外销业务管理制度

1、外销业务管理制度世纪纵横（北京）管理咨询有限公司二00八年十二月第一章总则第一条适用范围本管理办法适用于国际贸易部。第二条 目的规范外销业务工作，使之有序高效的开展，特制定本管理制度。第三条 原则（一）明确外销工作流程，确保外销各个环节的紧密衔接，协调配合;（二）确保外销业务的顺利开展。第二章外销业务组织管理第四条外销业务管理制度制定外销业务管理制度由国际贸易部部长负责制定，上报营销主管领导进行审核，审核后经过经理办公会审议通过后，下发执行。第五条外销业务管理制度执行外销人员负责营销政策执行。第六条外销业务管理制度实施监督营销主管负责外销业务执行过程中的监督和考核。第七条外销业务管理制度实施效

2、果考核营销主管领导、国际贸易部部长负责对外销业务管理制度执行效果进行考核。第三章 外销业务管理制度管理内容第八条外销业务管理制度内容客户询价处理 出口合同出口委托报关（四）出口租船订舱（五）出口商品检验（六）出口单证制审及交接出口收汇核销第五章客户询价处理第九条询盘受理有询必复，对客户的询盘迅速作出反应，做好客户询盘受理记录并按 规定程序向主管经理详细报告客户询盘情况。第十条报盘准备产品准备：收到报盘后应查点库存看是否有合格的产品可供销售,如没有库存应及时联系工厂和供应部，确定是否可在客户要求的 期限内有合格的货物能被生产出来。运输准备：收到报盘后应根据客户要求向货运代理询问是否有充足的舱位和

3、充足的陆运车辆。价格准备：收到报盘后应通过各种途径如同行、其他客户以及公司内部的相关部门如采购部、供应部、财务部和本部门同事等尽 可能多地了解市场行情和未来走势，综合多方信息并充分考虑公 司的战略目标和客户的实际情况，向主管领导提出自己的价格意 见。四）对外报盘：主管领导经过慎重考虑和权衡利弊后，将自己的报价方案提交董事长，由董事长决定最终的报价方案后方可对外报 盘。发盘通常以书面或口头形式，回复要快，给客户回复的图片、资料、语言等内容应真实客观，语句谦和通顺，给客户一个诚实 守信、脚踏实地的感觉。货物品名、数量、包装、交货期、付款 方式等内容确定后 , 给客户做正式报价。五）六）还盘处理：经

4、办业务员应及时将客户还盘情况报告给主管领导和董事长，并得到主管领导和董事长的进一步指示后再给予客户适当的答复。结案纪录：买方或卖方同意对方提出的各项交易条件，双方协商认可后， 愿意按这些条件达成交易， 需要签定正式的购货合同并 如实填写合同评审表和客户询盘处理记录， 如由于各种原因没有 达成交易，应在客户询盘处理记录上简单说明原因。第六章 出口合同经过交易磋商，一方的发盘或还盘被对方有效地接受后，就算达成了交易， 双方之间就建立了合同关系。 一般要用书面形式将双方的权力、 义务明文规定下 来，便于执行，这就是所谓签订合同，这标志着出口业务的正式开始。第十一条 出口合同评审第十二条 主要对商品名

5、称、规格型号、数量、价格、包装、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行评审，按“合同评审表” 的项目如实填写，合同评审需附上合同原件或传真件并经主管领导 及董事长签字审批。第十三条 经过评审，确定我公司能够满足客户各方面的要求，应做出书面合同并对其进行审核无误后盖章签定传真给客户。第十四条品质条款第十五条商品的品质条款包括品名、规格、型号等。第十六条数量条款第十七条数量条款的基本内容是规定交货的数量和使用的计量单位，如毛重、净重等，要注意溢短装机动幅度。第十八条 包装条款第十九条 具体包装要求是铁桶还是吨袋。第二十条 价格条款第二十一条 价格条款是由单价和总值组成。其中单价包括计量单

6、位、单价、计价货币、价格术语四项内容，价格应该是买卖双方共同关注的焦点. 对于出口商来说恰当的报价很重要， 出口报价通常使用 FOB，CFR，CIF 这三种报价。对外报价时，应该按如下步骤进行：（一）明确价格构成，确定成本，费用和利润的计算FOB： 成本+国内费用 +预期利润CFR： 成本+国内费用 +预期利润 +出口运费CIF： 成本+国内费用 +预期利润 +出口运费 +出口保险费 （二）核算费用 国内费用=包装费+运杂费+商检费+其他费用 +成本 银行手续费=报价X手续费率客户佣金二报价X佣金比率出口保险费=报价X 110%X保险费率（三）核算利润（利润二报价X预期利润率） 第二十二条 支

