形成的全部档案的总和。内容包括文书档案、声像档案等“通用类”档案和专业案件档案等“职能类”档案。三、档案管理原则 本局档案工作实行统一领导、分工负责。局办公室下设档案室统一管理和负责落实各项档案工作。各科、室、中心分别收集、整理、立卷

2、本部门的业务档案并向档案室移交归档。四、档案室的主要任务（一）制定本局档案工作计划、管理办法和各项规章制度。（二）集中统一管理本局机关的全部档案，积极提供利用，为机关工作服务。（三）对各科形成的应归档文件材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。（四）贯彻统一领导、分级管理的原则。（五）搞好档案日常管理工作，认真执行保密制度，以确保档案安全。（六）做好档案检索工作，开展档案资源开发利用。积极做好计算机在档案工作中的运用，方便查询和提供服务。五、档案的整理和归档（一）各科、室、中心负责本部门主办的档案立卷，体现谁主办谁负责的原则。（二）各科、室、中心在业务工作活动中形成的具有使用和保存价值的各

3、种文件材料，在办理完毕后，进行整理、分类、立卷，按规定时间向档案室移交归档。（三）各类档案的移交归档时间定为每年三月底。六、立卷归档案卷要求（一）各类档案按照年度、机构、问题、名称等特征分类整理立卷。（二）归档文件材料的种类、份数、页数均要齐全完整。卷内文件材料应按排列顺序，依次编写份号、页号。（三）归档案卷应按规定格式逐件认真填写卷内文件目录。案卷封面应逐项按规定格式填写清楚，提名拟写要求简明扼要，能反映卷内文件内容。保管期限划分准确。（四）卷内文件应用线装订，去掉金属物，破损处要修补好，字迹扩散的复制后与原文一并立卷。七、档案管理的规章制度，详见后各项规章制度。八、本办法根据工作需要可另行

4、补充。本办法由档案室负责解释，并自发布之日起执行。档案归档制度为了完整系统地保存本局在工作活动中形成的各种门类和各种载体档案，提高归档文件的质量，更好地为各项工作服务，制订本制度。一、文件材料的归档范围（一）文书档案归档范围，包括本局在公务活动中形成的所有公文、报表、图册、记录、书信、会议材料等内容，涵盖了本局党群工作、行政管理、业务管理等活动中产生的有保存价值的文件材料。（二）我局基本建设过程和设备的购买装配、调试运转过程中形成的图纸及文字材料等内容，分基建档案和设备档案两个门类。（三）专业档案的归档范围，包括我局在专门业务管理活动中形成的各种档案，如专业案件档案（统计违法案件）和声像档案。

5、二、文件材料归档要求（一）字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水笔、彩笔等书写材料。（二）归档文件材料要完整、齐全、系统和准确。（三）归档文件必须是原件。没有原件必须以质量较好的复印件替代并注明。（四）应保持归档文件材料之间的历史联系并进行科学分类、立卷和编号编目。（五）案卷提名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。（六）归档文件材料应办理移交手续。三、各类文件材料归档时间（一）文书档案在第二年上半年内归档。（二）科技档案在项目或设备验收后三个月内归档。（三）声像档案产生后由摄录者负责整理，并附上说明材料，于产生形成后一个月内归档。（四）专业案件档案也应于形

6、成后一个月内向档案室移交。四、归档文件材料份数（一）一般归档一式一份。（二）重要的和利用频繁的可归档一式两份或适当多份。五、不归档文件材料范围（一）重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。（二）上级机关任免、奖惩非本局工作人员的文件，普发性供参阅、不办理的文件材料。（三）上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿文件。（四）未经会议讨论和领导审阅签发的未生效文件、电报草稿。（五）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。（六）参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。（七）非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。（八）下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不必备案

7、的文件材料。六、档案室要对局文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。档案保管制度档案是本局的宝贵财富，也是全社会的宝贵财富，为了保护好本局档案，维护其完整与安全，使档案更好地为本局的各项工作服务，制定本制度。一、档案的移交与接收（一）接收各科、室、中心移交进库的档案材料必须认真进行验收。各类档案要符合有关立卷要求，其整理质量要按各类档案管理制度做好，不符合规范要求的档案材料不予接收。（二）档案验收合格后，即可办理接收手续，由交接双方在交接表上签字留底。二、排列与存放（一）已接收入库的档案材料应及时整理，按规范要求进行分类、排序、贴条、编目、装盒等工序，然后上架存放。（二）所有

8、档案应存放在专门档案房，存放入专门铁制柜架里。（三）档案按类别和保管单位次序上架排列，按自左到右，自上而下顺序排放，以方便保管利用。三、库房管理具体按档案室管理规定进行，做到档案安全，利用方便。四、保管要求与措施（一）每年定期进行一次库藏档案清理核对和保管质量检查工作，作到帐物相符。破损档案应进行修补和复制，发现问题及时采取措施处理。（二）加强档案出入库管理，认真履行取档插卡、出库登记、回库核销手续。按借阅利用制度办好借阅登记手续，建立催还制度。档案借阅利用制度为维护档案完整与安全，服务本局各项工作，特制定本制度。（一）全局干部职工都有保护档案、利用档案的权力和义务。（二）一般只允许在档案室内

