公司内部信息沟通控制程序

1、鹤山市美业棉纺织企业有限公司文 件 名 称：信息沟通操纵程序文 件 编 号：MY2-003版 本 号：A审 批：编 制：1 / 8修订记录页号页版修改内容批准人修改日期2 / 81目的及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，做好信息的治理。2范围3 / 8适用于公司内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息交 流。3职责3.1各职能部门负责对相关信息的收集。3.2各部门负责工作范围内信息的传递与沟通。3.3治理者代表负责统筹公司对内、 对外相关信息的传递与处理； 负责建立信息库，保存和质量治理相关的信息。3.4办公室负责紧急信息的处理。4工作内容4.1信息的分类4.1.1外部信息a.质量技术监督

2、局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信b.质量治理、法律、法规、条例、产品标准等政策法规标准类信c.顾客、供方、计量检测单位、媒体等有关方面反馈的信息及其投诉等。d.各部门直接从外部猎取的有关质量改进、 技术、 质量治理等方4 / 8面的外部信息。4.1.2内部信息a.质量方针、目标及完成情况、测量和监控记录、内部审核与治 理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等正常信息。b.体系内部审核的不合格报告， 纠正和预防措施处理单等不合格信息。c.紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息与记录。d.职员建议等其它内部信息。4.2信息的收集、处理与沟通工具信息可采纳书面资料、 质量记录、 公告栏、

3、内部刊物、 讨论交流、电子媒体、声像设备通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。4.2.1外部信息的收集与处理4.2.1.1治理者代表和办公室负责质量技术监督局、质量检测中心、认证机构等监督检查结果及反馈信息的收集。由办公室传递 到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按 照改进操纵程序的要求进行处理。4.2.1.2政策法规、 标准类的资料信息由办公室、 品管部等部门负责5 / 8收集、更新、整理，由办公室文控员保存，详见文件操纵程序。4.2.1.3经营部、 品管部负责与原材料供应商、 计量所等服务供方进行信息沟通，对其提供的产品质量进行监控。4.2.1.4经营部负责与顾客的信息沟通

4、，以满足顾客各方面要求。4.2.1.5办公室负责与公司上级主管部门、媒体等沟通， 了解相关的信息。4.2.1.6对来自上述相关方投诉的处理按 改进操纵程序 的规定进 行。当对方要求时，应在一周内给予解决或答复。上述相关 方反馈的其它信息，可由对应部门以信息联络处理单的 形式传递给治理者代表组织处理。4.2.1.7各部门直接从外部猎取的其它类信息， 如质量改进技术， 质量治理信息等，一周内以信息联络处理单反馈到办公室， 由其负责分类、整理，依照需要传递到相关部门。4.2.2内部信息的收集与处理4.2.2.1正常信息的处理6 / 8各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息， 治理 者代表

5、按照相应程序文件的规定向有关部门传递质量方针目标及法 律法规等信息。4.2.2.2不符合信息的处理，按改进操纵程序的规定进行处理。4.2.2.3紧急信息 （如出现重大质量事故时） 由发觉部门迅速传递给 办公室组织处理。4.2.2.4其它内部信息， 提供者能够 信息联络处理单 反馈给治理 者代表进行处理。4.3信息库的建立和应用4.3.1治理者代表负责建立公司的信息库， 不断汇合各方面反馈的信 息，按照信息载体不同（如纸、磁碟、光碟、胶片、声像制品 等），提供相应适宜的环境分不存放， 统一保存并参照图书分类 的方式，进行整理分类，确保已猎取信息的完整性和可用性。4.3.2治理者代表依照合同评审、 设计开发、 采购、 生产、检验等不 同过程的需要，提供各部门所需信息相应的拷贝，各部门也可 依照索引，向治理者代表调阅所需的信息，治理者代表负责组 织各部门对上述各类信息进行归纳、分析，查找体系持续改进7 / 8的机会。4.4对体系运行过程中各类记录的操纵， 详见质量记录操纵程序4.5各部门健全收发文制度