7、付条款第二十三条 使用托收方式时， 应在买卖合同中明确规定交单条件、方式和买方的付款或承兑责任以及付款期限等。使用信用证方式时，应在合同中明确受益人、信用证的种类、金额等方面的内容。第二十四条 违约条款 , 异议与索赔条款第二十五条 该条款的主要内容为一方违约， 对方有权提出索赔。这是索赔的基本前提。此外还包括索赔依据、索赔期限等。索赔依据主要规定索赔必备的证据及出证机构。若提供的证据不充足、不齐全、不清楚，或出证机构未经对方同意，均可能遭到对方拒赔。第二十六条 不可抗力条款第二十七条 该条款实际上也是一项免责条款。 不可抗力，是指在合同签订后，不是由于当事人的过失或疏忽，而是由于发生了当事人

8、所不能预见的、无法避免和无法预防的意外事故，以致不能履行或不能如期履行合同，遭受意外事故的一方可以免除履行合同的责任或可以延期履行合同，另一方无权要求损害赔偿。第二十八条 通常情况下，签定出口合同一式两份，由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。签定出口合同后，给工厂下单，安排生产计 划。第七章 出口委托报关按照我国海关法规定， 凡是进出国境的货物， 必须经由设有海关的港口、 车 站、国际航空站进出，并由货物所有人向海关申报，经过海关放行后，货物才可 提取或者装船出口。第二十九条 核销单申领第三十条 出口企业到外汇局领取纸质核销单之前，应通过“中国电子口岸出口收汇系统”向外汇局申请所需核销单份

9、数， 然后由核销员持 “中 国电子口岸”操作员 IC 卡到外汇局领取纸质核销单。第三十一条 货物出口报关前，应通过“中国电子口岸”向报关地海关进行核销单的报关前备案第三十二条确认委托报关时间和货运代理公司第三十三条邮寄报关委托书第三十四条制作进出口货物的发票和装箱单或重量单，并检查发票和装箱单或重量单等是否真实、齐全，如货名、规格、数（重）量、件数、 标记、价格等是否填写正确，是否符合海关查验、征税、统计的需 要，报关期限是否合乎规定。 必要时还需提供合同副本，产地证明， 有关单证和帐册等。第三十五条 了解截关时间，通常要给报关留出两天时间（船截关前） 。第三十六条 在截关前发送发票和装箱单或

10、重量单和必要时需提供的合同副本，产地证明，有关单证和帐册等给委托货运代理公司。第三十七条 跟踪并确认已报关。第三十八条 委托报关注意事项一）出口报关需提供：发票；装箱单；出口收汇核销单； ?必要时还需提 供合同副本、产地证明、有关单证和帐册等。二）货物报关前一定要明确商品的注册商标及品牌是否侵权。三）清楚注明是否退税及货物真正原产地。四）要特别重视货物的毛重，净重，不要估计数据，要以过磅数据为准；单证上需要注明每项货物的包装种类（木箱、纸箱、编织袋、裸装等） 。五）货物在原产地申请报检时注意运输方式（铁路、汽车、船舶）六）装箱单要按实际数量填写，切记不要多箱数量统计一起造成不便查验，一是浪费时

11、间，二是给查验工作带来困难。第八章 出口租船订舱第三十九条 订舱第四十条 发货人或货物托运人根据贸易合同或信用证有关条款的规定，在货物托运前一定的时间，填制订舱单向船公司或其代理人，或其他 运输经营人申请订舱。第四十一条 接受托运申请第四十二条 船公司或其代理人， 或其他运输经营人在决定是否接受发货人的托运申请时，首先应考虑其航线、港口、船舶、运输条件等能否满 足发货人的要求。在接收托运申请后，应着手编制订舱清单，然后 分送集装箱码头堆场、集装箱货运站，据以安排空箱及办理货运交 接。第四十三条 发放空箱第四十四条 集装箱货运的空箱由发货人到集装箱码头堆场领取， 拼箱货运的空箱则由集装箱货运站负

12、责领取。货物装箱后发货人负责将货物装箱需向货运代理 , 口岸货运部门以及海关提供。第四十五条托运单填写内容第四十六条发货人的名称和地址；第四十七条收货人的名称和地址；第四十八条交货人地点、装货地点；第四十九条途经中转地点；第五十条 装箱日期，箱量、填表日期、份数；第五十一条有关货物情况 （ 货名、件数、标志、种类、包装、货运单位 ）；第五十二条备货第五十三条备货在整个贸易流程中， 起到举足轻重的重要地位， 须按照合同逐一落实。备货的主要核对内容如下：（ 一 ） 货物品质、规格，应按合同的要求核实。（ 二 ） 货物数量：保证满足合同或信用证对数量的要求。 ?（ 三 ） 备货时间：应根据信用证规定

13、，结合船期安排，以利于船货衔接。 第五十四条 包装第五十五条 根据货物的不同， 来选择包装形式（如：纸箱、木箱、编织袋等）。不同的包装形式其包装要求也有所不同，具体为：（一）（二）（三）一般包装标准：根据贸易出口通用的标准进行包装。特殊包装标准：根据客户的特殊要求进行货物包装。货物的包装和唛头（运输标志） ：应进行认真检查核实，使之符合信 用证的规定。 ?第五十六条 拼箱货装箱第五十七条 发货人将不足一整箱的货物交集装箱货运站， 由货运站根据订舱清单的资料，核对场站收据装箱。 ?第五十八条 整箱货交接第五十九条 装箱并加海关封志的整箱货运至集装箱码头堆场， 堆场根据订舱单核对场站收据及装箱单验