9、查阅档案，借阅者须办理登记手续。（三）特殊情况需出借档案的，需经局长批准后凭条领借。一、借阅利用档案时应做到以下几点：（一）按规定办理登记手续，定期归还。要爱护档案，不得丢失或污损。（二）不得随意折叠拆散档案，严禁随意更改。二、借出和归还档案时，应办理清点手续。由档案员和借阅者当面核对清楚。三、档案如有丢失、污损或泄密，要立即追究当事者责任。四、归还时应由借阅者填写档案利用效果记录。五、调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。档案安全保密制度档案工作是本局机要工作的一个重要组成部分，为确保档案实体及档案秘密的安全，现根据国家档案法和保密法及区档案局的有关规定，拟订我局的档

10、案保密制度。一、档案工作人员乃至全局人员要严格遵守党和国家有关档案保密的法律法规，时刻提高警惕，防止坏人破坏及窃密，确保档案的绝对安全。二、不准在非保密本上记录机密，不准在私人通信中涉及机密，不准在公共场所及家里谈论档案秘密。三、认真保管好档案资料，未经允许，不准将档案资料带到公共场所、家中及外出游览参观和探亲访友。不准将档案资料转借外人。四、借阅档案均需登记，借阅密级档案资料要严格履行审批手续，需摘录的要记录在保密手册上。五、档案室要做好防盗、防火、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠等措施和工作，确保档案安全，延长档案寿命。六、档案库房应定期进行安全检查，防患于未然。工作人员应坚守岗位，积极处理意

11、外事件。档案鉴定和销毁制度为了保证库藏档案的质量，保护好有价值，特别是有重要价值的档案，结合我局实际情况，特制定本制度。一、档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案的领导、档案员和有关业务管理人员组成。日常的鉴定工作由档案员负责。二、鉴定小组的任务（一）制定本单位档案保管期限表。（二）对到期档案提出存毁意见。三、确定保管期限原则（一）对本单位有长远利用价值并能反映本单位职能活动和历史面貌的档案应永久保存。（二）凡是在一定时期有利用价值的档案分别为长期或短期保存。（三）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。四、档案的鉴定（一）鉴定工作定期进行。（二）档案通过鉴定，要求

12、达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关人员和部门负责修改、补充。五、销毁档案的程序（一）鉴定小组应列出需销毁的清单和撰写销毁报告并报单位主管领导审批。销毁清单及报告由档案室保存。（二）档案销毁时，由单位派两人以上进行监销并在销毁清册上签名。（三）销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。档案工作人员岗位责任制度一、热爱档案事业，忠于职守，严守国家秘密。二、努力学习业务，提高专业水平，熟悉本机关情况，积极为各项工作服务。三、做好档案的收集、分类、整理、编目、归档工作。按规定向

13、档案馆做好移交档案工作。四、编制检索工具，做好借阅、查询、利用工作。做到储存正确、检索方便、查档迅速。五、做好档案的清理鉴定工作。对确无保存价值的档案与文件材料，认真编写销毁清册提交鉴定小组批准后监督销毁。六、做好档案编研工作。利用档案资料编制和协助有关部门编制本单位需要的各种文件汇编、大事记、专题资料等。七、接受上级档案部门的业务检查、监督指导，积极完成上级布置的各项工作。八、认真学习、宣传、贯彻档案法及实施办法，开展本系统档案活动和对下属单位档案工作进行监督指导。九、做好档案室管理的“八防”等工作，维护档案的完整，保持档案室的整洁美观。声像档案管理制度所谓声像档案是国家机构、社会组织及个人

14、在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料、磁材料为载体，以影像、声音为主要反映方式的历史记录。声像档案是特殊载体档案，主要包括照片档案、录音录像VCD档案。 一、录音录像VCD档案（一）收集范围：根据区档案局（馆）有关声像档案收集归档范围，结合我局实际情况，收集范围主要以反映本局历史，对工作有研究指导价值的录音录像VCD资料。（二）内容及保管期限：1、本局召开的工作会议、领导讲话音像（重要的永久、一般的长期）。2、上级领导、上级机关视察、检查本机关工作，提出管理方针、政策性指导时形成的题词、讲话的音像（重要的永久、一般的长期）。3、国外来宾对本局业务工作有关讲话音像（长期）。4、局领导参

15、加重要会议及重大活动的讲话音像（重要的永久、一般的长期）。5、本局开展的各项重大活动音像（长期）。（三）归档时间：录音录像VCD档案由摄录者整理，附上文字说明，于形成后一个月向档案室移交。二、照片（底片）档案（一）收集范围：1、反映本局主要职能活动和工作成果的照片。2、本局召开的重要会议的照片。3、本局领导参与的重要外事活动的照片。4、上级领导来视察、检查工作的照片。5、局领导参加上级召开的重要会议和重大公务活动的照片。6、各级党政机关授予我局的荣誉称号、锦旗、奖状奖品的照片。7、与其他载体有密切联系的照片和其他具有保存价值的照片。（二）归档时间：照片冲洗加工后一个月，由摄影者或录办人员整理并

16、编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。（三）收集要求：1、底片、照片、说明齐全。2、底片与照片的影像相符。（四）整理办法：1、底片整理方法：（1）底片分成负片和反转片，单独整理和存放。（2）底片编号：先编流水号，用铁笔横排刮写在胶片乳剂面片边处。底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号，并按底片号顺序将底片插入底片册。2、说明的编写和要求：（1）符号说明的项目有：照片号、底片号和参见号。（2）照片号：案卷内照片的顺序号。（3）底片号：按所编流水号。（4）参见号：与照片有联系的档案档号。3、文字说明的成份及编写要求：（1）文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。（2）编写要求概括地揭示照片反映的全部信息，文字要清洁、语言通顺、字数不超过200字，时间用阿拉伯数字表示。（3）总说明与分说明：一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若