会计软件的选择与实施计划流程

1、第3章 会计软件3.1会计软件概述3.1.1会计软件的概念会计软件是一种运用于实际会计工作的计算机应用软件，它以计算机作为手段，通过对人工输入的记账凭证或 原始凭证进行加工处理， 自动生成会计账簿、 会计报表以 及其他相关的会计信息资料，从而完成会计核算工作。任 何一个会计软件差不多上由模块、数据库和会计软件文档 三大部分组成的。模块是程序的集合体，一个或数个程序组成一个模块，完成一个相对独立的功能。例如：凭证输入模块、总账打 印模块、报表编制模块等。数个相互联系又相对独立的模块 装配在一起形成一个独立的会计软件，如账务处理子系统、 工资核算子系统等。一个模块完成的功能可多可少，通常将“账务处

2、理子系统”称为一个功能模块。数据库是数据的集合体，用于存放各种数据，如凭证、账簿、报表等。数据库由多个数据文件或表组成， 任何一个 会计软件都必须有数据库，用于存储相关数据。会计软件文档是对会计软件模块和数据库等所作的文 字讲明，包括用户需求讲明书、概要设计讲明书、软件测 试报告、用户手册等技术文档和使用文档。国际和国内均45 / 59对计算机软件文档有标准的要求，如国际质量认证标准IS090000、国标GB/T19021.3。3.1.2我国会计软件的进展会计软件的进展与一个国家社会经济的进展和企业治 理模式的演变息息相关。从企业角度审视：在20世纪70年代往常，中国经济处于供给制和打算经济，

3、企业治理处 于生产治理时代，要紧特征表现为：治理重心放在企业内 部，着重提高内部生产效率，实行操纵型治理；进入20世 纪80年代至90年代，中国经济表现为打算与市场经济并 重的混合治理时代，差不多上以职能治理为主体，是各个 单项治理的结合，是一种离散型的治理，以提高经济效益 为治理目标；进入20世纪90年代，中国经济进入了新经 济时代，全面面向市场经济，中国的企业治理也进入新治 理时代，具有面向市场、基于现代企业制度、价值化、系统化、电算化、国际化、中国化、普遍化等特点，治理的核心是提咼企业市场竞争能力。结合我国社会经济和企业 治理模式的不同进展时期，能够从以下几个方面来了解我国会计软件的进展

4、历程(如图3-1所示)。单项型| 核算型管理型-!-!-1988 年1993 年1996 年1998 年图3-1会计软件功能的进展1.从会计软件功能看(1) 19771988年，这是我国会计软件的起步时期。我国会计软件是从1977年开始研究和开发工作的，在1988年往常差不多上为非商品化会计软件，具体表现为企业自 行开发和应用财务软件或托付其他单位进行定点开发。(2) 19881993年，这是我国会计软件的进展时期。从1988年开始，中国会计软件进入了商品化时期。最早是单 项型财务软件，只是对财务的个不环节或工作进行处理。(3) 19931998年，这是我国会计软件的提高时期。从1993年开始

5、会计软件进入核算型时期，能够全面核算企业的业务活动，全面反映各项财务状况；从1996年开始，会47 / 59计软件进展到治理型时期。在核算的基础上为企业治理， 尤其是为财务治理提供了大量的工具和方法。(4) 1998年以后，这是我国会计软件的腾飞时期。进入1998年，中国会计软件进入ERP时期， 会计软件本身也从 治理型进展到战略型，它不仅是为财务治理，而是为企业 整体战略服务。2.从会计软件的操作界面和技术看(1)基于DOS平台的会计软件。1996年往常的会计软件 要紧是建立在DOS平台上。基于DOS操作系统开发的会计 软件，所使用的数据库治理系统一般采纳一些小型的数据 库治理系统，如Dba

6、se、Foxpro等，其在治理大容量数据 记录方面的功能不足，制约了会计软件在业务量比较大的 企业应用，同时受DOS操作系统对计算机内存治理能力的 制约，造成软件在运行中不稳定。(2)基于Windows平台的会计软件。19961998年随着 微软公司推出Windows系统以及Windows 95/NT操作系统，我国大部分会计软件公司都推出了在Win dows平台上运行的会计软件。由于Windows系统对计算机内存治理能力的增强， 使得基于Windows平台上的会计软件运行稳定，且在易学易 用性方面得到了提高。会计软件已进展到图形界面时期，其 中32位的WIN95平台的会计软件在市场上占有主流的

7、位置。(3)基于扫瞄器界面技术的会计软件。1998年以后，随着Internet、Internet技术的进展，扫瞄器界面技术开始 引入会计软件，从而使得会计软件几乎所有的前端应用都 逐步转向通过扫瞄器来实现，大大减少了学习的难度。3.从会计软件的网络体系结构看(1) F/S时期。最早中国的网络财务软件是从文件服务 器F/S开始的，存在专门多缺陷，如文件负荷过大，不适 合大型网络，而且必须使用胖客户机。(2) C/S时期。后来出现的C/S结构的财务软件，其中 有两层或三层的。但这种软件也存在一定的局限性，它的 优势是能够解决分布式处理，网络负荷相对较小，能够适49 / 59合于大型网络，但它在跨平

