商品监控管理制度

1、第一节 商品监控管理制度（财务篇）摘自永 2004财（规）字第 04009 号为了作好商品进、销、存的管理工作，加强对存货的分析，提高 商品和资金的周转速度， 降低商品的物流费用及资金成本， 减少存货 及资金的积压，提高流动资金的使用效率，特制定本管理制度。 一、相关人员岗位职责（ 一 ） 财务经理1、负责协调、安排财务人员参与每月规定的商品盘点，加强对 商品的监督。2、对分公司所有商品实施监控，确保公司每月盘点的商品数据 准确、真实。3、督促存货管理员履行工作职责， 按时上报商品盘点差异报告。4、与分公司总经理、物流、营销部门协调，作好商品盘点差异的 分析、处理工作，并根据审批后的盘点差异汇

2、总表及时进 行待处理财产损益处理。5、加强商品制度的建设与检查工作，作好对相关岗位人员的业 务培训工作。6、作好新开门店商品流转的指导工作，监控好已关闭门店的财务与ERP处理情况。7、对于不及时 向财务管理中心 汇报盘点结果或盘点差异数据不准 确给公司造成损失，由财务经理承担相应损失；分公司的盘点 数据的真实性由财务经理负责确认。8、每月盘点后结合盘点日系统库存总额与财务库存商品总额进行 分析，并根据差异情况及时查找原因、及时调整。9、根据库存管理员提供的库存商品状况分析， 及时要求营销部经 理处理滞销机、残次机、坏机，并监控处理进度。（ 二 ） 存货管理员1、加强商品的基础管理工作，作好商品

3、管理的制度制定、执行、 检查工作。2、商品监控员负责对分公司所有门店及总仓的商品监控，每月30 或 31 日监督门店及总仓是否按照正常流程进行盘点。检查每 月30日或31日的ERP库存数据与用友财务帐库存商品进行核对， 找出差异原因，并进行调整。备份每月最后一天的ERP库存数据, 便于查找差异。3、每月 6 号前向财务管理中心交上月分公司的盘点差异汇总 表，并按盘点差异管理制度要求填报相关项目及内容。每 月进行库存商品分析，整理滞销机、残次机、坏机的数量，及 时上报财务经理。4、监督检查分公司商品台账操作规范的执行情况， 监督检查分公 司台账以及会计商品核算制度的执行情况，配合会计核算部完善

4、商品的核算工作。5、每月在财务账上查询相关责任人是否上交个人赔款， 及时向财 务经理汇报没有上交个人赔款人员的名单。6、每月到门店检查保管帐是否建立健全，ERP呆管帐和仓管实物 是否相符，不少于两次并形成书面记录。7、加强对商品库存结构的分析，加强对滞销商品的管理，减少库 存积压，提高资金的使用效率。8、商品监控员负责差异汇总报表的填制并上交分公司人事行政 部，监控处理结果；9、分析分公司门店每月盘点差异， 及时处理， 处理分公司门店每 月盘点结果进行分析， 并负责提出处理意见和提请审批及负责执 行实施的跟踪。（三）门店财务主管1、每周对主要商品进行抽盘并留下书面记录。2、每月监督门店盘点工作

5、是否正常开展， 及时向分公司财务部汇 报门店商品管理的情况。3、每月汇总整理门店盘点差异汇总表 ，并将系统数据与实盘 数据进行核对，确保差异数据的准确性。4、盘点结束按时将盘点差异汇总表交给门店经理审核后报 分公司物流部经理。5、监控门店商品流转是否按照总部和公司的规范要求进行操作， 监控商品流转过程 中手续的健全性。6、及时把运输单在电脑中勾对，核对在途商品与集中配送商品， 对长期在途商品应联系相关部门人员，保证商品的安全完整。7、妥善保管每月门店签字齐全的商品盘点资料， 应包含盘点封面、纸片、盘点差异表。8、监督门店建立赠品手工帐和手机卡保管帐， 每月进行两次抽查 并形成书面记录。、商品监

6、控管理规定（ 一 ） 进货监控1、每月抽查门店和配送中心进货订单与实物货物之间是否存在差 异，单据填写是否正确，进货记录是否填写齐全，并与仓管保管 帐进行核对检查。2、每月核对ERP进货金额和财务商品采购帐，并对出现的差异进行分析，查找原因，进行处理。3、定期监控ERP丁单进货单价与发票单价之间的差异是否及时、 完整地在ERP或财务系统中及时进行了调整，避免对当期成本进 行影响。4、每月分析当期进货与上期、 去年同期之间的差异原因， 并根据公司库存提出合理的控制建议。（ 二） 销售监控1、 月末对已开票未提货、联销、代销商品进行监控，分析ERP 保管帐与存货帐之间存在差异的原因，以及影响金额。