14、收货物。第六十条 集装箱的交接签证第六十一条 集装箱码头堆场在验收货物和集装箱后， 即在场站收据上签字，并将签署的场站收据交还给发货人，据此换取提单。第六十二条 换取提单第六十三条 发货人凭经签署的场站收据， 向负责集装箱运输的人或其代理换取提单，然后去银行结汇。第六十四条 散装货物运输第六十五条 进口散装货物等不需如集装箱运输的 , 发货人或货运代理公司可将货物运送到启运码头货场 , 码头堆场根据订舱清单核对场站收据 及装箱单验收货物。第六十六条 装船第六十七条 集装箱码头根据待装的货箱情况， 制订出装船计划， 待船舶 靠泊后即行装船。第九章 出口商品检验第六十八条 报验第六十九条 准备报验

15、单据，报验所需资料：（一）报检委托书、出境货物检验结果单；（二）包装性能检验结果单正本一份；（三）厂检结果单正本； ?（四）箱单、发票；（五）外贸合同、信用证、 有关函电 等。第七十条 保证报验单据齐全无误。报验检查报验单报检范围和商检合同内容是否相符； 检查检验申请单填写内容是否完善、正确，应附的单 据资料（特别是检验依据）是否齐全；出口商品的出运日期进口 商品的索赠期是否已超过，是否按报验要求留有足够的检验签证时间；将检验申请单及有关资料传送给检验部门。第七十一条向商检局电子申报，合格后给予预录入编号。第七十二条抽样第七十三条由商检机构派员主持进行， 根据不同的货物形态， 采取随机取样方式

16、抽取样品。报验人应配合商检人员做好抽样工作。第七十四条 检验第七十五条 检验部门可以使用化学分析、 仪器分析等各种技术手段， 对出口商品进行检验，检验的形式有商检自验、共同检验、驻厂检验和产地检验。第七十六条现场申报，检务部门验证单据无误、证件齐全，给予计费。第七十七条到财务部门缴纳检验检疫费。第七十八条施检部门审核单据， 对产地和报关地一致的出境货物 , 经检验检疫合格的,出具出境货物通关单 ；对产地和报关地不一致的出境 货物, 出具出境货物换证凭单 , 由报关地检验检疫机构换发出 境货物通关单；出境货物经检验检疫不合格的出具 出境货物不合 格通知单。第七十九条 信息及时发出 , 在完善各单

17、证后应及时将出境货物换证凭单电 子信息传送到货运代理公司或口岸检验检疫局。第十章 出口单证制审及交接第八十条 合同评审第八十一条 内容主要包括：合同号码、签定日期、签署人、品名、数量、单价、当期钼精矿价格等内容，经领导签字。在外销合同台帐本上做 记录。T/T方式下,确认对方已经付款；L/C付款方式下，向客户催证,收到L/C后审证，如有问题请客户修改L/C,拿到有效L/C。第八十二条商检第八十三条如要求第三方检验 , 与检验部门沟通联系 , 出检验结果。第八十四条商检出证后缮制装船单据。第八十五条商业发票 (Commercial Invoice) 主要包括：日期、合同号码、发票号、信用证号码、收

18、货人名称地址、唛头以及商品的名称、规格、数量、包装、单价、总值和装运地、目的地等。内容符合合同规定，信用证付款方式时，与信用证的规定严格相符。第八十六条箱单( Paking List )根据商检证，确定货物的毛重和净重。第八十七条产地证第八十八条原产地证或普惠制产地证。印度、阿根廷需要原产地证，日本、欧盟等国家需要普惠制产地证。第八十九条 与货运代理联系， 尽快出提单样本 , 核对样本， 确认提单， 确定提单日期后，做以下单据。第九十条公司证明第九十一条要求有公司证明的需要做证明，日期与提单日期一致。第九十二条保险单据第九十三条单日期与提单日期一致，保险单据需要背书。第九十四条汇票( Bill of Exchange )第九十五条在信用证方式下，应按信用证的规定填写，日期为实际交单日。第九十六条客户交单联系单第九十八条 审核单证第九十九条 缮制完单据后， 对单据进行检查。 核对无误后， 将所有单证给客户传真过去。第百条文件存档第百一条单据完成后，要进行复印，留存一整套以备查用。第百二条交单第百三条在出口情况统计表上做记录，到银行交单。第百四条做发票第百五条水单返回后 , 给财务做发票 , 供财务办理税务事宜 , 并在核销记录 本上记录。第十一章 出口收汇核销第百六条 领取核销单第百七条 需先上电子口岸网向外汇局申请所需领用核销单份数 , 拿操作员IC 卡