管理-制度良好的晋升制度

1、理想的晋升制度想留住人才，又要兼顾薪资支出的控制，且晋升时有所依据，这种理想的晋 升制度应包含如下。1 将资格与所担任的职务分开管理全公司职等的设定，系依据全公司所有的工作层次，经过分析之后决定。例 如在研发体系，分别设有技术员、 助理工程师、工程师、高级工程师、技术经理。 这五个职等在其职务说明书中， 例如机械技术员与机械助理工程师， 应该可以分 别说明清楚的。 如果他们的工作无法在工作职掌说明清楚， 这表示机械技术员与 机械助理工程师，这两个职务的设计有问题。通常一个公司都会职等的设计， 因此所有的职务应该都可以纳入职等的管理， 而员工的资格与职务分开管理，指的是将员工的资格 （或是职等、

2、职位 ）与所 担任的职务分开管理， 这样对晋升混乱的情形， 才能有效的管理。 例如公司规定， 专科毕业者，从技术员任用，这里指的是资格为技术员，但有时专科学历的 人，常被派去担任助理工程师的工作，如果公司的薪资是以所担任的职务为主， 那员工对薪资应该不会有其它意见。如果不是，那职位技术员的员工，却担 任着助理工程师工作，而另一位大学毕业，也担任着助理工程师工作， 那么这一位专科毕业的员工，肯定会提出异议，因为同工不同酬。同样的工作，却有着不同的职位，甚至薪资也不一样，这些情形，若没有一 套合理解释系统， 将使员工不能接受， 最后甚至离开公司， 这样环境怎能够吸收 到好的人才呢 ?将资格与职务分

3、开管理的意思， 主要是将资格 （晋升 ）的认定与职务的派任， 这 两种不同的需求区别开来， 使得晋升的认定所需考虑的因素， 锁定在能力的认定， 不受所派任的职务异动的影响。因为一个人能力的提升，需要一段时间的培养， 而职务的调整，有可能因为人手短缺的情况下，而随时调整。例如，前面提到的 例子，原来机械设计助理工程师有二人，在执行日常业务，因其中有一人离职， 就将一位机械设计技术员，调去填补这一位助理工程师的工作空缺。这种调整，到底是要视为平行调整或是晋升呢 ? 如果是平行调整，但是工作 内容已明显改变了啊，工作层次也不一样，这要怎么解释呢 ?如果员工要求调高 薪资，又要如何处理呢 ? 如果部调

4、整薪资， 员工可能因为在工作压力加重，薪资 却没有相对增加之下，而萌生去意。如果要调高薪资，该员工却还没有晋升，怎 么增加呢 ? 标准在哪里 ? 如果将职等调高为 助理工程师，且该员工的实力与 水平，说不定还没达到助理工程师 的程度，这样不是变成因占缺而晋升吗 ? 对 其它人公平吗 ? 这些问题， 实在困扰着大多数的企业，规模越大的企业，此类问 题若没有一个完整的解决架构， 主管不断花时间在处理这类的问题， 对公司来讲， 实在是浪费时间与降低生产力。将两者分开之后，配合薪资制度在这方面的处理，职务加给归到职务异动的 情形，晋升归晋升制度处理， 此时晋升制度的环境即可单纯化， 不会因为职务的 异

5、动而产生判断的干扰。在派任主管职务时，即给予代理XX的称呼，例如代理课长。 这样也不会产生职称判断的困扰。 例如品管课长为五职等， 当一位四 职等的人派任该职务时，因资格未符合，故应以代理品管课长来称呼，当这 位员工资格晋升至五职等时，即可真除，正式派任。2 针对各职等晋升的条件订定具体的审查标准所谓具体的审查标准，主要是让员工非常清楚什么情况可获得晋升，在晋升 基准公平公开的情况下， 员工才能具体掌握努力的方向。 什么是具体的审查标准 呢 ? 因公司的需求情形不同而有所不同，不过大体上有以下的几同情形。2.1 完全以业绩为主完全以考绩为晋升的依据，表现好就是最具体的贡献，其它都是可以日后再