8、台方面存在相应的难度。由于 要进行胖客户机安装，因此维护和升级成本相对较高。(3) B/S时期。现在网络技术已进展到B/S时期，它能 够专门好地解决跨平台的应用，解决网络多结构的分布式 处理，尤其能够专门好地支持Internet、Intranet或Extranet，前端会采纳统一的扫瞄器界面，在Web Server上作一次性安装就能够安装升级整个软件系统，从而极大 地降低用户的总体拥有成本， 客户端采纳瘦客户机或NC网 络计算机)来工作。3.1.3会计软件中的差不多术语1.会计主体与账套设置 会计主体也称会计个体，是指会计工作为之服务的一个 特定单位。进行会计工作，首先应当明确会计核算的空间

9、范围，即为谁核算、核算谁的经济业务。会计主体既能够 是企业，也能够是事业单位、机关团体，然而这些单位在经济上应是独立或相对独立的。这些单位应拥有一定数量 的资产，能独立进行生产经营或业务活动，能独立编制财 务会计报表。在手工会计下，会计主体的界限专门容易划分；在会计 电算化下，会计主体的界限划分要紧是通过账套设置来进 行的。一个独立核算的单位具有一套独立的账簿体系，称 为一个账套。目前各会计软件开发商开发的会计软件均能 同时处理上百家会计主体的会计账，即能够同时设置上百 个账套。这一功能拓宽了会计软件的应用范围，使一套会 计软件可同时为多个单位或部门共享，同时还能实现各个 账套之间的数据传输和

10、共享。 单位在首次使用会计软件时， 应为本会计主体设置相应的账套，至少包括账套编号和账 套名称，它相当于手工会计下的单位编号和单位名称。2.会计期间企业的生产经营活动在时刻上是连续不断进行的，为了 定期报告企业的财务状况和经营成果，就需要将企业持续51 / 59不断的经营活动人为地划分为一定的时刻段落，以便确定 一定期间的财务状况， 每一个段落称为一个会计期间， 通 常以一年称为一个会计期间，也叫会计年度。会计年度有 不同的划分方法，能够是以12个月份为终止的历年制，也 能够是以某个月份为终止的营业年。我国会计法规定，以 公历年度作为会计年度， 即以每年的1月1日起至12月31日止作为一个会计

11、年度。 有些国家的会计年度是以头年的7月1日至第二年的6月30日或以头年的10月1日至第二 年的9月30日终止。为了及时了解企业的经营情况，在会 计年度内还要按半年度、季度、月份结账，编制财务报告。3.货币计量会计核确实是连续、 系统、 全面、综合的一种记录方式。 为了满足综合性这一要求，会计核算必须要有一个统一的 计量尺度，即货币。一个会计主体的会计核算应以什么货 币作为统一的计量单位，一般应由会计制度规定。我国会 计制度规定，会计核算应当以人民币为记账本位币。业务收支以人民币以外的货币为主的单位，也能够选定其中一 种货币作为记账本位币，但编报的财务会计报告应当折算为人民币。在选择折算汇率的

12、时候，一般可选择期初汇率或业务发生当日汇率来折算。目前，国内知名厂商开发的 会计软件一般都有专门设置记账本位币和折算汇率的功 能。4.财务分工配备与单位会计工作相适应的会计人员是完成会计工 作的先决条件。同时，依照内部牵制制度的规定，还需对 会计人员进行合理的分工和职责权限划分。在会计电算化 下，为体现不同会计人员的职责划分，要紧是通过操作人 员密码来加以操纵的。为此，应依照内部治理制度的规定， 对不同的会计人员设置相应的职责权限，并不定期地更换 密码来限制越权操作。53 / 593.2会计软件操作流程及差不多功能3.2.1会计软件操作流程任何一个会计软件差不多上由多个子系统组成（如账务处理子

13、系统、工资核算子系统等），而每一个子系统又由若 干个相互独立而又相互联系的功能模块组成（如账务处理 子系统包括凭证录入模块、凭证审核模块、记账模块、结 账模块等）。不同类型的企业，其经济活动内容不同、 业务 流程各异， 但其会计处理程序应差不多相同。因而，不同 企业所使用的会计软件的差不多操作流程和方法也应类 似。任何一个通用化、商品化的会计软件从功能上看，要紧 由系统环境设置、账套设置、系统初始化（包括操作员及权 限设置、会计科目设置、编码设置以及初始数据录入等）、 日常业务处理、期末核算和系统维护等功能模块组成。会 计软件的差不多操作流程如图3-2所示。图3-2会计软件差不多操作流程1.软