7、2、 每月清理分公司与分公司之间的内部调拨商品， 同往来组一道 要求双方公司及时对帐， 对出现的差异及时查找原因， 并按照往 来对帐管理制度要求进行处理。（ 三 ） 退换货监控1、每月对门店和配送中心商品的退货和换货流程进行监控， 检查 其是否按总部或公司要求流程操作， 检查退货单是否经供应商签 字确认。2、门店和配送中心应在ERP系统建立坏机库，库存管理员和财务主管应检查仓管是否将所有坏机录入 ERP系统，并进行帐实核 对。3、检查门店和配送中心是否建立坏机、 滞销机登记卡， 并注有进库时间、原因、批准人等信息，作好商品进出库单据签收手续。（ 四 ） 库存监控1、库存管理管理员和财务主管每月

8、参与商品的盘点，并严格按照公司下发的盘点制度要求对整个盘点过程的真实性、 准确性、 完 整性进行监控。2、每月及时处理商品盘点差异，并跟踪处理结果。3、每月核对ERP与财务系统库存金额，对出现的差异及时查找原因、并列出清理计划。针对出现的差异按以下方法进行核查：1）业务传票转财务金额不一致。 检查业务转财务结转方案是否出 现错误；出现操作人员手工调整现象；业务转出金额与财务转 入金额是否存在差异。2）业务结算的逻辑日和财务凭证日期不一致。主要是统计区间产生的差异。3）业务传票未转为正式的财务凭证。4）有些财务凭证直接在财务系统中填制， 没有在业务系统中进行操作。出现此种情况应先核对余额，再核对

9、发生额；ERP中核对的每月系统结转后进行核对。（ 五 ） 库存分析1、每月 6 号向财务管理中心报送库存状况表和库存周转 表。2、门店仓储主管每旬（每月 10 日、20 日、30 日）填报门店退 残旬报表，如实填写退货产品型号、 退货原因、 残次状况（外 伤、全损、产品质量等） 、退货日期等情况，交财务主管审核 后报分公司库存管理员。3、库存管理员将门店退残旬报表审核后填制门店退残商品 处理反馈表交财务经理，由财务经理与总经理、营销、物流 部经理对滞销商品、 坏机、残次机进行分析， 并提出清理原因、 清理方式（调拨、降价、主力推销、退供应商等） ，规定最后 清理期限、清理责任人等后下发到各门店

10、执行。库存管理员将 相关部门责任人签字后门店退残商品处理反馈表传真至财 务管理中心，财务管理中心库存管理专员定期对处理结果进行 检查。（ 六 ） 在途商品监控1、每周在系统中检查调拨商品是否及时进行了清理， 对于在途时 间超过 10 天的应及时查找原因、及时处理。2、 每周检查门店调出商品总仓配送中心是否及时进行了验收，对 于超过 10 天未验收的应及时协调处理，要求进行验收，办理相关手续。3、每周检查门店商品调拨是否根据调拨单及时入帐， 对于开出的 调拨单超过 3 天未入帐，应要求立即入帐。4、每周厂家直送商品业务订单是否及时进行了勾对，对于超过2天仍未勾对的，应要求说明原因，及时处理。三、

11、奖惩规定1、没有按规定时间向财务管理中心上报相关表格的，每迟延一天 罚款 50 元。2、调拨商品在途时间超过 10 天未进行清理 , 对库存管理员罚款 50 元。3、没有根据公司商品管理制度制定适宜细则，对财务经理和库存 管理员罚款 50 元。4、盘点差异确定的应收赔款未在 30 天内收回，对库存管理员和 财务主管罚款 50 元。5、每月抽查仓管实物帐少于两次并未留下记录，对库存管理员罚 款 50 元。6、上报的盘点差异汇总表未按商品串号、商品盘亏、商品盘 盈、商品被盗、前期遗留差异进行分类填报，对库存管理员罚 款 50 元。7、月未核对业务帐存货金额同财务帐存货金额不一致，对财务经 理和库存管理员罚款 50 元。8、未及时处理滞销商品、 坏机、残次机的， 对总经理、 财务经理、 营销经理、物流经理罚款 100 元。9、没有在次月 5 日内提供库存商