6、补足，只要有发展潜力且绩效又好， 员工就可以获得晋升， 或是连续几年考绩达 到规定，就可以晋升，而要晋升越高的职等，考绩的要求越严格。2.2 考绩 + 其它能力考绩好，不代表往上一等的能力已经具备。为了克服这个盲点，有的公司再 加上其它能力的审查， 有的还规定要上过哪些课及几个小时的课程， 这样做是为 了确保取得进一等的员工， 具备一定水平的能力。 透过职等晋升的人， 是公司要 掌握的人力资源， 如果晋升的过程， 未能掌握应具备的能力， 将来这些获得晋升 的人，在派任工作上，因无法表现应有的工作水平，就会变成公司的困扰。例如，某一位营业助理，因表现优异，而被晋升至营销专员。但是关于营销 专员应

7、具备的能力，例如营销理论、定价策略、成本概念、企划能力等等，有些 尚未具备一定的程度，这时其晋升的意义，就值得探讨。订定晋升的审查条件，又有笼统与详细的分别。要如何取舍，得视企业的规 模、职务种类划分的情形， 及审查时有无人力及适当的委员。 如果订得很详细却 无人力执行，则制度将沦为空谈，还会让员工失去信心。若是公司有人力执行， 确订得过于简单， 使得对员工能力的判断， 变成形式， 则晋升制度将无法发挥拔 擢人才的功能。2.3 能力审查分类2.3.1 不分职种所谓不分职种，指的是不分技术、事务或是营销、制造、管理等等，只是依 公司所规定的职等，订定一些审查的基准，称之为审查基准书，在员工资料

8、被送至人评会的审查委员会委员时， 委员即是根据审查基准书， 对该员工进行审 查评分，最后由各评审委员的分数会总后， 即可判定是否可以晋升。 这些审查基 准书，对委员有一定的帮助，但毕竟委员也是人，所以在评审面谈时，可能也会 碰到自己不喜欢的人， 可能给予的分数会偏低， 遇到喜欢的人， 则可能会给予偏 高的分数。这时评审委员的客观性就很重要了。如果委员会采用的是公开的讨论方式 （通常越晋升越高阶的人，最好是采公开 的方式 ），则主任审查委员 （通常是总经理担任 ），最好能对给予高分或低分的委员， 提出质疑，并请其说明原因。因为，经营管理干有一项最重要的能力，就是识 人能力。而此项能力在审查委员会

9、运作时，是最好的训练机会。透过彼此对员 工能力判断的讨论，不但可以增加共识，也提升一些委员的识人能力。如果委员会的成员无法彼此坦承，又怕彼此得罪时，那么最好改采无记名投 票，这样在决定某一人员是否可以晋升时， 就不会因为公开的情况， 而无法做出 公正的决定。但是，其审查分数相关数据，仍然需要缴回人事单位，如果人事单 位认为某一位委员在审查时有不客观的情形， 也可以请主任委员私下向其探寻原 委，以避免该委员影响整个制度运作的客观性， 甚至以后不在续聘该委员， 担任 审查工作。2.3.2 依不同体系订定晋升审查基准因为不同体系及职务，有不同能力项目，因此，依照事务体系、制造体系、 研发体系，或是制

10、造、生产管理、销售、人事总务、经营企划、研发、财务会计 等几大类，依各个职等订定不同的审查基准。 这样分类，是因为不同领域的工作， 需要不同的能力项目，共享同一张审查基准书，实在有些模糊，对于审查委 员而言，用同一张审查基准书 ，实在不容易去思考员工到底具备了哪些能力。但是，如果针对不同职种体系订定能力条件，情况就不一样。以人事总务类 为例，订定一职等晋升二职等， 能力审查项目为提案改善能力、 劳基法相关规定， 二职等晋升三职等的能力项目为人事规定、教育训练知识、 QCC 知识，三职等 晋升四职等的能力项目为成本知识、总务管理知识等等，依此类推。从以上的例子可知 ，依不同职种体系订出晋升条件，