14、件安装与系统环境设置在运用会计软件之前，需在计算机中安装会计软件以及 会计软件运行所需的操作系统软件和数据库。在会计软件 的安装过程中或安装结束后要进行系统环境设置，要紧包 括会计数据备份方式、网络用户及数据库用户设置等。2.账套设置账套设置的要紧目的是为本单位设置会计电算化核算 的相关规定，包括定义账套的单位名称、 本单位使用的会 计制度类型、 会计期间设置、会计科目级次及位数、账套55 / 59启用时刻等。3.操作员及权限设置为了达到财务部门各个岗位以及不同财务人员的相互 牵制，依照企业内部操纵制度的要求，需要对会计人员进 行财务分工。会计软件的操作员及权限设置，要紧包括设 置软件的操作员

15、和操作权限，以及不同操作员进入系统的 密码，从而使整个会计电算化工作由不同的操作员在相互 制约的基础上共同完成。4.会计科目设置一般情况下，商品化会计软件都预设了不同企业会计制 度所规定的一级会计科目。在此基础上，企业应依照自身 业务特点，设置相应的明细科目，以完成本单位的会计核 算工作。5.编码设置单位的会计工作实行电算化后，通过代码来治理能够大 大提高电算化工作效率。编码设置要紧用于初始设置和修改会计软件中所需要的所有编码，如往来单位编码、部门 编码、人员编码、商品编码、材料编码、固定资产编码、 库房库位编码、工资类型编码等。在编码设置中，除了要 设置编码的内容外，还要设置编码的层次、结构

16、和编码的 属性等。6.初始数据录入企业在首次使用会计软件时，需将手工会计加工的数据 录入到会计软件系统中，从而使企业的电算化工作建立在 前期的手工账务处理的基础上。比如企业第一次进入电算 化财务系统，需将上期期末手工处理的会计科目余额、材 料的结存额、固定资产的已提折旧额、各项债权债务的余 额等录入到新的电算化系统中，在此基础上开始本期和以 后各期的会计电算化工作。7.日常业务处理会计电算化的日常业务处理包括原始单据的处理、 记账 凭证的加工、账簿的登记、查询和打印、报表的编制等。57 / 598.期末核算期末核算包括期末成本费用的计算、分配和结转、期末 结账等，其中最重要的是期末结账。通过结

17、账，将本期有 关会计账户的发生额和余额计算出来，从而依照结账后的 金额把握企业的财务及经营状况。9.系统维护 系统维护要紧是解决系统数据出现问题后，由会计软件 提供的自动解决功能，包括数据备份、数据恢复、数据自 动修复和计算、重建索引文件等功能。3.2.2会计软件差不多功能依照国家财政部1994年颁布的会计核算软件差不多 功能规范的规定，会计软件差不多功能是指会计软件必 须具备的功能和完成这些功能的差不多步骤。手工会计账 务处理的差不多流程是将原始凭证进行加工生成记账凭 证，然后将记账凭证分类登记在会计账簿中，依照会计账簿数据编制财务报表，从而完成整个会计核算过程。会计 软件的全然目的是为了替

18、代手工进行会计核算，因此，会 计软件首先必须满足会计核算的需要，各功能的设计应符 合我国会计法律、法规和规章的规定，以确保会计数据的 合法、真实、完整、准确。为确保会计核算工作正常进行， 会计软件应具备会计数据输入、会计数据处理、会计数据 存储和会计数据输出这四个方面的差不多功能。计算机会计数据处理流程与计算机账务处理流程如图3-3、3-4所示图3-3会计数据处理流程图3-4计算机账务处理流程59 / 591.会计数据输入会计核算所需要的文字、 数值、定义和计算公式的字母、 符号等统称为会计数据。将它们传送到计算机内，进行分 类、归集的过程称为会计数据输入。会计软件的会计数据 输入能够采纳键盘

19、手工输入、软盘光盘输入和网络传输输 入等几种形式。为了保证会计数据处理结果的正确性，会 计数据输入环节的防错变得特不重要。因而，会计软件一 般只提供一个数据入口，同时还设置有对入口处的数据源 进行校验的功能。一般情况下，会计数据的输入包括以下 内容。(1)会计软件初始化数据输入 企业首次使用会计软件，需对系统进行初始化，其目的 是为一个没有任何数据的会计软件设置一个特定的工作环 境。初始化的要紧内容包括：确定操作人员的财务分工； 设置总账、明细账的编码和名称，输入期初数据；选择会 计核算方法，如固定资产折旧方法、成本核算方法等；定义自动转账凭证，如期末对成本费用进行分配、期末各损 益的自动结转等。(2)原始凭证和记账凭证的输入原始凭证的输入有两种方式。方式一，输入记账凭证的 同时，输入相应的原始凭证。输入的有关原始凭证汇总金 额与输入的记账凭证相应金额不符时，应当给予提示并拒 绝通过；在对已输入的记账凭证进行审核的同时，应对输 入的所附原始凭证进行审核；输入的记账凭证通过审核或 登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。方式 二，记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计软件 自动生成记账凭证。记账凭证的输入是财会人员编制并审核凭证后，将其内 容输入计算机的过程，包括记账凭证的日期、经济业务摘 要、会计