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文档简介

1、浙江同庆光电科技治理体系文件依据：GB/T19001-2021idt9001 : 2021 标准、GB/T14001-2021idt ISO14001 : 2021 标准标准GB/T28001 2021标准编制外来文件限制程序文件编号：MSHZ/B01-424版/修：1/0受控状态：受控发放号：01 李德 江洪 陈威份发布日期：二.一六年一月一日实施日期：二.一六年一月一日目 录1 目的2 适用范围3 责任4 工作程序4.1 评审与批准4.2 标识4.4 发放与治理5.5外来文件的更改5 记录1目的本程序规定了对外来文件不包括外来记录的编码、批准、发放的限制程序, 以保证外来文件在受控状态下使

2、用.2适用范围本程序文件仅适用于与质量治理及效劳质量有关的外来文件.3责任3.1外来文件由文件治理员负责整理、存档.4工作程序4.1 评审与批准对为顾客提供效劳所需的外来文件如政府部门或上级治理机构发布的强制 性各类法律、法规、条例,须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术 要求、详细的工作文件等,在使用前由总经理进行评审后批准使用,并制定分发范围.4.2 标识经批准使用外来文件由文件治理员接收并盖“外来文件章,并对外来文件进行编码,编码方式按“发文单位-日期-序号发文单位-文件发出的单位序号-文件顺序编号取二位数字,从01开始进行 日期-取文件的年月的四位4.3 发放与保管4.3.1

3、文件治理员根据发放范围复印,文件原件为正本,如假设是 文件那么先复 印一份以该份复印文件作为正本.正本存入文件档案内,正本文件的复印件为副 本,作为发放文件.对于接收的外来完整的装订本,那么在正本的封面盖“外来文 件章,在副本的封面亦盖“外来文件章后发放.4.3.2 文件治理员根据发放范围将文件发给有关部门负责人,并填写?文件签收 记录表?04.3.3 外来文件必要时也可张贴在有关的作业场所,但须做好发放登记.4.3.4 假设需领用外来文件,须填写?文件发放审批表?经批准后分发；4.3.5 假设文件严重损坏或遗失,应立即汇报,并书面申请补办；填写?文件发放审批表?经批准后补发.4.4 外来文件的更改4.4.1 更改的外来文件接收、发放与“ 4.1,4.2,4.3 相同.4.4.2 文件治理员在发放更改的外来文件的同时收回旧文件各级文件治理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所.假设新版文件是旧版文件 的替代,那么收回旧版文件,文件治理员将旧文件正本从档案中取出盖上“作废 章印,并存入作废文件档案内,更改的文件正本存入文件档案内, 所有旧文件的 副本作废品处理.假设新版文件是旧版文件的补充,那么将新、旧版文件存放在一起.4.4.3 作废的外来文件永久性保存.4.4.4 更

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