11、 对于该职种体系应具备 何种能力， 就可以更清楚地表示出来， 不仅委员在判断上更容易找出重点， 在教 育训练上也可依据这些条件事先加以安排课程。如果一些能力项目是可以笔试、 口试或是提出论文，则可以将这些能力的审查做得更为客观、公正与深入。2.3.3 依不同职务订定职务能力表这是最完整的一种方式，但前提是，每个职务都有清楚职务执掌表，才 能在这基础上延伸出职务能力项目。所谓有清楚的职务执掌表，指的是每个部门已有部门执掌表来表示出自已负责的核心业务， 并将这些业务分派给部门中 各个不同的职务。例如专员，就有人事、总务、教育训练、财务、营销、采购等等不同职务别 的专员，这些不同职务的工作职掌是不同

12、的。又例如工程师，也有机械设计、电 子设计、电机设计、 品管等等不同的工程师， 只有将这些不同职务的工作职掌明 确订定出来之后，才能根据这些工作职掌订出这些执掌需要的能力项目。这种依不同职务订出的晋升条件，员工面对晋升时，就能事先知道要晋升到 什么职务需要什么条件， 审查委员会在审查员工是否能晋升时， 即可根据这些条 件进行。如果能将这些能力项目订定得清楚， 则为了落实专业分工， 审查委员会 大多会再聘请工内部专业人员， 组成能力审查小组， 委任这些专业人员进行能力 审查或检定。此时，拔擢人才的方式，由委员会少数人员主导，变成扩及到公司 内大多数的专业人员， 这对公司内大多数专业人员的养成，

13、可以产生非常正面的 助力，这是因为这些专业能力的审查人员， 教育训练时， 也需要他们担任内部讲 师。3由员工自行提出晋升申告 -即自我申告制每逢办理员工晋升时，最头痛的莫过于如何取舍员工的晋升案，而当人事案 送至人事单位或决策单位时， 又怕升了这个但漏掉那个。 这种传统的模式除了不 经济之外，对员工也不好。所以，我们可以想一想，晋升的发动权应该属谁会比 较合理? 是员工本人、 单位主管或是人事单位 ? 员工职等晋升，代表着一种企图 心，表示因能力提升而可以担任较高一等的职务， 或是晋升表示一种奖赏 ? 如果 事前者，那么很清楚地，晋升是给绩效好且有企图心的想担任更高一等工作的人， 所以应该将主

14、动权还给员工本人，而公司主要是制定完整的游戏规则，这就是员 工自我申告的主要精神。所谓自我申告，想晋升的员工，除了已经符合初步晋升规定外，例如规定考 绩一定成绩以上的人，另外由员工自行填写员工晋升自我申告书，再规定的 时间内，向人力资源单位申报后，由人力资源单位统一办理审查。 没有提出的员 工，则被视为放弃。将主动权还给员工之后，员工在提出自我申告书之前，比较 会去思考自己到底位什么想晋升。 而自我申告书再送给人资单位之前，须经主管 会签，重点不在于在主管核准，而是让主管与员工有一个事前沟通的机会， 让主 管了解部属的心态、企图心及前程规划等等。主管也可藉此机会辅导或是教导部 属一些正确的观念

15、。这与一般晋升制度在晋升一个重要的职务之前，会先询问当 事人的意愿及其对未来要接任的职务是否有企图心，想事先了解员工的想法，是一样的。要让自我申告制度成功，须事先将考绩与晋升制度的关系、职等分类的 方式、晋升后薪资的变化等等，作一明确的规定并充分教育员工， 让员工了解整 个游戏规则，之后员工即可发挥主动参与的精神。员工提出的自我晋升申告书 经由人资单位初步审查后，最后会送达晋升审查委员会，在委员会公平公开 的处理原则下，获得晋升的名单，经总经理核准后，由人资单位公布。自我申告制度的另一个好处是，主管管考绩，晋升由委员会负责，员工 不必担心主管不提名他，只要员工的绩效符合自我申告的标准，员工即有

16、主动权， 这样主管即可将重心放在部属绩效的基准设定与查核。至于有多少名额可以晋 升，谁可不可以晋升通通交给委员会去伤脑筋。4 不论景气与公司获利如何，晋升作业决不停办如果将员工晋升定位为员工能力的提升而可以担任更高一等的工作，那么公 司每年或多或少都会有一些能力提升的人员，而这与公司景气或不景气是没相 关。另外从人力资源角度来看， 这些能力提高的员工， 才是公司想要掌握的人员。当一个考绩与能力都符合公司规定的员工，却因为公司顾虑景气不好，而中 断晋升作业， 员工将因此对公司产生不信任感， 在这种情况下， 员工的工作热情 将被打击， 甚至产生离开公司的念头， 有能力的人离开公司， 对公司来讲是一

17、大 损失。因此，如何规划一个好的晋升制度，而不会因为晋升制度规定不好，而让 一个好的员工因而离开，是规划晋升制度的人，所要努力的重点。5 关于晋升的一些迷思有关人员晋升方面，时常会让我们想到没有缺怎么晋升 ?、如果人一直 晋升，却不见公司公司成长，那怎么办 ?、如果将资格与职务分开考虑，那 么资格晋升的人会不会过多 ?、公司如果业绩逐渐萎缩， 还需要晋升吗 ?晋 升怎么办理，都不会公平的 ?等等这些问题，好像一直困扰着人事单位。5.1 没有缺怎么晋升 ?台湾的企业比较讲人情，许多升到高职位的人，即便没有什么绩效，也很少 受到降级，其实这也是人之常情。 以人力资源的角度， 并不是鼓励动不动就降级

18、， 而是要激发这些高阶人员的士气， 鼓励他们不要失去工作热情， 继续为公司贡献 他们的专长。但是事实却是， 公司的经营层眼见这些已经无没有工作热情或是表 现不尽如意的主管， 却常常下不了决心， 将他转换其它职务， 因此变成占了重要 的缺，这当然影响其它人员晋升的机会。 如果公司是因为这样而不让优秀的员工 晋升，这不是变成劣币驱逐良币吗 ? 所以，将一些职等比较高， 却没有绩效的人， 尽快安排到其它不影响晋升的位置上，对公司才有好处。几乎没有一家公司认为自己人才已够多了，在每一家公司都认为人才多多益 善的情况，如何处理那些已没有工作热情、 甚至站着缺却没有贡献的'老人'、 

19、9; 旧人'，就变成公司不得不面对的残忍的事了。 但是却是绝大多数人不敢碰的主 题，毕竟这是伤感情的事，坏人的角色总是比较没有人愿意当。所以有没有缺， 从这个角度思考一下，就知道并不是完全没有空间。5.2 人员可以一直晋升吗除非连人才储备的空间都没有了，否则人员晋升一定还有空间。而人才储备 的空间，是需要依不同职种、职务、职等，加以详细的统计与分析，如此才能了 解人才储备的空间还有多少。 公司可以根据自己的行业特性与发展前景订定一个 公司可以容忍的比例， 例如，每一职等以公司编制需要人数的 1.21.5 倍，为公 司人才储备的空间。这样公司的人员晋升，就不会被编制或是职务缺所限制了，

20、并且可让有能力且有绩效的人，资格先晋升上来，以备未来公司发展之需。如果获得晋升的员工，却没有获得公司好好运用，造成人才过多，最终一定 会减少晋升的名额，这是可能发生的。现在企业的经营环境，犹如逆水行舟，不 进则退。如果企业规模长久停滞不进， 终有一天人才储备名额一定用完， 这时一 样会出现没有晋升管道的现象。试想，如果一个企业经营 10 年，营业额仍停留 在 5 年前的规模，或是经营了 20 年，规模还是跟 10 几年没有两样，人员晋升 当然越来越没有空间。 甚至想在吸收新人， 都会不容易， 因为新人在看到公司规 模与人员年资状况，就会造成很多员工死心。如果公司的高阶人员到处充刺，营业规模却是原地踏步，公司高层就应该检